業務マニュアルの作り方│作成手順やコツを解説!

業務に関するマニュアルは整備されていますか?
マニュアルがない状態では、自己流のやり方で業務を進めたために効率が低下したり、業務内容を社内で共有できずに属人化を招いたりと、さまざまなリスクを生んでしまいます。

業務を円滑に遂行するためには、マニュアルが必要不可欠です

この記事では、業務マニュアルの役割やメリットを確認しながら、マニュアルの作り方を解説!作成手順やコツを丁寧にご紹介します
トラブルが起きてから後悔しないためにも、さっそくマニュアルの整備に取りかかりましょう!

マニュアルの役割と目的

マニュアルの役割と目的

マニュアルを作成する目的は、業務に関わる従業員全員に「正しい手順」とその「業務の目的」を伝えることです。

作業方法やスピードは人によって異なります。そのため、作業内容や成果物の基準を統一しなければ、仕事の成果が不安定になる恐れがあります。
マニュアルがあると手順が可視化されるため、業務を標準化でき、誰が作業しても業務の質やスピードを一定の水準に保つことができます

また、マニュアルを作成することで、業務の目的を作業担当者に共有できます。
行っている作業の「目的」がわからなければ、その工程が業務全体の中でどうして必要なのか、何のためにするのかが理解できません。

マニュアルがあると業務の目的と業務遂行における判断基準が明確になり、必要な作業を判別できるため、業務改善にもつながります

マニュアルを作るメリット

マニュアルを作るメリット

マニュアルを作ることで得られるメリットは何でしょうか。
ここでは、主なメリットを3つ紹介します。

業務効率化につながる

マニュアルを作成することで業務効率化につながります。
マニュアルがあれば作業のたびに手順を思い出したり、確認したりする手間が減り、作業スピードがアップ。作業時間を短縮することができます
また、業務が可視化されることで、無駄な手順や工程を発見しやすくなります

たとえば、マニュアルを作ることでこのような実態が見えてくるでしょう。

  • 前例に従っているだけの不要な作業がある
  • 複数人による重複作業がある
  • 新しい人が入るたびに同じミスが起こっている
  • 課によって作業量に偏りがある

このような業務の無駄やムラを明らかにできれば、業務改善につなげることができます。

教育の時間や手間が減る

マニュアルには具体的にどんな手順で何をするのかが記載されています。そのため、マニュアルは新入社員への指導や異動してきた人への引き継ぎの際にも活用できます。

教育が必要な人に事前にマニュアルを一読してもらうことで、一から十まで教える必要がなくなり、わからない点だけを指導者に聞けばいいという状況をつくることができます。
効率的な教育で時間や手間を短縮できれば、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

属人化を防止できる

業務マニュアルは、いわば業務共有のための手順書です。 マニュアルがなければ限られた担当者だけが手順やコツを知っている状態となり、属人化の要因となります

マニュアルには手順やコツ、ルールが明記されているため、それさえあれば誰でも作業ができる環境が整い、属人化が起こりにくくなります

マニュアルの作り方

マニュアルの作り方

マニュアルの役割やメリットが理解できたところで、マニュアルの作り方を紹介します。

1.利用者と利用目的を明確にする

まずは、マニュアルの利用シーンや利用者、カバーする範囲、利用目的を明確にしましょう
5W1Hを意識すると、わかりやすく簡潔にまとめることができます。

Who:誰が使うか
When / Where / What:いつ / どこで / 何に対して使うか
Why:なぜ作成するか
How:どのように利用するか

これらを事前に明らかにしておくことで、掲載する情報の取捨選択がしやすくなります。

2.業務の内容や手順を整理する

次に、マニュアルに盛り込む情報を整理します
作成前にきちんと業務の内容や手順、懸念点や注意点などを洗い出しておきましょう。

3.構成と目次を作る

次のステップは、構成と目次の作成です。
いきなり本文を書き出すのではなく、まずは時系列に沿った大まかな構成(=作業手順の骨格)を考えましょう。
先に構成を作ることでマニュアル全体の流れに筋が通り、一貫性を持たせることができます。

構成ができたら、それをもとに目次を作りましょう。どこに何が書いてあるか、利用者が探しやすい見出しにすることがポイントです。

4.本文を作成する

いよいよ本文の作成です。構成と目次に沿って、整理した情報を言語化しましょう
その業務に初めて携わる人の視点に立って、わかりやすく言語化することが重要です。

【本文作成時のポイント】

  • 文章はシンプルに、平易な言葉を使う
  • 専門用語はわかりやすく言い換える、あるいは注釈をつける
  • 図や表、写真などを使って視認性を上げる

5.最終チェックをする

本文を一通り作り終えたら、マニュアルを見ながら実際に作業をしてみて、抜け漏れがないかを確認しましょう

また、言い回しなどに関しては、なるべく第三者にチェックしてもらうことをおすすめします。わかりやすく記載したつもりでも、実際の使用者にはとっては理解しにくいこともあります。
実際に使用する人からフィードバックをもらえれば、よりユーザー目線に立ったマニュアルを作成できます。

6.運用後は適宜改善する

運用後は、情報のアップデートにあわせて常にマニュアルを更新することも重要です。

多くの労力と時間をかけて作ったマニュアルです。形骸化させないためにも、しっかりと管理し、運用していきましょう。
その際、誰がマニュアルを更新するのか、管理者も事前に決めておくと安心です。

マニュアルの作り方のコツ

マニュアルの作り方のコツ

マニュアルの作り方のコツを知って、誰にでもわかりやすいマニュアルを作りましょう。

全体像から設計する

マニュアルを作る際は、細かい手順からではなく、業務の全体像を把握したうえで作成することがポイントです。
業務全体から見て、その作業や工程にどんな意味や目的があるのかがわかると、利用者が業務内容を理解・判断しやすくなります。

トラブルやイレギュラーを想定する

イレギュラー発生時の対処法や、過去の対応例なども掲載しておくと良いでしょう。
トラブルが起きた際に対応しやすくなるだけでなく、ミスが起きやすい部分の注意喚起にもつながります。

必要に応じて画像や動画を使う

テキストだけで説明しにくい部分は、スクリーンショット画像や作業手順を録画した動画なども使うといいでしょう。
画像や動画を使うと視覚的に理解できるため、専門用語や言語による壁がなくなり、内容をわかりやすく伝えることができます。

ただし、デザインを凝りすぎてしまうと逆に見づらくなる可能性があります。画像や動画は、あくまで「わかりやすさ」を重視して適宜活用しましょう。

マニュアル作成なら「HELP YOU」におまかせ

HELP YOU

マニュアル作成にかける時間がない場合は、プロへの外注もおすすめです。

HELP YOUの特徴

HELP YOU(ヘルプユー)は、株式会社ニットが運営するアウトソーシングサービスです。
クライアントが「コア業務に集中できる環境を作る」をモットーに、優秀なアシスタントがチームを組んで企業をトータルサポートします

【HELP YOUの3つの強み】
1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」
2.「チーム制」なので、人材が退職して業務が滞る心配なし!長期的な依頼が可能
3.「専属ディレクター」がつくため、さまざまな業務をまとめて依頼できる

【HELP YOUの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまな専門スキルを持ったメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務への対応が可能です
マニュアル作成はもちろん、マニュアル作成をした一連の作業そのものを請け負うこともできます。

■総務関連業務(出張手配・スケジュール調整・名刺作成・データ整理など)
■経理関連業務(入金管理・支払業務・請求書発行など)
■人事・採用関連業務(求人票の作成・書類審査管理・セミナー会場手配など)
■営業サポート関連業務(会議資料作成・データ収集・KPI管理、経費申請など)
■マーケティング関連業務(SNS投稿・メルガマ作成・アンケート集計など)
■ECサイト関連業務(売り上げ管理・商品管理・サイト管理・ニュースリリース作成など)

【HELP YOUの費用】
月額料金:10万円~(税抜)
契約期間:6ヵ月~
実働時間:30時間~
※初回月のみ、契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

 

HELP YOUのマニュアル作成事例

あるリフォーム会社様が、HELP YOUに社員向け接客マニュアルの作成を依頼した事例をご紹介します。

HELP YOUに依頼する前、つまりマニュアルが無かった頃は、社員一人一人の接客スタイルがバラバラだったため、クレームにつながりかねないこともあったと言います。
そこでサービス向上のためにマニュアルの必要性を実感し、HELP YOUにマニュアル作成を依頼。

HELP YOUがマニュアルの骨子作成から修正まで全ての工程を請け負うことで、クライアントの作業は内容のチェックのみに。削減できた工数は9時間にも及びました

【お客様コメント】
内容を確認するだけでよかったので、作業時間を大幅にカットできました。マニュアル化されたため、顧客満足度の上昇につながりました!

マニュアルの作り方FAQ(よくある質問)

マニュアルの作り方FAQ(よくある質問)

最後に、マニュアルの作り方における「よくある質問」を紹介します。

マニュアルにはワード・エクセル・パワーポイントのどれがおすすめ?

マニュアル作成のフォーマットとして、ワードやエクセル、パワーポイントがよく使われています。その際、どのソフトでマニュアルを作るべきか悩む方も多いでしょう。

正解はありませんが、業務の内容に合ったフォーマットを使うのがおすすめです。
ワード・エクセル・パワーポイント、それぞれに向いている用途を以下にまとめました。

ワード ・文字による説明が中心
・印刷して紙で見る
エクセル ・図表やリストが多い
・補完データや帳票類など複数のデータを一元管理する
・印刷はしない
パワーポイント ・画像や音声、アニメーション効果を使う
・スライドで大画面に展開する

 

無料で使えるマニュアルのテンプレートは?

マニュアル作成は、テンプレートを使うとフォーマットが統一され、見やすくわかりやすい資料を簡単に作ることができます
ここでは、無料で使えるテンプレート提供サイトを3つ紹介します。

MicrosoftのOfficeテンプレート
Microsoftの公式サイト「Officeテンプレート」には、ワードやエクセル、パワーポイントを使ったさまざまなテンプレートが2,000点以上公開されています。
マニュアル専用のテンプレートではありませんが、ガントチャートや管理表、チェックリストなど、マニュアルのテンプレートとして活用できるものが多く提供されています。

会員登録は不要。公開されているテンプレートを無料でダウンロードして使うことができます。

bizocean
bizocean(ビズオーシャン)は、ビジネス文書用テンプレートの総合サイトです。ワード、エクセルを使った業務マニュアルや業務引継ぎシートなど、多くのテンプレートが公開されています。
用途に合わせてすぐに使える項目が設定されているため、必要に応じて文言を入れ替えれば、すぐに作成できるのが特徴です。

会員登録をすれば無料でダウンロードできます。

経費削減実行委員会
経費削減実行委員会では、パワーポイントを使ったマニュアルテンプレートを公開しています。
企画書や提案書を作る際に利用できる手順マニュアルや、業務引継ぎ書のテンプレートが用意されています。他にもさまざまな業務用テンプレートが揃っているので、用途に応じて活用できます。

会員登録をすれば誰でも無料でダウンロードできます。

マニュアルの作り方のまとめ

マニュアルの作り方のまとめ

分かりやすい業務マニュアルの作り方をお伝えしました。
マニュアルをうまく活用できれば、業務効率化や業務の属人化の防止が期待できます。

マニュアル作成にはどうしても手間がかかりますが、業務全体に大きなメリットをもたらすため、ぜひ取り組んでいきたい課題の一つです。
マニュアルを作成する時間が取れない場合、ぜひ外注も検討してみましょう。

まだマニュアルが整備されていないという企業は、これを機に作成に踏み出してみてはいかがでしょうか。

▼あわせて読みたい

業務改善の事例とアイデア!効率化を進めるステップを解説

Googleスプレッドシートの使い方│初心者向けに基本操作を解説!

オンラインアウトソーシングはHELP YOU

500以上のクライアント様が導入


人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。

【HELP YOUが選ばれる理由】


1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし!長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる

日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599(平日10~18時)