【初心者向け】パワーポイントの使い方！成功するプレゼン資料、企画書作成のコツ
「パワポ資料を作ることになったけど、使い方がわからない」
「プレゼンを上手に見せる資料のコツは？」
このようなお悩みを抱えていませんか？
パワーポイントは、初心者ではない、使い慣れた人でも資料作成に苦手意識を持った人は多くいます。実際に使い方を模索している人もいることでしょう。
そこで今回は、「やりがちな失敗」を紹介し、パワーポイントでプレゼン資料や企画書を作成する際に意識したいコツをお伝えします。さらには「具体的なパワーポイントの操作方法」も解説していきます。
パワーポイントを使った資料作成が得意になる方法をご紹介していきますので、是非参考にしてください。資料作成が重荷となっていて、この状況を打破したいという方は、資料作成を外注するという方法もありますので、下記記事をご参考ください。
パワーポイント初心者がやりがちな失敗
まずはじめに、やりがちな失敗をご紹介していきます。
普段何気なくやっていたことがあなたの資料を伝わりにくい資料にしているかもしれません。下記に挙げられている3点をきちんとチェックして、事前にミスを防いでください。
パワーポイントのやりがちな失敗｜文字が多すぎる
パワーポイント初心者にありがちな失敗として、「文字が多すぎる」ということが挙げられます。
あれこれと伝えたいことがたくさんあり、重要なポイントだからとなんでも盛り込んでしまった結果、文字量が多くなってしまうのです。資料中の文字量が多すぎると、伝えたいことが伝わらなかったり、ごちゃごちゃした印象を与えてしまったりするので、気をつけましましょう。
資料を作成する前に、できるだけポイントを絞って載せる情報を厳選し、シンプルを心がけることがポイントです。
パワーポイントのやりがちな失敗｜配色が奇抜
続いてやりがちな失敗は、「配色が奇抜になってしまう」ということです。
「どこが重要なポイントなのか」「デザイン性のある資料にしたい」と考えるあまり、色をつけすぎてしまうことに原因があります。
ですので、使用する色はなるべく最小限に抑え、本当に重要なポイントに使用するとよいでしょう。
また、はじめて作成する場合は、パワーポイントのテンプレートを使うことをおすすめします。マイクロソフト社が研究を重ねて制作したデザインなので、安心して使うことができます。
パワーポイントのやりがちな失敗｜一貫性がない
最後のやりがちな失敗は、「一貫性がない」ということです。
人間は「一貫性」をとても重要視している生き物です。資料についても例外ではなく、一貫性がないと違和感を覚えてしまいます。主張したい内容や根拠、そして箇条書きの内容から配色まで、こだわって作成します。
もちろん資料に記載する情報の中に例外もあることでしょう。一気通貫した構成は基本ですが、細部までこだわることをおすすめします。
【初心者向け】パワーポイントを上手に作成する使い方・コツ
前章では、「やりがちな失敗」をご紹介してきました。続いては、パワーポイントで資料を上手に作成するコツを3つご紹介していきます。何度も挑戦するうちにパワーポイントでの資料作成が得意になることでしょう。是非参考にしてみてください。
パワーポイントのコツ｜伝えたいことを明確にする
まず第1原則として、伝えたいことを明確にするようにしていきましょう。
プレゼンの目的は、「相手に取ってほしい行動を促す」ことです。「相手にどんな行動をとって欲しいのか」、そして「その根拠は何であるのか」を明確にしていきます。
そしてこれらを軸に資料全体の構成を考え具体的に落とし込んでいくようにしましょう。
例えば、「新しいシステムを導入して欲しい」という要求と、「なぜ新しいシステムを導入する必要があるのか」という根拠を挙げていきます。
このベースを軸に最初から最後までのストーリーを描き資料に落とし込むようにしていくのです。
こうすることで、先述した一貫性を作ることができますし、プレゼン資料の目的を果たすことができるのです。
パワーポイントのコツ｜強弱をつけて魅力的な資料にする
資料に落とし込んでいく「情報量とデザイン」を考えるときに重要なのは、強弱を意識するということです。
聞き手は、あまりにも単調で同じような資料が続くと、話の内容自体に飽きてきてしまうものです。
相手にこの話は面白い！と感じてもらい、最後まで資料を見てもらいたいと思うのであれば資料に強弱・変化をつけることが大切です。
例えば、「グラフと文章のスライド」からいきなり「しかし！と一言書かれたスライド」が出てくるだけで、大きなインパクトを与えることができます。
読み手や聞き手を飽きさせることなくコンテンツ内容を相手に伝えることが可能になるのです。したがって、資料を作る際は、強弱を意識するというのがおすすめです。
パワーポイントのコツ｜スライドショーで見え方を確認する
パワーポイントで資料を作成した後は、必ず資料をスライドショーの状態にして確認するようにしましょう。
本番と同様の形で作成した資料を見ることで、細かい修正点を見つけることができます。
文字の大きさが微妙に違ったり、誤字脱字、図形がずれていたりするなど、スライドショーの状態にしないとわからないこともあります。完璧な資料でプレゼンをすれば、相手も気持ちよく資料に目を通したり、こちらの話を聞いていくれるようになります。
是非最終確認の際にはスライドショーの状態で見え方を確認するようにしてみてください。
【初心者向け】パワーポイント作成の手順・使い方
前章では、資料を作成するときに気をつけたいコツをご紹介してきました。
続いては、具体的にどうやってパワーポイントで資料を作成していくのかをご紹介していきます。
1.ファイル新規作成、テンプレート設定
パワーポイントをダブルクリックすると、初期画面が出てくるので、まずは「新しいプレゼンテーション」を選ぶようにしましょう。すると、「タイトルを入力」と書かれた白紙のスライドが1枚出てきますから、デザインタブを開いて、好みのテンプレートを設定しましょう。
このとき注意したいのが、テンプレートを変更することで図形やグラフの位置とずれが生じてしまうことがあるということです。使うテンプレートはなるべく変えないようにしましょう。
このあとホームタブに戻り、「新しいスライド」をクリックすると、自動で「タイトルとコンテンツ」のスライドが追加されます。「新しいスライド」の下向きの三角をクリックすると、「タイトルのみ」「2つのコンテンツ」など追加するスライドを選ぶことができます。
このようにして、ファイルの新規作成から、テンプレートの設定を行います。
2.テキスト入力
パワーポイントでは、タイトルやコンテンツを入力するためのテキストボックスが最初から配置されています。テキストボックスにカーソルを合わせれば、そのままテキストが入力できるようになっています。
パワーポイントの初期設定の書式はメイリオです。メイリオはプレゼンなどで見えやすいよう考案されたフォントなので、特に問題なければメイリオを使いましょう。
また、どんな色を基調とした装飾を施していくのか、どんなテイスト・雰囲気に仕上げていくのかを事前に設計しておくことをおすすめします。
読み手が気持ちよく資料に目を通すことができる資料になるからです。
3.画像やグラフの挿入
文字を入力したら、画像やグラフを挿入します。画像・図形・表・グラフなどは挿入タブから配置することができます。
画像を挿入する場合、「画像」をクリックしてファイルを選択すれば、簡単に画像の挿入ができるようになっています。サイズ調整を調整したい場合は、画像をクリックして青い線を動かして適当な大きさに変更してみてください。
グラフを挿入する場合、「グラフ」をクリックして、グラフの種類を選びます。カテゴリごとに比較したいなら縦棒、推移を確認したいなら折れ線など、目的に応じてグラフを選択しましょう。
4.スライド番号を設定
初心者がパワーポイントでプレゼン資料を作っていて忘れがちなのが、スライド番号の記載です。
スライド番号は、挿入タブの「テキスト」から挿入できます。「スライド番号」をクリックし、中央の「スライド番号」の横のチェックボックスにチェックマークを入れましょう。
そのまま適用を押すと、タイトルスライドにもスライド番号が表示されます。
タイトルスライドのスライド番号は非表示にしたい場合、「タイトルスライドに表示しない」に忘れずチェックマークを入れます。
「すべてに適用」を押せば、タイトルスライドにはスライド番号が表示されません。
5.アニメーションとスライドショーを設定
ここまで、パワーポイント初心者向けに「これだけは覚えておきたい」という基本的な使い方を解説しました。続いて、パワーポイントの仕上げとなる、アニメーションとスライドショーの使い方について説明します。
アニメーション：動きを加えて聞き手を惹きつける
パワーポイントアニメーションの機能によって、文字が回転しながら現れたり、画像がにじむように消える効果を使用する事ができます。
まず、アニメーションタブを選びましょう。アニメーションは、テキストボックス・画像・グラフなどそれぞれ設定する必要があります。注意してください。
アニメーションを追加したいテキストボックス・画像・グラフをクリックして選択すると、アニメーションが選択できるようになります。
アニメーションは多すぎても見にくくなるため、強調したい部分にのみ使うようにしましょう。
また、ポップなアニメーションは資料の内容や会場の雰囲気によってはなじまない場合がありので、内容に合ったアニメーションを選ぶようにしていきましょう。
スライドショー：本番に備えて最終チェックをする
アニメーションの設定が終わったら、いよいよスライドショーで最終チェックの段階です。
スライドショーでは、「文字や画像が見切れていないか」「図形はずれていないか」「全体の余白バランスは適切か」など見るポイントを絞り、丁寧にチェックしていきます。
ただぼんやりとスライドショーを眺めていては、ミスを見つけることができないので、チェック項目表を作成することもおすすめです。
また、スライドショーを確認しながら、実際に声に出してプレゼンの練習をしておくと安心です。声に出してみることで、資料の足りない部分に気づくこともあります。
スライドショーを確認しながら練習すれば、当日に向けて自信をつけることもできるでしょう。
まとめ
パワーポイントの初心者向けに「やりがちな失敗」「パワーポイントの使い方やコツ」を詳しく解説しました。これからパワーポイントで資料を作る方の参考になれば幸いです。
パワーポイントはシンプルで使いやすいソフトなので、基本的な使い方を知るだけで、クオリティの高いプレゼン資料や企画書を作ることができます。全体バランスを意識しながら、聞き手目線も忘れずに資料を作成し、プレゼンを成功させましょう！
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