紙書類のデータ化はメリット多数!自分でできるスキャン方法から代行業者まで解説

データの電子化が進んでいる昨今。とはいえ、古い資料などは紙書類のまま残っている企業もまだ多いのではないでしょうか。

せっかくペーパーレス化を導入しても、古いデータを探すときの資料が紙のままだと時間も労力もかかります。

そこで今回は、紙の書類をデータ化するメリット4つとデータ化する方法を解説します。

自社でできるスキャン方法とデータ化の代行サービスについて紹介するので、ぜひ自社にあった方法を検討してください。

紙の書類をデータ化するメリット

まずは、紙媒体と比較しながら書類をデータ化するメリットについて解説します。

紙の書類をデータ化するメリット1.共有や検索がしやすい

紙書類をデータ化するメリットの一つは、共有や検索がしやすくなることです。

紙の場合、書類を探したり取りに行く手間に加え、置き場所がわからない場合は見つけるまでに時間がかかります。社外や遠方で書類が必要になった場合は、わざわざ書類を取りに戻ったりコピーを取って持っていかなければなりません。

一方で、書類や資料をPDF化してパソコンやインターネット上に保管しておけば、場所を選ばずいつでも資料の閲覧や検索が可能です。

さらにタグやカテゴリ、作成日時や作成した人で検索できるようにしておけば検索性は格段に上がるでしょう。複数人で管理する場合も情報共有のスピードが上がるため、業務効率化が図れます。

紙の書類をデータ化するメリット2.省スペース・コスト削減

二つ目のメリットは、書類を保管するスペースとコストの削減です。

紙書類を保管するために倉庫や部屋を使っている企業は多いですが、部屋がいっぱいになったら別の保管場所を用意しなければなりません。

一方、データ化された書類は物理的なスペースを必要としません。今まで書類を保管するために使っていたスペースを別のことに有効利用できます。

さらに、書類を印刷するための用紙やインクなどの消耗品費、プリンターの維持費のほか、保管・整理用の棚やファイルなども必要なくなるため、コスト削減が可能です。

紙の書類をデータ化するメリット3.セキュリティ対策

紙書類のデータ化はセキュリティ対策にもつながります。

紙の書類の場合は以下のリスクが伴います。

  • 書類の紛失・持ち出し・盗難による情報漏洩
  • 経年劣化による視認性の低下
  • 自然災害による毀損・消失

一方、データ化した書類はアクセス制限や個別の閲覧制限を設けることができるため、情報漏えいのリスクを減らすことが可能です。

さらに書類の劣化も起こらず、データのバックアップをとっておけば紛失するリスクも減らせます。

ただし、パスワードの管理やメールの送誤信などには十分に注意しなければなりません。

紙の書類をデータ化するメリット4.テレワーク推進につながる

紙の書類をデータ化すれば、社外にいる場合でも書類の閲覧や提出が可能となるため、テレワークを推進する後押しになります。

内閣府が発表した「新型コロナウイルス感染の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」内では、「テレワーク利用拡大が進むために必要と思うもの」に対して「書類のやりとりを電子化、ペーパレス化」という回答が42.3%となっており、紙書類のデータ化がテレワーク拡大の鍵を握っている状態です。

紙のデータ化によって、捺印や紙書類の確認のために出社しなければならないなどの無駄な労力を省けます。

紙の書類をデータ化する方法

紙書類のデータ化には、

  • 自社で行う
  • 業者に委託する

という2つの方法があります。

それぞれのメリット・デメリットについて詳しく解説します。

紙の書類をデータ化する方法1.自社で行う

自社でデータ化を行う最大のメリットは、コストを抑えられることです。さらに、重要書類を外部に出さずにデータ化できる点もメリットのひとつです。

ただし、スキャン機能がついたプリンタや複合機が自社にない場合は、新たに購入する必要があります。

また、データ化を自社で行うためには人手が必要となり、通常業務がストップする可能性がある点もデメリットといえるでしょう。

大量の紙書類をデータ化する場合は、サーバーで管理する電子ファイルの管理や振り分けなども同時に行わなければならないため、時間的コストもかかります。

紙の書類をデータ化する方法2.業者に委託する

業者に委託するメリットは、外部の人員を使うため通業業務に支障をきたさないことです。

事前にファイル名の指定や振り分け方法などのルールを伝えておけば、データ管理も同時に行ってくれます。

ただし、社内のデータを外部に持ち出す必要があるため、情報漏えいのリスクもあります。この場合は、重要な書類のみ社内でスキャンするなどの対策をとるようにしましょう。

また、自社でスキャンする場合と比べてコストがかかる点もデメリットです。

自社で紙の書類をデータ化する方法

ここからは、自社で紙の書類をデータ化する方法3つを紹介します。用途にあったスキャン方法を選びましょう。

自社で紙の書類をデータ化する方法1.アプリでスキャンする

手軽にデータ化する方法に、アプリを使ったスキャン方法があります。スマートフォンやタブレットで手軽にできるのがメリットです。

写真専用アプリや名刺管理アプリなど、無料で使える専用アプリも多数あります。Adobeが提供しているアプリを使えば簡単にPDFファイルにすることも可能です。

また、クラウドサービスと連携してデータ化した書類を保存すれば、パソコンなど複数の媒体から管理ができます。

自社で紙の書類をデータ化する方法2.コンビニでスキャンする

自社に複合機がなく、サイズの大きい書類をデータ化したい場合はコンビニでスキャンする方法がおすすめです。

大量のデータのスキャンには向きませんが、必要な書類をさっとデータ化したいときに便利です。スキャン後は書類の置き忘れがないよう十分に注意してください。

自社で紙の書類をデータ化する方法3.複合機でスキャンする

大量にある紙の書類をデータ化したい場合は、自社の複合機を使ったスキャンがおすすめです。必要な書類と見返す必要がない書類を事前に分けておけば、無駄な手間を省けます。

◆スキャンの手順

  1. 複合機にスキャンする紙データ・書類をセットする
  2. メニュー画面からスキャン(スキャナ)を選択
  3. 保存先を選択
  4. 白黒orカラーを選択後、スタートボタンを押してスキャンを開始

スキャン終了後は、保存先にデータが保存できているかを必ず確認しましょう。

紙の書類をデータ化してくれる代行サービス

自社でのスキャンが難しい場合は、代行サービスの利用がおすすめです。ここでは、紙の書類をデータ化してくれる代行サービス4つを紹介します。

HELP YOU

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」では、システム移行や資料のデータ化などを行う専門サービス「HELP YOUエンタープライズ」を提供しています。

複数人がチームとなって取り組むことで短納期に対応できるため、スピーディに電子化したい場合におすすめです。

スキャンだけではなく、データのリスト化、資料ダウンロードやフォルダの仕訳と保存、データ入力・移行・集計などにも対応しています。

■料金
10万円(税抜)~/月 ※エンタープライズサービスは予算30万円〜
※業務内容や業務量に応じて変動。要お問い合わせ

■対応書類
ご相談ください。

DX化などの大量業務に特化した新サービス【HELP YOUエンタープライズ】提供開始!

大塚商会

大塚商会では、法人向けにスキャニングサービスを行っています。オプションとして、電子化したファイルにタイトルや番号をつけ、共有や検索しやすいよう属性登録をしてもらうことも可能です。

■料金
1枚(A4):5円~

■対応書類
契約書、カタログ、社内報、アルバム、ISP文書、紙図面、手書き帳簿、裁判書類など

ジェイ・アイ・エム

ジェイ・アイ・エムでは、劣化が進んだ紙データも状態にあわせた方法でスキャンしてくれます。

オプションをつければ、スキャン後に不要になった紙書類の破棄、外部倉庫への保管も可能です。

■料金
ライトコース:1ページ10円(税別)
スタンダードコース:1ページ15円(税別)
契約書電子化コース:1ページ50円(税別)
インデックス入力:1件120円(税別)

■対応書類
契約書、見積書、マニュアル、図面など

うるるBPO

うるるBPOでは、一般的な書類から大判の図面まで、あらゆる紙媒体のスキャンに対応しています。

■料金
書類の種類、画像解像度、カラー選択により異なります
※本・書籍の場合の一例
画像解像度200・フラットヘッド/白黒:15円~、グレースケール・カラー:23円~ 

■対応書類
本・書籍、カタログ、会報誌、契約書、マニュアル・仕様書、名刺

紙のデータ化に関するFAQ

ここでは、紙のデータ化に関してよくある質問に回答していきます。

OCRとは?

OCRとは、Optical Character Readerの略で、日本語に略すと「光学的文字認識」という意味です。

通常のスキャンでは書類に書かれている文字も全て画像として扱われますが、OCRを用いると画像の文字をテキストデータに変換できます。テキストに変換することで検索が可能となるため、利便性が向上します。

紙書類のデータ化はiPhoneでもできる?

スマホのアプリを使えば、iPhoneでもAndroidでも紙書類をデータできます。

iPhoneに標準搭載されている「ファイル」アプリを使えば、簡単に紙データをPDFや画像として保存できるため便利です。

◆iPhoneの「ファイル」アプリを使ってスキャンする方法

  1. ファイルアプリを起動
  2. 右上の「」マークを押し、表示される「書類をスキャン」をタップ
  3. カメラが起動するため、スキャンしたい書類を撮影※このとき、右上の表示が「自動」になっている場合は、画面内に現れる青枠内に書類が収まれば自動的にスキャンがされる
  4. 右下の保存をタップ
  5. 保存したいフォルダを選択し保存すると、PDFで保存される

ファイルを開きたい場合は、ファイルアプリを開きフォルダを選択すればPDFとして表示されます。

紙書類をデータ化してワードやエクセルで使うには?

この場合も、スマホのアプリを使えば簡単です。Microsoft社が提供する「Office」アプリであれば、紙書類に記載されている表もデジタル化してくれます。

また、OCR処理ができるスキャナを使うことでもワードやエクセルファイルとしての出力が可能です。
しかし、データ化したい書類が大量にある場合は作業量も膨大になるため、代行業者への依頼を検討してみましょう。

まとめ

紙書類のデータ化は、スキャナーやアプリを使って自社でも行うことが可能です。ただし、コストを抑えられる反面、時間と労力がかかるのがデメリットです。

大量の書類や資料のデータ化を考えているのであれば、代行業者のサービスを利用しつつ、必要な分だけアプリなどでスキャンできるようにしておくなど、自社にあった方法を検討してみましょう。

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