リモートワークを導入したい!クリアすべき課題と解決策

Sansanによる「働き方改革に関する意識・実態調査」によると、企業に勤めるオフィスワーカー(経営者・社員)、1,035サンプルのうち働き方改革の必要性について83.3%が「必要」と回答。しかし、「働き方改革に取り組んでいない」と答えた人は65.5%に上るという結果が出ました。

8割以上が必要性があると回答しているにもかかわらず、導入に至っていないのはなぜでしょうか?そこで、今回は働き改革の一貫である「リモートワーク」の導入をするにあたってクリアすべき課題と解決策をご紹介します。

リモートワーク導入に踏み切れない経営者の方や、人事担当の方はぜひ参考にしてみてくださいね。

リモートワークとは

リモートワークとは自宅やカフェ、コワーキングスペースなど会社以外の場所で仕事をすることが勤務とみなされる働き方です。
企業によって週1回はリモートワークを導入したり、入社3年目以降はリモートワーク可能としたりするなど様々なルールを定めています。

リモートワークを行う際は、チャットなどで仕事に関するメッセージのやりとりをしたり、共有ファイルで同一ファイルを見られるようにしたりといった工夫も必要です。

リモートワーク導入時の課題と解決策

コミュニケーションの量が減る

同じ場所で一緒に仕事をしていないので、オフィスで働いている時のようなちょっとした会話が出来なくなり、結果的にコミュニケーション量が減ってしまうことも。

雑談からアイデアが生まれたり、周囲の人との関係性が深まっていくこともあるので、コミュニケーションの量が減るのは課題であると言えます。

解決策

リモートワークでコミュニケーションをとる場合、基本的にはチャットなどのツールを使います。なので、単純にチャットでのコミュニケーションを増やすというのが解決策となります。
「とはいえ、業務以外のことを書くのに不安がある…」という場合は、雑談用のチャットルームをつくったりするなど気軽に書き込みやすい環境をつくるのもおすすめです。

状況把握がしづらい

リモートワークで仕事をしていると、お互いに相手が今何を行なっているのかであったり、進行状況が分かりにくいという難点があります。

同じ空間で仕事をしていれば、リソース状況を見て依頼作業量を調整できますが、リモートであると難しく、業務過多で結果的に全体の進行が遅れてしまうというリスクも。

また、仕事の状況だけでなく健康状況もリモートワークだと分かりにくいので、特に管理者の立場であると部下の健康状況をどう把握するのかというのも重要になってきます。

解決策

完全にリモートワークにするのではなく、例えば週に1回はオフィスに来て上司と面談するなどして健康面を含む状況を把握するようにしましょう。
週に1度が難しい場合はもう少し期間を開けても良いのですが、ここで重要なのは頻度ではなく定期的に顔を合わせることです。
やはり、オンライン上で相手の状況を把握するのには限界があるため、可能な範囲で対面コミュニケーションをとるようにするのがおすすめです。

教育を受ける機会が減る

社内であれば社内勉強会やセミナー、研修を受ける機会が多いですが、リモートの場合はそれらが充実していない場合が多いです。

解決策

オンライン参加ができるようにするなど、リモートワークメンバーも参加できるような仕組みを整備することが必要です。

評価が難しい

リモートワークの人に既存の評価制度をそのまま適用するのは難しく、悩んでいる方々も多くいらっしゃいます。成果物のみで判断するのか、過程で評価するのか?後者の場合、リモートなので物理的に見ることができないときはどうするのか?など、テレワーク独自の制度を新たにつくる必要があります。

解決策

リモートワークを実施している他社がどのような評価制度を設けているか参考にするのも1つです。

セキュリティ面に不安がある

オフィスであれば施錠したロッカーやキャビネットで管理できていた書類も、自宅でも同じように管理できるか?という不安や、そもそも社外持ち出し厳禁のデータをリモートワークの人が使用する場合、どのようにすればいいのか?ということについて考えなければなりません。
データの紛失や流出のリスクを防ぐために、新たなセキュリティ制度を設ける必要があります。

解決策

大きく分けて3つあります。
1.高度なセキュリティツールを新たに導入する

2.セキュリティに関する研修を定期的に行う
「個人情報の取り扱いについて」など、セキュリティに関するレクチャーを半年に1回など定期的に行うことで、個々人のリテラシーが高くなり、リスクを最小限に抑えることができます。

3.社内でのみできる業務とそれ以外とを明確に切り分ける
社外に持ち出すことが不安なデータを扱う人は社内業務者に限定し、リモートワークの人にはセキュリティレベルの高いデータを扱わない業務を割り振るなど、業務の切り分けを明確にするようにしましょう。

リモートワーク導入事例

ここで、実際にリモートワークを導入しているリクルートホールディングスの事例をご紹介します。具体的な導入方法や、導入後の課題についても実体験に基づいたアドバイスを語ってくれています。

リクルートホールディングスでは、2015年の4月に働き方変革プロジェクトが発足し、6月から8月の3か月間、手上げ制でのリモートワークのフィジビリティスタディ(試験導入)がスタート。そして2016年1月からは雇用形態にかかわらず全ての従業員を対象とした、上限日数のないリモートワークを本格導入。会社間の同意および本人の希望があった場合には、派遣社員もリモートワークを選択可能としています。
現在、リクルートホールディングスの他、グループ各社においてもリモートワークの導入をすすめており(※1)、グループ全体での柔軟な働き方を実践しています。
(※1 リモートワークの運用ルールは異なります)
そのプロセスの中で、例えば自宅などで集中できるスペースを確保するのが難しい、などの従業員からの声があり、サテライトオフィスを設置するといった施策も行なっています。

参加者(引用者注:リモートワーク導入検討企業)からは、「フィジビリティスタディではどういったことを評価指標にしましたか?」という質問が。これに対し、林さんからは「週に3日リモートワークを導入したのですが、優秀な人材の維持と外部からの優秀な人材の採用に効くのか、ということをはかりました」との答えが。
さらに、「フィジビリティスタディは当初3ヶ月行い、88%と9割近い従業員から『リモートワークには期待感が持てる』という回答を得ました。この会社で働き続けたい、というロイヤリティが向上した従業員も多く、メリットはかなり早いタイミングから現れていたように感じます」と続けました。

「生産性はどうなったのか教えてください」という問いに対しては、「半分以上の人が生産性が上がったと回答し、15%の人が下がったと言っていました。生産性が上がった理由の第1位は、『(オフィスよりも)集中できたから』。生産性が下がった理由としては『ネットワーク環境が充分でなく、テレビ会議を問題なくできる状態ではなかった』、『チャットなどのコミュニケーションツールが使いこなせない』という意見が出てきました。この結果からリモートで仕事をする環境だけでなくオフィスのあり方についても見直し、より集中できるオフィス環境作りやサテライトオフィスの設置という取り組みに繋がりました」とアンケート結果を受けてより生産性が上がる施策を講じていると説明しました。
さらに、「リモートワークを行なった結果気づいたのは、ワークスペースをサイバー空間へ拡張し、意思決定と業務遂行のスピードを上げることが重要です。 我々は『サイバーオフィスファースト』と呼んでおり、通常業務をストレスなく遂行できるネット上の空間を意味し、あらゆる情報をデジタル化、クラウド保管し、誰でも検索して手に入れられる状態を目指しています。
コミュニケーションを常に顔を合わせて行うという業務フローのままやっていると、リモートワークになったときは生産性が下がる可能性がある。なので、物理的対面コミュニケーションをチャットなどオンラインに変えていく必要があり、その方がコミュニケーションの質とスピードが上がります。そうなると、結果的にオフィスにいる必要がなくなってきます。私たちはリモートワーク制度導入が先立ってしまいましたが、これからリモートワーク導入を考えているのであれば、まずはオンラインコミュニケーションができる環境や習慣を整えてからリモートワークに移行することをおすすめします」と学びをシェアしました。

「リモートワーク導入に対する反対勢力がいる場合はどうしたらいいですか?」という質問に対しては、「反対派の人こそぜひやってください、と伝えました。やった上でリスクや課題を実証してください、と。そして、挙げてもらった項目に対して一つずつ対応していきました」と答え、実際導入時に挙がった課題とそれに対する対策の一覧表を見せてくださいました。

そして最後に、「導入時、社員にはどのような伝え方をしたのですか?」との問いには「まずは個人起点の”自由裁量時間の確保”という目的のために”リモートワーク導入”といった手段をとる。その次に創出した自由裁量時間をベースに、個人の選択で学習や地域活動などに参加することで、多様な強みを持った個の創出と活躍促進が行われます。そして多様な強みを持った者が社内外関わらず、オープンなコラボレーションにより、コミュニケーションを活性化させ、その結果イノベーション創出が起こり、企業成長が加速する…といった目的と手段を構造化して伝えました。つまり、企業成長のための第一歩としてリモートワークを行うんです」と語り、目的と手段を取り違えずに伝えることの重要性を訴えました。

(引用:実践する2社と考えた“ライフとワークの質を高める”リモートワークの始め方

まとめ

リモートワークに限らず、新しい制度や仕組みを導入する際は必ず不安な点が出てきます。しかし、その1つひとつを課題として切り分けることで、解決策をあてることができます。
それでも難しい、という場合は、まずは試験的に1つの部署・グループだけでリモートワークを実施してみて、実際にどのような課題が出てくるかを判断するのが良いかもしれません。

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