「もう、こんな時間か……」

書類仕事に追われるうちに、気づいたら外は真っ暗。そんな経験はありませんか？

本来やるべき業務になかなか着手できず、もどかしい思いをしている方もいるのではないでしょうか。

あるいは、派遣社員やアルバイトに書類作成を依頼したものの、なかなか質に満足できないこともあるでしょう。

そんな時におすすめしたいのが、書類作成代行サービスです。忙しいあなたの代わりに、各分野におけるプロフェッショナルが高品質な書類を作成します。

書類作成代行サービスを利用するメリット・デメリットや、おすすめのサービスをご紹介します。

書類作成代行に依頼できるもの

書類作成代行に依頼できるもの１．ワード・エクセル

マニュアルやデータ集計などの書類作成は、慣れていない人がやると予想以上に時間がかかる業務の一つです。

ワード・エクセルのプロフェッショナルに外注したら、サクッと高品質な書類を作成できます。
例えば、これまでデータ集計に費やしていた時間を、分析や企画に充てることも可能です。

書類作成代行に依頼できるもの２．プレゼン資料

プレゼンテーション資料は、顧客の心をつかむことや、リードを獲得するために重要な役割を持っています。

しかし、顧客訪問やメール対応などの業務に追われ、なかなか時間をかけられないこともあるでしょう。

書類作成代行サービスなら、パワーポイントのプロフェッショナルが、あなたの代わりに顧客の信頼につながる高品質な書類を作ります。

書類作成代行に依頼できるもの３．データ入力

手書きの書類やアンケート結果、名刺のデータ入力も、書類作成代行に任せましょう。

派遣社員やアルバイトにデータ入力を頼んでいる人もいるかもしれませんが、書類作成代行サービスであれば、不定期の単発業務でも気軽に頼めます。

書類作成代行に依頼できるもの４．文字起こし

ものによっては数時間かかる、音声データや動画の文字起こし。
インタビューやセミナー、会議のたびに発生するこの業務を億劫に思っている人もいるでしょう。

書類作成代行サービスを使ったら、例えばインタビューの文字起こしに割いていた時間を有効活用し、記事の構成を練ったり、他の企画を考えたりすることも可能です。

書類作成代行に依頼できるもの５．メール・手紙

日々の業務に追われて後回しにしがちな、顧客のフォローアップメールやお礼状の作成。
忙しい合間に急いで書いたら、誤字脱字や宛名の漢字間違いなどで、相手の心証を悪くしてしまう可能性もあります。

書類作成代行サービスなら、メールや手紙のプロフェッショナルが、あなたの代わりに丁寧なメッセージを作成します。

書類作成代行は違法？

書類作成代行サービスを選ぶ際に気を付けたいのが、公的書類の作成を外注するケースです。

公的書類のなかには、行政書士や社労士などの有資格者しか扱えないものもあります。

無資格にもかかわらず書類作成代行を請け負っている違法業者にはご注意ください。

書類作成代行のメリット

書類作成代行のメリット１．クオリティの高い書類ができる

書類作成代行サービスを提供している業者の多くは、各種書類作成におけるプロフェッショナルを専用に雇っています。

他の業務と並行しながら自分で作成すると、書類の細部までこだわる時間がないこともありますが、専門家に任せたら痒いところに手が届くハイクオリティな書類を作ってくれます。

書類作成代行のメリット２．コスト削減につながる

書類作成代行サービスを利用することで、人的・金銭的コストの削減につながります。

雑務に割いていた時間を、より重要な業務に充てることで、社内の人的リソースを有効活用できます。

また、不定期に発生する業務の場合は、新しく人を採用するより、外注した方が金銭的コストを抑えることが可能です。

書類作成代行のメリット３．コア業務に集中できる

書類作成に使っていた時間をコア業務に充てられることは大きなメリットです。

例えば、起業したばかりの経営者の場合、総務や経理の仕事も一人でこなさなければならず、肝心の経営企画に集中できないこともあるでしょう。
書類作成代行サービスを使ったら、本当にやるべき業務に向き合うことができます。

書類作成代行のデメリット

書類作成代行のデメリット１．セキュリティ面のリスク

書類作成代行を依頼するにあたって、個人情報や売上データなどを委託先に共有する場合があります。

その際にリスクとして挙げられるのが、委託先からの情報漏えいです。
意図的ではなくても、例えば委託先のシステムがぜい弱だった場合に流出の可能性があります。

書類作成代行を依頼する場合は、従業員の教育面やシステム面において、セキュリティ対策をしっかり行っている業者を選ぶと良いでしょう。

書類作成代行のデメリット２．資格の有無に注意

「書類作成代行は違法？」でも説明した通り、専門性の高い公的文書の作成を外注する場合は、該当の資格を持っている業者を選ぶ必要があります。

誤って違法業者に外注してしまった場合は、依頼者側も責任を問われる可能性があるので注意が必要です。

書類作成代行の料金相場

料金は依頼内容に応じて変動しますが、A4用紙1枚分で1,000〜5,000円が相場です。

月額サービスを提供している業者もあり、例えば月に30時間分の書類作成代行を依頼する場合は70,000〜100,000円が目安となります。
依頼する頻度が高い場合は、月額サービスを利用した方がお得な場合もあるので、業務量に応じて業者を選ぶと良いでしょう。

書類作成代行のおすすめサービス

書類作成代行のおすすめサービス１．HELP YOU

HELP YOUは、忙しい人がコア業務に集中するためのサポートをする、オンラインアウトソーシングサービスです。
アシスタントの採用率は約1パーセントで、仕事のクオリティが高いことに定評があります。

2020年8月には「資料作成パッケージ」を提供開始。
アシスタントのなかでもパワーポイントの書類作成に特化したメンバーが、あなたの代わりに高品質なビジネスツールを生み出します。

専門性の高い書類の作成はもちろんのこと、データ入力や文字起こしなどの簡単な業務まで幅広く手がけているのも特徴の一つです。

HELP YOUに依頼できる書類の例

• 営業の汎用資料
• 株主総会の資料
• ダウンロード資料
• 採用説明会資料
• イベント登壇資料

書類作成代行のおすすめサービス２．カラくるデザイン

カラくるデザインでは各種書類に加え、チラシやイラスト、名刺などの制作代行も行っています。

強みは多種多様なクリエイティブの制作により培ったデザインのノウハウです。見やすく洗練された書類を作成しています。

作成する書類によって価格は変動しますが、比較的安価で依頼できるのもメリットの一つです。
例えば、パワーポイント資料は1ページにつき3,000円から依頼できる例もあります。

書類作成代行のおすすめサービス３．スプラウト

スプラウトは、パソコンやプリンターを持っていない人などの代わりに書類を作成するサービスです。
例えば、手書き書類のデータ化や、手紙やスピーチなどの簡単な文章の作成を行っています。

プレゼンテーション資料やチラシ・カタログなど、専門性が求められる書類の作成も依頼できますが、前述したものと比べると高価格です。

まとめ

書類作成代行サービスを利用すると、自分の時間を確保できるだけではなく、ビジネスの効果を最大化することが期待できます。

メールや手紙などの簡単なものから、高度なスキルが要求されるプレゼンテーション資料まで、業者によって得意分野はさまざまです。
書類の種類や、期待するクオリティに応じてサービスを選んでみてください。