企業の人手不足を補い、かつ生産性を向上させる有効な手段として期待されている「RPO（採用代行）」。

帝国データバンクの調査では、21年10月時点で実に43.8％もの企業が正社員不足を訴えています。さらに、厚生労働白書によれば、2030年には最低でも約506万人の就業者が2017年に比べて減少する予測です。

また、人手不足感は生産性とも関係しています。日本生産性本部の調査によれば、2019年の日本の労働生産性は、OECD加盟37カ国中26位と低水準です。

このような状況の中、自社の人的リソースを割くことなく採用業務の効率化を図る手段として注目されているのがRPOです。

この記事では、RPOのメリット・デメリット、委託時の注意点などをご紹介します。自社の経営に取り入れられるかどうかを検討する一助になれば幸いです。

RPO（採用代行）とは

RPO（採用代行）とは、企業の採用活動業務を外部に委託できるサービスです。「Recruitment Process Outsourcing」の頭文字を取った言葉で、採用アウトソーシングを意味します。

採用業務の一部を委託できることはもちろん、一連の採用業務をワンストップで委託することも可能です。採用活動のコンサルティングも依頼できます。

企業それぞれのニーズに応じた「採用業務専門」の代行サービスが、RPOなのです。

RPO（採用代行）が必要な背景

RPO（採用代行）が必要とされる背景には、社員のリソース不足により、人事上のコア業務に専念できない各企業の課題があります。

「ProFuture株式会社/HR総研」の調査によれば、人事上の課題として最も多くの企業が挙げたのは「次世代リーダーの育成」で65％。その次に「新卒採用」が48％、「キャリア採用」が45％と続きます。

これらの課題を解決するうえでネックとなっている要素としては「人事部門のリソース不足」が大企業で1位に。また、「社内のリソース不足」が中小企業で1位、中堅企業で2位に挙がっています。

こうした人事部の人手不足感は、コロナ禍により助長されました。

同じく「ProFuture株式会社/HR総研」の別の調査によれば、38％の企業がコロナ禍で人事関連の業務量が「増加した」と答えています。一方、減少したと答えた企業は15％にとどまりました。

ProFuture株式会社/HR総研「コロナで変わった人事業務の実態調査」をもとに作成

また、コロナ禍により採用活動のオンライン化も進行。時間と場所の制約が緩和されるオンライン面接は、転職者と採用側双方にメリットがあり、今後も継続されると考えられます。そうした新しい採用手法への対応も、人事部には求められているのです。

しかし、間接部門である人事部に、今以上のリソースが投入されることは、あまり期待できません。なぜなら、就業者数が減少していく日本では、直接部門でさえ人手不足感があるからです。

そこで、現在のリソースのまま業務負荷を軽減する手段として注目されてきたのがRPOです。

RPOサービス事業者の中には、オンラインに強みを持つ企業もいます。そうした企業に委託すれば、採用活動のオンライン化のノウハウも得られます。コロナ禍により、RPOの必要性はますます高まりを見せているのです。

RPO（採用代行）に依頼できる業務

RPOサービス事業者は、さまざまな採用業務に対応できる態勢を整えています。ここでは主な対応業務についてご紹介しましょう。

採用計画の立案

RPO（採用代行）に依頼できる業務の1つが「採用計画の立案」です。採用計画は、採用活動の指針になります。

自社の事業計画を達成するためには、どの事業に、どんな人材を、いつまでに、何人採用するのか。そのための予算やアプローチはどうするのかといった内容を盛り込みます。

具体的には、以下の業務を委託することが可能です。

●採用活動における自社の強み・課題・競合分析
●採用したい人物像の定義
●採用手法・求人媒体の選定
●選考フローの策定・コスト算出
●採用サイト・採用管理システムの導入
●面接官のトレーニング　など

採用計画を立案するためには、自社の経営戦略や事業計画との連動が必須。RPOに委託する場合も、自社の意向をきちんと反映するようにしましょう。

募集

RPO（採用代行）には「募集」に関わる業務全般を依頼することもできます。募集業務は、採用計画の達成に向けて十分な母集団を形成するための一連の業務です。

具体的には、以下のような業務の委託が可能です。

●募集要項の策定
●求人広告や求人票の作成・管理
●求人媒体や人材紹介会社とのやり取り
●スカウトメールの作成・候補者の選抜・送信・返信
●応募者からの問い合わせ対応
●応募者とのスケジュール調整
●インターンシップの企画・運営
●企業説明会の企画・運営　など

採用活動を成功させるためには、母集団の量と質を確保することが大切。しかし、膨大な転職者の中から自社が求める人材を探し出し、アプローチを行う過程には多くの時間と労力がかかります。とはいえ、重要な業務のため、外部に任せることに不安を感じる方もいるかもしれません。

RPOは、採用チャネルや各媒体の特徴に精通しています。また、多くの転職者とやり取りしてきた経験から、その企業や仕事に求められる人材を見極めることにも長けています。自社に合った母集団を形成するために、RPOは十分な知見やノウハウを有しているといえるでしょう。

応募者対応・選考

RPO（採用代行）は、応募者対応や選考の委託にも対応しています。

求める人材を採用するためには、できる限り多くの応募者と面接を行うことが必須。しかし、その過程ではさまざまな事務作業が発生します。また、選考辞退を防ぐためには、応募者と丁寧かつスピーディーにやり取りを重ねることも重要です。

具体的には、以下のような業務を委託することが可能です。

●採用基準に沿った書類選考
●応募書類の回収・管理
●筆記試験や適性テストの実施・管理
●面接の日程調整・管理
●応募者対応
●面接会場の設営・受付
●面接官のトレーニング
●面接マニュアルの作成
●面接代行・同席
●リマインドメールの送信
●合否連絡　など

選考業務の中でも、共に働く人材を見極める面接は、自社で対応したいコア業務といえるかもしれません。しかし、その過程で発生する応募書類の回収や面接調整、合否連絡といった業務は、ノンコア業務といえるでしょう。この部分を委託するだけでも、業務負担の大幅な削減が期待できます。

また、面接マニュアルの作成や面接官のトレーニングを委託すれば、選考過程の質向上も期待できるでしょう。

内定者フォロー

内定者フォローも、RPO（採用代行）に委託できる業務です。

たとえ、希望通りの人材に内定を出すことができても、必ず入社してくれるとは限りません。内定者と丁寧にやり取りを積み重ね、入社までの不安や疑念を払しょくする内定者フォローは重要な業務といえます。

具体的には以下のような業務が委託可能です。

●内定者の情報管理
●内定者とのやり取り
●内定通知書の送付
●契約書の作成・管理
●内定辞退者へのアンケート実施
●内定者懇談会や入社前研修などの企画・実施
●内定者フォローツールの企画・運営・管理
●入社後研修の企画・実施
●入社後の早期離職防止フォロー

さらに、RPOと共に採用活動の振り返りや課題分析を行うことで、第三者だからこそわかるアドバイスが得られるかもしれません。RPOに委託すれば、次の採用活動に向けた業務改善も期待できるでしょう。

RPO（採用代行）のメリット

続いて、RPO（採用代行）に委託するメリットを確認しましょう。

採用の質が向上する

RPO（採用代行）に委託するメリットは、採用活動の質向上が期待できる点です。

採用業務のプロフェッショナルであるRPOは、さまざまな企業の採用活動で培った知見やノウハウを保有しています。そのため、採用活動を有利に進める上で心強いサポートが得られるでしょう。

また、RPOはさまざまな採用チャネルや媒体にも精通しており、応募者の見極めにも豊富な経験があります。その結果、質の高い母集団形成や選考が可能です。

RPOに委託すれば、自社だけで採用活動を行うよりも、採用業務の深化と進化が期待できるでしょう。

採用業務のノウハウを得られる

RPO（採用代行）と共に採用活動を行うことで、RPOが保有する豊富な知見とノウハウが得られる点も大きなメリットです。

近年は、採用チャネルの多様化が進み、かつ、コロナ禍によりオンライン面接も浸透しました。自社がまだ試せていない採用手法も、RPOなら熟知している可能性が大いにあります。

また、RPOにはあらゆる雇用形態の採用経験があります。社員、派遣、アルバイトに加え、近年注目されている在宅ワーカーの採用ノウハウも得られるかもしれません。

特に採用活動のノウハウが少ない企業にとっては、RPOから学べる点は大きなメリットといえるでしょう。

負担が減ってコア業務に専念できる

RPO（採用代行）を活用する最大のメリットといえるのが、コア業務に専念できる環境が得られることです。

自社の命運を担う重要な採用活動ですが、その工程の多くは外部業者に委託可能なものではないでしょうか。

例えば、某メーカーでは、スカウト対象者の選抜とやり取りをRPOに委託し、自社はコア業務の面接に専念しています。

スカウト対象者の選抜には、転職サイトに登録された膨大な候補者の職務経歴を一つ一つ読み込む業務が発生します。また、登録者は日々増え続けるため、こまめに転職サイトを確認する必要もあります。面接調整などのやり取りも、採用担当者の負担が大きい業務といえるでしょう。

そうしたノンコア業務をRPOに委託することで、コア業務に専念できる環境が実現できるのです。

RPO（採用代行）のデメリット

RPO（採用代行）にはデメリットも存在します。メリットと比較しながら、アウトソーシングの是非を総合的に判断しましょう。

人材のミスマッチが起きやすい

RPO（採用代行）に委託する場合、自社が求める人材とRPOが選抜する人材とのミスマッチが起きやすい点がデメリットです。

RPOには、応募書類のスクリーニングや面接代行なども委託することができます。その際、RPOとのすり合わせが不十分だと、自社の意向とは違う人材が選考を通過してしまうことがありえます。

ミスマッチを防ぐためには、求める人物像についてRPOと事前にしっかり握っておくことが大切です。かつ、業務過程でずれが生じないよう、定期的にチェックするようにしましょう。また、最終的な採用判断は自社で行うといったコア業務の切り分けも重要です。

情報漏洩のリスクが上がる

RPO（採用代行）に委託する際は、情報漏洩リスクが上がる点もデメリットといえます。

採用活動は、自社の経営戦略や事業計画と一心同体です。適切な人材を採用するためには、それらの情報をRPOに伝える必要があります。

また、応募者の選抜や面接代行を委託する場合は、応募者の個人情報をRPOに共有する必要もあります。

そのため、情報管理が徹底された信頼できる代行会社を選ぶことが大切です。

RPO（採用代行）の費用相場

RPO（採用代行）の費用相場は一概にはいえません。さまざまな要素や条件により変動します。

変動要素は、以下の通りです。

●新卒採用か中途採用か
●採用人数
●募集期間
●採用難易度
●依頼する業務の範囲
●求人をかける媒体

また、RPOの料金形態には、大きく分けて固定制と従量課金制があります。

固定制の場合は、複数の業務をセットにして月額料金としているケースが多く見られます。費用相場は、月額30万円～60万円程度。平均値は40万円程度のようです。

一方、従量課金制では、業務一種類や採用人数に応じて単価が決められており、使用料や人数に応じて加算されます。具体的には、1時間×4回の面接業務のみで3万円程度から。会社説明会代行で、1名あたり15,000円から委託できる会社もあるようです。

とはいえ、RPO会社や業務内容によって料金は異なります。依頼時は相見積もりを行い、よく比較検討しましょう。

RPO（採用代行）導入に向いている企業

RPO（採用代行）の導入に向いている企業は以下の通りです。

・コア業務に手が回らない企業
・採用数の拡大や応募数の多さに対応できる人員を確保できない企業
・採用活動に課題を感じている企業
・採用活動のノウハウが不足している企業
・新たな採用手法を取り入れたい企業
・採用活動のPDCAを回す余裕がない企業
・複数の採用チャネルや媒体とのやり取りが煩雑になっている企業

上記に1つでも当てはまれば、RPOを検討する余地は大いにあります。

RPO（採用代行）導入時の注意点

RPO（採用代行）を導入する際は、主に3つの点に注意しましょう。

自社に合った業者を選ぶ

RPO（採用代行）を導入する際は、自社に合う代行会社を選びましょう。RPO業者は、それぞれ得意分野や代行できる業務範囲が異なります。

例えば、新卒採用を強みとするRPO業者もあれば、中途採用でもハイクラス人材を得意とする代行会社もあります。外国人採用を行う場合は、多言語対応が可能かどうかも重要なチェックポイントになるでしょう。

さらに、自社の企業文化と親和性があるかどうかも大切です。採用活動は自社の命運を担う重要な業務のため、パートナーとして意気投合できるかが重要だからです。

料金プランもさまざまであるため、予算内で目的が達成できるかどうかという観点も必要でしょう。

以下のチェックポイントを参考に、各代行会社の得意分野や実績を調べ、よく比較検討しましょう。

□委託できる業務範囲
□採用する上で得意な職種や人材
□自社の企業文化と親和性があるか
□費用対効果

求める人物像を明確化して共有する

RPO（採用代行）に委託する際は、求める人物像を明確化して十分に認識合わせを行いましょう。

抽象的なイメージだけ伝えても、代行会社によってさまざまな解釈をされてしまいます。
例えば、「コミュニケーション能力が高い人」という定義はさまざまな角度で解釈される可能性があります。一口にコミュニケーションといっても、聞く力や共感力が重要な場合もあれば、相手を説得する交渉力が重要な場合もあります。

入社後のミスマッチを防ぐためには、求める人物像を具体的に定義しておくことが大切です。RPO側がよりリアルな人物像を思い描くことができるよう、抽象的な言葉はより具体的な言葉に落とし込むようにしましょう。

業者に任せきりにしない

RPO（採用代行）に委託する際は、業者に任せきりにせず、適宜すり合わせを行うようにしましょう。なぜなら、業務を進める過程で少しずつ食い違いが生じてしまう可能性があるからです。採用状況も刻々と変化するため、計画の軌道修正が必要な場合もあります。

また、困ったときにはすぐに相談してもらえる関係性の構築も大切です。そのために、やり取りがしやすいコミュニケーションツールの導入も一つの手段といえます。

さらに、業務範囲や責任範囲を明確にしておくことも重要です。相手が対応するものだと思って業務が放置された結果、応募者との思わぬトラブルや、機会損失が発生するのを防ぎましょう。

RPO（採用代行）なら「HELP YOU」

採用活動は、自社の経営戦略に関わる重要な業務です。RPO（採用代行）を検討する際は、実績があり信頼できる委託先を選びましょう。

HELP YOUの特長

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUのRPO（採用代行）事例

最後に、HELP YOUにおける採用業務サポート事例をご紹介しましょう。

上記事例は、求人活動の中でも母集団形成のサポートを行った事例です。

対象職種はイベントディレクターで、突発的な求人募集でも効果が出る求人媒体への掲載と母集団の形成が課題でした。

そこで、HELP YOUでは母集団形成に必要な業務を一貫してサポート。要件定義から求人掲載まで必要なタスクを細分化し、タスクごとにクライアントの意向を確認しながら業務を進行しました。

クライアントが採用活動にコストを割けない中で、無料かつ効果が期待できる求人媒体への掲載を4時間で実現。HELP YOUの利用料金のみで、求める人材の獲得に成功しました。

詳細をご覧になりたい方は、以下の資料ダウンロードページよりご確認ください。

まとめ

今回は、RPO（採用代行）サービスについてご紹介しました。

RPOが必要とされる背景には、採用業務のリソース不足と、採用活動のオンライン化への対応があります。

RPOに委託できる業務は、採用計画の立案、募集、応募者対応、選考、内定者フォローなど、多岐にわたりました。

RPOに委託する一番のメリットは、コア業務に専念できる環境が実現する点です。また、採用のプロフェッショナルにサポートしてもらうことで、採用活動の質向上やノウハウが得られる点も大きなメリットでした。

一方、人材のミスマッチが起きやすいというデメリットを補うためには、求める人物像を明確化して共有することが必須。こまめに進捗確認を行うことで、認識のズレを軌道修正することも大切でした。

RPOに採用業務を委託することで、コア業務に専念できる環境を実現、より高次な課題解決を図りましょう。