リモートワークを導入したい!クリアすべき課題と解決策

昨今の新型コロナウイルスの感染拡大を受け、対策の一環としてリモートワークが推奨されています。しかし、まだ実施に至っていない企業も多いのではないでしょうか。

今回はリモートワークのメリットをあらためて見直すとともに、導入時の課題と解決策をご紹介します。

リモートワーク導入に踏み切れない経営者の方や、人事担当の方はぜひ参考にしてみてください。

リモートワークとは

Business woman working on a laptop in an inflatable ring in the water, a copy of the free space. Workaholic, work on vacation.

リモートワークとは自宅やカフェ、コワーキングスペースなど会社以外の場所で仕事をすることが勤務とみなされる働き方です。

企業によって週1回はリモートワークを導入したり、入社3年目以降はリモートワークを可能にしたりするなど、様々なルールを定めています。

リモートワークを行う際は、チャットなどで仕事に関するメッセージのやりとりをしたり、共有フォルダで同一ファイルを見られるようにしたりといった工夫も必要です。

リモートワーク導入のメリット

従来は働き方改革としての側面が強かったリモートワークですが、新型コロナウイルス感染拡大といった緊急時のリスクヘッジとしても有用なことがわかり、導入を検討する動きが出てきています。

では、リモートワーク導入にはどのようなメリットがあるのかご説明します。

場所や状況を問わず労働力が確保できる

リモートワークの最大のメリットは、いつでもどこでも働けるところです。

通勤の必要がなくなるため、新型コロナウイルスのような感染症のパンデミックや災害などによって通勤が困難な場合でも、通常時と変わらず業務を遂行できる可能性が高まります。

また、従業員にとっても通勤時間が削減されることで時間的・精神的な余裕が生まれ、より良いパフォーマンスを発揮できるはずです。
非常時の外出に伴う危険を避けられるため、結果的に企業へのエンゲージメントが高まり、仕事への意欲アップにもつながるでしょう。

柔軟な働き方への対応

働き手が不足する中、働き方改革の一環として多様な人材の活用が求められています。

リモートワークを活用することで、育児や介護などの理由からスキルや意欲はあるのに働きに出られないという人の離職を防ぐことができます。
ほかにも地方や海外で生活している人など、通常のオフィス勤務では雇えなかった優秀な人材の採用も可能となり、売り上げや生産性向上にもつながるでしょう。

経費削減

リモートワークを導入することで企業はコストを削減することができます。

例えば、通勤手当やオフィスの経費(賃料や光熱費、印刷代)などです。
またリモートワーク導入によって従業員の離職率を下げることができれば、新たな人材の採用や育成などにかかるコストも削減できるでしょう。

リモートワーク導入時の課題と解決策

young beautiful businesswomen wearing a yellow sweater enjoying coffee during work on portable laptop computer, student using laptop while sitting in cafe bar interior during morning breakfast.

リモートワークのメリットが分かったところで、実際の導入時にはどのような課題があるのでしょうか。解決策とともにご紹介します。

コミュニケーションの量が減る

同じ場所で一緒に仕事をしていないため、オフィスで働いている時のようなちょっとした会話が出来なくなり、結果的にコミュニケーション量が減ってしまうことも。
雑談からアイデアが生まれたり、周囲の人との関係性が深まっていくこともあるので、コミュニケーションの量が減るのは課題であると言えます。

解決策
リモートワークでコミュニケーションをとる場合、基本的にはチャットなどのツールを使います。つまり、単純にチャットでのコミュニケーションを増やすことが解決策となります。

「とはいえ、業務以外のことを書くのに不安がある…」という場合は、雑談用のチャットルームを設けるなど、気軽に書き込みやすい環境をつくるのもおすすめです。

状況把握がしづらい

リモートワークで仕事をしていると、お互いに「相手が今何を行っているのか」といった進行状況が分かりにくいという難点があります。
同じ空間で仕事をしていればリソース状況を見て依頼作業量を調整できますが、リモートの場合はそれが難しく、業務過多で結果的に全体の進行が遅れてしまうというリスクも。

また、仕事の状況だけでなく健康状態もリモートワークだと分かりにくいので、特に管理者は部下の健康状態をどう把握するかも重要になります。

解決策
完全にリモートワークにするのではなく、例えば週に1回はオフィスに来て上司と面談するなど、健康面を含む状況を把握するようにしましょう。
週に1度が難しい場合はもう少し期間を空けても良いですが、ここで重要なのは頻度ではなく「定期的に顔を合わせる」ということです。

やはりオンライン上で相手の状況を完璧に把握するには限界があるため、可能な範囲で対面でのコミュニケーションをとるのがおすすめです。

教育を受ける機会が減る

社内であれば勉強会やセミナー、研修を受ける機会が多いですが、リモートの場合はそれらが充実していない場合も多くあります。

解決策
研修会やセミナーにオンラインから参加できるようにするなど、リモートワークメンバーも参加できるような仕組みを整備することが必要です。

評価が難しい

リモートワークをしている従業員に既存の評価制度をそのまま適用するのは難しく、悩んでいるという方も多くいます。
成果物のみで判断するのか、過程も含めて評価するのか。後者の場合、物理的に過程を見ることができない場合はどうするかなど、リモートワーク独自の制度を新たにつくる必要があります。

解決策
リモートワーク独自の評価制度としては、例えば上司と部下の間で目標と達成までの期間を定め、その達成度から評価をするという方法があります。
ほかにも、リモートワークを実施している他社がどのような評価制度を設けているか参考にするのも一つの手です。

セキュリティ面に不安がある

オフィスであれば施錠したロッカーやキャビネットで管理できる書類も、自宅で同じように管理することは難しいでしょう。また、社外持ち出し厳禁のデータをリモートワークの従業員が使用する場合の対応についても考えなければなりません。

データの紛失や流出のリスクを防ぐために、新たなセキュリティ制度を設ける必要があります。

解決策
リモートワークのセキュリティ対策は、大きく分けて3つあります。

1.高度なセキュリティツールを新たに導入する

2.セキュリティに関する研修を定期的に行う
「個人情報の取り扱いについて」など、セキュリティに関するレクチャーを定期的に行うことで個人のリテラシーが高まり、リスクを最小限に抑えることができるでしょう。

3.社内でのみできる業務とそれ以外の業務を明確に切り分ける
社外に持ち出すことが難しいデータを扱うのは社内業務者のみに限定し、リモートワークの従業員にはセキュリティレベルの高いデータを扱わないような業務を割り振るなど、業務の切り分けを明確にしましょう。

リモートワーク導入事例

Office desk table with computer, supplies and coffee cup. Isolated on white background.

リモートワーク導入企業例1:日産自動車

日産自動車は2010年から全社員(製造工程を除く)を対象に在宅勤務ができる制度を導入しています。
2014年には在宅勤務の利用上限を月40時間に拡充し、さらに育児・介護両立者の上限は所定労働時間の50%としました。

また、在宅勤務を推進するために専用のサイトを立ち上げて好事例を共有し、働き方の改革やチームの生産性向上につながる活動を継続して行っています。
こうした制度の充実によって、より多くの従業員が在宅勤務で成果を出せるように取り組んでいます。

【参考】 仕事と生活の両立

リモートワーク導入企業例2:東急リバブル

東急リバブルは2016年6月から在宅勤務制度を導入しました。2015年6月~8月まで各部門にて実施したトライアルでは、対象者の70%が「業務効率が上がった」と回答するなど、社内における効果は絶大です。

具体的には、週に1~2回、月6回を上限としてテレワークに適した業務を切り出し、自宅で作業を行っています。
育児・介護等の両立社員から段階的に導入し、2017年度は事務部門の全スタッフ、2018年度以降は営業職も含めた全社員が利用可能な制度として、柔軟な働き方の選択肢を増やすことを目指しています。

それに伴い、情報漏えい対策として、データを端末に残さないクラウドの仕組みを使ったパソコンを新たに導入。自宅での作業時や移動中のデータ紛失を防いでいます。

【参考】 テレワーク(在宅勤務)制度の運用を開始

リモートワーク導入企業例3:リクルートホールディングス

リクルートホールディングスは、2016年1月から全ての従業員を対象に日数の上限なしのリモートワークを本格導入しました。モバイルPCや携帯電話など、セキュリティ対策を施したツールを会社から支給しています。

各社が導入している在宅勤務と異なるのは、自宅以外のカフェやコワーキングスペースなど好きな場所で作業してもOKという点。個人の評価は成果をもって行っています。

また、リクルートホールディングスは新型コロナウイルス感染拡大の際にも早くからリモートワークを推奨していました。
このように普段からリモートワークへの取り組みをしていることで、緊急時にも働き方の切り替えをスムーズに行うことができます。

【参考】 リモートワークを本格導入!従来の働き方の「当たり前」を見直し、多様な働き方が選択できる会社へ

導入時の課題・改善点

導入事例で挙げたものは、それぞれ社内における業務効率が上がったという結果が出ました。一方で、導入に際して感じた課題点もあります。

リクルートホールディングスがリモートワークの実証実験を3回行った中で見出した課題は、次のようなものです。

  • 一部の部署内におけるコミュニケーション量の減少
  • 打ち合わせ(アイデアを出し合うブレインストーミングのようなもの)をリモートで行うことで生じる効率の低下
  • 会社以外で仕事をする環境を見つけることの難しさ

リクルートホールディングスは実証期間を設けていたこともあり、これらの課題ついて集まって議論したり、成功しているグループの知見を共有し合ったりしました。このようにして、可能な限り改善策を考えて試行錯誤することが大事です。

また、リモートワーク導入のメリットとして「柔軟な働き方への対応」を挙げましたが、多様性を許容することは同時に他者への理解が求められるということでもあります。

出社しないという新しい働き方の中では、リモートワークを行う側にも受け入れる側にも不安があるでしょう。そのような不安を払拭するためにも、制度・環境面とマインド面の双方から変えていくことが重要です。

【参考】 リモートワーク開始、導入、廃止の企業3社に聞く「リモートワーク制度導入の可能性と実現方法」

まとめ

リモートワークに限らず、新しい制度や仕組みを導入する際には必ず不安な点が出てきます。しかし、その一つ一つを課題として切り分けることで、解決策を生み出すことができるでしょう。

それでも難しいという場合、まずは試験的に1つの部署・グループだけでリモートワークを実施し、実際にどのような課題が出てくるかを検証すると良いかもしれません。出てきた課題に応じて、それらを解決に導くツールを使うのも一つの手です。

それぞれの会社にあった理想的なリモートワークの形を見出していきましょう!

【参考記事】 リモートワーク導入を成功させるツールとは?

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