リモートワークを導入したい!クリアすべき課題と解決策

Sansanによる「働き方改革に関する意識・実態調査」によると、企業に勤めるオフィスワーカー(経営者・社員)、1,035サンプルのうち働き方改革の必要性について83.3%が「必要」と回答。しかし、「働き方改革に取り組んでいない」と答えた人は65.5%に上るという結果が出ました。

8割以上が必要性があると回答しているにもかかわらず、導入に至っていないのはなぜでしょうか?そこで、今回は働き方改革の一貫である「リモートワーク」を導入するにあたって、クリアすべき課題と解決策をご紹介します。

リモートワーク導入に踏み切れない経営者の方や、人事担当の方はぜひ参考にしてみてくださいね。
 

リモートワークとは

Business woman working on a laptop in an inflatable ring in the water, a copy of the free space. Workaholic, work on vacation.

リモートワークとは自宅やカフェ、コワーキングスペースなど会社以外の場所で仕事をすることが勤務とみなされる働き方です。

企業によって週1回はリモートワークを導入したり、入社3年目以降はリモートワーク可能としたりするなど様々なルールを定めています。

リモートワークを行う際は、チャットなどで仕事に関するメッセージのやりとりをしたり、共有ファイルで同一ファイルを見られるようにしたりといった工夫も必要です。

 

リモートワーク導入時の課題と解決策

young beautiful businesswomen wearing a yellow sweater enjoying coffee during work on portable laptop computer, student using laptop while sitting in cafe bar interior during morning breakfast.

コミュニケーションの量が減る

同じ場所で一緒に仕事をしていないので、オフィスで働いている時のようなちょっとした会話が出来なくなり、結果的にコミュニケーション量が減ってしまうことも。
雑談からアイデアが生まれたり、周囲の人との関係性が深まっていくこともあるので、コミュニケーションの量が減るのは課題であると言えます。

解決策
リモートワークでコミュニケーションをとる場合、基本的にはチャットなどのツールを使います。つまり、単純にチャットでのコミュニケーションを増やすというのが解決策となります。
「とはいえ、業務以外のことを書くのに不安がある…」という場合は、雑談用のチャットルームをつくったりするなど気軽に書き込みやすい環境をつくるのもおすすめです。

 

状況把握がしづらい

リモートワークで仕事をしていると、お互いに相手が今何を行なっているのかであったり、進行状況が分かりにくいという難点があります。
同じ空間で仕事をしていれば、リソース状況を見て依頼作業量を調整できますが、リモートであると難しく、業務過多で結果的に全体の進行が遅れてしまうというリスクも。
また、仕事の状況だけでなく健康状況もリモートワークだと分かりにくいので、特に管理者の立場であると部下の健康状況をどう把握するのかというのも重要になってきます。

解決策
完全にリモートワークにするのではなく、例えば週に1回はオフィスに来て上司と面談するなどして健康面を含む状況を把握するようにしましょう。
週に1度が難しい場合はもう少し期間を開けても良いのですが、ここで重要なのは頻度ではなく定期的に顔を合わせることです。
やはり、オンライン上で相手の状況を把握するのには限界があるため、可能な範囲で対面コミュニケーションをとるようにするのがおすすめです。

 

教育を受ける機会が減る

社内であれば社内勉強会やセミナー、研修を受ける機会が多いですが、リモートの場合はそれらが充実していない場合が多いです。

解決策
オンライン参加ができるようにするなど、リモートワークメンバーも参加できるような仕組みを整備することが必要です。

 

評価が難しい

リモートワークの人に既存の評価制度をそのまま適用するのは難しく、悩んでいる方々も多くいらっしゃいます。成果物のみで判断するのか、過程で評価するのか?後者の場合、リモートなので物理的に見ることができないときはどうするのか?など、テレワーク独自の制度を新たにつくる必要があります。

解決策
リモートワークを実施している他社がどのような評価制度を設けているか参考にするのも1つです。

 

セキュリティ面に不安がある

オフィスであれば施錠したロッカーやキャビネットで管理できていた書類も、自宅でも同じように管理できるか?という不安や、そもそも社外持ち出し厳禁のデータをリモートワークの人が使用する場合、どのようにすればいいのか?ということについて考えなければなりません。
データの紛失や流出のリスクを防ぐために、新たなセキュリティ制度を設ける必要があります。

解決策
大きく分けて3つあります。

1.高度なセキュリティツールを新たに導入する

2.セキュリティに関する研修を定期的に行う
「個人情報の取り扱いについて」など、セキュリティに関するレクチャーを半年に1回など定期的に行うことで、個々人のリテラシーが高くなり、リスクを最小限に抑えることができます。

3.社内でのみできる業務とそれ以外とを明確に切り分ける
社外に持ち出すことが不安なデータを扱う人は社内業務者に限定し、リモートワークの人にはセキュリティレベルの高いデータを扱わない業務を割り振るなど、業務の切り分けを明確にするようにしましょう。

 

リモートワーク導入事例

Office desk table with computer, supplies and coffee cup. Isolated on white background.

日産自動車

日産自動車は、2014年に全社員を対象に在宅勤務が出来る制度を導入しています。
具体的には、利用上限を月40H時間利用できるように拡充。さらに育児・介護両立者の上限は所定労働時間の50%となっています。

チャット・音声テレビ会議システムをフル活用して運用しています。

また、リモートワーカーとオフィスワーカーの壁を作らないための工夫として、次のようなことをしています。

・業務中、リアルタイムでパソコン画面に社員の顔を映す。
・仕事の状況ごとに「連絡可能」「取り込み中」「応答不可」「一時退席中」などの表示切り替えを行う。

このように、制度を拡充したことで、一人ひとりの働く時間の選択肢がより拡がりました。加えて、オンラインでの環境を整えることで、効率化や生産性の向上を実現することが可能となりました。

【参考】 仕事と生活の両立

 

東急リバブル

「時間と場所にとらわれない多様で柔軟な働き方」の選択肢を増やす事に注力している東急リバブル。2016年6月から在宅勤務制度を導入しました。ちなみに、2015年6月~8月まで各部門にて実施したトライアルでは、対象者の70%が「業務効率が上がった」と回答するなど、社内における効果は絶大です。

具体的には、週に1~2回、月6回を上限として、テレワークに適した業務を切り出し、自宅で作業を行います。育児・介護等の両立社員から段階的に導入し、2017年度は事務部門の全スタッフ、2018年度以降は営業職も含めた全社員が利用可能な制度としました。

それに伴い、情報漏えい対策として、データを外部のサーバーで集中管理して端末に残さないクラウドの仕組みを使ったパソコンを新たに導入。自宅での作業や、移動中でのデータ紛失を防ぎます。

また、「サテライトオフィス」も設営し、営業職が店舗の一角を借りて仕事ができる空間整備などを検討しています。

営業職にも優しいテレワークは、まだ導入事例も少ないので東急リバブルの取組みにより、営業職の新しい働き方を見いだすことができそうです。

【参考】 テレワーク(在宅勤務)制度の運用を開始

 

リクルートホールディングス

リクルートホールディングスは、2016年1月から全ての従業員を対象に日数の上限なしのリモートワークを本格導入しました。モバイルPCや携帯電話など、セキュリティ対策が施されたツールを会社が支給しています。

各社が導入している在宅勤務とは異なるのは、自宅以外のカフェやコワーキングスペースなど好きな場所で業務してOKという点。個人の評価は成果を持って行います。

【参考】 リモートワークを本格導入!従来の働き方の「当たり前」を見直し、多様な働き方が選択できる会社へ

 

導入時の課題・改善点

導入事例に挙げたものは、それぞれ社内における業務効率が上がったという結果が出ました。一方で、導入に際して感じた課題点もありました。

リクルートホールディングスの取り組みは、2015年6月からリモートワークの実証実験を計3回行う中で見出されました。実験を通して見つかった課題は、次のようなもの。

・一部部署内におけるコミュニケーション量の減少

・打ち合わせ(アイディアを出し合うブレインストーミングのようなもの)をリモートで行うことで生じる効率の低下

・個人差はあれど会社以外で仕事をする環境を見つけることが難しいという不便さ。

リクルートホールディングスは、実証期間を設けていたということもあり、これらの課題ついて、集まって議論したり、成功しているグループの知見を共有し合ったりしました。このようにして、可能なかぎり改善策を考え試行錯誤することが大事です。

また、「多様性の許容」という点で浸透速度が鈍くなるということも課題として挙げられます。

出社しない人が出てくること、オフィス以外の場所で働く人がいることに不安を感じる人達も少なくないはず。その不安を払拭して、個人の事情で在宅勤務を選択することを認めやすい環境を「制度・環境面」「マインド面」の双方から支えていくことも重要です。

【参考】 リモートワーク開始、導入、廃止の企業3社に聞く「リモートワーク制度導入の可能性と実現方法」

 

まとめ

リモートワークに限らず、新しい制度や仕組みを導入する際は必ず不安な点が出てきます。しかし、その1つひとつを課題として切り分けることで、解決策をあてることができます。

それでも難しい、という場合は、まずは試験的に1つの部署・グループだけでリモートワークを実施してみて、実際にどのような課題が出てくるかを判断するのが良いかもしれません。

課題に応じて、それらを解決に導くツールを見つけ出し、使ってみる、というのも一つの手です。

それぞれの会社にあったリモートワークの形を見出していきましょう!

【参考記事】 リモートワーク導入を成功させるツールとは?

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