オンラインイベントのzoom開催でホストが知るべきノウハウと設定方法
zoomを使ったオンラインイベントを導入する企業が2020年以降増えています。
とはいえ、いざzoomを使った社外・社内イベントを企画したい！と思っても、やり方が分からない企画担当者の方もいることでしょう。
この記事では
- オンラインイベントをzoomで開催するときに知っておくべきこと
- システム設定など運営/企画にまつわるノウハウ
- オンラインイベントサービスの活用法
を紹介します。
オンラインイベントをzoomで開催するときの設定方法とは？
zoomは会議室をイメージして開発されたオンラインツールです。最近はビジネスだけにとどまらず、オンラインイベントのような娯楽やレジャー系コンテンツでも活用されるようになってきています。
URLをホストが共有し、参加者はそのURLをクリックしてパスワードを入力するだけで参加できます。オンラインなので出入りも自由という手軽さが利用者増の要因です。
スムーズに会議やオンラインイベントを開催するために、最低限知っておくべきzoomの設定方法やアカウントの種類を紹介します。
zoomの設定1.アカウントの種類
zoomは無料アカウントと有料アカウントの2種類があります。
・ベーシック…ライセンスを購入していないユーザー。ミーティングは最大100名までで、3名以上参加すると40分後に自然とタイムアウトとなる。
・プロ…有料アカウントユーザー。無制限のミーティングを開催できるので、時間を気にせずに使える。初期設定では最大100名とベーシックと変わりないが、追加料金で参加人数を増やせたり、オプション機能も利用できる。
さらに有料アカウントは数種類に分かれているので、必要に応じて自分に合ったプランを選択すると良いでしょう。
プロアカウントを使うメリット
・1GBのクラウド記録
プロアカウントでは1GBのデータをクラウド上に保存でき、リンクを送付すれば簡単にシェアできるので便利です。さらに追加料金を支払えば容量を増やすことも可能です。
スマホやタブレットでも録画できるのも、プロアカウントを使うメリットの1つです。
無料版では録画は可能ですが、クラウド上への保存は出来ません。
・共同ホストの有効
共同ホストとは、ミーティングの管理者のようなものです。
参加者の録画状況やミュート設定、入退室の許可などを管理したり、複数の人を共同ホストに任命することができます。
ホストが1人だけだと、大人数のミーティングを円滑に開催するのは大変ですよね。
この共同ホスト機能を使うことで、大きな会議やオンラインイベントをスムーズに開催することが出来ます。
・ブレイクアウトルーム
会議やオンラインイベントの参加者が増えると、なかなか意見がまとまらないことも…。こんなときに便利なのが、ブレイクアウトルームです。
最大50までの部屋を設定でき、グループに分かれて話すことができるプロアカウントだけが使える機能です。1つの部屋には、最大200名が参加できます。
ホストのみ全てのグループ部屋を自由に出入りできるので、進捗を管理しつつオンラインイベントを進行することが可能です。
zoomの設定2.アドオン：ウェビナー
zoomの有料アカウントには、ウェビナー機能があります。
この機能を使えば参加者が視聴のみで入室することができ、参加者の音声や映像が入りません。
ホストの映像が大きく表示されたり音声が聞き取りやすかったり、大規模なオンラインイベントでも接続の安定性が高くなるなどのメリットがあります。
＜通常のミーティングとウェビナーの違い＞
- ミーティングは、①画面共有②ミュート設定③ビデオの有無 など参加者が自分で決められる
- ウェビナーではホストが参加者の画面共有やミュート設定などを制限できる
- ウェビナーには視聴専用で出席でき、Q&Aやチャット、アンケートなどでやり取り可能
ウェビナー活用法として、最近ではプレゼンや講演会だけにとどまらず、新商品のリリース説明会や就活イベントなど幅広いシチュエーションで活用されており、新しい形のオンラインイベントとして定着しつつあります。
ただし、ウェビナーを使うときは参加者の人数や支払い方法で料金が変わるので、注意が必要です。
ウェビナー使用時の注意点
・ブレイクアウトルームとの兼ね合い
ウェビナーは、ブレイクアウトルームでは使えません。
事前にどんな形式のオンラインイベントにしたいかを決めておき、その上でウェビナーを使うのか、ミーティングにしてブレイクアウトルームを使うのかなど、あなたのオンラインイベントに合ったzoom機能を活用すると良いでしょう。
・パネリスト権限の発行
ウェビナーでは、参加者をパネリストと視聴者に分けることができます。
さらに、指名したパネリストにどこまでの権限を与えるかも設定することが可能です。
具体的には、ビデオや音声の有無や、ウェビナー参加するときのパスワードなどです。
参加者の中でパネリストに指名したい方には、事前にコンタクトを取っていた方がスムーズでしょう。
オンラインイベントをzoomで開催するメリット
最近は便利なツールも増えてきていますが、その中でもzoomで開催するメリットは何なのか気になりますよね。ひとつずつ解説します。
zoomを使うメリット1.地方や海外など遠方にいる方も含め大勢が参加できる
zoomだけに限らずオンラインイベントをす開催するメリットとして、世界中どこにいても参加できる点が挙げられます。パソコンさえあれば気軽に参加でき、移動時間もかからないのは魅力的ですよね。
zoomを使うメリット2.画面録画ができる
オンタイムで参加できなかった人もアーカイブで状況を知ることが可能です。
zoomでは、無料版・有料版問わず画面録画ができます。一度聞いただけでは理解できなかったときに見返せるだけでなく、スケジュールが合わなかった人もアーカイブで確認できるので、無理に時間を合わせる必要がなく効率的です。
zoomを使うメリット3.コスト削減につながる
なんといってもzoomを使う一番のメリットは、コスト削減ではないです。
オフラインでイベントを開催しようとすると、かなりの準備期間や費用が必要になります。具体的には、会場代・装飾代・移動費などです。
zoomでオンラインイベントを開催するときにかかるコストは、有料版zoomの利用料とネット代程度なので、かなりのコスト削減に繋がります。
オンラインイベントをzoomで開催するデメリット
次に、オンラインイベントをzoomで開催するときのデメリットを解説します。
zoomを使うデメリット1.リアクションが希薄に感じる
zoomを使ったことのある方は、1度は感じたことがあるかもしれませんが、オンラインだと相手の感情をすべて把握するのが難しいときがあります。
会話のテンポが合わず、複数人で同時にしゃべってしまうと聞き取りにくかったり、会話に参加を促してもなかなか挙手してくれる人が表れず、全体的に会話量が低下しがちです。
zoomは自宅から参加する人も多いので、参加者の集中力が途切れやすく、それが離脱率の高さにも繋がってしまうことも…。このような面からイベント全体の満足度が低下しがちで、参加者とイベントを通じた関係構築の難易度が高いのもデメリットの1つです。
直接声を発してもらったり、リアクションをしてもらうのは難しくても、チャット機能による会話を促したり、リアクション機能（絵文字スタンプを画面上に表示できる）を使うなどオンラインならではの工夫をすると、デメリットをカバーできるでしょう。
zoomを使うデメリット2.回線が安定しない
人の出入りが多かったり画面共有をしたりすると、音声や画像が上手くとどかず固まってしまうことがあります。対応策としては、事前に参加者へネットワークが安定した環境から参加するよう呼びかけることが大切です。
特にルーターとパソコンの間に障害物があると不安定になることが多いため、周辺の環境整備や無線ルーターや受信機が劣化していないかも合わせて確認してもらうように促しておくと良いでしょう。
zoomを使うデメリット3.ツールに慣れるまでは運営が難しい
zoomを始め、まだまだ発展途中のオンラインツール。100％使いこなせる！という方も、まだそれほど多くない印象です。
オンラインイベントを開催するまでに、
- ネットワーク環境を整える
- 使い方が分からない人へのサポート
- 参加メンバーを集めるためのノウハウの知識
などが必要になってきます。
リアルイベントとはまた少し違う手順をふまなければいけないので、慣れるまでは運営が大変と感じる方も多いことでしょう。
オンラインツールに詳しい人材が社内にいるか探したり、オンラインイベントの企画運営に強い企業を参考にしたりするとスムーズに運営していくことができます。
では実際にオンラインイベントをzoomで開催しようとしたとき、具体的にどのような準備が必要なのでしょうか。次項で詳しく解説します！
オンラインイベントをzoomで開催するときのノウハウを解説！ホストに必要な準備とは？
いざ自分がホストをするとなったときに焦らないように、事前にしっかりと準備しておきたいもの。1つずつチェックしてみてくださいね。
zoomイベント開催のノウハウ1.zoomの機能確認
これまでいくつかzoomの機能を紹介しましたが、zoomの機能やサービスは日々アップデートされています。
イベント開催当日までに、新しい機能がないかや使い方が変わっていないかなどを確認しておくと安心です。
また、初めてzoomを使う参加者がいる場合は、入室サポートやミュート設定などのケアが必要になることもあります。イベント開始までに少し時間に余裕をもたせて早めに開催したほうが、初心者方が気持ちよくイベントに参加できるでしょう。
zoomイベント開催のノウハウ2.イベントのテーマを考える
「なんのために、このオンラインイベントを開催するのか」これを事前にしっかりと決めておくことが大切です。
テーマがまとまってないと当然、人も集まらず内容も薄いものになってしまいます。開催するホストだけでなく、参加者にも同じ認識を共有することがオンラインイベントの成功の秘訣です。
zoomイベント開催のノウハウ3.ヘッドセットを使用
少人数のオンラインイベントであれば、内蔵されているマイクで問題ありませんが、大人数で開催する場合や、周りに雑音が多い場所から開催する場合には、品質の高いヘッドセットを使用するのがオススメです。
ヘッドセットを使用したほうが、相手の声が聞きやすく自分の声も拾ってもらいやすいからです。
また、複数のパソコンを持ち寄って限られた空間でオンラインイベントを行う際には、ヘッドセットを利用することで、マイクが不要な音を拾うことが減るので、ハウリングと呼ばれる「キーン」という音が発生してしまうトラブルも防ぐことができます。
zoomイベント開催のノウハウ4.画面共有を活用する
スライドの文字は大きくする。zoomはパソコンだけでなく、スマホからも参加することができます。ここで気になるのがスライドの文字の大きさです。
画面共有することもあると思いますが、スライドの文字は意識して大きめにしたほうが、参加者がストレスなく見れるので離脱率の低下にもつながります。
zoomイベント開催のノウハウ5.バーチャル背景を使う
ホストの背景は、オンラインイベント全体の雰囲気を高める役割も担っています。
なにかテーマを決めたら関連した画像や写真を背景に盛り込むと、参加者とのコミュニケーションにも役立つだけでなく、明るい雰囲気を演出できるでしょう。
zoomイベント開催のノウハウ6.終了時間を決める
オンラインイベントを開催する前に、あらかじめ終了時間を決めておくことも大切です。
zoomは自宅から参加する人も多いのでリアルイベントとは違って、閉店時間や終電などのリミットがありません。気が付けば2.3時間あっという間に過ぎていることもよくあります。
開始前に終了時間を設けておけば、参加者が予定を組みやすく、途中退出もしやすくなります。さらに「途中で退席もOK!」などホストの方から一言提示してあげると、参加者も気楽に楽しめることでしょう。
zoomイベント開催のノウハウ7.参加者へイベント参加時の心得を明示
オンラインイベントはプライベートな場所から接続することがほとんどです。そのため、不快を感じるポイントも人それぞれなのが難しいところ…
こんな時はイベントの中で積極的にしてほしいことや、控えてほしいことをあらかじめアンケートなどで聞いておくと安心です。
ここまでzoomの機能や注意点、開催するときのノウハウを解説してきました。
オンラインイベントを企画、運営するには様々なことを考えないといけないため、負担に感じる方もいるのではないでしょうか？
こんなときは前述の通り、オンラインツールに詳しい人材を探したり、オンラインイベントの企画運営に成功している企業を参考にするのがおすすめです。
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まとめ
zoomと聞くと、ビジネス向けのツールというイメージがあった方もいたのではないでしょうか？
オンラインイベントへの需要が高い今だからこそ、zoomというツールを最大限いかした企画を開催するチャンスです！
zoomの使い方は分かったけど、企画・運営が不安…という方は、HELPYOUのオンラインサービスも活用してみてくださいね。
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