2024年1月から電子帳簿保存法により、電子取引を行った領収書や見積書といった商標書類を電子データのまま保存することが義務付けられました。
しかし、書類の種類や取引の種類によって電子保存の形式は3つに分かれており、それぞれ要件が異なります。

そのため、基本的なデータ化は進めているものの、
「手作業で領収書をデータ化するのに時間がかかりすぎる」
「人的リソースが足りない」
「法令遵守できているか不安」
といった悩みを抱えている経営者や経理担当者も多いでしょう。

この記事では、 領収書をデータ化するメリットに加え、電子保存する場合の具体的なツールや方法を紹介します。
領収書をデータ化することで、紙の領収書の保管にかかっていた管理コストの削減が可能になるだけでなく、検索や抽出作業を大幅に効率化できます。

データ化を進めるリソースがない場合におすすめの「アウトソーシングサービス」も紹介するため、ぜひ参考にしてください。

領収書をデータ化するメリット

領収書をデータ化することで、コストやスペースの削減、経理の業務効率化、業務の透明性向上、法令遵守の強化といったメリットがあります。
紙媒体での管理に比べ、具体的にどのようなメリットが得られるのかを以下で詳しく解説します。

コストやスペースを削減できる

領収書をデータ化することで、コストを削減できます。

具体的には…

• 印紙税（電子データに対しては印紙税が課されない）
• インク代や紙代
• ファイル代
• 郵送料

どれも1枚だけ見れば少額ですが、積み重なれば大きな金額です。全体的に大幅なコスト削減につながります。

また、領収書をデータ化すれば、保管コストを削減することも可能です。領収書には最低7年間の保存義務があります。そのため、長期での書類の保管を強いられるうえに、定期チェックなどをしながら維持管理する必要があります。

紙書類の保管には、保管するスペースの費用だけでなく人件費もかかるため、コストが高くなりがちです。

反対に、領収書をデータ化すると、システム上で一元管理できるようになります。パソコンで領収書を検索することも可能なため、書類を探す手間や時間がなくなります。

領収書のデータ化は、保管スペース費用だけでなく、書類の維持管理にかかっていた膨大な人件費も削減できるのです。

業務の効率化が図れる

領収書をデータ化することで、経理業務にかかっていた負担を大幅に軽減できます。

2022年に「電子帳簿保存法」が改正され、従来必要とされていた紙の領収書原本と画像データの突合作業が不要になりました。これにより、人的ミスの発生も抑えられ、業務にかかる負担が大幅に軽減されます。

また、データ化された領収書は、取り入れた会計システム上で発行日や取引先名、金額などのキーワードで簡単に検索可能です。
領収書の検索や分類・整理が容易になり、作業が効率化されます。管理全体がスムーズになるため、経理担当者はコア業務に集中できるようになります。

業務の透明性が向上する

データ化された領収書はリアルタイムでアクセス可能なため、必要なタイミングで経費の状況を即座に把握できます。
経理担当者や管理者は、常に最新の情報に基づいて経費の管理や予算の調整ができ、業務の透明性が大幅に向上します。

また、必要な書類を迅速に抽出できるため、特定の領収書の提出を求められた場合にタイムリーに提供できる点もメリットです。内部監査や税務監査といった監査対応や準備も容易になります。

法令遵守

2024年1月からは請求書や領収書、納品書といった証憑書類の「電子取引におけるデータ保存」が完全に義務化されています。

領収書をデータ化することで、電子帳簿保存法の要件を満たすことができます。適切なシステムを導入すれば、紙の領収書を保管する手間を省くことができ、デジタルデータでの保存要件を満たすことが可能です。

「電子帳簿保存法」を確実に遵守するためには、領収書のデータ保存に関する注意点や具体的な遵守事項についても確認し、サポートを受けられるシステムを選ぶと良いでしょう。

※遵守すべき制度に関しては、後ほど「領収書のデータ保存に関する注意点」で解説します。

働き方改革やDX化につながる

領収書のデータ化は、従業員の働き方改革や業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）化にもつながります。

領収書をデータ化しておけば、外回りの多い営業担当者やテレワーク（リモートワーク）がメインの社員でも、経費精算などのためにわざわざ出社する手間がなくなり、業務効率化や生産性向上が見込めます。

不要な出社を減らすことができれば、テレワークの推進にもつながり、働き方改革やDX化を推進することが可能です。

領収書をデータ化する具体的なツールや方法

領収書をデータ化する方法として、以下の5つがあります。

• スキャナ保存システム
• アプリ
• 会計ソフト
• クラウドベースの管理法
• アウトソーシング

それぞれの特徴やメリット、使い方について紹介します。

スキャナ保存システム

スキャナ保存システムとは、紙の領収書をスキャンし、デジタルデータとして保存するシステムです。紙やFAXで受け取った書類や、手書きで作成して取引相手に渡した紙書類の写しを保存する場合に利用できます。

スキャナ保存システムは、領収書をオフィスでデジタル化する場合に適しています。高画質でのスキャンが可能で、読み取り速度も速いため、大量の紙書類をデータ化する場合に便利です。

＜ツール例＞

• 高解像度スキャナ
• OCR機能（※）を備えたスキャナ保存システム　など

アプリ

スマホで領収書を撮影し、デジタルデータとして保存・管理できるオフィスアプリもあります。外出先や出張先でも、簡単に領収書をデジタル化して保存できるのがメリットです。

OCR機能が付いているアプリを使えば、日付や金額といった情報も自動入力してくれます。紙での保存や送付が必要なくなるため、スピーディーな経費入力や申請が可能となり、領収書の紛失も防げます。

＜ツール例＞

• スキャナアプリPDF
• Scan Hero
• 楽楽精算
• マネーフォワード クラウド経費　など

会計ソフト

会計ソフトとは、お金の流れを管理するソフトウェアのことです。収支や支出などを自動集計して管理できるほか、さまざまな会計処理ができます。

会計ソフトで領収書をデータ化すれば、金額が自動で仕訳に反映されるため、金額の入力ミスや漏れを防ぐことが可能です。

会計ソフトには、領収書などを直接取り込めるタイプと、外部システムと連携して取り込んだデータを反映するタイプの2つがあります。帳簿や請求書などもデータ保存できる会計ソフトを選ぶと、一元管理できるため便利です。

＜ツール例＞

• マネーフォワードクラウド経費
• 弥生会計　など

クラウドベースの管理法

データ化した領収書をクラウド上で管理すれば、電子データをパソコン上に保存する必要がなくなるため、企業側がデータベースを用意する必要がありません。大量のデータを保存しても、自社のシステムやパソコンの操作が重くならない点がメリットです。

また、クラウドで領収書を保存する場合、「電子帳簿保存法」で義務付けされているタイムスタンプが不要となります。訂正や削除履歴が残るクラウド上で保存することで、時刻の改ざん及び記録の変更ができないと証明できるためです。

以下のようなクラウドストレージサービスが利用できます。

＜ツール例＞

• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive　など

アウトソーシング

「領収書のデータ化を進めたいけれどリソースがない」という場合は、アウトソーシングを活用するのもひとつの手です。

領収書のデータ化は、電子帳簿保存法に即した対応が求められるため、専門業者のノウハウを活用することで効率的にデータ化を進めることができます。
また、自社のリソースを節約できるため、社内の経理担当者はより重要な業務に集中できます。

さらに、アウトソーシングを利用すれば、領収書のデータ化だけでなく、経理業務全般やその他のバックオフィス業務も委託できます。

アウトソーシングを活用するメリットは他にもあります。

特にリソースが足りない場合や、さらなる業務効率化を図りたい場合には、アウトソーシングの活用がおすすめです。

領収書のデータ化はHELP YOUにおまかせ

領収書のデータ化をアウトソースするなら、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」がおすすめです。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
経理、人事・労務・採用、営業事務、総務からマーケティング業務まで、幅広い業務に対応します。

データ化に関しては、以下のような業務に対応可能です。

「HELP YOU」では、お客様に安心して業務をご依頼いただけるよう、機密情報を扱う業務やオフライン対応が必要な業務は、セキュリティ対策を徹底した自社センターにて対応します。
詳細は以下の資料をダウンロードしてご覧ください！

また、「週に1～2時間の業務」や「月に50枚の領収書のPDF化」など、お客様のご要望に合わせた小ロット単位での作業にも対応可能です。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUデータ化代行の導入事例

「HELP YOU」で行っているデータ化代行の導入事例をご紹介します。

＜「紙文書のデータ化」代行の流れ＞
1、紙文書のスキャン
クライアントであるお客さまにスキャンしていただいたデータを共有していただきます。
オプションにて、スキャン作業も代行することも可能です。

2、AI OCRにて読み取り
読み取る領収書や書類の種類に応じて、最適なAIやOCRを使ってデータを読み取ります。

3、目視確認・修正
AI OCRで読み取ったデータをHELP YOUのアシスタントが目視で確認・修正します。

4、データ納品
データ化した領収書は、ご要望やデータの活用方法に応じてXLSX、CSVなどご希望のファイル形式で納品いたします。

HELP YOUでは、AI OCRを活用した紙文書のデータ化以外にも、人・ロボットとさまざまな手法でのデータ活用をサポートしています。

CRMや会計ソフトへのデータインポート、RPAを活用したデータの自動転記など「データ入力・連携サービス」の活用事例について詳しく知りたい方は、ぜひこちらの資料もご覧ください！

領収書のデータ保存に関する注意点

領収書のデータ保存に関しては「電子帳簿保存法」に則った方法で保存する必要があります。

電子帳簿保存法とは、一定の要件を満たせば税務関係帳簿や書類をデータで保存することを認めた法律です。経理のデジタル化を促進するために、さまざまな規定が設けられています。

この法律では、データ保存や義務について定められており、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引の電子データ保存」の3つの保存区分に分けられています。

帳簿や書類の内容によって要件が変わるため、保存に関するそれぞれのルールや注意点について詳しく解説します。

電子帳簿等保存の要件

「電子帳簿等保存の要件」は、会計ソフトなど初めからパソコンで作成した帳簿や書類を電子データとして保存する場合に適用されます。

書類の種類は下記の3種類に分類できます。

• 国税関係帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売上台帳　など
• 決算関係書類：損益計算書、貸借対照表、棚卸表
• 自己発行の取引関係書類：請求書、契約書の控え、見積書、注文書　など

要件として、帳簿間で関連書類との紐づけや訂正や削除履歴を確認できるようにしておく必要があります。

また、取引年月日や取引金額、取引先により検索ができること、日付または金額の範囲を指定して検索できることも要件に含まれています。

参考：国税庁　優良な電子帳簿の要件

スキャナ保存要件

領収書をスキャンして保存する場合、真実性や可視性を確保するため、国税庁が定めた要件を守らなくてはなりません。

書類の種類は下記の3種類に分類できます。

• 重要書類：決算関係書類以外の国税関係書類
• 一般書類：資金や物の流れに直結・連動しない書類として国税庁長官が定めるもの
• 過去分重要書類：スキャナ保存の承認を受けている保存義務者が、その承認を受けて保存を開始する日前に作成または受領した重要書類

これからスキャンする領収書は「重要書類」、以前にスキャンして保存している領収書は「過去分重要書類」にあたります。

具体的な要件について、重要書類・一般書類・過去分重要書類別に下記の表にまとめました。

引用：国税庁　電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係Ⅱ】適用要件【基本的事項】

電子取引のデータ保存要件

電子取引のデータ保存は、所得税・法人税に関して帳簿書類を保存する義務があるすべての企業・個人が対象です。

対象となるデータをWeb上（メール、Webサイト、FAX、電子契約、電子データ交換（EDI）取引）で送付・受領した場合、一定の要件を満たしたうえで電子データで保存することが義務づけられています。

紙での保存は認められていないため注意しましょう。

対象データは、以下のような紙でやりとりしていた場合に保存が必要だった取引関係書類です。

• 請求書
• 領収書
• 契約書
• 見積書　など

保存する場合は、「タイムスタンプ付与」や「訂正・削除などの履歴が残るシステムでの保存」といった改ざん防止の措置が必要です。また、日付・金額・取引先で検索できるようにしておく必要もあります。

領収書の保存期間

領収書の保存期間は、法人と個人事業主で異なります。

法人の場合、取引を記録した帳簿に関して、作成または受領した領収書はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。

ただし、青色申告書を提出して欠損金額が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、保存期間が10年間となります。

参考：国税庁　No.5930 帳簿書類等の保存期間

電子インボイスの保存

2023年10月1日からインボイス制度（適格請求書等保存方式）がスタートし、仕入税額控除を受けるために一定の要件を満たしたインボイス（請求書）の発行と保存が必要になりました。

インボイスは発行側も受領側も7年間保存する必要があります。電子データでインボイスを発行したり受領したりした場合は、電子取引データにあたるため、「電子帳簿保存法」に則って保存しなければなりません。

一方、紙で受領したインボイスの場合は、紙のまま保存するか、「スキャナ保存制度」を利用して電子データとして保存できます。ただし、紙での保存は保存期間が長期間に及ぶため、保管場所を圧迫する可能性があります。

保管場所の節約や効率化のために、紙のインボイスもデータ化して保存することをおすすめします。

領収書データ化のまとめ

領収書をデータ化すると、コストやスペースの削減になるのはもちろん、領収書の分類・整理が容易になり、業務の効率化が図れます。また、業務の透明性が向上し、働き方改革やDX化の推進にも寄与します。

しかし、領収書のデータ化には専門的な知識やリソースが必要です。特に中小企業の経営者や経理担当者にとっては大きな負担となることがあります。
社内に対応できるリソースやノウハウがない場合は、アウトソーシングの活用がおすすめです。

アウトソーシングを利用することで、電子データ化に詳しい業者の知識やノウハウを活用できるため、時間や手間をかけることなく、電子帳簿法に則ったデータ化を進めることができます。

HELP YOUでは、領収書をはじめとする書類のデータ化はもちろん、その他の経理業務の代行も可能です。リソース不足の場合や効率良くデータ化を推進したい際は、ぜひHELP YOUにご相談ください。

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