・効果的なメールコンテンツを作りたいが、どこから手をつけていいかわからない
・問合せメールへの対応に追われて、本来やるべき業務に手が回らない
・営業メールを送ってみたはいいものの、読んでもらえているのかわからない

このようなお悩みを抱えている方は必見です。

メールに関わる業務は問合せやクレーム対応からコンテンツ作成まで幅広くあります。
質の高い対応やコンテンツを提供することは、新規顧客の獲得や顧客満足度の向上にもつながるため非常に重要です。

しかし、どの作業も時間がかかってしまうものばかり。
そこで役に立つのが、メール代行サービスです。

今回の記事では、メール代行サービスの具体的なサービス内容やメリット、業者の選び方のポイントを説明します。

負担を減らしつつ会社全体の業務効率化にもつなげたい方は、是非参考にしてください。

メール代行に依頼できること

「メール代行サービスを導入して、少しでも業務の負担を軽減したい」
と思っても依頼できる業務範囲がいまいち分からないという方もいるはずです。

まずはメール代行で対応可能な業務内容について説明します。

メール代行に依頼できること１．メール受信・配信

リスト作成などの配信業務を行います。

配信業務では新規配信者をリストに追加したり、配信停止希望者をリストから削除したりと
何かと手間な作業が多くミスも発生しやすい業務です。

しかし、代行サービスに依頼することで効果的なメール配信が期待できます。

どのようなメールを配信できるのか紹介します。

問い合わせメール代行

顧客からの問合せメールは、自動返信では対応しきれません。
柔軟かつ迅速で的確な対応が求められます。

しかし一つ一つのメールを手動で対応していると、工数を圧迫してしまうことも多いですよね。

代行サービスでは、プロのスタッフやオペレーターが24時間365日サポートします。
マニュアルや返信メールの雛形を作成して問合せメールの対応業務を代行を行うサービスもあります。
業務を進める中で、マニュアルの内容や雛形は修正・アップデートすることも可能です。

スピーディかつ充実した顧客対応が実現できるでしょう。

クレームメール代行

ビジネスシーンで避けて通れないのがクレームメールへの対応です。
細心の注意を払って対応しても、お客様と穏便にやりとりするのが難しい場合もあります。

クレームメール対応のポイントは以下のようなものが挙げられます。
・マニュアルを作成し対応するラインを定めること
・はっきりとした受け答えをすること
・誠意をもって接すること

上記のポイントを押さえながら迅速に対応する必要があり、社内リソースを圧迫しがちな業務といえます。

代行サービスを利用することで、ミスを減らしたユーザーファーストな対応が可能になります。細々とした業務から解放されてコア業務へと工数を移行させられるでしょう。

メール代行に依頼できること２．コンテンツ作成

・キャッチーなコピーが思いつかない
・顧客に刺さる文章が書けない
・ライティング業務自体が苦手
などのお悩みを抱えている方をサポートします。

具体的には以下のメールコンテンツがあります。

営業メール代行

営業メールは、事前に考えた文章を送るだけなのでテレアポなどに比べると簡単な営業手法なのが利点です。
特に中小企業では経営者や責任者がお問い合わせメールを確認することも多く、新規顧客獲得に向けた営業にもつながりやすいです。

しかし、必ずしも相手にメールをチェックしてもらえるとは限りません。

効果的な文章作成や、送信先の会社に合わせた文章の改善などを継続して行う必要があります。このような地道な作業には時間を取られてしまいがちです。

代行サービスを利用することで、
・見込み客のリストアップ
・リスト作成
・文書作成/修正
・送信
などの作業を一括で任せることができます。

負担を減らして効率的な業務の進め方ができるでしょう。

メルマガ代行

メルマガでは顧客が必要としている情報を継続的に配信することで、ユーザーを新規顧客に成長させる効果が期待できます。
そのためには、ユーザーのニーズに合わせた「読みたい」と思う情報のセレクトが必要です。

代行サービスを利用すると、このような目的に合わせたコンテンツ作成や配信作業を一括で任せることができます。

効果を最大限に高めたメールを最適なタイミングで配信できるはずです。

メール代行に依頼できること３．効果測定・改善提案

メール代行ではメール配信の成果を高めていくために、配信後も様々なサポートを提供しています。

・ライティング・配信したメールの開封率やクリック率の分析
・メール配信後の効果測定から改善点の提案
などが挙げられます。

このような数値分析や改善施策は知識がないと難しく、自社内で運用していくことが難しいと感じる方もいるかもしれません。

メール代行サービスの中には自社運用可能な体制作りをサポートしているところもあるので確認してみるといいでしょう。

メール代行を利用するメリット

メール代行サービスによってどのようなメリットが得られるのかまとめました。

メール代行を利用するメリット１．社員の負担が減る

メール配信やコンテンツ作成、配信後の効果測定などの業務は一つ一つの作業に手間と時間がかかるため、自社の社員が行うと負荷がかかってしまいます。

メール代行サービスを利用することで、細々とした作業に費やしていた時間をコア業務にまわすことが可能です。

これにより社員は本来取り組むべき業務に注力できるようになり、生産性向上にもつながるでしょう。

メール代行を利用するメリット２．コスト削減につながる

メール代行サービスの利用はコスト削減にもつながります。
知識や経験豊富なスタッフがサポートするので、自社で社員を雇うよりも人件費を抑えつつ成果の高いメール配信を確実に行えます。

また、メール配信は郵送やファックスを利用するダイレクトメールよりも安価に行えるのもポイントです。
送料がかからないのでコストを抑えつつ顧客開拓を行えるでしょう。

メール代行の料金相場

メール代行費用の相場をまとめました。

月額基本料金は、メールの送受信量にかかわらず発生する費用のことです。スタッフの人件費や対応したメール業務のレポート費、代行会社の管理費などにあてられます。

メール受信料や送信料は、サービスによって月額料金に組み込まれているところもあります。多くの代行業者では、配信するアドレス数によって料金が異なります。

平均的な料金表は以下の通りです。

配信数の上限に対して費用が見積もられています。配信数が多くなればなるほど、単価は安くなるように設定されていることが多いです。

オプション料は依頼業務に付随し、マニュアルの更新や返信メールの変更などの追加業務が発生したときに追加費用として上乗せされます。

メール代行業者を選ぶポイント

メール代行サービスに依頼できる業務や、利用するメリットをご紹介してきました。
では、業者を選ぶポイントにはどのようなものがあるのか解説します。

メール代行業者を選ぶポイント１．サービス内容と費用のバランス

メール代行サービスを選ぶときは、依頼業務と予算のバランスを見極めることが重要です。

メール代行サービスでは、様々なサービスを利用すればするほど利用金額は高くなります。
あらかじめ依頼業務を整理し、過不足ないサービスを提供している業者を選びましょう。

また依頼業務量が時期によって変化する場合は、複数のプランがあり途中で変更可能な業者を選ぶのがおすすめです。

メール代行業者を選ぶポイント２．セキュリティ対策

メール代行サービスでは、住所・電話番号・氏名・クレジットカード番号などの顧客の個人情報を扱うことがあります。漏洩すると会社の信頼にも関わる重大な問題へと発展しかねないため、取り扱いには細心の注意を払うことが必要です。

メール代行サービスを選ぶときは、プライバシーマーク(Pマーク)やISO14001(情報セキュリティ認証)を取得してるかどうかをしっかり確認しましょう。

プライバシーマークは日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が推進しているマークです。個人情報に対するセキュリティを適切に行っている業者に与えられます。

メール代行業者を選ぶポイント３．実績と事例

メール代行サービスを利用するからには、売上をアップさせたり、多くの方に知ってもらえたりするようなコンテンツ作成を期待しているはずです。

メール代行サービスを選ぶ際には、実際にどのようなコンテンツを作れるのか、サンプルや参考資料を提示してもらい確認してみましょう。
実績や事例が明らかな業者を比較するのがおすすめです。

おすすめのメール代行サービス

おすすめのメール代行サービスをご紹介します。

HELP YOU

株式会社ニットが運営するHELP YOUは、オンラインで完結するアウトソーシングサービスです。優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【メール代行対応可能業務】

・メール対応
・資料作成
・業務フロー設計
・業務効率化
・チャットボットの提供　など

HELP YOUの特徴

・コア業務に集中できる環境を作ります。
・様々なスキルセットを持った優秀なアシスタントがチーム体制でサポートいたします。
・業務効率化を実現するための提案を行います。

平均継続率は98%で、500案件以上のサポート実績。
プライバシーマーク付与事業者のためセキュリティ面も安心して利用いただけます。

 HELP YOUのプラン

HELP YOUでは、お客様のご要望に合わせたプランをご用意しています。

＜1名専属プラン＞

一人の固定専属アシスタントがお客様の業務を柔軟にサポートするプランです。

【1名専属プランの主なサービス内容】

HELP YOUには、豊富なスキルと経験を持った優秀なスタッフが在籍しているため、さまざまな業務の依頼が可能です。

■秘書：スケジュール管理・調整、メール代理対応、出張・会食・会議室等の手配など

■営業サポート：営業リスト作成、会議資料作成など

■人事・採用サポート：応募者対応、スカウトメール配信、セミナー会場の手配など

■経理：請求書発行、見積作成、領収書まとめなど

■その他：カスタマーサポート、データ入力 ・チェックなど ※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

・月額：15万円／実働時間：45時間

＜チームプラン＞

お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

・月額料金：10万円/月～
・実働時間：30時間/月～

その他、自動化が可能な定型業務をRPAツールでサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

【HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ】

管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

IMOSSS（アイモス）

【特徴】
メール配信やwebマーケティングに特化したコンサルティング・アウトソーシングサービスです。
Eメール配信・メールマーケティングの効果向上を目指すサービスや作業全般をサポートするサービスを提供しています。

既存のサービスメニューにない業務でも積極的に対応する体制を整えているのが強みです。

【対応可能業務】
・レスポンシブHTMLメール制作
・HTMLメール制作
・メール配信代行
・メールマーケティング支援サービス

【料金】
・メール配信代行　※メールアドレス数によって異なります
55,000円（税込）/10,000アドレス〜

・各種HTMLメール制作
55,000円（税込）〜

・メールマーケティング支援
別途お見積もり

シスプロイーマーケティングサービス

【特徴】
クリックカウント・ターゲット配信・配信効果測定を行い、メール配信で顧客流出を防ぎます。

・メールの開封率を知りたい
・メールを使って告知/集客を図りたい
・メールアンケートで顧客の反応が知りたい
・メールマガジンの顧客の反応が知りたい

このような要望をお持ちの方におすすめのサービスです。

「確実に届いたか」「誰がみたか」「どこに興味をもったか」など、メール送信した相手の反応を検証します。

【対応可能業務】
・メルマガ配信
・セミナー案内
・キャンペーン案内
・アンケート

【料金】
・基本設定
5,000円　※送信アドレス数によって変動

・テキストメール作成
6,000円〜

・HTMLメール作成
20,000円〜

・クリックカウント設定
300円/1URL

・簡易レポート作成
3,000円

テルシンク24

【特徴】
24時間365日対応のメールサービスで顧客満足度の向上を図ります。
受付から5~10分の間にオペレーターが契約者指定の内容で迅速に返信・回答します。

見込み客のニーズにスピーディに応えることで購買のきっかけをつかめます。

柔軟かつ迅速な対応がモットーです。
業界標準を下回る低価格な利用料金を設定しており、契約者独自のメール返信代行システムの構築も可能なのがポイントです。

電話代行サービスと組み合わせて利用することで、よりスピーディかつ充実したお客様対応が可能です。

【対応可能業務】
・メール返信/問合せの回答代行

【料金】
月額基本料金：10,000円
送信料金：100~300円/メール

まとめ

メール代行サービスについて、対応可能業務やメリット、業者の選び方などを解説しました。メール配信業務は、新規顧客の開拓や既存顧客満足度の向上にもつながる重要な業務です。

しかし、効果のあるメールコンテンツを作成するためには緻密な構成力や分析力が必要です。社内のメンバーで運用しようとするとリソースが圧迫されてしまい、業務が滞って悪循環になりかねません。

メール代行サービスを利用することで、社員がコア業務に集中できる環境づくりを実現しながら、成果見込みの高いメール配信業務を遂行することができます。

自社運用の体制作りをサポートしてくれるサービスもあるので、お困りの方は是非利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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