失敗しないオンラインイベントとは?企画から当日の準備までを解説

新型コロナウイルスの流行が長引く影響でテレワークを採用している企業も多いことでしょう。業務上の会議や打ち合わせでオンライン会議システムなどを利用する機会も増えたのではないでしょうか?

ただし、業務以外で社内外の人と話す機会が減り、モチベーションの低下やコミュニケーション不足といった新たな問題が出てきました。

オフィスでのちょっとした雑談や部内の飲み会などのコミュニケーションは、集団の中での心理的安全性を作り、モチベーションの向上にもつながります。

業務外で顔を合わせる機会がオフィス勤務よりも大幅に減った今、オンラインイベントの企画に注目が集まっています。

この記事では、オンラインイベント企画の進め方とオンラインイベントをサポートするサービスについて合わせてご紹介します。オンラインイベント企画に悩むあなたに必読の記事です。

オンラインイベントを企画する会社が増えている


「社内の飲み会は気を遣うから、なくなってよかった」というように好意的な意見がある半面、「息抜きする機会がない」「人と話す機会がなくなった」というコミュニケーション不足を嘆く人も多いようです。

また、新入社員のように実際に会って話したことがない人など、相手の「人となり」がわからない場合、チャットでどのように接すればいいのかわからないこともあります。

このようなテレワーク環境ならではの課題を解消しつつ大人数で実際に集まることのリスクを避けるため、オンラインイベントを企画する会社が増えています。

オンラインイベント企画側の理由

オンラインイベント企画側の理由は大きく3つ挙げられます。

      1.実際に集まるリスクを減らせる
      2.会場選びに悩まなくてよい
      3.参加人数の管理が楽になる

 

1.実際に集まるリスクを減らせる

コロナウイルスの感染リスクが大きくなっている昨今では、イベントとして実際に人が集まることを避けたいと思う方は多いでしょう。

オンラインイベントを企画する理由として挙げられる最大の理由は、実際に人が集まるリスクを減らしながらもコミュニケーション不足を解消できる、ということです。

2.会場選びに悩まなくてよい

さらに、オンラインイベントだと会場の場所に悩んだり、会場費の調整をする、というような会場に関する悩みがなくなります。

また、オンラインイベントなので開催したい日時が既に予約されていた、ということもありません。企画側と参加者の都合でいつでも開催可能です。

3.参加人数の管理が楽になる

さらに、参加・不参加の人数確認を厳密にしなくてもよいということも理由のひとつです。

参加者の急用などで、当日の〇時までに連絡しないとキャンセル料がかかる、という心配もありません。

オンラインイベント参加側の理由

これに対して、参加側の理由も3つ考えられます。

      1.気軽に参加できる
      2.自分が座る席を気にしなくてもよい
      3.食べ物の好みを気にしなくてもよい

 

1.気軽に参加できる

オンラインイベントだと、会場まで出向く必要がなく、自分の好きな場所から参加できます。

会場が遠い、電車の乗り換えが不便、など会場へアクセスしにくいということもないので、開催場所を気にせずに気軽に参加できます。

2.自分が座る席を気にしなくてもよい

上司の近くに座りたくない、飲み会に遅れていくと苦手な人の近くしか席が空いていなかった……といった座席の心配も全くありません。

また、実際の講座形式の場合、会場に到着したらプロジェクターが見えにくい席しか空いてなかったということもありますが、オンラインイベントでは座席は自分のパソコンやスマートフォンの前。座席の位置を気にする必要はありません

3.食べ物の好みを気にしなくてもよい

オンラインイベントでは、自分の好きな食べ物や飲み物を用意すればいいので、食べ物の好みやアレルギーを心配も不要です。

食の好みやアレルギーが多様化している今、何が出てくるか?を気にしなくてもいいのは、安心感も大きいのではないでしょうか。

オンラインイベントの企画と運営方法


次に、オンラインイベントの企画と運営方法についてご紹介します。

オンラインイベントの企画と当日までの準備

オンラインイベントを企画するには以下のポイントを押さえておきましょう。

1.イベントの目的

まず最初にイベントの目的を明確にしましょう。何のためにイベントを実施するのか、イベント後にどのような効果を期待しているのかなど考えてみましょう。

レクリエーション活動なのか業務活動につながるものなのかということも最初に明確にすることで、企画内容が変わります。

2.参加者は社外? or 社内?

イベントが社外向けか社内向けかによって、告知方法や集客方法が変わります。誰に向けたイベントなのかを明確にすることで準備作業も異なるので、しっかりと押さえましょう。

3.イベントの内容

イベント内容は交流目的ですか?それとも講習会のようなものでしょうか?

交流を目的とするのであれば、ゲームなどオンラインで楽しめるコンテンツを、講習会であれば資料を準備しなければなりません。

また、外部講師やファシリテーターが必要であれば、依頼をしたり社内のメンバーを確保しておきましょう。

4.開催日時

イベントの目的や参加者によって、集まりやすい日時が異なります。

業務として実施する場合は業務時間内、社内のレクリエーションとして開催する場合は就業時間後、さらに社外の人を集めたい場合は休日の昼間ということも考えられます。

目的や参加者にあった日時を考えましょう。

5.告知・集客方法

社外向けのイベントの場合は告知や集客方法を考える必要もあります。自社のホームページや公式アカウントを持つSNS、メルマガなどさまざまな方法が考えられます。開催日までの日数も考慮にいれましょう。

また、参加費を徴収する場合はオンライン決済ができるWebサイトの利用も便利です。

6.実施場所

参加者はどこからでも参加可能ですが、開催側はどこで実施するかがオンラインイベント成否に大きく影響します。

良好なインターネット環境はもちろんのこと、映像や音声がクリアであることも参加者の満足度につながります。

イベントが中断してしまった、雑音が多く入って途中退出する参加者が続出した、といったことがないように、スタジオやカメラなど必要機材が揃ったオンラインイベントを企画する会社に外注することも選択肢のひとつです。

オンラインイベント当日の運営

オンラインイベント当日には、司会進行はもちろん、オンラインイベントに慣れていない参加者や、配信トラブルへの対応も構えておく必要があります。

司会進行しながらこういった対応はできないので、運営側は複数メンバー揃えておくことが必須です。

また、企画内容によっては参加者のグループ分けが必要なこともありますので、運営メンバーで役割分担をしておきましょう。

オンラインイベントの企画例

オンラインイベントの企画例1.社内向け

<初めての100人オンライン忘年会>ニットが当日のファシリテーションを実施

株式会社ニットが、システム技研株式会社のオンライン忘年会をファシリテート。
オンラインを活用してイベントを増やしたいという感想が聞かれるなど参加者の満足度も高い様子がうかがえる。

2,000人規模のオンライン社員大会は実現可能??担当者が語る工夫や成功のポイントとは
ラックグループで毎年行われるグループ全体会議をオンラインで開催。同時開催のコンテンツを複数用意し、参加者が選択して視聴できるなど、オンラインならではの試みがなされた。

参考:<初めての100人オンライン忘年会>ニットが当日のファシリテーションを実施
 

Gaiax 2020-2Q社員総会&入社式

株式会社ガイアックスは、社員総会と入社式を完全オンラインで開催。Zoom活用講座を盛り込むなど、初心者でも心配なく参加できるよう考えられている。

オンラインイベントの企画例2.会社外向け

本気の【大型オンライン忘年会】のタイムスケジュール公開します(12/18開催・一般の方も参加可能)

株式会社ニットが6時間にわたる大型オンライン忘年会を開催。クライアントと企画したコンテンツやバーチャル世界旅行という海外からのコンテンツまでオンラインだから可能になった、盛りだくさんの内容になっている。

参考:本気の【大型オンライン忘年会】のタイムスケジュール公開します(12/18開催・一般の方も参加可能)
 

【オンライン開催】これなら出来そう!夢の実現へのレシピ 〜アンビシャスターゲットツリー〜 TOCfE BootCamp KANSAI

エリヤフ・ゴールドラット博士が提唱したTOC(Theory Of Constrains)のワークショップ。オンライン開催に当たって、Google Slideでワークを進めるなど工夫されている。
 

知と地をつなぐ「知活人」オンライン・ディスカッション ~会社じゃ話せないコロナの本音を語り合う~

コロナ禍で考えたライフスタイルの本音を語り合うオンラインディスカッション。さまざまな仕事や場所から、オンラインならではの参加者が集まった。

オンラインイベント企画に使えるプラットフォーム

Zoom

会社のオンライン会議だけでなく、大学のオンライン授業などでも使われているZoom。
特徴    :利用者は無料で使える
同時接続人数:2人から企業版では1000人まで接続可能
接続可能時間:24時間

Google Meet

特徴    :Googleアカウントに紐づけて使える
同時接続人数:Workplaceエディションによって異なる。最大250名
接続可能時間:2021年3月31日まで利用時間の制限撤廃

Whereby

特徴    :無料でも使えるが、月額$11.99(年払い)のプランもある
同時接続人数:最大50名
接続可能時間:制限なし

オンラインイベント企画のサポートサービス

HELP YOU

特徴:企画から当日の進行、動画の編集やアンケートなどイベントの後までを一気通貫でご支援
価格:45万円(当日司会進行込み)
サポート範囲:企画から当日の配信まで

https://help-you.me/

ガイアックス

特徴:企画から当日の撮影・ライブ配信まで、一気通貫で企業活動を支援
価格:要お問い合わせ
サポート範囲:企画から当日の配信まで

イベント21

特徴:依頼からイベント実施まで最短2週間。急遽決まったイベントでも依頼可能
価格:176,000円から
サポート範囲:企画提案、当日の運営、ムービー作成からオンライン用食事サービスなど

まとめ


いかがでしたか?

減ってしまったコミュニケーションを補うだけでなく、オンラインならではのイベントも数多く開催されています。ただし、イベントの企画や進行の上でオンラインだからこそ考慮しないといけないことがあるのも事実です。

株式会社ニットのオンラインイベントサポートでは、企画からイベント後までをひとくくりにして対応いたします。せっかく企画・開催するのだから、より楽しめる、有意義なものをとお考えの方、株式会社ニットにぜひご相談ください。

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