「オンライン秘書」は海外在住者におすすめの仕事!業務内容やメリットを解説

「海外に住んでいても、日本語で働きたい」、こんな思いを抱えていませんか?海外在住者におすすめしたい仕事の一つに、オンライン秘書があります。
オンライン秘書になれば、インターネットを通じて時間・場所を問わずに働くことが可能。日本で積み上げたキャリアやスキルを活かせます。

今回はオンライン秘書に興味がある人向けに、その業務内容やメリット、おすすめのサービスを紹介します。オンライン秘書についての疑問や不安を解消し、働き方の可能性を広げていきましょう!

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、チャットやWeb会議などオンライン上でのコミュニケーションを通して、企業の業務を代行する仕事です。

オンライン秘書の業務は多岐にわたります。秘書業務だけでなく、総務などのバックオフィス業務やメルマガ配信、Webサイト更新作業など、社内で発生するルーティンワークにも対応。

また、採用や経理といった専門知識を要する業務の依頼もあるため、スキルを持つ人は重宝される可能性があります。

近年は業務のオンライン化が進み、オンライン秘書の需要も拡大。さまざまなオンライン秘書サービスがスタッフを募集しています。

このようにインターネットが通じる環境であれば、たとえ海外であってもオンライン秘書として活躍できるのです。

海外在住者ができるオンライン秘書の業務内容

海外在住者ができるオンライン秘書の業務内容

それでは、海外在住者ができるオンライン秘書の業務内容について、具体的に解説していきます。

1.秘書業務

オンライン“秘書”はその名前のとおり、秘書業務を請け負います。出張に使う飛行機チケットの予約から贈答品のリサ―チまで、管理職のクライアントを総合的にサポートします。

<業務内容の一例>

  • 出張手配・会場手配
  • スケジュール調整
  • 会議資料の作成
  • 名刺作成・手配
  • データ入力・データ整理
  • お礼状やお詫び状などの書状データ作成
  • 贈答品などのリサーチ
  • 社内報作成
  • ホームページ更新 など

2.経理/財務

売上のデータ入力や請求書の発行など、細かな作業が多い経理/財務部門。専門知識や経験が必要な業務を任せられることもあります。

<業務内容の一例>

  • 入金管理(見積書・注文書・納品書・請求書の作成と発行、入金確認・領収書発行)
  • 支払業務(注文書・発注書作成)
  • 立替経費精算(立替経費集計、振込、領収書保存)
  • 取引先支払・請求書発行 など

3.採用/人事

求人応募者のメール対応から勤怠管理など、業務範囲が多岐にわたる採用/人事部門。
こちらも経理/財務分野と同様に、採用・労務の法令に関する専門知識が必要な業務も依頼される場合があります。

<業務内容の一例>

  • 人事異動計画の社員情報更新
  • 月額変更届作成・手続き
  • 社内研修のセミナー研修会場手配、セミナー研修資料作成
  • 新入社員研修の新人研修会場手配、新人研修資料作成
  • 人事評価の評価フォーム作成、評価集計
  • 勤怠管理、残業時間管理、有給休暇管理
  • 求人媒体の選定、求人申し込み、求人票の作成、ホームページ更新
  • インタビュー対象者選定、書類審査管理、合否判定のメール送信
  • 内定後手続き(内定通知、労働条件通知書作成、入社誓約書兼身元保証書作成) など

4.営業サポート

オンライン秘書には、営業サポートの依頼もあります。リサーチや提案書の作成など、営業活動以外の準備や後処理を行います。

<業務内容の一例>

  • 会議資料・提案書作成
  • データ・書類の収集・分類・整理
  • 業界の最新情報の調査と共有
  • KPI管理、予実管理
  • 経費申請
  • ホームページ更新
  • 会議場の調整
  • 予実管理(データ更新作業)
  • 顧客管理(データ更新作業)
  • 在庫管理(データ更新作業) など

5.ECサイト/メディア運用

ECサイトへの商品登録やアクセス状況のレポート作成など、こまごまとした業務が多いECサイト/メディア運用。
オンライン秘書のもとには、集客に関わるフロントエンド業務から商品・売上管理といったバックエンド業務まで多数の作業依頼が届きます。

<業務内容の一例>

  • 売上管理(入金管理、販売管理)
  • 商品管理(マスター管理、在庫管理、仕入管理)
  • サイト管理(在庫登録、在庫数更新、商品登録、更新)
  • 特集ページやランディングページ作成
  • ニュースリリースなどの追加・修正・変更 など

6.SNS運用

企業のSNSは、細やかな運用が求められます。リサーチや投稿予約などを行い、アシスタントとして企業のPRをサポートします。

<業務内容の一例>

  • 画像作成
  • ネタのリサーチ
  • 投稿の予約
  • エゴサーチの結果まとめ
  • 投稿記事ライティング など

7.制作業務

制作業務では、バナーや記事のアイキャッチ、プレゼン資料の作成といったデザイン業務を行います。中にはランディングページ作成やコーディングなど、エンジニアのスキルが必要なものも含まれます。

<業務内容の一例>

  • バナー作成
  • 広告クリエイティブ作成
  • Webページ作成
  • 資料作成 など

8.翻訳

オンライン秘書は、翻訳業務も行います。翻訳する言語は英語に限りません。中国語やスペイン語などの翻訳依頼がくる場合もあります。資料やメール翻訳から海外企業との商談通訳まで、多様な業務が発生します。

<業務内容の一例>

  • 資料の翻訳
  • メールの翻訳
  • 翻訳リサ―チ
  • 海外企業とのWeb商談通訳 など

海外在住者がオンライン秘書になるメリット

海外在住者がオンライン秘書になるメリット

海外在住者がオンライン秘書になる場合、どんなメリットがあるのでしょうか。見ていきましょう。

時間や場所に関係なく働ける

オンライン秘書のメリットは、時間や場所に関係なく働けることです。インターネット上で対応するアシスタントの仕事であり、時間の縛りがない業務もたくさんあるからです。

例えば、ライティングや資料・バナー作成、データの整理などは「〇日までに納品」と締切り日のみ指定される場合が多いでしょう。期日までに納品できればいつ作業しても構わないのです。

また、参考資料やデータの共有もWeb上のチャットやクラウドで行われるので、インターネットにつながっていれば、どこでも閲覧・納品が可能です。

このように時間や場所に縛られず、在宅ワークができることは海外在住者にとって大きなメリットといえます。

日本語で仕事ができる

次のメリットは、日本語で仕事ができることです。海外在住者にとって、現地で働くことはなかなか大変です。
文化の違いやビザの取得などさまざまな障害がありますが、その中でももっとも大きな障害は「言語の壁」ではないでしょうか。現地で働く場合、職場の同僚やお客さんと現地語でコミュニケーションをとらなければなりません。

しかし、オンライン秘書なら日本語を使って働くことが可能。言語面でのストレスがなくなり、仕事に集中できるでしょう。

これまでのキャリアやスキルを活かせる

三つ目のメリットは、これまでのキャリアやスキルを活かせる点です。
海外では仕事の仕方が日本と異なり、日本で取得した資格やスキル、キャリアなどを活かせない可能性があります。
現地で資格を取り直したり、キャリアを積み直したりする場合は、相当の年月がかかってしまうでしょう。

一方、オンライン秘書として働けば、日本でのキャリアやスキルを変わらず活かせます。くわえて、言語力や現地の知見を活かした翻訳や現地リサ―チなど、海外在住ならではの仕事も可能。日本で培ってきたキャリアやスキルを、さらに積み上げていけるのです。

海外在住者におすすめのオンライン秘書サービス

海外在住者におすすめのオンライン秘書サービス

ここからは、海外在住者におすすめのオンライン秘書サービスを紹介します。

HELP YOU(株式会社ニット)

ヘルプユー

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンライン秘書サービスです。クライアントがコア業務へ集中できるよう、日々の業務をチームでサポートしています。

HELP YOUには、さまざまなバックグラウンドを持った約400名のメンバーが在籍。日本以外に世界33ヵ国に住むアシスタントが活躍しています。
そんなHELP YOUの特徴は、オンライン秘書になるためのサポート体制が整っていることです。

(サポート体制例)

  • マッチング:希望の稼働時間や業務内容、適性やキャリアプランを考慮
  • 報酬制度:ポジションや働き方に合わせた制度を確立
  • スキルアップ:キャリアやスキルを活かす業務から開始し、仕事の幅を広げられる
  • コミュニティ:メンバー同士で悩みを相談できる、共通点のあるテーマを気軽に話せる

複数の採用ステップを踏む必要はありますが、ジョイン後は自身の生活スタイルや希望に合わせて仕事を選択できるようになります。

給与 時給:1,045円~(税込)

※業務成績などにより増減あり
※報酬の振込は国内に銀行口座を保有している人のみ対応。海外送金は不可
※月末締め、翌月末払い

雇用形態 業務委託
応募条件 <必須>

  • 運営元である株式会社ニットのビジョン「未来を自分で選択できる社会をつくる」に共感できる人
  • 何らかの実務経験がある人
  • リモート勤務が可能なPCスキルとネット環境がある人

※学歴、経験業種・職種、ブランクは不問

<歓迎>

  • PCでの作業が好きな人
  • 子育てをしながら自宅で働きたい人
  • 副業/パラレルワークをしたい人
  • ワークライフバランスを充実させたい人
対応業務例 秘書・総務、経理・財務、採用・人事、企画・マーケティング、営業、メディア運用、ECサイト運用、SNS運用、広告運用など多岐にわたる

※ディレクター職の募集もあり

勤務スタイル
  • 服装自由
  • 副業・複業、フリーランス可
稼働時間 自由

 

 

HELP YOUのお仕事事例1.フランス在住スタッフ

ここで、HELP YOUのお仕事事例を紹介します。最初はフランス在住スタッフNさんの事例です。

Nさんはパートナーとの結婚を機に、渡仏しました。移住したての頃はフランス語を学びつつ、現地での就職先を探していたそうです。

縁あって現地の貿易企業で働くことになったものの、フランス語でのコミュニケーションがうまく取れず苦戦。くわえて、自分に合った仕事内容ではなかったため、短期間で辞めることになりました。

その反省を踏まえ、より働きやすい環境を求めてHELP YOUにジョイン。現在は日本語でやりとりできる環境で自分に合った業務に取り組み、安心して働くことができています。

HELP YOUのお仕事事例2.スペイン在住スタッフ

次はスペイン在住スタッフ、石田さんの事例です。
本場のフラメンコを学ぶためにスペインへわたった石田さん。移住当初は現地の日本食レストランで働きながら、フラメンコのクラスに通っていました。
しかし、職場の雰囲気が悪く、かつ勤務時間も20時~25時と遅いため、生活リズムが崩れて困っていたそうです。そこで「どこにいてもできる仕事はないだろうか」と新しい仕事を探し、HELP YOUを発見。

オンライン秘書としてキャリアをスタートし、現在ではスペインにいても日本に一時帰国していても、住む場所に関係なく働けるようになりました。満足のいく報酬を得ながら、やりがいのある仕事を請け負っています

▼詳細はこちら
くらしと仕事「スペインでフラメンコ修行中!イラストの夢も叶えたリモートワーカーの道」

HELP YOUのお仕事事例3.韓国在住スタッフ

最後は、パートナーの韓国駐在に帯同している名木さんの事例です。名木さんは帯同前、それまで勤めていた会社に「海外からリモートで仕事をできないか」と相談したそうです。しかし、当時の職場からは難色を示され、退職せざるを得なくなりました。

そこから「リモートで海外から仕事ができる」という条件で仕事探しを開始。HELP YOUにジョインしました。

HELP YOUの働く時間や場所、案件選びなどの自由度が高い点に魅力を感じているという名木さん。現在は、韓国在住であっても在宅ワークで自分が好きな業務を選び、働くことができています。

▼詳細はこちら
くらしと仕事「元々海外に住む気持ちはなかった」パートナーの海外赴任に同行する決意をしたきっかけとは」
 

 

CASTER BIZ(株式会社キャスター)

CASTER BIZは、株式会社キャスターが運営するオンライン秘書サービスです。同サービスは大企業のクライアントが多数で、アシスタントサービスの老舗ともいえる存在。

その特徴は在籍秘書が1,000名も在籍しており、ハードルの高い採用基準を設けていることです。業務委託の他にフルリモートで契約社員や準社員の募集もしており、安定してしっかり稼ぎたい人に適したサービスです。

給与 時給:955円~(税抜)

※ポジションにより単価制、月給制もあり

雇用形態 業務委託、契約社員、準社員
応募条件 ポジションにより異なる
対応業務例 秘書、営業事務、人事、経理、クリエイティブ、翻訳など
勤務スタイル ※準社員ポジションの場合

  • 服装自由
  • 副業可
稼働時間 ポジションにより異なる。
※フレックスタイム制・勤務時間が決まっているポジションあり

フジ子さん(フジア株式会社)

フジ子さんはフジア株式会社が提供するオンライン秘書サービスです。主に経理や秘書・総務、人事、Webサイト運用などの業務依頼が多いようです。

フジ子さんの採用ポジションはリーダー候補と通常スタッフに分かれており、海外在住者は通常スタッフのみ応募可能です。

採用後は部門内OJTやチーム内でのサポートを実施。在宅ワークが初めてでも少しずつ慣れていける体制を整えています。

給与 時給:1,000円~1,500円(税込)
※トライアウト、トレーニング期間中は900円(税込)
雇用形態 業務委託
応募条件
  • ITリテラシーへの理解(新しいITツールを使うのが得意・好きな人)
  • 中級以上のMS Officeスキル(Excel関数、PowerPointが不自由なく使える人)
  • 1年以上の社会経験のある人

※経験、学歴不問

対応業務例 経理、秘書、総務、人事、Webサイト運用など
勤務スタイル 要問い合わせ
稼働時間 営業時間内(9:00~18:00)に業務依頼についてやりとりすれば、作業時間は自由

【海外在住者向け】オンライン秘書のFAQ(よくある質問)

【海外在住者向け】オンライン秘書のFAQ(よくある質問)

この章では、海外在住者向けにオンライン秘書のよくある質問について回答します。

オンライン秘書ってどんなスタッフが働いているの?

オンライン秘書サービスには、さまざまなスタッフが在籍しています。例として、HELP YOUで働くメンバーの特徴を挙げてみましょう。

(HELP YOUで働くメンバーの特徴)

  • 女性が80%以上
  • 30代が50%以上
  • 地方在住が60%以上
  • 既婚者が80%以上
  • 子育て世代が50%以上

もちろん、その他の特徴を持つスタッフも在籍しています。例えば、元ITコンサルタントや米国公認会計士資格保持者といった前職でさまざまな経験やスキルがある人材や、首都圏・海外在住者も在籍。

家事・育児・介護などと仕事を両立している、オンライン秘書業務以外にも仕事を持っているなど、置かれている状況もさまざまです。それぞれのライフスタイルに合わせて、業務に対応しています。

▼HELP YOUオンライン秘書として働くスタッフをもっと知りたい場合はこちら
くらしと仕事「スタッフインタビュー」

オンライン秘書サービスを選ぶポイントは?

海外在住者がオンライン秘書サービスを選ぶ際は、実際に海外でオンライン秘書として働いている人の事例があるかをチェックしましょう。

報酬や業務内容も大切ですが、すでに海外在住のオンライン秘書が働いている実績があると安心です。事例があるサービスは、時差のある海外在住者との仕事のやりとりに慣れているはずです。そのため、いざ働き始めたときに円滑に業務を進められる可能性が高いでしょう。

オンライン秘書とクラウドソーシングの違いは?

オンライン秘書以外に、クラウドソーシングでアシスタントとして働く方法もあります。

クラウドソーシングとは、インターネットを介して不特定多数のクライアントから業務を受注するシステムのこと。委託者(企業)と受託者(働き手)がWebサイトでマッチングし、受注・納入・報酬受託までをインターネット上で完結できます。

クラウドソーシングの特徴は、基本的に個人で仕事を行う点です。他のメンバーと連携をとらなくてよい分、自分のペースで作業できますが、仕事での不明点や悩みを相談できる相手はいません。

一方、オンライン秘書は基本的にチームで仕事を行います。よって、海外在住であっても仲間と働いている感覚を味わうことが可能。不明点や困りごとが出てきたときに相談できる相手がいるのは心強いでしょう。

それぞれの特徴があるオンライン秘書とクラウドソーシング。自分に合っているのはどちらか、検討してみてください。

オンライン秘書として働くのに就労ビザは必要?

日本のクライアントから仕事を受注して収入を得る場合、就労ビザの取得が必要でない国があります。とはいえ、国や州によって規定は変わるため、オンライン秘書として働く場合でも就労ビザが必要なケースもあるでしょう。在住・移住国の規定をよく確認してください。

オンライン秘書のまとめ

オンライン秘書のまとめ

今回は海外在住者向けにオンライン秘書の業務内容、おすすめのサービス、よくある質問についてお答えしました。

海外在住者がオンライン秘書になるメリットは、

  • 時間や場所に関係なく働ける(在宅ワークができる)
  • 日本語で仕事ができる
  • これまでのキャリアやスキルを活かせる

ことです。

海外に住んでいると、仕事の選択肢が少なく感じるかもしれません。しかし、オンライン秘書なら自分の得意なことを仕事にし、キャリアを継続させられる可能性があります。心細い海外生活中にも日本語で仕事ができ、安心感も増すでしょう。

海外在住者でもオンライン秘書として十分に活躍できます。本記事を読んで、少しでも「オンライン秘書をやってみたい!」と思った人は、ぜひHELP YOUで働くことも検討してみてください。

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オンラインアウトソーシングはHELP YOU

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【HELP YOUが選ばれる理由】


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