無駄をゼロに!資料作成を効率化するポイントとおすすめサービス

営業資料・プレゼン資料・提案書など、企業活動に欠かせないさまざまな資料。普段どれぐらいの時間をかけて作成していますか?

せっかく時間をかけて資料作成をしたけれど、「見にくい・分かりづらい」という結果で、修正が必要となってしまった経験はないでしょうか。
もっと効率的に、分かりやすい資料を作りたいと考えている方も多いでしょう。

引用:ビジネスマンの資料作成に関する調査

「ビジネスマンの資料作成に関する調査」(プレジデント・NTTコム リサーチ共同企画調査)では、全国の20代~60代の企業に勤める正社員に、「誰に資料作りを教わったか」を調査したところ、52.1%が「特に教えられていない」と回答しました。(有効回答数1093名)

つまり、ビジネスマンの半数以上が誰からも資料作成のコツやポイントを教わらず、自力で作成しているということになります。その状態が続いていけば、企業にはしっかりとした資料作成ノウハウが蓄積されないことになりますよね。
そうすれば、社内では分かりやすさや訴求性のある資料が用意できなくなり、顧客獲得につながらず、競合他社に負けてしまう…なんてことも。

資料作成のポイントが分からないために無駄な工数をかけていては、コア業務に集中できず企業の生産性向上の妨げになってしまう可能性もあります。
そのため、最近では資料作成を代行サービスに外注し、資料作成にかかっていた時間をコア業務にシフトする企業も増えているようです。

この記事では、資料作成を効率化して分かりやすく作成するコツと、資料作成代行サービスで得られる効果をご紹介します。

 

資料作成を効率化する必要性

2019年4月から働き方改革関連法案が順次施行となり、残業時間の上限規制によって企業は今まで以上に業務効率化が必要となりました。
つまり、限られた時間や人件費の中での生産性向上が必要であり、資料作成に大幅な時間を費やしている企業にとっては、この時間を削減することが重要になってきます。

生産活動を圧迫する作成時間を削減できる

まずは下の図をご覧ください。


参考:「NHKおはよう日本 どう実現?長時間労働の是正」

こちらのデータでは、業務ごとにかかる時間の割合の3分の1を占めているのが「資料作成」とあります。では、なぜ資料作成にそれほどの時間がかかってしまうのでしょうか?
プレゼン資料作成の各工程を例に見ていきましょう。

・リサーチ、情報収集=6~20時間
・聴衆のニーズを知る=1時間
・アイディアを出し具体的な道筋を見つける=2時間
・アイディアをまとめる=1時間
・プレゼンのおおまかな流れを決める=2時間
・スライドを作成=20~60時間
・リハーサルを繰り返す=3時間
=合計 36~90時間

いかがでしょうか。営業活動などのコア業務から戻り、そこから資料作成を始めるとなれば、上記のようなスケジュールは当然1日では終わりません。

スムーズに工程が進めばまだ良いものの、コツやポイントを理解しないまま作業を進めることで、途中で間違いや矛盾に気づき、前段階に手戻りすることもあるでしょう。

さらに、日立ソリューションズ「心を動かすプレゼンテーション術~資料作成編~」では、資料作成のうち、プレゼン資料の作成が得意かどうかという問いに「どちらかというと不得意」または「不得意」と答えたのが66.5%であったというデータがあります。

また、不得意である理由に「何をどうまとめたら良いか分からない」「配色や図形の使い方にセンスがない気がする」という意見が挙げられています。

約7割もの人が、資料作成のコツが分からずに迷いながら作成していることになります。

特にプレゼン資料ともなればクリエイティブな面も求められ、作成経験の浅いうちは何度もデザインの修正が必要になる場合もあるかもしれません。残業の上限規制によって作成時間が限られ、そして提出期限が差し迫った状況になれば、他の業務の時間を削る必要も出てきます。
しかし、資料作成のために会社の利益や売り上げにつながる業務を削ることは、企業にとって得策とは言えません。

そこで大事なのが、資料の作成ポイントをしっかりと押さえることです。
資料作成のスピードが上がれば、時間や人件費の削減になるため、企業にとっては生産性向上につながるというメリットが得られます。

参考:最強の心理学 パワーポイントの準備にかかる時間

資料の分かりやすさがアップする

とはいえ、プレゼン資料や提案書などの社外向け資料は、ゆくゆくは顧客獲得や売り上げにつながるため、作成時間を短縮するために手を抜いていいものではありません。

こうした種類の資料は構想80%・作成20%といわれるほど「考える作業」が占めており、迷いながらあれもこれもと思いつくままに作成を進めてしまうと、まとまりのない資料になってしまいがちです。

作り手によって資料の体裁が違ったり、統一感がなかったりすると、何を伝えようとしているかが分からない資料になってしまうかもしれません。そうすると、作成だけではなくプレゼンの相手が内容を把握するのにも時間がかかってしまいます。
プレゼン発表の場で余計な質問を増やしてしまい、意思決定がスムーズに進まないという事態を引き起こしかねません。

そこで、おすすめしたいのが「考える作業」の流れをフォーマット化することです。
そうすることで迷う時間が減り、効率化がぐっと進んで、相手に内容が伝わりやすい資料が作れるようになります。
構想の段階から、何をどのような流れで伝えて相手を納得させるのかを踏まえた「資料の設計図」を用いてみましょう。

次の章では、パワーポイントを使ったプレゼン資料作成を例にして、「資料の設計図」について詳しく解説していきます。

資料作成を効率化するコツ

「資料の設計図」を用いて作成しても、その内容に説得力がなかったり、誤りがあれば、せっかく費やした時間が無駄になってしまいます。

資料作成を効率化するコツは、頭の中だけで構成内容やアイデアを組み立てるのではなく、「視覚化」すること。そして、資料依頼者と作成者の間に認識のズレを起こさず、「大きな手戻りを防ぐ」ことがカギになります。

この二つのポイントを押さえるために、「スケルトン」「ドラフト」「フィックス」という3フェーズに分けて資料作成をしていきましょう。

引用:日本経済新聞 デジワザNAVI 依頼者にチェックは3回受けよ 評価される資料作り

家を建てる際にも設計図があるように、「資料の設計図」があれば作成前に資料の内容を視覚化できるので、設計図に沿って作成すれば「どうまとめたら良いか分からない」という迷いや無駄な時間を短縮することができます。
さらに各フェーズで資料依頼者によるレビューを受けることで、手戻りが発生するのを最小限に防ぐことができます。

「スケルトン」で「伝えるべきことを」明確に示す

引用:資料作成でダメ出しを受けない人がやっていること

「スケルトン」とは、「目次レベル」「概要説明レベル」で作成する、資料の骨子となるフェーズです。つまり、資料の全体像や論点を決めるフェーズでもあります。

ここでは、「どこで使う資料か」を意識して、資料の目的=「誰に」「何を伝えるべき」で「どうしてほしいのか」を明確にしながら作成しましょう。

例えば、投資家に出資を頼むための社外向けの資料なのか、予算を承諾してもらうための社内向け資料なのかによって、ターゲットや目的、響くメッセージが変わります。
ここをしっかりと押さえることで「この資料で何を伝えようとしているか、どうしてほしいのかが分からない」という失敗を防ぐことができます。

この段階では文章で作成するため、依頼者のチェックを受けた際に修正が入ったとしても対応しやすく、ここが固まっていれば次の「ドラフト」フェーズ以降の大きな手戻りも防ぐことができます。

「ドラフト」で構成イメージを形にする

「ドラフト」とは、スケルトンに沿って、資料を下書きとして一通り作成するフェーズです。いきなりパソコンで作業するよりも、あとで修正しやすいようにまずは手書きで作成するのがおすすめです。

【ドラフトのポイント】

1. 伝えたいメッセージは1ページに対して1つに絞りましょう。キーメッセージは、瞬間的に知覚できるように13字以内にしましょう。

2. メッセージが資料の目的とリンクしているかを確認しましょう。

3. 必要なデータを調査し、相手が理解しやすいように図や表を用いて表現しましょう。

4. 図や表は縦・横、関係性、時系列に絞り、分かりやすさを重視して作成しましょう。

5. データの結果だけでなく、相手を納得させるためにデータから得られる考察や解釈を加えましょう。

このフェーズは作成にある程度の時間がかかるかと思いますが、構成を形にする作業なので、ここで相手を納得させられるかどうかがおおむね決まります。
このフェーズでも必ず依頼者からのチェックを受けるようにして、認識のズレを埋めていきましょう。

「フィックス」で見せられるレベルに仕上げる

ここから、いよいよパソコンを使用して仕上げのフェーズに入ります。
資料全体を理解しやすくなるように、このフェーズでも依頼者によるチェックを受けましょう。

【フィックスのポイント】

1. 使用するカラーは資料の印象に合った配色を心掛け、メイン色・強調色・背景色・文字色の4色までに絞りましょう。

2. 印刷時に見にくくならないよう、色の濃淡に気を付けましょう。

3. 主張を強化する箇所の表現は、相手が資料を読む状況をイメージして作成しましょう。

4. 書式、フォント、配置を整え、文章の体裁を統一しましょう。

5. 資料を見る際、人の視点は左から右へ動きます。図や表は注目されやすいため左へ配置し、余計な目盛りや線は加えずに必要なことだけを残しましょう。そして、文章を右に配置すると違和感のない視点の流れができます。

6. うまく配置できないときは、ガイド線を引くと良いでしょう。

デザインに自信がない場合は、自己流で考えて時間をかけるよりも、テンプレートを使用したり、他者が過去に作成した視覚的に分かりやすい資料を流用するのも上達のコツです。
資料の構造を分析し、流用→分析→応用を繰り返すことで、自然とデザインスキルは上がっていき、自身の実力になっていきます。

参考:
【資料作成術】少ない労力で相手に理解してもらう!スライド資料作成時に使える5つの心得(山口周)
BLOGOS「外資系コンサル」の資料作成術を鵜呑みにしてはいけない
伝わるデザイン
Work Switch「プレゼン資料作りでヘトヘトのあなたへ!短時間で相手に伝わる資料作成4つのコツ」

資料作成代行サービスのメリット

ここまでパワーポイントを用いたプレゼン資料を例に、効率よく資料作成するコツをお伝えしてきました。
資料にはさまざまなものがあり、アンケート集計や各種レポート、会議資料、議事録など、部署によってエクセルやワードを使用した資料を作成することもあります。

形式は違っても、効率よく分かりやすい資料にするには「どの場面で使われるか」「誰に読んでもらう資料か」「その資料で伝えるべきことは何か」を意識することが重要です。

このポイントを押さえることで資料の目的がはっきりとして、迷いながら作成することが減り、強調するべき文章、項目や数値を明確に表すことができます。
そして、作成途中でレビューをもらうことで認識の相違を防ぐことができ、大きな手戻りで時間を無駄にしてしまう心配もなくなります。

しかし、資料作成のコツが分かっていても、繁忙期や人事異動など、さまざまな理由で社内リソースが減ってしまうこともあります。
そんな時は、資料作成代行サービスを利用するのがおすすめです。まずは代行サービスを利用すると、どのような効果が得られるかを解説します。

コア業務に集中できる

代行サービスを利用することで、資料作成時間にかけていた時間を生産活動に充てることができます。
作成だけでなく、リサーチや情報収集の段階から依頼可能な代行サービスに頼めば、より多くの時間が企業にとっての生産性向上のために活用できるようになります。
新たな事業やサービス、新規顧客獲得といったコア業務に時間を使うことができれば、結果的に企業に大きな利益をもたらすことにつながるでしょう。

また、資料作成のための残業がなくなることから、社員はプライベートの時間を確保でき、仕事へのモチベーション向上・維持が期待できます。
それは採用時のアピールにもつながり、結果的には離職率の低下や採用コストの削減も期待できるでしょう。

クオリティが担保されている

これまでたくさんの資料を作成してきたプロは、豊富なノウハウを持っています。客観的な視点で使用場面に適した資料を作成してくれるでしょう。

構成や配色、デザインなど全てにおいて、訴求性に優れたクオリティの高い資料は、相手の関心を惹きつけることができます。
大事な取引先へのプレゼンに自信のない資料を提示し、競合他社に勝てなかった…という事態を招くよりも、経験豊富なプロに任せてみてはいかがでしょうか。

さらに、プロが作成した優良資料が社内に蓄積されていくことで、自社の社員が資料作成のノウハウを学び、スキルアップにも役立ちます。
プロの作った資料を参考にすることで、今まで必要だと思っていた情報が実は資料の読みにくさを招いていた…といった新たな発見もあるかもしれません。

人件費を削減できる

社内の人材やリソースが足りない場合、新しく社員を雇用したり、派遣を利用することが多いと思います。
しかし、そうすると業務量に関係なく人件費が毎月かかってしまいます。繁忙期を過ぎて「依頼する業務がない…」という時にも費用がかかるため、無駄なコストとなります。

その点、代行サービスでは必要な時に必要な資料の作成を依頼できるため、新しく人を雇用したり派遣を利用するよりも費用を抑えることが可能です。

おすすめの資料作成代行サービス

最後に、おすすめの資料作成代行サービスをご紹介します。ぜひ自社に合った業者を見つけて、資料作成の効率化につなげてください。

HELP YOU

HELP YOU」は、優秀なスタッフが揃ったオンラインアウトソーシングサービスです。専属ディレクターが詳細なヒアリングを行い、チーム体制でサポートします。

例えば、クライアントへの提案書作成を依頼する場合、クライアントとの商談にオンラインで同席することも可能なため、内容の把握や課題をスムーズかつ迅速に把握できます。
「クライアントに響く資料に仕上がっていなかった」ということがないよう、骨子作成から提案書作成の間に方向性の確認を入れるため、認識や意図のズレが生じません。

例えば、これまで自社で資料作成していた場合、骨子に2時間・提案書に4時間もかかっていたのが、HELP YOUに依頼すれば内容確認の45分だけで済むようになります。空いた時間は他の重要な業務に充てるなど、本業に集中できる体制構築に役立つでしょう。

▼HELP YOUの導入事例はこちらをご覧ください。

ビジネスプランコンテストで優勝!HELP YOUのサポートチームが支えに ファイオン株式会社さま

■料金:月額10万円~(30時間/月)、他プラン有り
■対応可能業務:資料作成全般(企画書、提案書、報告書、プレゼン資料、アンケート、社内業務マニュアル等)
その他、バックオフィス業務(総務、経理、人事・採用、営業サポート、マーケティングなど)を中心にさまざまな業務が依頼可能

また、クオリティの高い資料を求めるクライアントにぴったりの「資料作成プレミアム」サービスも展開しています。

 

クラリテ

エクセル、ワード、パワーポイント、プレゼン資料、企画書、報告書と幅広い依頼が可能です。プレゼン資料では全体のストーリーラインを重視することを得意としており、見やすく分りやすい資料を提供してくれます。

創業メンバーが外資系戦略コンサルティングファーム出身で、調査分析サービスも行っています。
資料作成する上で、複雑なデータ収集、統計情報から仮説を導き出したいという要望もサポートしてれるので、細かく作業する時間がない時やデータの活用方法が分からない時におすすめです。

単純な作業は在宅スタッフ、複雑な作業は経験豊富な社内スタッフが対応することで人件費を抑え、高品質低価格を実現しています。

■料金:作業内容により異なるので要問合せ
パワーポイント作成 3,000円~/1スライド

■対応可能業務:エクセル作成・編集、ワード作成、パワーポイント作成・ブラッシュアップ、プレゼン資料・講演資料、デスク調査、データ分析、イラストレーター、インデザイン、フォトショップ制作・編集、VBA・マクロ作成

資料作成効率化のまとめ

資料作成はコツさえ押さえれば作業時間を大幅に短縮でき、社内の生産性向上にも役立つことがお分かりいただけたかと思います。

労働人口の減少が叫ばれている昨今、十分な人員確保も簡単ではないでしょう。
人が少なくても社内の生産活動が良い結果を生むようにするためには、資料作成を代行サービスに依頼して、本業に集中するのが賢い選択です。

HELP YOUでは、企業の課題に応じて、さまざまな提案やサポートを行っています。
「こんな資料を作ってみたい」「どんな資料が作れるのか」などのご要望や疑問があれば、まずは一度ご相談ください。

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