書類作成代行サービスとは！サービス内容・料金・おすすめサービス
「資料作成が間に合わない……」
「書類や資料作成業務に時間がかかり、本来やるべき大事な業務になかなか着手できない…」
このようにもどかしい思いをしている方もいるのではないでしょうか。
あるいは、時間をかけて書類や資料を作成したものの、わかりにくく、見づらいなど質に満足できないこともあるでしょう。
そんな時におすすめしたいのが、書類作成代行サービスの活用です。忙しいみなさまに代わりに、各分野におけるプロフェッショナルが高品質な書類や資料を作成します。
この時期では書類作成代行サービスを利用するメリット・デメリットや、おすすめのサービスをご紹介します。
書類作成代行サービスとは
書類作成代行サービスとは、ビジネスシーンで使用される書類や資料を、依頼内容に応じて作成、納品してくれるサービスです。
社内での打合せ資料やプレゼンテーション資料、お客様との商談資料など様々な書類や資料作成を代行してくれます。
サービスによっては会議の議事録などはテープ起こしから対応可能であったり、データ入力や分析などにも対応可能だったりするサービスもあります。
書類作成代行サービスに依頼できる業務
データ入力
手書きの書類やアンケート結果、名刺のデータ入力も、書類作成代行に任せましょう。
派遣社員やアルバイトにデータ入力を頼んでいる人もいるかもしれませんが、書類作成代行サービスであれば、不定期の単発業務も気軽に依頼することが可能です。
文字起こし
文字お越しは、音声データや動画などデータによっては数時間かかることもあります。インタビューやセミナー、会議のたびに発生する議事録づくり業務を億劫に思っている人もいるでしょう。
書類作成代行サービスの使用で時間の有効活用が叶います。例えばインタビューの文字起こしに割いていた時間を、新規記事の構成を練ったり、他の企画を考えたりすることも可能になります。
パワーポイントでの資料作成
プレゼンテーション資料は、顧客の心をつかみ、リードを獲得するための重要な資料です。それだけに時間をかけてじっくり作成する必要があります。
とはいえ、顧客訪問やメール対応などの業務に追われ、なかなか時間をかけられないこともあるでしょう。
書類作成代行サービスなら、パワーポイント資料作成のプロフェッショナルが、あなたの代わりに顧客の信頼につながる高品質な書類を作成します。
エクセルでの資料作成
エクセルやスプレッドシートなどでのデータ集計が伴う書類作成は、ある程度の経験値を必要とします。慣れていない人がやると予想以上に時間がかかる業務の一つです。
プロフェッショナルにアウトソーシングすることで、データ入力から分析、構成、デザインまで一連の業務を高品質で仕上げてもらえます。
これまで書類作成に費やしていた時間を、売上に直結するフロントオフィス業務に充てることも可能になります。
書類作成代行は違法？
書類作成代行サービスを利用することは違法ではありません。ただし業務内容によっては注意が必要な業務も存在します。
例えば公的書類の作成を外注するケースです。公的書類の中には、行政書士や社労士などの有資格者しか扱えないものもあるからです。業者によっては無資格にもかかわらず書類作成代行を引き受ける場合もあります。書類作成代行サービスに公的書類の作成を依頼する際は資格の有無を確認する必要があります
書類作成代行サービス利用のメリット
コア業務に集中できる
書類作成代行サービスを利用することで、それまで使っていた時間をコア業務に充てられることは大きなメリットです。
例えば、スタートアップなど起業したばかりの経営者の場合、総務や経理業務を一人で対応しているケースもあります。そのため利益に直結する経営企画に集中できないこともあるでしょう。
書類作成代行サービスを利用することで、本当にやるべき業務に向き合うことができます。
資料のクオリティが担保される
書類作成代行サービスを提供している業者の多くは、各種書類作成のプロフェッショナルを専用に雇っています。
他の業務と並行しながら自分で作成すると、書類の細部までこだわる時間がないこともありますが、専門家に任せることで、短時間でハイクオリティな書類や資料の作成が可能になります。
コスト削減につながる
書類作成代行サービスを利用することは、人件費などの固定費の削減にもつながります。
雑務に割いていた時間を、より重要な業務に充てることで、社内の人的リソースを有効活用できるようになるからです。
また、不定期に発生する業務は必要な期間のみアウトソーシングすることも可能です。書類作成代行サービスをスポット活用することで、コストを抑えることが可能になります。
書類作成代行サービス利用のデメリット
セキュリティのリスク
書類作成代行を依頼するにあたって、個人情報や売上データなどを外注先に共有する場合があります。
その際にリスクとして挙げられるのが、外注先からの情報漏えいです。
意図的ではなくても、例えば委託先のシステムがぜい弱だった場合に流出の可能性があります。
書類作成代行を依頼する場合は、従業員の教育面やシステム面において、セキュリティ対策をしっかり行っている業者を選ぶと良いでしょう。
必要資格の有無に注意
「書類作成代行は違法？」でも説明した通り、専門性の高い公的文書の作成を外注する場合は、該当の資格を持っている業者を選ぶ必要があります。誤って違法業者に外注してしまった場合は、依頼者側も責任を問われる可能性があるので注意が必要です。
書類作成代行サービスの料金相場
書類作成代行サービスの料金はサービスによって異なります。
依頼内容に応じて価格も異なりますが、各種サービスを比較したところ、A4用紙1枚分で1,000〜5,000円が相場となっています。
また、月額サービス制を提供しているケースでは、月に30時間分の書類作成代行を依頼する場合は70,000〜100,000円が目安となります。
依頼する頻度や量が多い場合は、月額サービスを利用した方がお得な場合もあります。業務量に応じて書類作成代行サービス業者を選ぶと良いかもしれません。
書類作成代行おすすめサービス
ここからはおすすめ書類作成代行サービスを紹介いたします。自社に合ったサービスを見つけてみてください。
HELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
HELP YOUには、書類作成や資料作成を専門とした「資料作成プレミアムプラン」があります。詳細は以下のとおりです。
HELP YOUの資料作成プレミアムプラン
HELP YOUのその他プラン
＜チームプラン＞
お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」
２．「チーム制」なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト：売り上げ管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランもご提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
カラくるデザイン
カラくるデザインでは各種書類に加え、チラシやイラスト、名刺などの制作代行も行っています。
強みは多種多様なクリエイティブの制作により培ったデザインのノウハウです。見やすく洗練された書類を作成しています。
作成する書類によって価格は変動しますが、比較的安価で依頼できるのもメリットの一つです。
例えば、パワーポイント資料は1ページにつき3,000円から依頼できる例もあります。
スプラウト
スプラウトは、パソコンやプリンターを持っていない人などの代わりに書類を作成するサービスです。
例えば、手書き書類のデータ化や、手紙やスピーチなどの簡単な文章の作成を行っています。
プレゼンテーション資料やチラシ・カタログなど、専門性が求められる書類の作成も依頼できますが、前述したものと比べると高価格です。
クラウドワークス
クラウドワークスは、仕事を依頼したい企業と、仕事を受注したい個人や法人をつなぐお仕事マッチングサイトです。
書類作成だけでなく、Webデザイン制作やシステム開発など多岐にわたる業務を依頼することが可能です。発注する側も受注する側も登録料は無料です。実際に作業を行う人は、初心者からフリーランス、正社員の複業とさまざまです。
まとめ
書類作成代行サービスを利用することで、自分の時間を確保できるだけではなく、ビジネスの効果を最大化することが期待できます。
メールや手紙などの簡単なものから、高度なスキルが要求されるプレゼンテーション資料まで、業者によって専門分野はさまざまです。
自社の要望に合った書類の種類や量、期待するクオリティに応じてサービスを選んでみてください。
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