わかりやすい手順書の作り方を5ステップで解説
手順書は、作業内容を把握するうえで欠かせない文書です。手順書を作成すれば、業務の標準化や効率化が期待できます。
では、誰でも読むだけで内容を理解できる「わかりやすい手順書」は、どう作ればいいのでしょうか？
この記事では、わかりやすい手順書の作り方、手順書を作るメリット、手順書の作り方のコツを紹介しています。本記事に記載されている5ステップに沿えば、利用者が理解しやすい手順書を作成できます。ぜひご活用ください！
手順書とは
手順書は誰もが同じ質の作業をできるように、手順や作業工程を細かく記載した文書です。
同じく作業工程が記された文書としてマニュアルがありますが、両者にはどんな違いがあるのでしょうか？以下で解説していきます。
手順書とマニュアルの違い
一言で言うと、マニュアルの種類の一つが手順書です。マニュアルの意味は広く、手順書を「作業マニュアル」「業務マニュアル」と呼ぶ場合もあります。
以下、項目別にマニュアルと手順書の違いを表にまとめました。
| 手順書 | マニュアル | |
| 目的 | メンバーが業務内容を理解し、一定の品質を保つ | 業務全体の把握。業務の効率化と成果を出すことが目的 |
| 役割 | 具体的な説明 | 手順だけでなく、概要や背景なども組み込まれている |
| 内容 | 作業内容や細かな流れを記載 | 広範囲の作業工程。ノウハウなども組み込む |
例えば介護ヘルパーの調理業務マニュアルには、ヘルパーに求められる料理スキルの基準や調理時のポイント、なぜそのポイントを表示したのかなどが記されています。
それらの情報の中に「調理の下準備の手順書」も含まれているとイメージすると、分かりやすいかもしれません。
手順書とマニュアルにはこのような違いがありますが、一般的には手順書とマニュアルは同じものと考えている人が多いでしょう。
手順書を作るメリット
ここからは、手順書を作るメリットを三つ紹介します。
作業を標準化できる
一つ目は作業を標準化できる点です。手順が細かく表示されているため、一定の品質を保てるのです。
手順書どおりに進めれば「ある手順が抜け落ちていた」というミスを防止できます。また、担当者が自分のやりやすいようにアレンジすることもないため、作業品質を維持・向上できるでしょう。
手順書に則って作業を標準化できると、業務の無駄な工数が減り、コスト削減にもつながります。
教育の手間が減る
二つ目のメリットは教育の手間が減ることです。手順書はどんな人でも理解できるように作られており、読むだけで一通りの作業を行えるからです。
例えば新しく入った人に仕事を教えなければならないときも、業務手順書があればやり方の自習が可能です。手取り足取り教える必要はなく、業務手順書を読んだうえでわからない部分だけを質問してもらえばよいのです。
このように、手順書を用意することで新人教育の手間が省け、余った時間を別の業務に充てられるでしょう。
属人化を解消できる
三つ目のメリットは属人化を解消できることです。属人化とは、担当者のみが作業内容や手順を把握しており、職場のメンバーと共有されていない状態を指します。
属人化していると担当者が休暇を取ったり、辞めてしまったりしたときに誰も手順がわからず、作業が滞る可能性があります。
しかし、手順書があればその心配は要りません。担当者でなくても業務を遂行でき、属人化のリスクが解消されます。手順書を作成しておけば、担当者の突然の不在にも対応できるのです。
わかりやすい手順書の作り方
この章では、わかりやすい手順書の作り方を説明します。
ステップ1.利用者や目的を明確にする
まず、利用者や利用目的、作業範囲を明確にしましょう。
誰がどんなときに、どんな目的で利用するのかを事前に明らかにしておきます。すると、掲載する情報の取捨選択がしやすくなり、効果的な手順書を作成できます。
作成の際には5W1Hを意識するとよいでしょう。
【5W1Hとは】
When…いつ（いつまでに行う必要があるか）
Where…どこで（業務の場所）
Who…誰が（業務を行う人）
What…何を（業務に必要なものなど）
Why…なぜ（その業務が必要な理由）
How…どのように（業務を行う方法など）
5W1Hを使用すると内容が具体的になり、初めて読んだ人にも伝わりやすくなります。
ステップ2.作業内容を洗い出す
次に作業内容を洗い出します。どんな作業を行っているのか、全て書き出して作業内容を整理しましょう。
このときに、以下の点も同時に洗い出してください。
- 単位作業（一つの業務を行ううえでの最少の作業）
- 作業上の注意点
- 各作業にかかる時間
- 作業に使う道具 など
また判断が必要な作業は、どう判断すべきかの基準も具体的に書いておきます。
作業内容を洗い出すことで、思った以上に特定の作業に多くの時間を費やしている、または順番を入れ替えたほうが効率がよくなるなどの発見があるはずです。
ステップ3.構成・目次をつくる
作業内容を洗い出したら、構成・目次を作ります。
構成は手順の設計図や骨組みの役割を果たします。すぐに本文を書き出すのではなく、構成を考えてから本文を作成したほうが一貫性のある手順書を作成できます。
構成を作るときは次のポイントを意識しましょう。
- 基本的には時系列に沿って考える
- 内容が多い場合は、メインの見出しの他に小見出しも用意する
構成をもとに目次を作ることで、利用者が閲覧したとき、どこに何が記載されているのかが探しやすくなります。
ステップ4.作業内容を記述する
次に、作業内容を記述します。
構成と目次に沿って本文を記述する際に、以下の点を押さえておきましょう。
- 利用者の立場になって作成する
- 具体的な内容を入れる
- シンプルな言葉、デザインを使う
- 画像などを入れて視覚的にも分かりやすくする
また、本来はマニュアルの役割ですが、なぜこの手順を行うのかという理由も記載しておくと利用者の理解が深まります。理解が深まった分、作業の質の向上が見込めるでしょう。
ステップ5.手順書通りに作業して内容を検証する
最後の工程は、手順書通りに作業して内容を検証することです。
検証中は、手順書に抜け漏れがないか確認しましょう。自分では全ての作業を割り出したと思っていても、手順書通りにやってみると追加事項や修正点が出てくるのはよくあることです。
さらに自分で検証する以外に、第三者にチェックしてもらうことも重要です。自分では気づかなかった修正点が見つかるかもしれません。
フィードバックと修正を繰り返すことで、使いやすい手順書にブラッシュアップされていくのです。
手順書の作り方のコツ
手順書の作り方のコツを知っておくと、よりわかりやすい手順書を作成できます。
以下で二つのコツを紹介します。
誰にでもわかる言葉で説明する
一つ目のコツは、誰にでもわかる言葉で説明することです。
手順書を作る人と読む人（初心者）とは、知識量が異なることを意識しましょう。
- 作業の前提となる知識や、専門用語などがある場合は注釈を入れる
- 略称は控えるか、わかりやすい場所に正式名を記載しておく
- 抽象表現ではなく、具体的な数字や数値を入れる
上記のポイントを念頭に置いて作成してみてください。
運用後は改善を行う
二つ目のコツは、運用後は改善を行うことです。
最初から完璧な仕上がりを目指さず、運用しながら現場の声などもフィードバックとして受け入れていくことが大切です。
実際に手順書を使用すると、作業者から「もう一手順加えたい」、「このほうが効率的だ」など、さまざまな意見が出てくるはずです。この声が手順書のブラッシュアップにつながります。
また、手順書の改善のために管理者を決めることもポイントです。管理者がいれば継続的にマニュアルを運用でき、手順書を利用する人にとっても誰に改善策や意見を言えばいいのかが明確になるからです。
作業効率を高めるためにも、手順書を改善しやすいシステムづくりをしておきましょう。
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