総務は直接利益につながらない間接部門でありながら、会社になくてはならない重要な役割を負っており、その業務範囲は多岐にわたります。

さらに、業務の一つ一つに専門的な知識が必要なため、担当者の教育や維持は会社にとって大きな負担になります。
それに加えて昨今の人手不足という背景もあり、新たに担当者を教育するのではなく、外部に業務を委託する総務代行という形を検討している会社も増加傾向にあります。

ここでは、外部委託によって起こるメリット・デメリット、そして総務代行にかかる料金相場を踏まえた上で、実際の導入について検討していきましょう。

総務代行とは？

なぜ総務代行を検討するのか？そこには多くの理由がありますが、総務業務の負担が会社に重くのしかかっていることが大きな理由でしょう。その過大な負担を軽減させる方法の一つがアウトソーシングです。

総務代行が必要な背景１．人手不足

人手不足の今、直接部門ではない総務に潤沢に人員をあてることができません。
さらに、総務担当者には専門的な知識、マルチタスク能力やコミュニケーション力も求められ、総務担当者の資質が総務業務の品質を左右します。
優秀な人材の確保も充分な人員の用意も難しく、自社で総務業務の品質を維持することが困難になりつつあるため、アウトソーシングという選択肢が広がっています。

総務代行が必要な背景２．インターネットの普及

インターネットの普及が進み、オンラインで業務のやり取りをしやすくなったことも企業のアウトソーシング化に拍車をかけています。

オンライン業務が普及したため、その業務に特化した代行業者が場所や時間にとらわれずに、専門業務を一手に引き受けることが可能になりました。

総務代行が必要な背景３．専門業務の多様化

業務のIT化が進むにつれ、さまざまなアプリやツールへの対応が必要となり、業務がますます広範囲になってきました。また、法令の複雑化も相まって業務自体の難易度も上がっています。

しかし、総務に関するプロの知識とノウハウを持つ業者にアウトソーシングをすることで、自社に専門的な知識がなくても対応できるようになります。

総務代行サービスのメリット

総務代行には多くのメリットがあり、それはコスト面だけにとどまりません。
専門知識を持つ代行業者を利用することで、そのノウハウや知識の恩恵を受けることができ、業務の品質自体をあげることも可能になります。

それでは、代行による数々のメリットを確認していきましょう。

専門家による代行で業務の品質向上

それぞれの業務をその分野の専門知識を持つプロが代行するため、業務の品質自体をあげることが可能となります。法律改正への対応をはじめ、専門家による正確で迅速な業務が期待できます。

人員に左右されず業務が安定化

自社で担当者をかかえる場合は、教育や引継ぎなどに対応せねばならず、その間、通常業務に取り組むことができなくなります。
代行業者に依頼することによって引継ぎ時の混乱を避けることができ、業務が安定化するうえ、教育にかかる手間とコストを削減できます。

効率的な運用でコスト削減

社内に担当者を抱えると、業務量の増減にかかわらず一定の人件費が必要となり、繁忙期には増員等のフォローも必要となります。
しかし、代行業者を利用すれば、業務の量に応じて委託する量を調節できるため、最小値のコストで運用が可能になるのです。

業務内容の可視して効率化

総務代行に委託するときには、その業務のワークフロー作成を行います。その作業を通して業務の可視化を行うことができ、業務改善が可能になります。
また、その際に代行業者から業務効率化のアドバイスを受けることもできでしょう。

総務代行サービスのデメリット

総務代行サービスにはデメリットもあります。大切なのは、メリットとデメリットのバランスと、デメリットをいかに少なく収めるかということです。
ここでは、総務代行のデメリットを挙げつつ、それを抑える方法もまとめていきます。

処理に時間差ができる

外部に委託する場合、社内で行っていたようにすぐに業務に対応することが難しくなります。コストはかかりますが、代行業者によっては常駐型の対応も可能です。

柔軟な対応が難しい

ワークフローに記載されていない事態の対応はできないこともあり、その都度確認が必要となって、より時間と手間がかかる場合があります。導入初期は特にこうした事態が多くなります。

しかし、やり取りを蓄積して対応ノウハウが集まれば、次第に柔軟な対応が可能になります。

ノウハウを蓄積しにくい

業務を外部に委託するため、ある程度は仕方がないことですが、自社に業務ノウハウを蓄積しにくくなります。
業務マニュアルや処理履歴の共有を適宜行い、ノウハウの喪失を防ぎましょう。

代行業者の質に左右される

これが代行を頼む上での一番のデメリットです。質の悪い、自社に合わない代行業者に当たってしまうと、業務の品質が落ちるばかりかコストと時間ばかりがかかってしまいます。

信頼できる代行業者、または品質と料金のバランスに納得できる代行業者を選べるかが総務代行を成功させるポイントとなります。

総務代行サービスの料金相場

総務業務は幅広く、会社によって委託したい業務や量が異なるため、見積りは必ず必要です。
料金体系としては、大きく分けて以下の二つに絞ることができます。

一つは、稼働時間を基準とした月額での料金体系、もう一つは特定業務の量に応じた料金体系です。それぞれの料金体系のおおよその相場について見ていきます。

総務代行の時間単位の料金相場

月額料金が決まっているため、比較的コストコントロールをしやすいのが特徴です。また、業務内容が固定ではないため、自社に必要な業務の組み合わせ代行が可能です。

特定の業務だけではなく総務業務全般にフォローが必要な場合は、こちらの料金体系の代行業者が便利です。

【料金相場】月30時間利用　69,000～120,000円/月

※代行業者によって対応業務が異なるため、どこまでの業務代行が可能かを把握する必要があります。

総務代行の業務別の料金相場

作業量が多い業務、ルーティンワークと呼ばれる定型業務は代行を導入しやすい業務と言えます。また、自社に必要な業務に絞って依頼できるため、コストを抑えることができます。

下記に記載したのは代行を依頼する業務として一般的なものです。

【経理業務】
■記帳代行
初期費用　0～20,000円/月額　　100仕分け　5,000～10,000円
※仕訳け数、記帳条件（入力お任せなど）により料金が変動します。

■決算処理代行
40,000円～
※決算申告を代理で行えるのは税理士のみ。税理士または税理士と提携している代行業者を選びましょう。

【人事業務】
■給与計算（社会保険料計算・年末調整含む）
初期費用　0～20,000円　/　月額：1人あたり　600円～
※社員数、社会保険料の計算や年末調整などを含むかどうかで料金が変わります。

【そのほかの総務業務】
■秘書業務
月額：8,500～105,000円　など

おすすめの総務代行サービス

最後に、総務代行を依頼するのにおすすめのサービスをご紹介します。それぞれの特徴から、ぜひ自社に合ったサービスを選んでみてください。

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

NOCアウトソーシング＆コンサルティング

総務はもちろん人事や経理を始めとした管理部門の総合アウトソーシングが可能な代行業者です。約30年の歴史と 1,000社の実績がある安心の「日本のアウトソーシング会社」です。

【特徴】
・約30年に及ぶ実績と経験から、さまざまな業種や幅広い業務内容への対応が可能
・総務に特化した運用責任者が常にお客様側からプロジェクトを管理。長年培ったスキルとノウハウで、プロジェクト全体の質を高める
・属人化している業務のマニュアル化・可視化を進める

【対応可能業務】
・経理：売上・売掛金管理、仕入・購入・買掛金管理、経費精算・記帳、決算業務など
・人事：給与計算、入退社管理など
・総務：庶務、受付、メール室、文書管理など
※このほかにも財務・労務・各種コンサルティングなどの幅広い業務に対応可能

【料金】要見積り

J.Force

3か月で総務「部」と経理「部」を一生作らない体制を構築するというコンセプトをもとに、総務と経理の総合的なサポートが可能な代行業者です。

【特徴】
・ITを活用し、時間と場所に制約されずに業務を行う環境を構築
・プロ目線で全てのサービスを監修。行政調査やトラブルが発生した際も、グループ会社の国家資格者集団がすぐに対応できる体制を構築
・多数の業種業界の対応ノウハウをもち、自社に合わせた提案が可能

【対応業務範囲】
・総務：勤怠管理、労働保険・社会保険の手続き、社員情報の管理・更新、給与・賞与計算など
・経理：請求業務、支払業務、会計ソフト等への入力、運用・保守

【料金】
50,000円～/月
※業務内容に応じてお見積り

総務代行のまとめ

総務代行の導入時には、通常以上の手間や時間、そして導入コストが必要となります。
しかし、一度軌道に乗ってしまえば代行料金のみで業務の遂行が可能です。

自社に合った代行業者を選び、効率よく代行業務にコストをかけましょう。また、一度に多くの業務を委託することが不安な場合は、料金相場がわかりやすい業務から個別に委託していくのもおすすめです。

総務業務の安定した運用や経費削減のためにも、前向きに代行導入を考えてはいかがでしょうか。
自社にあったサービスはどこなのか、そのサービスに代行依頼する価格は適切なのか。しっかりと見極めて総務代行サービスをぜひ検討してみてください。

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