手書きで書かれた帳票や資料など、紙の書類を管理するのは何かと面倒ではないでしょうか。
書類の種類やサイズごとに分類したり、キャビネットにしまった書類から特定の情報だけを探し出すのは手間だと感じたことがある方も多いはずです。

また、社内で情報を共有する際も書類そのものを渡さなければならず、非効率的だと思ったこともあるかもしれません。

この記事では、手書きの文字をデータ化する方法の一つである「OCR」について解説！おすすめのOCRサービスもご紹介します。

記事を読むことで、手書き文字をデータ化するメリットについて理解でき、業務効率化のヒントがつかめるでしょう。

手書きの文字をデータ化する方法

手書きの書類をデータ化・電子化したいと思っても、まず何から始めればいいかわからないかもしれませんね。
ここでは手書きの文字をデータ化する主な方法についてご説明します。

１．手動で入力する

手書き文字をデータ化する最も簡単な方法は手動でデータ入力をすることです。
短い文章や数枚の書類であれば、いちいちツールやアプリを開くよりも、直接キーボード入力したほうが早く作業を終わらせることができます。

しかし、長い文章や大量の書類をデータ化したい場合、手入力は向いていません。手入力は時間がかかる上に、ミスが起きやすくなります。
入力する人によって作業時間や転記の精度にムラがあり、作業にかかる工数がわかりにくいという問題もあります。

２．OCRを活用する

手書きの文字をデータ化するもう一つの方法は、「OCR（Optical Character Recognition/Reader）」を活用するやり方です。

OCRとは、手書き文字をスキャンして画像をデータ化し、データのテキスト部分を文字データに変換してくれるものです。

極端に汚い手書き文字や紙が汚れていたりする場合、OCRでは読み取れないこともあります。
しかし、最近では読み取り精度が極めて高いAI-OCRというツールも登場しており、AI-OCR活用すれば99%以上の手書き文字を正しく読み取れるようになっています。

また、OCRを導入すれば、長い文章でも一瞬で正確に文字データに変換できます。入力時間の短縮や作業の手間がなくなり、業務効率化がはかれるでしょう。

OCRで手書きの文字をデータ化することによって、転記ミスなどのヒューマンエラーも減り、作業の質が上がります。

OCRを使うメリットについては、下記の「手書きの文字をデータ化するOCRのメリット」で詳しくご紹介します。

手書きの文字をデータ化するOCRとは

ここでは手書きの文字をデータ化するのに向いているOCRについて詳しく見ていきましょう。

OCRの種類

OCRは主に次の二つのタイプに分けられます。

一般的なOCR

一般的によく使われているOCRは、光学文字認識機能を使っています。

おおまかに説明すると、
1.画像データをスキャン
2.文字部分を抜き出し
3.抜き出した文字部分を文字データに変換
という工程を経て、文字をデータ化しています。

OCRでは、例えば会議資料に手書きしたメモなどをスキャンし、書かれている文字を認識して議事録などに活用できます。
紙で配布された資料や顧客に手書きで書いてもらった帳票なども、OCRを使うことで文字データとして保存しておくことができます。

メモや資料を手動で入力するのは効率が悪いため、OCRを活用することで業務効率化がはかれるでしょう。

AI-OCR

最近では、AI（人工知能）技術を活用したOCRも広く使われるようになっています。

AI-OCRはOCRの文字認識機能にAIを組み合わせた技術で、従来のOCRよりもさまざまな機能を持っています。

例えば、AI-OCRではビッグデータや機械学習の活用によって、一般的なOCRよりも文字認識の精度が向上しています。
顧客から提出された手書きの帳票からデータを集計し、項目別にデータをまとめるといった機能があるツールもあります。

最先端の技術であるAI-OCRでは、ただ手書き文字をスキャンしてデータ化するだけではなく、活用しやすいデータとして体裁を整えることも可能です。

手書きの文字をデータ化するOCRのメリット

手書き文字をデータ化するには手間や時間がかかりますが、それを上回るメリットがあります。
ここでは、手書き文字をデータ化するメリットについてご紹介します。

入力の時間や手間を削減できる

紙にメモした内容や手書きで書かれた帳票をOCRでデータ化すれば、入力作業の時間や手間を削減できます。

手動入力では、データ化する際の入力の手間だけでなく、転記ミスがないかなどのチェック作業にも時間をかける必要があります。

OCRではスキャンと同時に文字データを残すことができるため、データ入力の手間がほとんどなくなります。

OCRを使うことで、データ入力とチェック作業にかかる時間と労力を削減することができます。作業にかかっていた人件費も削減できるようになるでしょう。

データ化の質が向上する

OCRを活用することで、データ化の質が向上します。

手動入力ではどうしても入力ミスや転記ミスが発生しがちです。このようなヒューマンエラーは、OCRを活用することで限りなく減らすことができるでしょう。
さらに、AI-OCRは文字の認識精度が高く、99％に近いものまで存在します。

情報の検索や共有がしやすい

紙をそのまま画像スキャンするのではなく、OCRを活用することで文字データとして保管できるようになります。

そうすることでデータの検索性が上がり、必要な情報を抽出しやすくなります。
また、データ化によって社内メンバーや顧客との間で情報を共有しやすくなるでしょう。

また、紙ベースの書類だと複数拠点での共有が難しいだけでなく、複数のメンバーが同時にデータを参照したり編集したりすることができません。
しかし、データ化された情報であれば、ファイルをインターネット上やサーバー上で共有することが可能になります。

書類をデータ化しておくことで、必要な情報の検索や共有がしやすくなり、ビジネスのスピード感が増すでしょう。

セキュリティを強化できる

手書きの文字をデータ化して管理すれば、セキュリティの強化にもつながります。

紙ベースで管理していると、部外者による閲覧や書類の紛失といったトラブルが起こる可能性があります。データ化して管理することで、そのようなトラブルは防げるでしょう。

例えば、キャビネットに保管された紙ベースの書類は誰でも閲覧が容易です。しかし、データ化した情報であれば、アクセス制限や閲覧制限によって関係者以外は見ることができないように設定できます。

また、災害によって書類が汚損したり、パソコンなどの機器類が盗難にあったりしても、クラウド上にデータを保管したりバックアップをとっておくことで、必要なデータを復元することができます。

管理の手間が省ける

データ化された情報は物理的に保管する必要がなく、管理の手間が省けます。

物理的に保管・管理しなくてならない紙の書類は、一定のルールに沿って分類・整理し、保管または廃棄するという手間がかかります。
しかし、書類をデータ化しておけば、このような物理的な手間は不要になります。

データ化した書類はサーバー上やクラウド上に保存するだけで済むため、大量の書類を保管する倉庫や資料室も必要ありません。
手書き文字の資料や書類をデータ化することによって、保管の手間が省けるだけでなく、省スペース化や維持管理コストの削減にもつながります。

コア業務に集中できる

OCRを利用すれば、手書き文字の入力にかけていた人的リソースを、より重要なコア業務にかけることができるようになるでしょう。

データ入力などの作業は、企業の生産性向上には直接的にはつながらない業務です。こういったノンコア業務にOCRツールを使えば時間短縮にもつながり、業務効率化を図ることができます。

自社の人的資源はノンコア業務ではなく、企業の売上や利益に直接つながるコア業務に集中させるべきでしょう。

データ入力などの雑務から解放されることで、社員のモチベーションアップにもつながります。

手書きの文字をデータ化するOCRのデメリット

OCR活用のメリットについてご説明してきました。
ここでは、OCRを使う際のデメリットについてもご紹介します。

コストがかかる

OCRソフトやシステムを使用する場合、当然ですがコストがかかります。

しかし、OCRを導入すれば手入力にかかっていた人件費や書類の維持管理コストを削減できます。
また、一時的にコストがかかったとしても、OCRの活用によって従業員がコア業務に集中できるようになれば、結果的に費用対効果は高くなるでしょう。

対応できないフォーマットもある

OCRのソフトによっては対応ができないタイプのフォーマット形式も存在します。
まずは自社でデータ化したい書類がどういうものかを洗い出し、それに対応できるツールやサービスを探してみましょう。

修正に手間がかかる

OCRによってデータ化した書類でもミスがないとは言いきれません。
AI-OCRは99%近い精度を誇っていますが、読み取りの際に本当にミスがないかどうかは目視によるチェックが必要になります。

データの修正やチェックといった手間を社内でかけたくない場合は、その作業もあわせて対応してくれるサービスを選ぶのがおすすめです。

手書きの文字をデータ化するOCRの選び方

OCRの機能や、手書き文字をデータ化するメリット・デメリットについてはご理解いただけたでしょうか。
ここでは、OCRツールやサービスの選び方についてご紹介します。

目的や利用シーンを明確にする

まずはOCRを利用するシーンを想像してみましょう。
データ化する目的や、データをどう活用したいのかを明確にすることで、自社にとって必要な機能やサービスもおのずとわかってくるはずです。

多くの文章や書類を一気にデータ化したいのであれば、OCRを使うのが現実的でしょう。
しかし、データ化したい書類の量が少なかったり、使用頻度が少ない場合は手入力のほうがコストパフォーマンスが高い可能性もあります。

目的を明確にすることが、自社に合うOCRサービスを選ぶ第一歩です。

自社で行うか外注するかを決める

OCRを使う目的がはっきりしたら、次はデータ化作業を自社で行うか、それとも外注するかを決めましょう。

先でも述べたように、高性能なAI-OCRであっても文字の認識精度は100%ではありません。人間の目視によるチェックや修正作業はある程度必要になります。

自社内にそういった作業に対応できるリソースがない、もしくはリソースをかけたくない場合は、チェックや修正作業までまとめて依頼できるサービスにデータ化を外注するのがよいでしょう。

手書きの文字をデータ化するOCRサービス8選

手書き文字のデータ化作業は手間がかかるかもしれませんが、長期的に見ればコスト削減や業務効率化につながります。

ここでは、手書き文字のデータ化を支援してくれるOCRサービスについてご紹介します。

HELP YOU（株式会社ニット）

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

CLOVA OCR（LINE株式会社）

CLOVA OCRは、LINE株式会社が提供しているDocument AIサービスです。AI-OCRによって企業内の文書をデジタル化し、データ活用を促進します。

【特徴】
・崩れた文字などの読み取り、多言語の認識、専門用語の認識が可能
・定型でない書類を読み取る特化型OCR
・初期費用がかからない

【料金】
定型書類OCR：月額55,000円～
特化型OCR：月額88,000円～

Tegaki（株式会社コージェントラボ）

Tegakiは株式会社コージェントラボが運営するAI-OCRサービスです。データ入力業務の効率化とコスト削減を実現します。

【特徴】
・ディープラーニングを活用した独自開発のアルゴリズムを活用
・直感的に操作が可能なインターフェース設計
・幅広いニーズへの対応が可能

【料金】
要問い合わせ

SmartRead（株式会社コージェントラボ）

SmartReadは、株式会社コージェントラボが運営する、ドキュメント処理を自動化するIDPソリューションサービスです。時間のかかるデータの手入力作業を削減してくれます。

【特徴】
・高精度な文書の仕分け＆読み取り
・直感的に操作できるユーザーインタフェース
・問い合わせに随時対応する充実のサポート体制

【料金】
スモールプランは年額36万円～
スタンダードプランは年額96万円～

AI-OCRらくスルー（関西ビジネスインフォメーション株式会社）

AI-OCRらくスルーは、関西ビジネスインフォメーション株式会社が運営する、手書き帳票データ化サービスです。手入力作業を削減し、データによる管理を支援します。

【特徴】
・実証実験により導き出された高い読み取り精度
・誰でも簡単に操作できるシステム
・利用制限機能による情報漏洩の阻止

【料金】
ライトプラン：月額30,000円～
スタンダードプラン：月額99,800円～

スマートOCR（株式会社インフォディオ）

スマートOCRは、株式会社インフォディオが運営する、非定型帳票に対応したOCRサービスです。画像データからテキストデータを抽出し、業務効率化を支援します。

【特徴】
・AIによって画像データの中の文字を高精度で認識
・書式のバラバラな非定型帳票においても柔軟に対応
・ユーザーの声から生まれた充実した機能

【料金】
詳細は要問い合わせ

AI よみと～る（東日本電信電話株式会社）

AI よみと～るは、NTT東日本が提供する、手書き書類や帳票の文字をデータ化するAI技術を使ったOCRサービスです。大量の書類のデータ化により、帳票処理業務を削減します。

【特徴】
・崩れた文字でも96%以上の高い読み取り精度
・直感的で使いやすいブラウザベースの画面
・社内システム等と連携できるOCR機能

【料金】
プラン1：月額33,000円～
プラン2：月額110,000円～

CaptureBrain（キヤノンITソリューションズ株式会社）

CaptureBrainは、キヤノンITソリューションズ株式会社が運営する、クラウド型AI-OCRサービスです。さまざまな業務で利用されている帳票をデジタルデータに変換します。

【特徴】
・独自のイメージング技術を活用した補正機能
・帳票を自動判別し、OCR箇所を自動で特定
・さまざまなOCRエンジンを組み合わせ、高い認識率を実現

【料金】
スモールプラン：月額33,000円
ミディアムプラン：月額100,000円
初期費用：20万円

手書きの文字のデータ化のまとめ

手書きの文字をデータ化するOCRサービスについて、メリットやデメリット、おすすめの外注先についてご紹介しました。

手書き文字や紙ベースの書類をデータ化することで情報の検索性が上がり、業務効率化が期待できます。データ化によって、書類を保管しておくスペースや管理の手間も省けるでしょう。

自社内に手書きの書類などをデータ化するリソースがない場合は、OCRサービスの外注を検討してみてください。
自社の要望を叶えてくれる、ぴったりのサービスが見つかるかもしれません。

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