業務マニュアルの作り方│作成手順やコツを解説！
業務マニュアルは作成されていますか？
マニュアルがない状態では、自己流のやり方で業務を進めるために効率が低下したり、業務内容を社内で共有できずに属人化を招いたりと、さまざまなリスクを生んでしまいます。
業務を効率的に遂行するためには、マニュアル作成が必要不可欠です。
この記事では、業務マニュアルの役割やメリットを確認しながら、マニュアルの作り方を解説！マニュアル作成手順やコツを丁寧にご紹介します。
トラブルが起きて後悔しないためにも、さっそくマニュアルの整備に取りかかりましょう！
マニュアルの役割と目的
マニュアル作成する目的は、業務に関わる従業員全員に「正しい手順」とその「業務の目的」を伝えることです。
業務の進め方やスピードは人によって異なります。そのため、作業内容や成果物の基準を統一しなければ、仕事の成果が不安定になる恐れがあります。
マニュアルがあると手順が可視化されるため、業務を標準化でき、誰が作業しても業務の質やスピードを一定の水準に保つことができます。
また、マニュアル作成で、業務の目的を作業担当者で共有できます。
行っている作業の「目的」がわからなければ、その工程が業務全体の中でどうして必要なのか、何のために作業するのかが理解できません。
マニュアルがあると業務の目的と業務遂行における判断基準が明確になり、必要な作業を判別できるため、業務改善にもつながります。
マニュアルを作るメリット
マニュアル作成で得られるメリットは何でしょうか。ここでは、主なメリットを3つ紹介します。
業務効率化につながる
マニュアル作成をすることは業務効率化につながります。
マニュアルがあれば作業のたびに進め方を思い出したり、確認したりする手間が減り、作業スピードがアップ。作業時間を短縮することができます。
また、業務が可視化されることで、無駄な手順や工程を発見しやすくなります。
たとえば、マニュアル作成でこのような実態が見えてくるでしょう。
- 前例に従っているだけの不要な作業がある
- 複数人による重複作業がある
- 新しい人が入るたびに同じミスが起こっている
- 課によって作業時間に偏りがある
このような業務の無駄やムラを明らかにできれば、業務改善につなげることができます。
教育の時間や手間が減る
マニュアルには具体的にどんな手順でどのような作業をするのかが記載されています。そのため、マニュアルは新入社員への指導や異動してきた人への引き継ぎの際にも活用できます。
教育が必要な人に事前にマニュアルを一読してもらうことで、一から十まで教える必要がなくなり、わからない点だけを指導者に聞けばいいという状況をつくることができます。
効率的な教育で時間や手間を短縮できれば、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
属人化を防止できる
業務マニュアルは、いわば業務共有のための手順書です。 マニュアルがなければ限られた担当者だけが手順やコツを知っている状態となり、属人化の要因となります。
業務マニュアルがあれば担当者が不在でも業務を進めることが可能になりますから、属人化のリスクを回避することになります。
マニュアルには進め方の手順やコツ、ルールが明記されているため、それさえあれば誰でも作業ができる環境が整い、属人化が起こりにくくなります。
マニュアルの作り方
業務マニュアルの役割やメリットが理解できたところで、マニュアルの作り方を紹介します。
1.読み手と利用目的を明確にする
まずは、業務マニュアルの利用シーンや利用者、カバーする範囲、利用目的を明確にしましょう。
5W1Hを意識すると、わかりやすく簡潔にまとめることができます。
Who：誰が使うか
When / Where / What：いつ / どこで / 何に対して使うか
Why：なぜ作成するか
How：どのように利用するか
これらを事前に明らかにしておくことで、掲載する情報の取捨選択がしやすくなります。
2.業務の内容や手順を整理する
次に、業務マニュアルに盛り込む情報を整理します。
作成前にきちんと業務の内容や手順、懸念点や注意点などを洗い出しておきましょう。
3.構成と目次を作る
次のステップは、構成と目次の作成です。
いきなり本文を書き出すのではなく、まずは時系列に沿った大まかな構成（＝作業手順の骨格）を考えましょう。
先に構成を作ることで業務マニュアル全体の流れに筋が通り、一貫性を持たせることができます。
構成ができたら、それをもとに目次を作りましょう。どこに何が書いてあるか、利用者が探しやすい見出しにすることがポイントです。
4.本文を作成する
いよいよ本文の作成です。構成と目次に沿って、整理した情報を言語化しましょう。
その業務に初めて携わる人の視点に立って、わかりやすく言語化することが重要です。
【本文作成時のポイント】
- 文章はシンプルに、読み手に伝わる文章を意識する
- 専門用語はわかりやすく言い換える、あるいは注釈をつける
- 図や表、写真などを使って視認性を上げる
5.最終チェックをする
本文を一通り作り終えたら、業務マニュアルを見ながら実際に作業をしてみて、抜け漏れがないかを確認しましょう。
また、言い回しなどに関しては、なるべく第三者にチェックしてもらうことをおすすめします。わかりやすく記載したつもりでも、読み手にとっては理解しにくいこともあります。
実際に使用する人からフィードバックをもらえれば、よりユーザー目線に立った業務マニュアルを作成できます。
6.運用後は適宜改善する
運用後は、情報のアップデートにあわせて常に業務マニュアルを更新することも重要です。
多くの労力と時間をかけて作った業務マニュアルです。形骸化させないためにも、しっかりと管理し、運用していきましょう。
その際、誰がマニュアルを更新するのか、管理者も事前に決めておくと安心です。
マニュアルの作り方のコツ
業務マニュアルの作り方のコツを知って、誰にでもわかりやすいマニュアルを作りましょう。
全体像から設計する
業務マニュアル作成の際は、細かい手順からではなく、業務の全体像を把握したうえで作成することがポイントです。
業務全体から見て、その作業や工程にどんな意味や目的があるのかがわかると、読み手が業務内容を理解・判断しやすくなります。
トラブルやイレギュラーを想定する
イレギュラー発生時の対処法や、過去の対応例なども掲載しておくと良いでしょう。
トラブルが起きた際に対応しやすくなるだけでなく、ミスが起きやすい部分の注意喚起にもつながります。
必要に応じて画像や動画を使う
テキストだけで説明しにくい部分は、スクリーンショット画像や作業手順を録画した動画なども使うといいでしょう。
画像や動画を使うと視覚的に理解できるため、専門用語や言語による壁がなくなり、内容をわかりやすく伝えることができます。
ただし、デザインを凝りすぎてしまうと逆に見づらくなる可能性があります。画像や動画は、あくまで「わかりやすさ」を重視して適宜活用しましょう。
業務マニュアルを効率的に作成するポイント
効率的にマニュアルを制作するためのポイントを集めてみました。ツールの使用や人の手を借りることでぐっと効率的になります。
テンプレートを活用する
業務マニュアルのテンプレートを利用するとよいでしょう。営業マニュアル、販売マニュアル、作業マニュアル、引継ぎマニュアルなど業務ごとのテンプレートが存在します。
有料版だけでなく、PowerPointなどオフィス系のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトなどもあります。検索して探しみるとよいでしょう。
マニュアル作成ツールを使用する
マニュアル作成ツールを使用することで、時間をかけずに効率的に資料を作成することができます。ツール内で指示どおりに入力していくだけで画像や動画などが挿入でき、マニュアル制作が可能になります。
アウトソーシングを利用する
外部の人の手を借りるという手段もあります。より効率的なマニュアル作成が可能になります。
マニュアル作成代行会社には専門的な知見があるため、簡単な説明で読み手に伝わるマニュアルを手に入れることができます。さらには、マニュアル作成に必要なノウハウや他社の事例などを得ることも可能になります。
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| ワード | ・文字による説明が中心 ・印刷して紙で見る |
| エクセル | ・図表やリストが多い ・補完データや帳票類など複数のデータを一元管理する ・印刷はしない |
| パワーポイント | ・画像や音声、アニメーション効果を使う ・スライドで大画面に展開する |
無料で使える業務マニュアルのテンプレートは？
マニュアル作成は、テンプレートを使うとフォーマットが統一され、見やすくわかりやすい資料を簡単に作ることができます。
ここでは、無料で使えるテンプレート提供サイトを3つ紹介します。
●MicrosoftのOfficeテンプレート
Microsoftの公式サイト「Officeテンプレート」には、ワードやエクセル、パワーポイントを使ったさまざまなテンプレートが2,000点以上公開されています。
マニュアル専用のテンプレートではありませんが、ガントチャートや管理表、チェックリストなど、マニュアルのテンプレートとして活用できるものが多く提供されています。
会員登録は不要。公開されているテンプレートを無料でダウンロードして使うことができます。
●bizocean
bizocean（ビズオーシャン）は、ビジネス文書用テンプレートの総合サイトです。ワード、エクセルを使った業務マニュアルや業務引継ぎシートなど、多くのテンプレートが公開されています。
用途に合わせてすぐに使える項目が設定されているため、必要に応じて文言を入れ替えれば、すぐに作成できるのが特徴です。
会員登録をすれば無料でダウンロードできます。
●経費削減実行委員会
経費削減実行委員会では、パワーポイントを使ったマニュアルテンプレートを公開しています。
企画書や提案書を作る際に利用できる手順マニュアルや、業務引継ぎ書のテンプレートが用意されています。他にもさまざまな業務用テンプレートが揃っているので、用途に応じて活用できます。
会員登録をすれば誰でも無料でダウンロードできます。
マニュアルの作り方のまとめ
分かりやすい業務マニュアルの作り方をお伝えしました。
業務マニュアルをうまく活用できれば、業務効率化や業務の属人化の防止が期待できます。
業務マニュアル作成にはどうしても手間がかかりますが、業務全体に大きなメリットをもたらすため、ぜひ取り組んでいきたい課題の一つです。
マニュアルを作成する時間が取れない場合、ぜひ外注も検討してみましょう。
まだマニュアルが整備されていないという企業は、これを機に作成に踏み出してみてはいかがでしょうか。
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