資料作成代行なら、効率よく品質向上を目指せる!アウトソーシングを活用してみよう

時間に追われている時や、アイディアを上手く表せない時など、自分が思い描く通りの資料を、誰かが作成してくれたらいいな、と思ったことはありませんか?

依頼をした後、コア業務に集中していたら完成度の高い資料が仕上ってきた、なんてことがあったら、コア業務に時間やパワーが使えた上に業務効率もアップして嬉しいですよね。

一方で、代行業者を利用することで、資料のクオリティや、費用、セキュリティ面などで、なにか不都合なことがあるかもしれないと、不安に思うところもあるかもしれません。

この記事では、どのような資料を代行で作成できるのか、納品実績や費用、活用方法などに焦点を当て、継続利用率97%と満足度が高いサービス事例も紹介していきます。

資料作成代行は、何を依頼できる?

資料作成代行とは、資料の作成を、自社のリソースではなくアウトソーシングにて行うことをいいます。

「資料」と言っても、事業計画書や報告書、企画書や提案書、プレゼン資料、受発注の管理表、申請書など、業界や職種によって、資料の種類はさまざま。

更には、ワードやエクセル、パワーポイントなど、形式もバリエーション豊かですよね。

代行業者に依頼した場合に、実際にどのような資料作成を代行してもらえるのか、職種別に例を紹介していきます。

■採用・人事

人事部では、主に採用活動に関する資料作成を、代行依頼することができます。

第一に、求人原稿の作成です。
求人サイトや求人誌などへ、求人広告を掲載したい時には、仕事内容や会社の特徴などをアピールするため、魅力的な求人原稿の作成が必要です。

会社説明会を行う時には、会社パンフレットや、スクリーンに映すためのパワーポイント資料なども作成する場合が多いでしょう。

また、入社前後のセミナーや研修の資料、マニュアル、手続きなどの申請書の作成も、人事部で担当することが多い業務ですね。

<資料例>
・求人原稿
・会社案内パンフレット
・説明会
・セミナー/研修
・マニュアル
・手続き/申請書

■秘書・総務

秘書や総務部では、幅広い種類の資料作成をする企業が多いため、アウトソーシングすることで業務効率化に貢献できそうです。

例えば、リサーチ業務。導入を検討しているシステムの比較から、接待で使用するレストランのリストアップまで、さまざまな内容に対応しています。

また、会議の議事録を統一したり、領収書をまとめた経費申請の書類も手間がかかる業務だと思います。

さらには、挨拶状を含むさまざまな社外文章(書状)の作成や、書類やサイトの翻訳などを専門業者に依頼することで、品質の向上を目指すこともできるでしょう。

<資料例>
・リサーチ
・議事録
・会議資料
・社外文章(書状)
・翻訳
・経費申請

■経理

経理部では、経費に関連する書類をはじめ、定期的なサイクルで資料作成を行う企業も多いのではないでしょうか。

社外取引の際に必要になる、注文書、見積書、請求書、決算書や、受発注や資金調達に関する申請書など、企業の活動に合わせた資料作成が求められます。

また、期末決算の時期には、貸借対照表や損益計算書などを作成したり、会計帳簿の作成も大切な業務となります。

力を注ぎたいコア業務に集中するために、代行業者を上手に利用することも一つの手ですね。

<資料例>
・注文書
・見積書
・請求書
・決算書
・資金調達/申請
・受発注
・経費精算

■企画・マーケティング

企画やマーケティング部では、リサーチやレポートの資料作成を行う機会が多いでしょう。

営業や提携リストや、競合・事例・統計データのリサーチ、アンケート集計、アクセス解体レポートや、ジャーニーマップ・ポジショニングマップの作成などは、プロジェクトを成功させるために必要な資料です。

もし自社に、海外サイトや現地リサーチのノウハウが蓄積されていなかったり、メルマガやプレスリリースの原稿作成の手間がかかる場合には、プロに任せてしまうこともおすすめです。

<資料例>
・営業/提携リスト
・競合/事例/統計データリサーチ
・海外サイトのリサーチ
・アンケート集計
・アクセス解析レポート
・メルマガ/プレスリリース
・ジャーニーマップ/ポジショニングマップ

■営業

営業部では、 自社の製品をサービスを明確にアピールするために、要点を押さえた資料作成がポイントとなります。

営業資料が主な資料作成ですが、他にも、企画書や提案書、事業計画書、報告書、プレゼン資料など、明確な資料が有利な商談へと繋がります。

これらの資料は、パワーポイントを使用して作成することが一般的なので、資料のクオリティは、パワーポイントのスキルにも左右されてしまいます。

パワーポイント資料の専門代行業者も数多く存在しているので、アウトソーシングすることで高品質な資料を作成して売上に繋げることもおすすめです。

<資料例>
・営業資料
・企画書
・提案書
・事業計画書
・報告書
・プレゼン資料

資料作成を自社で行うデメリット

企業は、部署ごとにさまざまな資料作成を行っているので、少し例を挙げただけでも、これだけの資料があります。そして、これらの資料は、全て代行業者に依頼できるのです。

自社で全ての資料を作成している場合、企業全体の業務量からみても、資料作成に費やしている時間や労力が大きく、各社員にかかっている負担も大きいのではないでしょうか。

ここでは、自社で資料を作成することで生じる、3つのデメリットを確認していきましょう。

■時間と手間、パワーがかかる

資料の種類や担当者の専門性、経験値などによっても異なりますが、資料作成には時間と手間、パワーがかかるという問題があります。

例えば営業職なら、コア業務の営業活動と並行して、営業資料の作成に振り回されている、なんてことも珍しくないでしょう。

経営資料作成に20時間以上かけている企業もあるという、驚きの結果も出ています。これだけの時間があれば、事業計画を見直したり、経営課題の分析をしたりすることもでき、売上の向上や事業の拡大へ向けた、業務フローの再構築もできるでしょう。

時間や手間、パワーは有限なので、コア業務へ全てのリソースを使いたいと思うのが本音ではないでしょうか。
コア業務以外のところへ、多くのリソースを使っているとしたら、もったいないですよね。

■社員によってクオリティに差がある

時間も労力もかかる資料作成ですが、作成方法はどこで学びましたか?

NTTコムリサーチとプレジデントによる共同企画調査では、全国の20代~60代の正社員のうち、23.2%が「直属の上司から」教わったと回答しています。
一方で「特に教えられていない」という回答が、なんと52.1%に上りました。

上司や先輩から教わった場合は、その人のスキルやクセ、スタイルなどが、そのまま部下に引き継がれていることが多いでしょう。
そして、指導してくれる上司や先輩がいなければ、独学で身につけるしかないという厳しい現実があります。

そのため、社員の専門性や経験値によって、資料作成のクオリティに大きな差が生じてしまうこともあるのです。

資料のクオリティが低いと、社外では営業の受注率も上がらず売上も伸びづらかったり、自社製品やサービスの良さが伝わらず、他社とのコンペで負けてしまうかもしれません。

社内でも、本来1つの資料にまとめられる内容が、複数に分割されていて効率が悪くなっていたり、新規事業の提案が理解してもらえない、なんてことにも繋がります。

■社内の資料バリエーションが少ない

資料がいつも同じようなパターンになってしまい、バリエーションが少ないという悩みも聞きます。

コンペやプレゼンの機会が多い企業や部署では、他社や他部署で作成された資料を見ることもあるかもしれません。
ところが、人員の入れ替わりがほとんどなかったり、十分なリソースが確保できなかったりして、作成する資料のフォーマットや内容をアップデートできていないという企業や部署も多いのではないでしょうか。

長い期間、同じメンバーで、同じ業務を繰り返していると、内容がマンネリ化して形式的に記載していたり、新しいアイディアを取り入れることが難しい環境になってしまいがち。

常に、もっと効率良く成果を出すための方法はないか、検討していきたいですね。

資料作成代行を導入するメリット

資料作成を自社で行うことが難しい場合は、資料作成代行を専門としている業者へ、アウトソーシングすることができます。

社内のさまざまなリソース不足を解消し、コア業務に集中したい時には、大きなメリットが実感できるでしょう。

■資料の品質が担保されている

第一に、品質が担保されている点です。

資料作成代行を専門にしている企業へ依頼するため、高いクオリティの資料を作成してもらえるという安心感があります。

資料のクオリティが高いと、説得力が増します。

社外では、自社製品やサービスを理解してもらいやすいため、受注に繋がりやすく売上に直結するでしょう。
社内では、定例作業はデータ整理の時間短縮ができ、作成後の共有や蓄積のしやすさへ繋がるため、業務効率が向上します。

代行業者は、納品前に資料内容を確認して、依頼内容や完成イメージと違っている場合には、修正対応を受け付けている場合もあります。

それだけ、高品質の資料を作成することにこだわっている業者が多いということが言えます。
修正は別料金となるのか、料金内で何回まで対応しているのかなども、事前に確認しておきましょう。

そして、品質と同じくらい大切になるのは、セキュリティ面。
情報漏洩の不安を解消するためにも、機密保持契約を締結することをおすすめします。サイト内に明記している業者に依頼すると安心ですね。

■資料作成を多数行ってきた実績がある

代行業者は、実力のあるプロならではの高い技術力で、多数の資料を作成してきた実績がある点も強みです。

パワーポイントやエクセル、ワードなどをはじめ、タブレット端末にも対応していたり、さまざまなソフトやツールを利用したりして、資料作成を代行する業者が数多く存在します。

そのため、蓄積されている事例パターンや、素材などのバリエーションも豊富。
英語や中国語など、外国語に対応した資料作成を行っている業者もあります。

さらには、資料の内容を客観的に判断してもらえるため、今まで必要だと思っていた項目が、実は不要だったり、コンパクトにまとまられたり。
逆に、説得力のある資料にするためには、足りていない要素が見つかったりすることもあります。

多数の資料を作成してきた実績があるからこそ、資料の過不足まで判断ができるのです。

■資料が必要な時に、必要な量だけ依頼できる

アウトソーシングを活用することで、必要な時に必要な量だけ依頼をすることが可能になります。

例えば、繁忙期だけ資料作成を代行してほしい、新しく資料が必要になったけど社内にリソースや蓄積されたデータがないなど、さまざまな状況に応じて利用することができるのです。

これを自社内で解決しようすると、繁忙期や、専門知識を持っている新たな人材の確保が必要となります。
せっかく新しい人材を採用しても、繁忙期以外は特に業務がなかったり、プロジェクトが軌道に乗った後は専門知識を持っている人材を持て余してしまう…ということも起こりえます。

このような事態を避けるためにも、自社内のリソースを最適化したい企業にこそ、依頼する資料の種類や量を調整できる、アウトソーシングの活用がおすすめです。

資料作成のアウトソーシングを、効率良く自社に取り入れるためには、まずは目的を明確にすることが大切です。
なぜこの資料を作成する必要があるのか、どうやって作成した資料を業務で生かしていくのか、作成する目的を具体的にシミュレーションしてみましょう。

資料作成をオンラインアシスタントに依頼するメリット

資料作成は、代行を専門にしている業者に加えて、オンラインアシスタントに依頼をすることもできます。

オンラインアシスタントとは、バックオフィス業務からデザインまで幅広く業務サポートができるサービスのことで、最近ではインターネットを活用して、スタッフが在宅勤務でサービスを提供している企業も増えてきています。

そんなオンラインアシスタントは、資料のジャンルを越えた幅広い提案力を持つスタッフが対応していたり、低コストで依頼ができたりと、メリットもたくさん。

継続利用率97%と、満足度が高い「HELP YOU」の活用事例も参考にしてみてください。

■費用が安い

資料作成を専門業者に依頼した場合、かかる費用は資料の内容や種類により差があります。

例えば、パワーポイントにてプレゼン資料やマニュアルの作成代行を依頼する場合は、20~30万円が目安です。
さらに、グラフや図の挿入、アニメーション設定、スライド全体構成などは、オプション料金となっている業者も多いため、依頼をする業者は吟味してから選択したいところです。

一方の、オンラインアシスタントは、月額8~10万円で30時間分の業務を依頼することができるので、専門業者よりも手ごろな価格で、アウトソーシングを取り入れることができます。

契約時間の30時間はどのように利用しても良いので、全ての時間を資料作成に充てても良いですし、自社で行っている資料内容の改善案を求めたり、業務フローの構築を依頼することもできます。

オンラインアシスタントは、低コストで利用できる点に加えて、依頼したい内容を自由に組み合わせることができる点も、支持されている理由となっています。

■資料のジャンルを越えた幅広い提案力

オンラインアシスタントは、さまざまな業界で活躍するスタッフがそろっているため、資料のジャンルを越えた、幅広い提案力を提供することも得意です。

例えば、Webメディアを運営している企業が、SEO対策として、どのようなキーワードから自社メディアへ流入しているのか、という資料を作成したい場合、リサーチや分析の進め方を含めて、オンラインアシスタントへ相談することができます。

まずは担当のスタッフが、流入キーワードのレポート資料を代行作成します。ここまでは、依頼通りなので、「仕事」として想定内だと思います。

ところが、流入キーワードの結果から、SEO対策ができていないWebコンテンツや記事を分析する方法の提示や、強化キーワードや記事内容の修正などの提案をされたら、どうでしょうか。自社の味方ができたようで、心強くありませんか。

オンラインアシスタントには、SEO対策に詳しいスタッフ、ライティングが得意なスタッフというように、さまざまな専門分野のスタッフが在籍しているところが強みでもあります。

このように、資料作成を代行するだけではなく、資料のジャンルを越えて幅広く提案し、実行する力も兼ね備えているところも、オンラインアシスタントが魅力的である理由ではないでしょうか。

■継続率、満足度が高い

オンラインアシスタントサービスの中には、継続率97%以上と、非常に高い数字を誇っています。
満足度が高い理由は、クライアント企業ごとに専属のディレクターが必ずつくため、専任のパートナーとしてサポートをする体制が整っているからです。

依頼された業務からノウハウや知識が蓄積され、業務の効率化はもちろん、他分野への業務展開も実現します。
それが可能となるのも、資料作成の代行だけではなく、業務パートナーとしての実績があるからこそ。

資料作成の代行をオンラインアシスタントに任せた場合の事例を、以下の記事で紹介しています。

オンラインアシスタントに興味を持った方は、ぜひご覧ください。

集計業務の依頼で、週に10時間の時間短縮に成功 株式会社ライフエスコートさま

本業以外のタスクを得手不得手考えずに全部任せられる ラフノート株式会社さま

【営業編】オンライン秘書活用のカギは?オンラインアシスタント会社に聞いてみた

まとめ

資料作成を効率よく行う方法として、品質向上も目指せるアウトソーシングの活用がおすすめです。

どのような資料を作成したいのか、まずは作成の目的や作成後の利用方法を明確にしましょう。
明確になったら、資料作成を専門にしている業者や、オンラインアシスタントなど、その時の自社のリソースに合わせて使い分けると、高い効果を実感できることでしょう。

資料作成のアウトソーシングを活用して、社内リソースをコア業務のために確保できたら、次はどんなことに挑戦してみたいですか?

資料作成はプロに任せて、効率up

資料作成でHELP YOUが選ばれる理由


時間のかかる上に、知識やテクニックを必要とする資料作成。
本当はもっと別のことに時間を使いたいのに、、

という悩みは紙資料でもウェブ上の資料でも同じもの。
できればプロに任せたいけど、どう依頼すればいいかわからない。


HELP YOUではそんなお悩みに応えるため、資料作成のスペシャリストメンバーが貴社のサポートをいたします。

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参考記事
提案書作成工数が1/3以下に!高品質のアウトプットで空いた時間はコア業務にコミット!

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