マニュアル作成が上手い人に学ぶ！作成時のコツや便利なツールを紹介
誰が業務担当になっても、ミスなくスムーズに業務を実行するためには「マニュアル」の存在が欠かせません。
しかし、
業務が多岐にわたるため、マニュアル整備が追いついていない
ベテランが作成したマニュアルは新人にとって理解しにくい
マニュアルが冗長で、重要な情報が見つけにくい
などのお悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、マニュアル作成が上手い人の特徴や、実践しているマニュアル作成のポイント、役立つツールについてご紹介します。
マニュアル作成のコツが知りたいという人は、ぜひ参考にしてください。
マニュアル作成が上手い人の特徴
ここでは、マニュアル作りが上手い人の特徴から、マニュアル作成に必要な視点や考え方を見ていきましょう。
明確なコミュニケーションが取れる
意外に思われるかもしれませんが、マニュアル作成には「コミュニケーション能力」が欠かせません。
内容が多岐にわたるマニュアルの作成では、業務関係者や他部門とコミュニケーションを取りながら進めていく必要があります。
マニュアル作りが上手い人は、業務関係者からマニュアル作成に必要な話を引き出したり、現場が感じている不満などを聞き取ったりする能力に長けています。
つまり、マニュアル作成では、複雑な情報を明確で簡潔な言葉に言い換える、業務の細かなポイントまでヒアリングするという考え方が必要なのです。
構造的な思考を持っている
また、マニュアル作成が上手い人は情報を論理的かつ構造的に整理することができます。
マニュアル作成では、マニュアルの目的から全体的なフローを計画し、階層的な構造を考える必要があります。
それぞれのセクションで行われている業務が自然につながるような構成にすることで、誰が見ても情報を探しやすい業務マニュアルが作成できるでしょう。
さまざまな業務や情報を階層別、カテゴリ別に仕分けることのできる構造的な視点がマニュアル作りには必要です。
業務への深い理解がある
さらに、マニュアル作りが上手い人は、その業務がなぜ必要で、どのように全体のビジネスやプロジェクトに貢献するのかを理解しています。
業務の目的や背景を反映させた業務マニュアルは、業務を遂行するための有効なガイドとなり、業務の意義や価値を理解する手助けとなります。
これにより、マニュアルを利用する人は、ただ手順をこなすだけでなく、その業務が組織にどのように貢献するのかを理解し、より意識的に業務に取り組むことができます。
業務の全体像と、その中で各作業が果たす役割をマニュアルに反映させることで、より質の高いマニュアルを作成することが可能となります。
マニュアル作成が上手い人が実践している作成時のポイント
ここでは、マニュアル作成が上手い人が実際に行っている、作り方のポイントについてご紹介します。
明確な目的を設定する
まず重要なのは、マニュアル作成の明確な目的を設定することです。
よくあるマニュアル作成の目的としては、作業の効率化や作業品質の確保、属人化の解消などが挙げられます。
マニュアルが何を達成するためのものなのか、その目的を明確に設定することで、業務に関わる人が共通認識を持って業務を遂行できるようになります。
新しく業務に関わる人がマニュアルを読んだ際にも、目的がわかっていれば業務内容を理解しやすくなるでしょう。
読み手の視点を念頭に置く
マニュアル作成では、読み手の視点を考えて作成することも必要です。
読み手がどのような背景知識を持っているか、どのような情報を必要としているかを想定しましょう。
複雑な専門用語を多用すると、その専門用語を知っている人にしか内容が伝わらず、かえって業務の混乱を招く可能性もあります。
読み手の視点を意識し、簡潔で明瞭な言葉を使って情報を記載することで、読み手がマニュアルを読む際の負担を軽減でき、業務への理解が深まるでしょう。
わかりやすい目次を作成する
業務内容の全体像が把握できるような、わかりやすく検索性の高い目次を作成することも、マニュアル作成の大切なポイントです。
目次は読み手が特定の情報を探す際の重要なガイドです。目次を確認することで、必要な情報がどのセクションにあるのかをすぐに見つけられるでしょう。
目次では、目的別にカテゴリを分ける、大見出しと小見出しを使い分ける、業務内容が一目でわかる具体的な用語を入れるなどしてみましょう。そうすることで必要としている情報がどこにあるかわかりやすい、検索性の高いマニュアルになります。
目次はマニュアルの全体的な構造を一目で示すため、わかりやすい目次を作成することで読み手はマニュアルの内容を理解しやすくなります。
視覚的な要素を活用する
マニュアルでは、図表やイラスト、フローチャートなど視覚的な要素も活用しましょう。これにより、テキストだけでは伝えきれない情報を補完し、読み手の理解を助けることができます。
フローチャートを活用することで、作業の流れがわかりやすくなりますし、パソコン画面のスクリーンショットなどを入れると作業手順のミスを防ぐこともできます。
最近では動画マニュアルを利用する企業も増えています。視覚的な要素を活用することで、よりわかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
レビューと改善を行う
作成したマニュアルは定期的にレビューし、必要に応じて更新や改善をしましょう。
マニュアルは一度作成して終わり、というものではありません。業務手順が変わっているのにマニュアルが古いままでは、作業者の認識に齟齬が生まれ、ミスが発生する可能性もあります。
マニュアルに最新の情報を反映しておけば、作業ミスを事前に防ぐことになり、誰でも正しく業務を遂行できるでしょう。
業務マニュアルの作成手順に関しては、こちらの記事で解説しています。
マニュアル作成に役立つツールやサービス
ここでは、マニュアル作成に役立つツールやサービスについてご紹介します。
Microsoft Office
Microsoft Officeは、Microsoft社が発売しているビジネス用のアプリケーションソフトの総称です。
通常業務で使用している企業も多く、業務委託先や出向先などとマニュアルを共有したい場合にも、問題なく利用できるでしょう。
Microsoft Word（ワード）
Microsoft Word（ワード）は、Microsoft Officeに入っている文書作成ソフトです。
目次の自動生成、スペルチェック、文法チェックなどの機能もあり、文章で業務内容を説明したい場合に便利な作成ツールです。
また、ワードは印刷に適したフォーマットとなっているため、マニュアルを紙媒体で使用したい場合におすすめです。
Microsoft Excel（エクセル）
Microsoft Excel（エクセル）は、Microsoft Officeに入っている表計算ソフトです。
手順のリストを作成したり、複雑な計算を説明したりするのに役立ちます。数字情報を多く入れたマニュアルを作成する場合は、エクセルの利用がおすすめです。
また、エクセルのグラフ作成機能を使用して、視覚的な説明を提供することも可能です。
Microsoft PowerPoint（パワーポイント）
Microsoft PowerPoint（パワーポイント）は、Microsoft Officeに入っているプレゼンテーション作成ソフトです。視覚的なマニュアルや手順書を作成するのに適しています。
パワーポイントのスライドはテキスト、画像、図表、ビデオなどをレイアウトしやすく、さまざまな情報を視覚的に伝えることができます。
また、アニメーション機能を使用して手順を段階的に示すことも可能です。
マニュアル作成ツール
一般的なビジネス用ソフトではなく、マニュアル作成に特化したツールもあります。
例えば、Adobe RoboHelpやMadCap Flareなどの作成ツールは、ヘルプファイルやオンラインヘルプ、知識ベースなどのマニュアルを作成するのに役立ちます。
こういったマニュアル作成ツールでは、テンプレートの使用、目次の自動生成、多言語対応などの機能を提供しているため、より本格的なマニュアルを作成したい場合におすすめです。
アウトソーシングサービス
マニュアル作成は専門知識と時間を必要とする作業です。そのため、外部の専門家に委託することは、一つの有効な手段となります。
アウトソーシングサービスを活用すれば、専門家の知識と経験を活用して、質の高いマニュアルを作成することが可能となります。
また、プロの作成したマニュアルからは、わかりやすい構成や表現方法を学べるというメリットもあります。
さらに、アウトソーシングによって、社内のリソースを他の重要な業務に集中させることができます。
マニュアル作成はHELP YOUにお任せ
社内にマニュアルを作成するノウハウがない場合には、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」がおすすめです。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUのマニュアル作成代行事例
老人ホーム、訪問介護ステーション、訪問看護ステーションといった介護・医療事業を展開している株式会社テンダーハートの事例です。
同社では、マニュアルがないことで業務が属人化し、引き継ぎが困難に。また、事業拡大するうえでの懸念点となっていました。
そこで、業務のマニュアル化をオンラインアウトソーシングの「HELP YOU」に依頼しました。普段やっている作業を実際に見てもらうことで、言語化しづらいサービス業務もマニュアル化できたとのことです。
その後、マニュアル作成以外にも、給与計算などのバックオフィス業務全般をHELP YOUに依頼。
これまでは施設管理者がバックオフィス業務も担当していましたが、HELP YOUにアウトソーシングすることで、職場環境の整備など、本来注力すべきコア業務に専念できるようになりました。
さらに、管理者が従業員と話をする機会も大幅に増え、離職率が低下するなどのポジティブな変化が見られたそうです。
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まとめ
マニュアル作りが上手い人の特徴やマニュアル作成の際に実践しているコツ、役立つツールなどについてご紹介してきました。
業務の効率化や生産性向上のためにはマニュアルが欠かせません。しかし、マニュアル作成にはノウハウが必要なため、重要性がわかっていてもなかなか着手できていないというケースが多くあります。
アウトソーシングを活用することで、プロの知見を取り入れた誰にとってもわかりやすいマニュアルを作成できます。
まだマニュアル整備がされていない、質の高いマニュアルを作成したいという企業は、これを機にマニュアル作成にアウトソーシングを導入してみてはいかがでしょうか。
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【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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