メール代行サービスのメリットや選び方とは？おすすめ業者をご紹介
メール代行とは、企業が外部の専門業者にメール対応業務を一括して委託するBPOサービスです。「問い合わせ対応に追われてコア業務が進まない」という課題に対し、メール代行は有効な解決策になります。
本記事では、メール代行の導入メリットに加え、最新の料金相場や失敗しない選び方をわかりやすく解説します。
メール代行に依頼できること
メール代行サービスに依頼できる業務範囲は、単なる返信対応に留まりません。問い合わせやクレーム対応といった「受信」業務はもちろん、営業メールやメルマガなどの「送信」業務、さらには英語・多言語対応まで依頼することが可能です。
まずは、どのような業務をアウトソーシングできるのかを一覧表で確認しましょう。
| カテゴリ | 業務内容 |
| メール受信・配信 | ・問い合わせメール対応（マニュアル作成・雛形作成含む） ・クレームメール対応（対応ポイントに沿った適切な返信） ・配信リストの作成・管理（新規追加／配信停止処理など） |
| コンテンツ作成 （営業メール・メルマガ） |
・営業メールの文面作成・修正 ・送信先に合わせた文章調整 ・見込み客のリストアップ／リスト作成 ・メルマガの内容企画 ・メルマガ文章作成・配信作業 |
| 効果測定・改善提案 | ・開封率・クリック率などの分析 ・配信後のレポート作成 ・改善点の提案 |
メール受信・配信
リスト作成などの配信業務を行います。
配信業務では新規配信者をリストに追加したり、配信停止希望者をリストから削除したりと何かと手間な作業が多くミスも発生しやすい業務です。しかし、代行サービスに依頼することで効果的なメール配信が期待できます。
具体的にどのようなメールを配信できるのかご紹介します。
問い合わせメール代行
顧客からの問合せメールは、自動返信では対応しきれません。柔軟かつ迅速で的確な対応が求められます。
しかし一つ一つのメールを手動で対応していると、工数を圧迫してしまうことも多いですよね。
代行サービスでは、プロのスタッフやオペレーターが24時間365日サポートします。マニュアルや返信メールの雛形を作成して問合せメールの対応業務を代行を行うサービスもあります。業務を進める中で、マニュアルの内容や雛形は修正・アップデートすることも可能です。
スピーディかつ充実した顧客対応が実現できるでしょう。
クレームメール代行
ビジネスシーンで避けて通れないのがクレームメールへの対応です。
細心の注意を払って対応しても、お客様と穏便にやりとりするのが難しい場合もあります。
クレームメール対応のポイントは以下のようなものが挙げられます。
- マニュアルを作成し対応するラインを定めること
- はっきりとした受け答えをすること
- 誠意をもって接すること
上記のポイントを押さえながら迅速に対応する必要があり、社内リソースを圧迫しがちな業務といえます。
代行サービスを利用することで、ミスを減らしたユーザーファーストな対応が可能になります。細々とした業務から解放されてコア業務へと工数を移行させられるでしょう。
コンテンツ作成
- キャッチーなコピーが思いつかない
- 顧客に刺さる文章が書けない
- ライティング業務自体が苦手
などのお悩みを抱えている方をサポートします。
具体的には以下のメールコンテンツがあります。
営業メール代行
営業メールは、事前に考えた文章を送るだけなのでテレアポなどに比べると簡単な営業手法なのが利点です。
特に中小企業では経営者や責任者がお問い合わせメールを確認することも多く、新規顧客獲得に向けた営業にもつながりやすいです。
しかし、必ずしも相手にメールをチェックしてもらえるとは限りません。
効果的な文章作成や、送信先の会社に合わせた文章の改善などを継続して行う必要があります。このような地道な作業には時間を取られてしまいがちです。
代行サービスを利用することで、以下のような作業を一括で任せられます。
- 見込み客のリストアップ
- リスト作成
- 文書作成/修正
- 送信
自社の負担を減らして効率的な業務の進め方ができるでしょう。
メルマガ代行
メルマガでは顧客が必要としている情報を継続的に配信することで、ユーザーを新規顧客に成長させる効果が期待できます。
そのためには、ユーザーのニーズに合わせた「読みたい」と思う情報のセレクトが必要です。
代行サービスを利用すると、このような目的に合わせたコンテンツ作成や配信作業を一括で任せることができます。
効果を最大限に高めたメールを最適なタイミングで配信できるはずです。
効果測定・改善提案
メール代行ではメール配信の成果を高めていくために、配信後もさまざまなサポートを提供しています。
- ライティング・配信したメールの開封率やクリック率の分析
- メール配信後の効果測定から改善点の提案 など
このような数値分析や改善施策は知識がないと難しく、自社内で運用していくことが難しいと感じる方もいるかもしれません。
メール代行サービスの中には、自社運用可能な体制作りをサポートしているところもあるので確認してみるといいでしょう。
メール代行を利用するメリット
メール代行を利用する最大の価値は、社内リソースを節約しながら、生産性とコスト効率を同時に高められることです。
ここでは、メール代行が企業にもたらす以下2つの主要メリットについて解説します。
- 社員の負担軽減
- コスト削減
社員の負担が減る
メール配信やコンテンツ作成、配信後の効果測定などの業務は一つ一つの作業に手間と時間がかかるため、自社の社員が行うと負荷がかかってしまいます。
メール代行サービスを利用することで、細々とした作業に費やしていた時間をコア業務にまわすことが可能です。
これにより社員は本来取り組むべき業務に注力できるようになり、生産性向上にもつながるでしょう。
コスト削減につながる
メール代行サービスの利用はコスト削減にもつながります。
知識や経験豊富なスタッフがサポートするので、自社で社員を雇うよりも人件費を抑えつつ成果の高いメール配信を確実に行えます。
また、メール配信は郵送やファックスを利用するダイレクトメールよりも安価に行えるのもポイントです。
送料がかからないのでコストを抑えつつ顧客開拓を行えるでしょう。
メール代行の料金相場
メール代行サービスの一般的な料金体系は、主に以下の3つの要素で構成されています。
- 月額基本料
- メールの送受信料
- オプション料
以下は、メール代行の料金の相場表です。
| 料金項目 | 相場 | 内容 |
| 月額基本料 | 5,000〜15,000円/月 | ・毎月固定で発生する費用 ・オペレーター配置・管理費などを含む |
| メール送信料 | 200〜400円／件 （※安いサービスは100円台） |
・問い合わせ内容の確認・分類など、件数に応じて変動 |
| メール受信料 | 200〜400円／件 （※送受信一律100〜400円／通とするケースも多い） |
・返信文作成・送信処理、件数や文面の複雑さで単価が変わる ・送受信ともに、件数が多いほど単価が下がる従量課金制が一般的 |
| オプション料 | 300円〜 | マニュアル・FAQ作成、レポート高度化、夜間・土日祝対応、クレーム特化対応、多言語対応など追加要件に応じて加算 |
メール代行の料金体系は、月額基本料に加え、メールの送受信に応じた従量課金制が基本です。ただし、サービスによっては、対応件数に関係なく毎月決まった金額で支払う月額固定制を採用している場合もあります。
月額固定制の相場は、10〜50万円程度です。
さらに、ココナラなど個人に依頼するケースもあります。
個人の場合は別の相場帯で、1件〇円、〇件まで〇円のパッケージ、単発依頼など、簡易・低価格の料金設定が中心です。
メール代行業者を選ぶポイント
メール代行業者を選ぶ際は、「費用対効果」「セキュリティ対策」「実績の信頼性」の3点を優先的に確認することが重要です。
業務の委託先を誤ると、コストや作業効率だけでなく情報管理にも影響が出る可能性があります。
ここでは、サービス内容と料金のバランス、セキュリティ対策、実績・事例の観点から、失敗しない業者選びのポイントをわかりやすく整理して紹介します。
サービス内容と費用のバランス
メール代行サービスを選ぶときは、依頼業務と予算のバランスを見極めることが重要です。
メール代行サービスでは、さまざまなサービスを利用すればするほど利用金額は高くなります。
あらかじめ依頼業務を整理し、過不足ないサービスを提供している業者を選びましょう。
また依頼業務量が時期によって変化する場合は、複数のプランがあり途中で変更可能な業者を選ぶのがおすすめです。
セキュリティ対策
メール代行サービスでは、住所・電話番号・氏名・クレジットカード番号などの顧客の個人情報を扱うことがあります。漏洩すると会社の信頼にも関わる重大な問題へと発展しかねないため、取り扱いには細心の注意を払うことが必要です。
メール代行サービスを選ぶときは、プライバシーマーク(Pマーク)やISO14001(情報セキュリティ認証)を取得してるかどうかをしっかり確認しましょう。
プライバシーマークは日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が推進しているマークです。個人情報に対するセキュリティを適切に行っている業者に与えられます。
実績と事例
メール代行サービスを利用するからには、売上をアップさせたり、多くの方に知ってもらえたりするようなコンテンツ作成を期待しているはずです。
メール代行サービスを選ぶ際には、実際にどのようなコンテンツを作れるのか、サンプルや参考資料を提示してもらい確認してみましょう。
実績や事例が明らかな業者を比較するのがおすすめです。
おすすめのメール代行サービス
おすすめのメール代行サービス4社をご紹介します。
- HELP YOU
- IMOSSS（アイモス）
- シスプロイーマーケティングサービス
- テルシンク24
HELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
テクノロジーと人のサポートを融合させた、高品質かつ低価格の顧客対応を提供します。
| 特徴 | ・高品質かつ低価格のメール代行サービス ・専門スタッフが迅速・丁寧にメール対応を実施 ・マニュアル整備・テンプレート作成・分析までワンストップで対応 |
| 主なサービス内容 | ■メール問い合わせ対応 ・顧客からの問い合わせメールへの返信代行 ・内容に応じた分類・エスカレーション ■各種受付業務 ■その他（運用改善・業務設計） |
| セキュリティ体制 | ・Pマーク認定取得 ・ご利用開始前に秘密情報保持契約（NDA）を締結 ・スタッフへの定期的なセキュリティ研修を実施 |
| 実績 | 900クライアント以上 |
| 費用 | 要問い合わせ |
▼詳しいサービス詳細はこちらの資料をご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「まずは費用の概算が知りたい」「どのような業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
IMOSSS（アイモス）
IMOSSS（アイモス）は、トライコーン株式会社が提供するメールマーケティング支援サービスです。顧客管理CRMシステム「クライゼル」を使い、メール配信・フォーム制作など制作・運用を代行してくれます。
| 対応業務 |
|
| 料金/プラン | 要問い合わせ |
シスプロイーマーケティングサービス
シスプロイーマーケティングサービス（メール配信代行「メールプロ」）は、株式会社シスプロが提供するサービスです。送信先ごとの開封・クリックを計測し、テキストメールとHTMLメールの両方に対応しているのが特徴です。
| 対応業務 |
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| 料金/プラン | ＜基本設定料＞ テキストメール：5,000円（税込）〜（送信アドレス数30,000件まで共通） HTMLメール：10,000円（税込）〜 ＜配信料金（スポット配信）＞ |
テルシンク24
テルシンク24のメール代行サービスは、24時間365日対応のメール返信代行サービス。メール受信から最長10分以内に、あらかじめ取り決めた内容やマニュアルに沿ってオペレーターが迅速に返信・回答してくれます。
| 対応業務 |
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| 料金/プラン | 月額基本料金：11,000円（税込）～ 送受信従量料金：110円～440円/件 |
メール代行のまとめ
メール代行サービスについて、対応可能業務やメリット、業者の選び方などを解説しました。メール配信業務は、新規顧客の開拓や既存顧客満足度の向上にもつながる重要な業務です。
しかし、効果のあるメールコンテンツを作成するためには緻密な構成力や分析力が必要です。社内のメンバーで運用しようとするとリソースが圧迫されてしまい、業務が滞って悪循環になりかねません。
メール代行サービスを利用することで、社員がコア業務に集中できる環境づくりを実現しながら、成果見込みの高いメール配信業務を遂行することができます。
自社運用の体制作りをサポートしてくれるサービスもあるので、お困りの方は是非利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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