RPAとは│基礎知識を徹底解説!できることやメリットは?

労働人口の減少による働き手不足や働き方改革の推進が叫ばれる中、多くの企業や自治体では、業務効率化や生産性の向上が課題になっています。
そこで近年、人材不足の解消や業務効率化が期待できるソリューションのひとつとして「RPA」が注目を集めています

多くの企業や自治体がRPAに注目し導入を進める中、「RPAとは何かがイマイチわからない」「RPA導入のイメージがわかない」といった方も多いのではないでしょうか。

この記事では、RPAとは何か、できることやメリット・デメリットなどの基礎知識をわかりやすく解説します。
また、RPA導入のイメージが掴めるよう、導入事例や導入におけるサポート体制も紹介します。

RPAの全体像を掴んで、導入への第一歩を踏み出しましょう。

RPAとは


まずは、RPAの基礎知識から。RPAとは一体何なのか、大枠をわかりやすく解説します。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは

RPAとはRobotic Process Automationの略で、Robotic=ロボットによる、Process=プロセスの、Automation=自動化という意味。
デジタルレイバー(仮想知的労働者)と呼ばれるロボットを使って、パソコン上の業務プロセスを自動化するテクノロジーのことを言います。

ソフトウェアをインストールし、人がパソコン上で行う処理手順を登録することで、ロボットはその操作を忠実に再現。人間に代わって業務を処理してくれるというものです。
この自動化を実現するソフトウェアを「RPAツール」と呼びます。

【RPAの特徴】
・高速処理
・高精度
・24時間365日稼働できる
・プログラミングなしで業務を自動的化できる
・既存システムに影響を与えない

RPAの3つのクラスとは

RPAは自動化のレベルによって、RPA、EPA、CAの3つのクラスに分けられます。クラスが進むにつれて、より高度な機能が備わり、対応できる自動化のレベルが上がります。

クラス 概要
クラス1:
RPA
情報取得や入力・検証作業など定型業務の自動化に適用
クラス2:
EPA
RPAとAI(人工知能)の技術を用いて、情報解析や非構造化データの読み取りなど一部非定型業務の自動化に適用
クラス3:
CA
プロセスの分析や改善、意思決定までを自動化したり、ディープラーニングや自然言語処理にも対応したりと、高度な自立化がうかがえる

 

RPAと他の自動化ツールの違いとは

RPAは、業務を自動化するという特性上、AI(人工知能)やExcelマクロなど他の自動化ツールと混同されることがよくあります。しかしながら、RPAとAI、マクロは別物です。
ここで、それぞれの違いを一覧表にて確認しておきましょう。

Excelマクロ RPA AI
自動化の対象 Excelに限定 パソコンによる操作全般

(AIはあくまで考える能力であって、RPAなどのように実際にコンピュータの中で作業を行うわけではない)

向いている業務 Excelに限定 定型業務 非定型業務
プログラミング知識 なくても可 なくても可
他アプリとの連携 不可
自律的判断 不可 不可
学習機能の有無
導入の難易度・コスト

 

このようにそれぞれ特徴やメリット・デメリットが異なります。重要なのは、現在の業務の中で、どの業務がどのツールで効率化できるかを見定めることです。

RPAの種類


RPAは、ロボットが働く場所の違いによって「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3種類にわけられます。それぞれの特徴とメリット・デメリットを確認していきましょう。

デスクトップ型

デスクトップ型とは、ソフトウェアを個々のパソコンにインストールするタイプのRPAのこと。ロボットは各PCのデスクトップ上で働くため、デスクトップ型RPAのことを、RDA(Robotic Desktop Automation)と呼ぶこともあります。

【特徴】

  • ソフトは個々のパソコンにインストール
  • ロボットの動作は使用するPCのスペックに依存する
  • デスクトップ上の作業を自動化
  • サーバー環境の構築が不要
  • ライセンス料は比較的安価
  • 各PC内で完結する個別作業の自動化に適している

【メリット】

  • スモールスタートしやすい
  • 担当者レベルでの管理が可能
  • 情報漏洩のリスクが低い
  • 初期投資が抑えられる

【デメリット】

  • 管理が属人化しやすい
  • ロボットが稼働している間、他の作業ができない

サーバー型

サーバー型とは、ロボットを自社のサーバー上に設置するタイプのRPAのこと。デスクトップ型とは異なり、ロボットはサーバー上で働くため、複数のPCにおいて作業を自動化できます。

【特徴】

  • 横断的な自動化と管理ができる
  • PC1台に対し、100体以上のロボットが働ける
  • セキュリティレベルが高い
  • PCのスペックに左右されない
  • RPA稼働時にPCの動作を止める必要がない

【メリット】

  • 全社的なRPAの導入がしやすい
  • 組織横断的に活用できる
  • 膨大なデータやルールの一括管理ができる
  • 十分なスペックとストレージ容量を確保しやすい

【デメリット】

  • デスクトップ型やクラウド型に比べて導入費用が高い
  • 導入や開発、運用のハードルが高い

クラウド型

クラウド型とは、ベンダーが管理するクラウドサーバー上に設置したRPAを利用するタイプです。そのため、基本的にはWebブラウザ上で行う作業を自動化するRPAとなります。

【特徴】

  • Webブラウザ上での作業を自動化する
  • インターネット環境さえあればどこでも利用できる
  • パソコンへのインストールや自社サーバーの構築が不要
  • 他の作業と並行して進められる

【メリット】

  • ソフトウェアのインストールが不要
  • 初期導入コストを抑えられる
  • IT人材不足の企業においても導入しやすい
  • 運用や保守の手間が不要

【デメリット】

  • 情報漏洩のリスクが高い
  • 社内独自のシステムやパソコン内のアプリなどには活用できない

RPAが注目される背景


RPAは人間に代わって業務を自動化してくれる便利なツールであることはわかってきましたが、なぜ近年多くの企業や自治体から注目を集めているのでしょう?
ここでは、RPAが注目される背景を探っていきます。

人手不足の解消

いま日本では少子高齢化に伴い、深刻な労働力不足が起きています。そして今後も生産年齢人口の減少はさらに進んでいくことは明白で、人手不足問題が自然解消されるとは考えにくい状況です。

そんな中、人手不足の解消のひとつのソリューションとして期待されているのがRPAです。RPAによって人間が行っているさまざまな業務を代行できれば、その分の人的リソースは不要になります。また、RPAはロボットなので、24時間365日働き続けることもできます。

RPAは決して人間の仕事を奪うものではありません。RPAは、人手不足を補う新たな仕組みであり、「新たな労働力」として人手不足を解消できると、多くの注目を集めているのです。

働き方改革の推進

RPAは、働き方改革の推進を実現するツールとしても期待されています。政府が打ち出した働き方改革は、従来より少ない労働力で生産性を維持または向上することを目的の一つとしています。

RPA導入で自動化できる業務はロボットに任せ、従業員は付加価値を生むコア業務に専念できれば、生産性の向上が期待できます。このように、RPAの導入によるリソースの有効活用で、働き方改革の推進を実現できるとして期待されています。

RPAにできることとは


RPAはさまざまな業務を自動化できますが、すべての業務を自動化できるわけではありません。失敗しないRPA導入のためにも、ここでRPAにできること・苦手なことを確認しておきましょう。

RPAにできること・苦手なこと

一般的なRPAツールには、以下のような機能が備わっています。

  • キーボード操作/マウス操作の自動化
  • シナリオ通りの操作
  • 画面上の文字や図形、色などの属性判別
  • IDやパスワードの自動入力
  • アプリケーションの起動と終了
  • スケジュール設定
  • 複数アプリケーション間のデータ受け渡し
  • 社内システムとのデータ連携
  • 複数PCの制御
  • 蓄積されたデータの分析

RPAにはこうした機能が備わっているため、ルールの決められた定期作業反復作業スクレイピング複数アプリケーションを横断する業務大量のデータ処理ファイルや画像などの認識業務を遂行できます。

反対に、RPAの苦手な領域は、創造性と柔軟性が必要なもの。

  • 非定型業務
  • 判断が必要な業務
  • あまりにも複雑な処理が求められる業務
  • 複雑な画像認識

こういった業務はRPAが苦手なことなので、RPA化の対象業務からは除外しましょう。

RPAにできる具体的な業務

RPAにできる具体的な業務には、以下のようなものがあります。

  • データ収集
  • レポート作成
  • 帳簿の記帳
  • 請求書作成
  • 定例資料の作成
  • 売上の集計
  • データの整合性チェック
  • システム間のデータ照合
  • 定期的なデータチェック
  • データ転記
  • スクレイピング
  • メール送付 など

RPAの活用事例


ここでは、RPA導入の具体的なイメージを掴んでいきましょう。自治体と企業におけるRPA活用事例を紹介します。

自治体のRPA活用事例

まずは、富山県の西北、能登半島の付け根部分に位置する氷見市のRPA活用事例を紹介します。

【RPA活用前の課題】
氷見市では、働き方改革を推進すべく、現状の人材で市民サービスの向上を図れる策はないかと模索していました。

【RPA活用の内容】
「軽自動車税申請登録業務」と「収支日計表作成業務」の2つの業務においてRPAを導入。
軽自動車税申請登録業務では、申請データを新規・変更・廃車に振り分けたり、総合行政システムへ必要項目を転記・登録したりといった作業を自動化し、全体の7~9割の作業を自動化することに成功しました。

収支日計表作成業務では、財務会計システムへのデータ転記や登録、収入日計表を出力する業務の自動化を実現しています。

【RPA活用後の効果】
軽自動車税申請登録業務では年間272.4時間(削減率61.4%)、収支日計表作成業務では年間67.8時間(削減率12.5%)の業務時間を削減しています。
また業務時間を削減できたことにより、職員は窓口業務に専念でき、ストレスが軽減されました。

参考:総務省「自治体におけるRPA導入ガイドブック

企業のRPA活用事例

続いて、田辺三菱製薬株式会社のRPA活用事例を紹介します。
田辺三菱製薬株式会社は、三菱ケミカルホールディングスグループのヘルスケア事業(医薬・健康)を担う中核で、日本屈指の大手製薬会社です。

【RPA活用前の課題】
田辺三菱製薬株式会社では、新薬開発の難易度が年々高まる中、価値ある医薬品をどうやって継続的に創出していくかが課題に。新薬創出の時間と費用を捻出するために、業務生産性の改革を必要としていました。

【RPA活用の内容】
12か国に展開する海外駐在員の「経費精算業務」にRPAを導入。
具体的には、システムからダウンロードしてエクセルに貼り付け、Webにアップロードするという繰り返し作業をRPA化しました。

【RPA活用後の効果】
RPA導入後、約500時間の工数削減を実現。今後は全部署へ適応し、10,000時間以上の削減効果を狙っていくそうです。

参考:UiPath「田辺三菱製薬株式会社RPAを活用した業務生産性改革とデジタル人材の育成

RPA導入の費用相場


RPAの導入費用や運用コストは、デスクトップ型、サーバー型、クラウド型で大きく差があります。そのため、RPAにかかる費用は、これらのタイプ別に整理して考える必要があります。

RPAの導入にかかるコスト

RPAツールの導入費用(初期費用)は、「購入代金」と「初期設定費用」で構成されます。
それぞれのタイプ別の導入費用の相場は以下の通りです。

デスクトップ型 サーバー型 クラウド型
0円~50万円程度 数十万円~数百万円 30万~50万円程度

 

RPAの運用にかかるコスト

RPAの運用には、ライセンス料や使用料などのランニングコストがかかります。相場は以下の通りです。なお、サービスによっては年間契約が必要な場合があります。

デスクトップ型 サーバー型 クラウド型
月額5万円~ 月額30万~120万円程度 月額10万円~

 

※これらは、あくまでも参考価格なので、詳細に関しては各ベンダーに問い合わせください。

RPA導入のメリット


先に紹介した事例では、RPA導入による業務時間の短縮効果が大きく目立っていました。
しかし、実際にはRPA導入によるメリットは他にもたくさんあります。
ここで、RPA導入によるさまざまなメリットを確認しましょう。

人的ミスを防げる

RPAの導入で、人的ミスを防げる点は大きなメリットです。RPAはシナリオ(業務手順書)に従って忠実に業務を遂行します。
人間による作業では、どれだけ注意をしても、操作ミスや作業忘れなどによるミスは起きてしまいます。特に疲労などで集中力が低下していればなおさらです。

一方、RPAはロボットです。長時間稼働しても疲労を感じることなく、一定のペースでミスなく業務を遂行できます。ミスなく業務が行われることで手戻りもなくなり、業務効率化にもつながります。

業務の質を向上&効率化できる

RPAの導入で業務の質を向上させ、効率化を図れます。RPAが人間の一部業務を代替することで、単純に作業工数が削減できるだけでなく、従業員の労働負荷を削減できます。
その結果、従業員は人間にしかできない作業に注力でき、より質の高い仕事ができるようになります。

例えば、RPAが定型作業Aを担うことで、定型作業Aをやっていた従業員は定型作業Aから解放され、仕事Bができるように。さらに仕事Bをやっていた従業員は仕事Cができるようになります。
このような連鎖が広まれば、部署全体、そして企業全体で業務の質を向上させられるでしょう。

人件費が削減できる

RPAが人間の業務を代行すれば、人件費を削減することができます。これまで10人で行っていた業務を8人に減らすことができれば、単純に給料など人材雇用に伴う人事コストは不要になります。

また、RPAが一部業務を代行し、従業員の労働負担が軽減されれば、長時間労働の是正やストレスからの解放、モチベーションアップなどに繋がり、人材の定着率が高まる可能性もあります。
従業員の定着率を高められれば、人材の雇用や育成にかかるコストも削減できます。

コア業務に集中できる

RPAによる業務の代行で、従業員はコア業務に集中できます。従業員が戦略立案や企画書の作成、業務改善など利益に直接つながる創造的な業務に集中できれば、生産性が向上し、業績アップや競争力強化にもつながります

また、従業員が単純作業から解放されることで、従業員の業務のスキルや幅を広げられ、社員の成長も促せます。
RPAには単純作業、従業員には人間にしかできない業務を振り分けることでプラスの連鎖がうまれ、継続的な企業の成長へと繋がるでしょう。

RPA導入のデメリット


メリットが多いRPA導入ですが、デメリットもあります。RPAを上手く活用するためにも、デメリットも確認しておきましょう。

障害などによる誤作動や不具合

RPAはITシステムであるため、システム障害やバグが発生すれば誤作動や不具合が起こり、最悪の場合、作業が止まってしまう可能性があります

たとえば、サーバーのダウンやOSのアップデート、他のアプリケーションによる干渉など要因はさまざまで、予期しづらいトラブルが多いです。
また、RPAにパソコンやサーバーの能力を超えるような高負荷の動作を実行させてしまうことで、パソコンやサーバーがダウンしてしまうこともあります。

他にも、転記データの入力項目が変わるなど業務フローに変更があった場合に、シナリオの修正を行っていなければ、誤作動が起きてしまいます。

RPAの誤作動や不具合・作業停止の事態に備えるには、あらかじめ対応マニュアルを作成したり、キャパシティに余裕があるサーバーを用意したり、予備のサーバーやパソコンを用意したりなど、対策をとりましょう。

情報漏洩のリスク

繰り返しになりますが、RPAはITシステムです。そのため、サイバー攻撃など不正アクセスが発生する可能性があり、それによって情報漏洩のリスクが高まります

特に、複数のシステムやアプリと連携している場合、ひとつのシステムに不正アクセスがあれば、連携する他のシステムへと波及してしまい、大規模な情報漏洩につながるケースも考えられます。

不正アクセスによる情報漏洩がおこらないよう、セキュリティ対策は万全にする必要があります。対策としては、以下のようなものが挙げられます。

  • IDやパスワードを暗号化する
  • システムやアプリのアップデートを欠かさない
  • アクセス権限を設定する

また、常日頃からセキュリティ対策や情報漏洩のリスクについて注意喚起し、社内全体のセキュリティ意識を高めておくことも重要です。

RPA人材が少ない

RPA関連の記事を読んでいると、「RPAは簡単」、「プログラミングや専門的な知識は不要」などの謳い文句をよく目にします。
しかし、実際RPAを導入するまでには、RPAツールの選定や自動化業務の選定、社内体制の構築が必要で、運用中もメンテナンスや管理ができる人材が必要です。

また、同時に業務のブラックボックス化に気をつける必要があります。RPAを運用・管理できる人材が限られている場合、担当者がいなければシステムを変更できなかったり、トラブルに対応できないといった問題が生じる可能性があります。
ブラックボックス化を避けるためにも、RPAを運用・管理できる人材は常に複数人いた方がいいでしょう。

このように、RPAの導入・運用には、RPAの知識を有した複数の人材が必要です。
しかしながら、人材不足を解消できるツールの導入のために、新たに人材を雇用するのは本末転倒

社内にRPA人材が少なく、社内リソースによる調整や育成が難しい場合は、RPAの導入から運用までを一任できるアウトソーシングを利用するのも一つの手です。

RPA導入サポートなら「HELP YOU」

社内にRPA導入の適任者がいない…
社内でRPA人材を育成する時間がない…

HELP YOUでは、このような悩みを解決する「オンラインアウトソーシングサービス」を用意しています。

IT人材の新規雇用や社内でのリソース調整や育成には、時間とコストがかかります。
HELP YOUを利用することで、社員の負担を最小限に抑え、効率的なRPA導入と運用を進めることができます

HELP YOUの特長

HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
厳しい採用プロセスをクリアした優秀なアシスタントが専属チームを構築し、企業を包括的にサポート。従業員がコア業務に集中できる環境づくりをサポートします。

HELP YOUによるオンラインによるアウトソーシングサービスは、こうした特長から多くの企業に選ばれています。

【HELP YOUの特長】
1.厳しい採用プロセスをクリアした優秀なアシスタントが業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし!長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、さまざまな業務をまとめて依頼できる

【HELP YOUの費用】
月額料金:10万円~(税抜)
契約期間:6ヵ月~
実働時間:30時間~
※初回月のみ、契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

RPAのまとめ


RPAにできることやメリット・デメリットなどRPAの基礎知識を解説しました。

RPAによる業務の自動化で、人手不足の解消や働き方改革の推進が実現できます
しかしながら、十分な体制が整っていない状況では、導入も運用も失敗に終わってしまいます。

RPAに関する知識が十分でない、導入や運用に不安がある場合は、アウトソーシングの利用でスムーズな導入・運用が可能です。

これを機に、自社の体制や現状にあった、無理のないRPA導入を検討してみてはいかがでしょうか。

オンラインアウトソーシングはHELP YOU

500以上のクライアント様が導入


人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。

【HELP YOUが選ばれる理由】


1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし!長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる

日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599(平日10~18時)