奨学金業務は、多くの大学や教育機関での重要な業務の一つです。近年、奨学金制度の拡大や業務の複雑性が増してきたことに伴い、業務のアウトソーシングが注目されています。

奨学金業務を外部の専門機関に委託することで、業務の効率化や運用の向上、さらにはコスト削減のメリットも得られます。

この記事では、奨学金業務のアウトソーシングの重要性とそのメリットを詳しく解説します。さらに、適切な委託先の選び方のポイントと、おすすめのアウトソーシングサービスも紹介します。

アウトソーシングを活用して、奨学金業務に関わる課題を効果的に解決しましょう！

奨学金の業務委託が増えた理由

奨学金業務の効率化を目指し、多くの教育機関が関連業務を外部に委託しています。この業務委託（アウトソーシング）の増加の背後には、複雑化する手続きや新制度の導入の影響などが見受けられます。

奨学金の業務委託の認知が拡大

以前は、奨学金の手続きの煩雑さや、学生の個人情報の取り扱い、運用の安全性の観点から、外部への業務委託は慎重に考えられていました。
しかし、近年、大学やその他の教育機関でのアウトソーシングの成功事例が増加。

業務委託を通じて、奨学金業務の効率化と安全性の両立が可能であることが広く理解されるようになりました。その結果、より多くの教育機関がアウトソーシングのメリットを評価し、導入を積極的に検討しているのです。

給付型奨学金の新制度で受給者率が増加

新たな給付型奨学金の制度導入も、奨学金業務の委託が増加している背景の一つです。
この新制度の導入により、奨学金受給対象者の範囲が広がり、受給者数は大幅に増加しました。その結果、奨学金業務の業務量も急増しています。

同時に、新制度の導入は奨学金業務の複雑化をもたらしました。支給金額の増加や入学金・授業料の免除・減額といった柔軟な制度の導入があり、職員にはこれまで以上の多様な業務が求められるようになりました。

こうした変化への対処において、大学内だけでは処理しきれない課題が浮上しています。そこで、外部業者への業務委託がますます注目を集め、その重要性が高まっているのです。

出典：日本学生支援機構「令和2年度学生生活調査結果」

奨学金業務がひっ迫する理由

奨学金業務が職員にとって大きな負担となっている背景には、複数の要因が絡み合っています。

奨学金申請時期の集中

学生証の発行や各種登録業務など、学生窓口での業務が奨学金申請の時期に集中します。多くの大学で奨学金業務は他の業務と兼務となっており、特に春の新入生受け入れシーズンには、業務量の増加が見受けられます。

このような業務の集中は、奨学金業務の迅速な対応を難しくさせ、職員の疲弊を招く原因となります。

古いシステムと手動プロセス

奨学金申請には複数の書類提出が必要で、これらの申請プロセスは主に紙ベース。多くの手作業が求められます。このような古いシステムは、作業の効率を低下させ、職員の負担を増大させると同時に、業務の遅延やムダな時間の浪費にもつながっています。

奨学金業務が煩雑

奨学金制度自体が以前と比較して複雑な仕組みに変わったことにより、手続きの煩雑さも増しています。
内容の確認作業は増加し、申請書類の不備も頻発。特に書類不備が生じた場合、学生との確認作業や調整が必要となり、多くの時間を要します。

職員は多くの学生とのコミュニケーションと並行して、煩雑な業務を進める必要があり、その負担は軽くはありません。

大学奨学金事務を業務委託するメリット

奨学金関連の業務を外部に委託することにより、大学は数々のメリットを得られます。

職員の業務ひっ迫を解消

日々、大学内で多岐にわたる業務に従事する中で、奨学金業務の増加は職員の業務負担を一層増大させます。しかし、アウトソーシングを導入することで、奨学金業務の専門家がこれを担当し、職員はコア業務に集中できるようになります。

さらに、突発的な業務や変更にも迅速に対応できるため、全体の業務運営がより効率的になります。

奨学金手続きの効率化

奨学金業務を外部の業者に委託することで、効果的なプロセスの改善が期待できます。これらの業者は、他の大学での経験や業界のノウハウを活用し、効率的な業務プロセスを導入します。
申請から支給までのスムーズな流れが確保されることで、職員の負担を軽減し、作業の効率化を図ることができます。

コスト削減

アウトソーシングを導入することで、コスト削減が実現します。
大学内のリソースだけで業務を処理しようとする場合、他の部署からの人員補充が必要となることがあります。この際、業務の説明や確認に時間がかかり、担当者の仕事は滞り、結果的に残業代が増加する恐れがあります。

一方、業務を外部の業者に委託すれば、専門知識を持つ人材が業務を担当し、業務の引き継ぎや説明がスムーズに行われます。これにより、大学内部での業務処理よりも業務の効率性が向上し、コスト削減につながります。

奨学金業務の業務委託先の選び方

奨学金業務を外部に委託する際には、適切な業務委託先の選定が成功のカギとなります。
ここでは、アウトソーシング先を選ぶ際のポイントを紹介します。

奨学金の業務代行実績がある

業務委託先が奨学金業務の代行実績を持っているかは、選定の際の重要な基準となります。実績が豊富な業者は、奨学金業務に関する手続きやプロセスに深く精通しているため、アウトソーシングを通じての業務運営がスムーズに行われる可能性が高まります。

学校ごとに柔軟対応できる

各大学は、独自の奨学金業務の手続きや方針を持っていることが多いです。委託先がこれらの個別の要望や特性に柔軟に対応できるかは、業務をスムーズに遂行させるための重要な選定基準となります。

奨学金の業務委託先の専門性

奨学金業務の内容や規模は大学によって異なるため、業務委託先の専門性を見極めることは非常に重要です。たとえば、総合大学の場合、多岐にわたる業務を効率的に分担して対応できる能力が求められる一方、小規模大学の場合は、様々な業務に幅広く対応できる専門性が必要となります。

同じ規模や特性を持つ大学での実務実績を持つ業者を選ぶことで、その業者の適性をより正確に判断できます。

奨学金業務の業務委託サービスおすすめ3選

最後に、おすすめの委託サービスを紹介します。
奨学金業務の課題を解決できる最適なパートナー選びにお役立てください。

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

オンラインアシスタントチームによる確かなサポートと、安心のセキュリティで、奨学金業務の効率化を実現します！

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
＜業務内容・導入事例＞
■人事・採用業務：求人票の入力、書類審査管理、セミナー会場手配など
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

パーソルテンプスタッフ

パーソル テンプスタッフは、大学内の事務および周辺業務のアウトソーシングを提供しています。多くの運用実績を持ち、人材の適正配置を実現することで、学生サービスの品質向上と職員の業務負荷軽減を目指しています。

株式会社クレオテック

株式会社クレオテックは、学校事務や大学事務のアウトソーシング業者として、学校現場に貢献しています。奨学金業務全般の他、学費収納や経理系業務などの業務も受託しています。

まとめ

奨学金業務の煩雑性が増してきたことから、多くの大学や教育機関はアウトソーシングの活用を進めています。専門業者に業務を委託することで、業務の効率化や職員の負担軽減、コスト削減などのメリットが享受できます。

ただし、業務委託の効果を最大限に引き出すためには、適切な業者の選定が欠かせません。アウトソーシング先を選ぶ際には、奨学金業務の実績や柔軟な対応姿勢、そして専門性を見極めることが重要です。

最適なパートナーを選び、奨学金業務の課題を解決していきましょう。

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