プレゼン資料制作のコツを押さえて作業時間を短縮!代行サービスも紹介

プレゼン資料の制作をしていると、あっという間に時間が過ぎてしまいませんか?

プレゼンテーションを成功させるためには、その内容を分かりやすく伝えるプレゼン資料の制作は必須。しかし、大事なのはプレゼンテーションの内容です。

プレゼン資料の作成は、あくまでも内容を伝えるための手段の一つ。必要以上の時間を費やすわけにはいきません。

では、プレゼン資料の制作時間を短縮するために、いったいどうしたらよいのでしょうか。

この記事では、プレゼン資料の制作に時間がかかる原因、資料作成のコツ、制作に役立つツール、おすすめの代行サービスをご紹介します。

読後には、プレゼン資料の制作時間を短縮するコツがわかり、生産性を向上させるための一歩が踏み出せるでしょう。ぜひ、最後までお付き合いください。

プレゼン資料の制作にかかる時間

まずは、プレゼン資料の制作に、多くの時間が費やされていることがわかる資料をご紹介しましょう。

経団連の「2017年労働時間等実態調査」では、「資料作成」は長時間労働につながる職場慣行の一つに挙がっています。

「2017 年労働時間等実態調査」を元に作成

ただし、ここでいう「資料作成」の中には、プレゼン資料だけでなく、その他の資料作成も含まれていることが予想されます。

そこで「ビジネスマンの資料作成に関する調査」(プレジデント社とNTTコムリサーチ社の共同調べ)と併せて考えると、その実態がより詳しく見えてきます。

同調査では、全国20~60代の企業に勤める正社員1093名が、通常業務でどんな資料を作成しているのかを調べています。

その結果、プレゼン資料の制作は、報告書、日報、議事録に次いで多いことがわかりました。

「ビジネスマンの資料作成に関する調査」をもとに作成

このことから、ビジネスマンが作成する資料において、プレゼン資料は比較的大きな比重を占めていることがわかります。

これら2つの調査から、プレゼン資料の制作には、長時間労働につながる多くの時間がかかっているといえるでしょう。

プレゼン資料の制作に時間がかかる原因

続いて、プレゼン資料の制作に時間がかかる原因をご紹介します。

ゴールが明確になっていない

プレゼン資料の制作に時間がかかる原因の一つは、ゴールが明確になっていないことです。

目的地がわからないまま闇雲に歩いても、時間だけが無駄に過ぎていくだけ。ゴールを明確にすることは、プレゼン資料の制作に限らず文章を書くうえでの原則であり、全ての業務に大切なことではないでしょうか。

プレゼン資料制作のゴールとは、こちらの望み通りに相手を行動させることです。そのためには、相手にどう行動してほしいのかを、最初にしっかり考えましょう。

その行動を促すために、相手のニーズや課題を考慮して、納得できる情報や根拠をプレゼンに盛り込む必要があります。適切な情報を盛り込むためには、相手がどんな人物であるかもよく知る必要があるでしょう。

一つのゴールに向かって、筋道を通していくこと。それが、プレゼン資料の作成時間を短縮するコツです。プレゼンテーションにおける筋道とは、現状分析→課題→原因→施策(商品・サービス)→効果といえるでしょう。

内容を盛り込みすぎている

内容を盛り込みすぎていると、ゴールやテーマが多くの情報に埋もれてしまい、結局何も伝わりません。

盛り込むのではなく、一つのゴールやテーマに向かって情報をそぎ落としていくこと。これが、伝わるプレゼンには必須です。

例えば、以下のようなプレゼン資料はNGです。

<内容を盛り込みすぎたプレゼン資料の特徴>
・ゴールやテーマが明確になっていない
・スライドの順番に筋道が通っていない(思考回路が行ったり来たりする)
・1つのスライドに2つ以上のメッセージが盛り込まれている
・1つのスライドの文字量・グラフ・図が多い
・ゴールやテーマに対して、重要ではない情報が盛り込まれている

伝わるプレゼンテーションの原則は、1つのゴールやテーマに向かって必要な情報を取捨選択し、論理的に並べること。迷いが生じたら、常にゴールやテーマに立ち返って考えるとよいでしょう。

デザインに凝りすぎている

デザインに凝りすぎると、時間がかかるうえに見やすさが損なわれてしまいます。

プレゼンテーションのデザインは「視認性」を重視することが大切です。視認性とは、パッと見たときの確認のしやすさのことをいいます。

PowerPointにはいろいろな機能があるため、ついデザインを凝りたくなってしまう気持ちもわかります。しかし、視認性を高めるためには、余計な装飾やデザインは不要です。

例えば、以下のようなプレゼン資料はNGです。

<デザインに凝り過ぎたプレゼン資料の特徴>
・色が4色以上使われている
・囲み文字を使っている
・オブジェクトにグラデーションや陰影などをつけている
・オブジェクトに囲い線と塗りつぶしの両方を施している
・アニメーションが多すぎる

デザインをシンプルにすることが、時間を短縮するうえでも、視認性を高めるうえでも重要です。

プレゼン資料の制作時間を短くする方法

ここからは、プレゼン資料の制作時間を短くする主な3つの方法をご紹介します。

最初に構成を考える

プレゼン資料を制作するときは、PowerPointを開く前に構成を考えることから始めましょう。

前章でお伝えした通り、プレゼン資料制作の時間を短縮するためには、最初にゴールを明確にする必要があります。ゴールにより早くたどり着くためには、最短経路を通ることが大切。その最短経路が、プレゼンでいう構成です。

プレゼンの構成を考えるときは、マインドマップが役に立ちます。

<マインドマップの作り方>
1.まずは、1枚の紙を用意しましょう。
2.紙のまん中に、プレゼンテーションのゴールやテーマを書きます。
3.次に、ゴールやテーマから思いつく要素を思いつくだけ、その周辺に書きます。
4.書いたら丸で囲み、ゴールやテーマと線で結んでおきます。
5.さらに、それらの要素から思いつく要素を、周辺に書いていきます。
6.書いたら丸で囲み、もとの要素と思いついた要素を線で結びます。
7.これを続けていきます。

大切なのは、プレゼンのゴールやテーマに関する頭の中の情報を発散させることです。その方法は、別にマインドマップでなくても構いません。ゴールやテーマから思いつくことを、とにかく箇条書きにしていくという方法でも良いでしょう。

頭の中の情報を発散させつつ、各情報の関係性を明らかにしていきます。そうすることで、1本の筋道が見えてくることでしょう。その筋道が、プレゼンテーションの構成となります。

内容とデザインをシンプルにする

二つ目の時間短縮のコツは、内容とデザインをシンプルにすることです。なぜなら、内容やデザインを盛ろうとすればするほど、その分、作業時間もかかるからです。

内容とデザインをシンプルにすることは、「伝わる」プレゼン資料を作成するうえでも重要です。なぜなら、内容をシンプルにするためには、筋道を整理し、必要な情報を取捨選択する必要があるからです。
シンプルにしようと意識する過程で、自然とプレゼン資料が研ぎ澄まされていくのです。また、デザインをシンプルにすることは、視認性を高めることにつながります。

具体的にシンプルなプレゼン資料とは、以下の特徴を網羅した資料のことです。

<シンプルなプレゼン資料の特徴>
▼内容
・1つのプレゼンテーションにおいて、ゴール(テーマ)は1つ
・1つのスライドにおいて、伝えたいメッセージは1つ
・1文において、伝えたい事柄は1つ

▼「1文において、伝えたい事柄は1つ」の具体例
誤:明日の会議は午後1時から、4階の第3会議室で行い、参加者は広報部と営業部と商品開発部の担当者で、テーマは新サービスの広報手段についてです。
正:明日の会議は午後1時から、4階の第3会議室で行います。テーマは新サービスの広報手段についてです。参加者は、広報部、営業部、商品開発部の担当者です。

▼デザイン
・色は3色以内
・囲み文字は使わない
・オブジェクトにグラデーションや陰影はつけない
・オブジェクトの囲い線と塗りつぶしは、どちらか一方
・アニメーションを多用しない

以上の特徴を意識して、シンプルにプレゼン資料を作成してみてください。

資料制作を外注する

プレゼン資料の作成時間を短縮するためには、思い切って外注するという手段もあります。

もちろん、外注するためには料金がかかります。しかし、自分で作成した場合の作業時間を時給換算した場合、実は外注したほうが割安かもしれません。

さらに、外注することで時間に余裕が生まれ、よりコア業務に時間を割くことが可能になります。その結果、生産性の向上も期待できるでしょう。

また、プレゼン資料制作を担う代行会社の中には、「伝わる」資料作成に精通したスキルの高い人材が在籍している会社もあります。そうした代行会社に依頼すれば、社内で作成するよりも、精度の高いプレゼン資料の制作が期待できるでしょう。

おすすめの代行会社は、当記事の最後でまとめてご紹介します。

プレゼン資料の制作に使えるツール

ここからは、プレゼン資料の制作に使えるツールをご紹介します。

Power Point


■特徴
Power Pointは、Microsoft社から販売されているプレゼン資料制作用のアプリケーションソフトです。Power Pointには、2つの側面があります。

1つは、プレゼンテーションで使用する資料を作成する側面です。Power Pointでは、スライド1ページに文章、グラフ、表、画像、動画などを自由にレイアウトすることが可能です。文章などをアニメーションで動かすことで、印象づけや視線誘導の効果も期待できます。アニメーションは、タイミングや動き方などの細かい設定が可能です。

もう1つの側面は、作成した資料をプロジェクタなどで壁面に投影し、聴衆に見せることです。次のスライドに移動したり、アニメーションを動作させたりするのもワンクリックで簡単に実行できます。作成した資料は、配布資料として見やすく印刷することも可能です。

■料金プラン
1ユーザーにつき540円~/月
※Word、Excel、Outlook等含む
※上記は一般法人向けプランの料金。家庭用プランも別途あり

■運営会社
日本マイクロソフト株式会社

Canva

■特徴
Canvaは、ユーザーが自由にデザインを作成して、公開することを目的としたオンラインデザイン公開ツールです。プレゼンテーション用の資料作成に加え、以下のようなデザインの作成が可能です。

・動画
・Instagramの投稿写真、ストーリー
・チラシ、ポスター、A4文章
・ロゴ
・YouTubeのサムネイル画像

特徴は、420,000点を超えるスタイリッシュなテンプレートです。フォントも3,000種類以上あります。また、7,500万を超えるプレミアム画像、動画、グラフィック、オーディオなどが追加料金なしで使用可能です。
チームメンバーを招待すると、共同作業を行うことも可能です。

ただし、スライドの実行はオンライン上でなければできないため、インターネットに接続できる環境が必須です(PowerPointはオフラインでも実行可能)。
アニメーション機能も、PowerPointのほうが優れているといわれています。

■料金プラン
5ユーザーまで:1,500円/月
10ユーザーまで:5,500円/月
15ユーザーまで:9,500円/月
50ユーザーまで:37,500/月
カスタムプラン(51ユーザー以上):ユーザー数により変動
※無料プラン有り

■運営会社
Canva

Googleスライド

■特徴
Googleスライドは、Google社が提供するオンライン上の無料プレゼン資料制作ツールです。PowerPointと同様に、文章や画像などを自由にレイアウトすることができます。
アニメーションのタイミングや動きも細かい設定が可能。作業中は変更内容が自動保存されるため、逐一保存作業を行う必要もありません。PowerPointとの互換性もあります。

パソコンに加え、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからも作成・編集を行うことができます。オフラインでも作業の継続が可能。

共有設定を行うことで、インターネット環境があれば、誰でもプレゼンテーションの閲覧・編集・コメントが可能になります。

■料金プラン
パーソナルプラン:無料
Business Starter:680円/月
Business Standard:1,360円/月
Business Plus:2,040円/月
Enterprise:要問合せ

■運営会社
Google

keynote

■特徴
keynoteは、Apple社が提供するmacOS、iOS、iPadOS用のプレゼン資料制作ツールです。Windowsでは使用できません。PowerPointとの互換性はありますが、完ぺきではないようです。

PowerPointに比べて機能がシンプルで、動画再生の自由度や動作が優れているといわれています。ライブ映像を組み込んで見せたり、YouTubeやVimeoの動画を埋め込んで再生することも可能です。

さらに、iPhoneで撮影した写真や書類を、連携カメラでMac上のKeynoteにそのまま送信することもできます。チームメンバーとの共同作業にも対応しています。

■料金プラン
無料

■運営会社
Apple

プレゼン資料制作を外注できるサービス

最後に、プレゼン資料の制作を外注できるおすすめのサービスをご紹介しましょう。

HELP YOU

■特徴
HELP YOUは、優秀な人材がチーム制で業務サポートを行うオンラインアウトソーシングサービスです。スタッフの中には、大手企業や外資系企業などで正社員として活躍した経験を持つ人もいます。

プレゼン資料制作に加え、経理、人事、マーケティング、営業サポートなど、幅広い業務サポートに対応。500クライアント以上の利用実績があります。

■料金
通常プラン:10万円/1ヶ月(税抜)
※契約期間6ヵ月
※実働時間30時間/月
カスタムプラン:依頼内容に合わせて変動、要問合せ

そんなHELP YOUでは、資料作成に特化したサービス「HELP YOU+資料作成プレミアム」も提供しています。

HELP YOUの「資料作成プレミアム」サービス

■特徴
HELP YOU+資料作成プレミアムは「伝わること」にこだわった資料作成サービスです。
クライアントが「伝えたい内容」を理解したうえで資料作成を行うため、本質を捉えた「伝わる」資料が完成します。

また、HELP YOUにはバイリンガルや海外在住スタッフもいるため、外国語での資料作成や翻訳も可能です。

<利用者の声>
O社「完成度が高くて驚きました。初回打ち合わせで提供した情報に加え、企業Webサイトや対外公開資料まで調べたうえで、質の高い資料を作成してくれました

Z社「我々が気づかない提案をしてもらえました。非常にわかりやすく、インパクトのある資料に生まれ変わり、HELP YOUにお願いして大正解でした」

■料金
基本料金:5,000円
作成料金:10,000円/枚
※最低発注枚数10枚
※アニメーション付き資料などは、別途料金発生

■運営会社
株式会社ニット

 

バーチャルプランナー

■特徴
バーチャルプランナーは、対面・ビデオ通話・電話などでのヒアリングをもとにプレゼン資料制作を行う代行会社です。そのため、文章での原稿提出が面倒な方におすすめのサービスです。
追加料金なしでスピード納品にも対応。ただし、作成期間は制作にかかる工数により変動します。

■料金プラン
<ページ作成費>
ライトプラン:10,000円/1ページ
※4テイスト・3カラーのパターンからデザインを選定

スタンダードプラン:15,000円/1ページ
※希望に合わせてオリジナルデザインを作成

<オプションメニュー>
企画構成:50,000円~
グラフ制作:5,000/1点
画像素材手配:10,000円~
アニメーション設定:10,000円~
オリジナルイラスト作成:10,000円~

※最低価格は20万円~

■運営会社
株式会社ストリームライン

カラくるデザイン

■特徴
カラくるデザインは、価格の安さが特徴的なプレゼン資料制作代行サービスです。例えば、PowerPointの作成は、1ページ3,000円~の値段設定になっています。ただし、かかる工数により、単価が変動する点には注意が必要です。

プレゼン資料制作の他にも、以下サービスに対応しています。

・イラスト制作、トレース作業
・広告デザイン
・翻訳(英訳、和訳)
・校正、校閲
・ライティング
・撮影、動画編集、画像編集
・データ集計、統計処理

■料金プラン
PowerPoint資料:3,000円~/1ページ
A4資料:5,000円~/1ページ
グラフ、図、表:1,500円~/1カット
資料サイズや配置の再構成: 2,000円~/1ページ

■運営会社
カラくるデザイン

ココナラ

■特徴
ココナラは「個人のスキル」を気軽に売り買いできる日本最大級のプラットフォームです。21年11月時点で、200カテゴリー以上のサービスが販売されています。

プレゼン資料制作においても、さまざまな個人事業主がスキルを販売中です。グラフィックデザイナーや上場企業勤務中のパラレルワーカーなどがサービスを提供しているようです。

購入・販売時の金銭のやり取りはココナラが仲介するため、個人とも安心に取引が可能です。

■料金プラン
サービス提供者により、さまざま

■運営会社
株式会社ココナラ

ドキュメントプラス


■特徴
ドキュメントプラスは、PowerPointのレイアウトだけを任せたい企業におすすめのサービスです。なぜなら、プレゼン資料の制作を依頼するうえで、必ず原稿を提出する必要があるからです。その分、低価格である点が特徴的で、修正対応は無制限です。

PowerPointのレイアウトは「Powerpointプレゼンテーション技能検定上級」「Microsoft Office Specialist Powerpoint」といった有資格者が担当します。

■料金プラン
<基本料金>
1~4ページまで無料、5ページ以上5,000円

<作成料金>
1~10ページまで:3,000円/1ページ
11~20ページまで:2,800円/1ページ
21ページ以上:2,500円/1ページ

■運営会社
ドキュメントプラス

まとめ

当記事では、プレゼン資料制作の時間を短縮するコツ、おすすめのツール、代行サービスをご紹介しました。

プレゼン資料制作に時間がかかる原因としては「ゴールが明確になっていない」「内容の盛り込み過ぎ」「デザインの凝り過ぎ」の3つが考えられます。
また、制作時間を短縮するためには「最初に構成を考える」「内容とデザインをシンプルにする」「資料作成を外注する」といった3つの方法がありました。

そもそもプレゼンテーションにおいて大事なのは、資料作成ではなく「伝えたい内容」です。
その内容を考える作業はコア業務といえますが、プレゼン資料の制作はノンコア業務に当たるのではないでしょうか。ノンコア業務が「長時間労働につながる職場慣行」となっている状況は、早急に解決したいものですね。

当記事でご紹介したプレゼン資料制作のコツをつかめば、プレゼン資料の作成にかかる時間を短縮することができます。ノンコア業務の時間を短縮することで、コア業務に割く時間を増やし、企業成長を加速させましょう。

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