ペーパーレス化に必要なツールとは?導入をサポートするサービスもご紹介

昨今、注目が高まっているペーパーレス化。
導入に向けて動き出している企業の方も多いのではないでしょうか。

そこで必要となってくるのが使用ツールの検討です。

今回の記事では、ペーパーレス化の導入にあたって必要なツールや導入支援サービスをご紹介します。
メリットや導入方法についても解説しました。

ぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙をなくすという意味です。

会社の業務においては紙の書類処理を電子化することを指します。具体的には日報や勤怠管理、会議資料の作成・共有などをオンライン対応に切り替える作業です。

ペーパーレス化が推進されるようになった背景の一つには、働き方改革が挙げられます。
働き方改革では、従来の労働環境を見直し、多様的かつ効率的な労働環境を作っていくための施策を行なっていきます。

そんな働き方改革の一環にあるのが「長時間労働の是正」です。
ペーパーレス化を導入することで、書類の管理・確認・共有といった作業を一括してオンラインでできるようになるため、業務の効率化につながります。

そのため、働き方改革を実現する一助になると注目されているのです。

また、ペーパーレス化は紙の使用量を抑えるという点で環境保護の役割もあり、多くの企業で導入が進むきっかけになっています。

2015年9月の国連サミットでは、持続可能な世界を実現するため、2030年までの国際目標であるSDGs(Sustainable Development Goals)が定められました。

掲げられた17の目標の中には「15.陸の豊かさも守ろう」という項目があります。


引用:https://www.unic.or.jp/news_press/features_backgrounders/31737/

具体的には森林の持続可能な管理、砂漠化への対処、土地劣化の阻止および逆転、ならびに生物多様性損失の阻止を図るというものです。

ペーパーレス化により紙の消費量を減少させられるため、環境に配慮した企業活動が可能になります。

このような背景からペーパーレス化はどんどん普及しているのです。

参考:https://www.unic.or.jp/files/Goal_15.pdf

社内の書類をペーパーレス化するメリット

ではペーパーレス化導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
順番に説明します。

社内の書類をペーパーレス化するメリット1.コスト削減

ペーパーレス化の大きなメリットは、紙や印刷にかける費用の削減ができることです。

また、印刷コストだけでなくプリンターのメンテナンス費用や電気代も節約でき、会社全体のコスト削減にもつながります。

社内の書類をペーパーレス化するメリット2.業務効率化

ペーパーレス化によって、資料を共有する際に必要だった印刷の手間が省けます
クラウド上で保管するため、検索機能を用いて指定の書類を短時間で見つけることも可能です。

このように、業務効率化が実現できるのもペーパーレス化導入のメリットです。

社内の書類をペーパーレス化するメリット3.セキュリティ強化

紙で書類を管理していると避けられないのが紛失のリスクです。
ペーパーレス化を導入すると、システム上でパスワードを設定する・バックアップをとるなどの対策が取れるため、セキュリティを強化することができます。

社内の書類をペーパーレス化するメリット4.テレワーク推進

新型コロナウイルスの感染対策として、今や多くの企業がテレワークを導入しています。
テレワークへの切り替えにあたって必要不可欠なのが「業務のオンライン化」です。

ペーパーレス化の導入により、書類管理をオンライン上で行うことができるようになります。
どこにいても必要な資料にアクセスできるよため、ペーパーレス化を進めることでテレワーク推進の効果も期待できるでしょう。

ペーパーレス化の成功事例

実際にペーパーレス化の導入に成功した事例について、導入前の課題や導入後の効果を踏まえてご紹介します。

今回は企業と自治体の事例を一つずつピックアップしました。

ペーパーレス化の成功事例1.企業の例

【概要】
業種:製造業(食品・飲料品メーカー)

「食の感動(おいしさ・喜び・新しさ)」を通じて、世界で信頼される企業グループを目指すアサヒグループホールディングス株式会社。企業価値の向上のため、グループ間連携やグローバルネットワーク活用による拡大展開を図っています。

【導入前の課題】
・会議準備の手間が多く運用負荷が大きい
・紙資料の消費量や情報漏洩リスクへの懸念

同社では、週に一度開かれる役員会議の資料準備が大変な手間となっていました。
各部門が作成した資料を一つの会議資料にまとめ、印刷して個人別にソートしてから配布するなど、作業は膨大。直前に資料を差し替えることもあり、事務局の負担が大きいことが課題でした。

【導入後の効果】
このような負荷の軽減、さらに省資源・情報漏洩リスク低減の視点から、同社ではペーパーレス会議システムを導入。その結果、以下のような効果がありました。

・会議運用負荷の軽減
・紙や参加者の出張旅費の削減
・会議が活性化

年間でおよそ40,000枚の用紙削減にも成功し、後片付けの負荷も約50%軽減されるなど、当初の課題を解決できています。

また、ペーパーレス会議システムを導入したことで資料が見やすくなり、より議論に集中しやすい環境づくりを実現しました。

参考:https://jpn.nec.com/case/asahigroup-holdings/index.html

ペーパーレス化の成功事例2.自治体の例

【概要】
青森県弘前市役所は、財務、インフラ設備、教育・文化・観光など、市民生活を支えるための基盤作りをしています。

【導入前の課題】
・紙の使用量が多い
・会議準備に時間がかかっていた

弘前市役所では、これまで紙の使用量が膨大であることが問題視されていました。
紙の用途のほとんどは会議資料で、量だけでなく準備の時間も大きな負担となっており、職員が残業して対応することも多かったそうです。

【導入後の効果】
紙の使用量と会議準備の工数削減のため、弘前市役所ではペーパーレス会議システムを導入。その結果、以下のような効果がありました。

・紙の使用量を大幅に削減
・会議準備の工数が減少

ペーパーレス化の導入により、会議資料の紙が約14,000枚、紙代とトナー代で約142,000円の削減に成功しました。毎回3時間かかっていた会議資料準備の負担も軽減されています。

ページ数を気にする必要がないため、わかりやすい資料づくりが可能となり、会議の質の向上にもつながりました。

参考:https://product.metamoji.com/share/showcase/case06.html

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化のメリットや、実際に導入した際に得られる効果についてご紹介してきました。

ここからは、ペーパーレス化を進める方法を順番に説明します。

ペーパーレス化の方法1.電子化する書類を選ぶ

ペーパーレス化はコストも労力もかかる作業です。
まずは、電子化する書類の範囲や優先順位を決めましょう。

ペーパーレス化をスムーズに導入できるよう、あらかじめ業務プロセスを見直しておくのがおすすめです。

ペーパーレス化の方法2.部分的・段階的に進める

部署ごとやプロジェクト単位など、部分的にペーパーレス化を実践していきましょう。
部分的・段階的に進めていくことで、フェーズごとの問題点や改善点がクリアになります。

万全な体制を構築してから会社全体で取り組んでいくと、よりペーパーレス化の効果が期待できるはずです。

ペーパーレス化の方法3.スマホやタブレットから導入する

デジタル機器の操作に慣れるには時間がかかります。
スマホやタブレットなど、日常的に使う場面が多い機器から使い始めるようにしましょう。

ペーパーレス化の方法4.使用するツールを選ぶ

ペーパーレス化には、クラウドストレージなどデジタルツールの活用が必要不可欠です。
文書サイズや使用感にあわせて適切なツールを選ぶようにしましょう。

具体的なツールについては後ほど解説します。

ペーパーレス化に役立つツール

ペーパーレス化導入に役立つツールをご紹介します。

ペーパーレス化に役立つツール1.情報共有ツール

情報共有ツールは、業務の進捗状況や顧客管理・社内コミュニケーションなど、業務に関する様々な情報を伝達・共有するツールです。

【メリット】
・社員がどこにいても手軽に情報発信できる
・チーム内での共有が簡単
・リアルタイム性の高いやりとりができる

【おすすめツール】
・「Chatwork」
国産ツールで、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールとして利用できます。ITテクノロジーに不慣れな方でも気軽に利用できるのが特徴です。
チャットやビデオ通話、音声通話の他に、タスク管理、ファイル共有ができ、様々な活用方法があります。

・「JANDI」
JANDIは月額400円(税込)から利用可能です。簡単な操作でチーム内での情報共有が実現できます。導入企業では社内メールが約82%低減、業務効率が約56%アップしたというデータもあるようです。

・「Evernote」
個人利用もビジネス利用もできるのが特徴のツールです。アイデア、プロジェクト、タスクなどを記録したり、忘れないための優先順位をつけたり、重要な情報をすべて記録できます。
デスクトップ・タブレット・スマートフォンすべてで同期されるため、いつアクセスしても快適に使えるのがメリットです。

ペーパーレス化に役立つツール2.Web会議ツール

Web会議は、オンライン上でミーティングや会議を行えるツールです。

【メリット】
・オフィス、自宅、外出先など好きな場所から会議に参加できる
・画面共有モードで資料共有も簡単に行えるため準備の手間が省ける

【おすすめツール】
・「Zoom」
互いに顔をみながらコミュニケーションができます。必要に応じて、書類やPC画面の共有や仮想ホワイトボードへの書き込みも可能です。

・「Skype」
Skypeのコンセプトはビデオ通話です。ID登録後、直接通話やチャットが利用できます。グループ通話でも個人アカウント同士でつながる必要があります。

ペーパーレス化に役立つツール3.ストレージツール

ストレージツールは、電子化した書類を保管するために使います。
容量やアカウントの数によってサービスの利用料金は変わるため、事前に使用状況を想定しておくことが必要です。

【メリット】
・インターネット上で一括管理できるため、資料共有や検索が簡単にできる
・資料管理におけるセキュリティ強化につながる

【おすすめツール】
・「Google Drive」
Google社が提供する企業向けグループウェア「G-suite」に含まれるオンラインストレージサービスです。一人当たり680円のG Suiteアカウントで30GBまでのストレージ容量が使えます。コスパが高いのがメリットです。

・「Fleek Drive」
共同作業にフォーカスしたサービスです。文書や資料の共有だけでなく、リアルタイムのチャットで円滑にコミュニケーションできるのが強みです。

・「Note PM」
日報・議事録・社内マニュアルなど、様々な種類の文書をクラウド上で管理できます。直感的なデザインのため、ITツールの操作に慣れていない人でも簡単に使えるのがポイントです。スマホやタブレットからの閲覧もできます。

ペーパーレス化に役立つツール4.電子契約ツール

電子契約ツールは、契約書や社内の重要書類に捺印するためのツールです。

【メリット】
・担当社員の居場所にかかわらず決済の印鑑を押せる
・ビジネス上のやりとりがスムーズに進む
・取引先との契約もオンライン上で完結する
・書類送付や郵送の手間、コストが削減できる

【おすすめツール】
・「GMO電子印鑑Agree」
弁護士監修による確かな実績があるツールです。電子証明書、メール認証により本人性を担保するハイブリット署名が特徴で、相手側の負担を軽減できます。無料でお試しできるのもポイントです。

・「X-point cloud」
申請書類のペーパーレス化を検討している方におすすめのツールです。紙のような直感的なフォームなので、手書きの申請書類と同じ要領で利用できるのがポイントです。
決済担当者は承認ボタンを押すだけで承認作業を完了できます。

ペーパーレス化ツール導入時のポイント

最後に、ペーパーレス化を導入するにあたって気をつけたいポイントを解説します。

ペーパーレス化ツール導入時のポイント1.社員のIT教育を行う

ペーパーレス化は社員全員が一丸となって進めていくことが非常に重要です。

そのため、社員ごとにITリテラシーに差がある場合は、定期的に研修を開催するなどIT教育を行っていきましょう。

ペーパーレス化ツール導入時のポイント2.支援サービスを活用する

社内にITスキルをもった人材がいない、人的リソースが不足している、といった課題を抱えている方は、支援サービスの利用を検討するのがおすすめです。

オンラインアシスタント

HELP YOUでは、多くの企業が取り組んでいる業務のDX化(デジタルトランスフォーメーション化)に伴うシステム移行や資料のデータ化など、大量の事務作業に対応した「HELP YOU エンタープライズ」をリリースしています。

自社社員に負担をかけず、スピーディーにペーパーレス化・クラウド化を行いたい方に向けたサービスです。

【サービス内容】
■IT化/DX化に向けた大量の業務をまとめてアウトソーシング

・データの入力/移行/集計(Google検索、作業形全般)
・データのリスト化
・情報のリサーチ
・画面キャプチャを撮り、指定の場所へ貼り付け
・関連ワードの紐付け作業
・資料ダウンロード、フォルダの仕分けと保存
など

【料金】
10万円(税抜)~/月 ※エンタープライズサービスは予算30万円〜
※業務内容や業務量に応じて変動。要お問い合わせ

DX化などの大量業務に特化した新サービス【HELP YOUエンタープライズ】提供開始!

 

まとめ

ペーパーレス化によって、業務効率化、紙の使用量やコスト削減、会議の質向上など、様々なメリットが得られます。
しかし、導入にはコストや手間がかかり、ツールを選ぶのも一苦労です。

余裕をもって効果的なペーパーレス化導入を行いたいという方は、ぜひ導入支援サービスの活用も検討してみてください。

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