多様な働き方の広がりでテレワークを採用する企業が増えています。オンライン会議システムなどを利用した業務上の会議や打ち合わせも特別なことではなくなりつつあります。

とはいえ、業務以外で社内外の人と話す機会が減少するため、コミュニケーション不足といった問題に悩むケースもあります。

オフィスでのちょっとした雑談や部内の飲み会などのコミュニケーションは、集団の中での心理的安全性を作り、モチベーションの向上にもつながります。

この記事では、オンラインイベントの企画内容や実行までの流れ、企画例、サポートサービスなどについてご紹介します。

オンラインイベントを企画する会社が増えている

「社内の飲み会は気を遣うから、なくなってよかった」というように好意的な意見がある半面、「息抜きする機会がない」「人と話す機会がなくなった」というコミュニケーション不足を嘆く人も多いようです。

また、新入社員のように実際に会って話したことがない人など、相手の「人となり」がわからない場合、チャットでどのように接すればいいのかわからないこともあります。

このようなテレワーク環境ならではの課題を解消するためにオンラインイベントを企画する会社が増えています。

オンラインイベントを企画する理由

オンラインイベントを企画する理由は大きく３つ挙げられます。

1.移動することなく参加できる

2.会場選びに悩まなくてよい

3.参加人数の管理が楽になる

1.移動することなく参加できる

企業によっては遠隔地の在住のリモート勤務が可能になっているところもあります。育休や介護中で出社ができない社員もいます。オンラインイベントは、会場まで出向く必要がなく、自分の好きな場所から参加できます。

会場が遠い、電車の乗り換えが不便、など会場へアクセスしにくいということもないので、開催場所を気にせずに気軽に参加できます。オンラインイベントを企画する理由として挙げられる最大の理由は、移動することなく誰もが気軽に参加できる点です。

2.会場選びに悩まなくてよい

さらに、オンラインイベントだと会場の場所に悩んだり、会場費の調整をする、というような会場に関する悩みがなくなります。

また、オンラインイベントなので開催したい日時が既に予約されていた、ということもありません。企画側と参加者の都合でいつでも開催可能です。

3.参加人数の管理が楽になる

さらに、参加・不参加の人数確認を厳密にしなくてもよいということも理由のひとつです。

参加者の急用などで、当日の〇時までに連絡しないとキャンセル料がかかる、という心配もありません。

オンラインイベントの企画と運営方法

次に、オンラインイベントの企画と運営方法についてご紹介します。

オンラインイベントの企画と当日までの準備

オンラインイベントを企画するには以下のポイントを押さえておきましょう。

1.イベントの目的

まず最初にイベントの目的を明確にしましょう。何のためにイベントを実施するのか、イベント後にどのような効果を期待しているのかなど考えてみましょう。

レクリエーション活動なのか業務活動につながるものなのかということも最初に明確にすることで、企画内容が変わります。

2.参加者は社外？ or 社内？

イベントが社外向けか社内向けかによって、告知方法や集客方法が変わります。誰に向けたイベントなのかを明確にすることで準備作業も異なるので、しっかりと押さえましょう。

3.イベントの内容

イベント内容は交流目的ですか？それとも講習会のようなものでしょうか？

交流を目的とするのであれば、ゲームなどオンラインで楽しめるコンテンツを、講習会であれば資料を準備しなければなりません。

また、外部講師やファシリテーターが必要であれば、依頼をしたり社内のメンバーを確保しておきましょう。

4.開催日時

イベントの目的や参加者によって、集まりやすい日時が異なります。

業務として実施する場合は業務時間内、社内のレクリエーションとして開催する場合は就業時間後、さらに社外の人を集めたい場合は休日の昼間ということも考えられます。

目的や参加者にあった日時を考えましょう。

5.告知・集客方法

社外向けのイベントの場合は告知や集客方法を考える必要もあります。自社のホームページや公式アカウントを持つSNS、メルマガなどさまざまな方法が考えられます。開催日までの日数も考慮にいれましょう。

また、参加費を徴収する場合はオンライン決済ができるWebサイトの利用も便利です。

6.実施場所

参加者はどこからでも参加可能ですが、開催側はどこで実施するかがオンラインイベント成否に大きく影響します。

良好なインターネット環境はもちろんのこと、映像や音声がクリアであることも参加者の満足度につながります。

イベントが中断してしまった、雑音が多く入って途中退出する参加者が続出した、といったことがないように、スタジオやカメラなど必要機材が揃ったオンラインイベントを企画する会社に外注することも選択肢のひとつです。

オンラインイベント当日の運営

オンラインイベント当日には、司会進行はもちろん、オンラインイベントに慣れていない参加者や、配信トラブルへの対応も構えておく必要があります。

司会進行しながらこういった対応はできないので、運営側は複数メンバー揃えておくことが必須です。

また、企画内容によっては参加者のグループ分けが必要なこともありますので、運営メンバーで役割分担をしておきましょう。

オンラインイベントの企画例

オンラインイベントの企画例1.社内向け

＜初めての100人オンライン忘年会＞ニットが当日のファシリテーションを実施

株式会社ニットが、システム技研株式会社のオンライン忘年会をファシリテート。
オンラインを活用してイベントを増やしたいという感想が聞かれるなど参加者の満足度も高い様子がうかがえる。

2,000人規模のオンライン社員大会は実現可能？？担当者が語る工夫や成功のポイントとは
ラックグループで毎年行われるグループ全体会議をオンラインで開催。同時開催のコンテンツを複数用意し、参加者が選択して視聴できるなど、オンラインならではの試みがなされた。

参考：＜初めての100人オンライン忘年会＞ニットが当日のファシリテーションを実施

Gaiax 2020-2Q社員総会＆入社式

株式会社ガイアックスは、社員総会と入社式を完全オンラインで開催。Zoom活用講座を盛り込むなど、初心者でも心配なく参加できるよう考えられている。

オンラインイベントの企画例2.会社外向け

本気の【大型オンライン忘年会】のタイムスケジュール公開します（12/18開催・一般の方も参加可能）

株式会社ニットが６時間にわたる大型オンライン忘年会を開催。クライアントと企画したコンテンツやバーチャル世界旅行という海外からのコンテンツまでオンラインだから可能になった、盛りだくさんの内容になっている。

参考：本気の【大型オンライン忘年会】のタイムスケジュール公開します（12/18開催・一般の方も参加可能）

【オンライン開催】これなら出来そう！夢の実現へのレシピ　〜アンビシャスターゲットツリー〜 TOCfE BootCamp KANSAI

エリヤフ・ゴールドラット博士が提唱したTOC（Theory Of Constrains）のワークショップ。オンライン開催に当たって、Google Slideでワークを進めるなど工夫されている。

知と地をつなぐ「知活人」オンライン・ディスカッション ～会社じゃ話せないコロナの本音を語り合う～

コロナ禍で考えたライフスタイルの本音を語り合うオンラインディスカッション。さまざまな仕事や場所から、オンラインならではの参加者が集まった。

オンラインイベント企画に使えるプラットフォーム

Zoom

会社のオンライン会議だけでなく、大学のオンライン授業などでも使われているZoom。
特徴　　　　：利用者は無料で使える
同時接続人数：２人から企業版では1000人まで接続可能
接続可能時間：24時間

Google Meet

特徴　　　　：Googleアカウントに紐づけて使える
同時接続人数：Workplaceエディションによって異なる。最大250名
接続可能時間：2021年3月31日まで利用時間の制限撤廃

Whereby

特徴　　　　：無料でも使えるが、月額＄11.99（年払い）のプランもある
同時接続人数：最大50名
接続可能時間：制限なし

オンラインアウトソーシングはHELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売り上げ管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成　など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

まとめ

近年オンラインならではのイベントも数多く開催されています。ただし、イベントの企画や進行の上でオンラインだからこそ考慮しないといけないことがあるのも事実です。

株式会社ニットのオンラインイベントサポートは、企画からイベントまで一気通貫で対応いたします。せっかく企画・開催するのだから、より楽しめる、有意義なものをとお考えの方、株式会社ニットにぜひご相談ください。

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