【初心者向け】Googleスプレッドシートの使い方│作成・共有からスマホ版まで解説
表計算や図表作成に使うツールといえば、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excel（エクセル）などが挙げられます。特に近年ではテレワークの推進もあり、複数人でオンライン上で作業できるGoogleスプレッドシートが利用されています。
しかし、「スプレッドシートの使い方がわからない」「難しそうなので利用できていない」という方もいるのではないでしょうか？
そこで、本記事ではGoogleスプレッドシートの基本操作について、初心者の方にも分かりやすく画像付きで解説します。
作成方法だけでなく、共有方法やダウンロードの仕方、よくある質問についても解説していますので、ぜひご活用ください。
Googleスプレッドシートとは
最初に、Googleスプレッドシートの特徴や主な機能、Microsoft Excelとの違いを説明します。
Googleスプレッドシートの特徴と主な機能
Googleスプレッドシートは、Google社が提供する表計算プログラムです。シンプルな計算から大量のデータを集計・分析できるピボットテーブルまで、さまざまな機能が付いています。
スプレッドシートの特徴と主な機能は以下のとおりです。
- Googleアカウントがあれば無料で使用できる
- インストール不要
- 関数計算が可能
- 複数人で共有、同時に編集できる
- 編集内容が自動保存される
- Googleフォームなど他のツールと連携できる
- Excel、PDF、CSVなどへの書き出しが可能
このように、Googleスプレッドシートは無料かつシンプルで使いやすいという特徴と機能を持っています。
GoogleスプレッドシートとExcelの違い
Googleスプレッドシートと同じ表計算ツールとしてExcel（エクセル）が有名ですが、この二つにはどのような違いがあるのでしょうか。具体的に見ていきます。
| Googleスプレッドシート | Microsoft Excel（エクセル） | |
| 仕様 | クラウド型 | インストール型 |
| 自動保存 | 編集ごとに自動保存される | 10分ごと（設定の変更が可能） |
| 価格 | 無料 | 有料 |
| 処理スピード | 処理スピードがExcelに比べて若干遅い | スプレッドシートに比べると速い |
| 装飾の多さ | シンプル | 豊富 |
■仕様
スプレッドシートは、アプリやソフトウェアをインストールしなくても使用できるクラウド型です。一方、Excelはパソコンにインストールしなければ使用できません。
■自動保存
スプレッドシートは編集するたびに自動保存されます。ファイル自体もGoogleドライブに自動保存されるため、データ紛失のリスクが少ないのがメリットです。
Excelは編集ごとではなく、前回の保存から10分経過後に自動保存される初期設定になっています。
※自動保存の間隔は変更可能。3～5分に設定しておくと、データ紛失のリスクが減って安心です。
■価格
スプレッドシートは無料ですが、Excelは有料です。
※Excel（エクセル）の価格はサブスクリプションなら、WordやPowerPointなど他のツール込みで14,900円/年。
※Excel（エクセル）はWebブラウザ用の無料サービス（Microsoft 365 for the web）でも利用できますが、機能制限があるため仕事用には有料版が適しています。
■処理スピード
Googleスプレッドシートは、回線の影響や扱うデータ量の多さによって、処理スピードが遅くなる傾向があります。
一方、Excelはオフラインでも作業でき、処理スピードの影響が出にくい仕様になっています。
■装飾
スプレッドシートはシンプルな装飾ですが、Excelはスプレッドシートよりもフォントやフォーマットが豊富です。
このように、一口に表計算ツールといっても、スプレッドシートとExcelにはさまざまな違いがあります。
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Googleスプレッドシートの使い方：作成編
ここからは、Googleスプレッドシートの作成方法を解説します。
シートの新規作成
まずGoogleアカウントにログイン後、Googleドライブへ移動します。
ドライブ画面の左上に表示されている「＋新規」ボタンをクリックし、「Googleスプレッドシート」を選択します。すると、新しいスプレッドシートが作成されます。
作成したシートの左上に表示されている「無題のスプレッドシート」をクリックすれば、シート名を変更できます。
シートの追加
スプレッドシート内でシートを追加したいときは、画面左下に表示されている「＋」をクリックします。すると、新しいシートが追加されます。
画面下のシートタブ名を変更したい場合は、タブの「▼」をクリックします。
表示されたメニューから「名前を変更」を選択すれば、タブ名を変更できます。
また、タブの「▼」をクリックしたときに表示される「コピーを作成」を選択すると、そのスプレッドシートを複製できます。
さらに、タブにカーソルを合わせてドラッグ＆ドロップすれば、シートタブの並べ替えも可能です。
Googleスプレッドシートの使い方：共有編
次に、Googleスプレッドシートの共有方法を紹介します。
シートの共有
スプレッドシートの共有方法は2種類あるため、順に解説していきます。
まずは、シートの右上にある「共有」をクリックします。
1. Gmailアドレスで共有する方法
「無題のスプレッドシートを共有」という画面が表示されたら、下記画像の赤枠部分に共有したいユーザーのメールアドレスを打ち込みます。
メールアドレスを入力したら、共有権限を選択します。共有権限には種類があり、以下の三つから選択可能です。
- 閲覧者：共有したスプレッドシートを閲覧できる
- 閲覧者（コメント可）：共有したスプレッドシートの閲覧と、コメントの追加ができる
- 編集者：共有したスプレッドシートを編集できる
共有権限の設定は、メールアドレス入力画面の右にあるタブで選択できます。
共有権限を選択し、その下にある「送信」をクリックすれば共有完了です。
2.リンクをコピーする方法
共有したい相手のメールアドレスを知らない場合やメールが送れない時は、リンクをコピーする方法を試してみましょう。
まずはシートの右上にある「共有」をクリックし、画面左下にある「リンクをコピー」を選択します。コピーしたリンクを共有したいユーザーに教えることで、シートを共有できます。
この時、アクセスできる権限を「制限付き」か「リンクを知っている全員」かを選ぶことができます。
- 制限付き：アクセス権のあるユーザーのみがリンクを開ける
- リンクを知っている全員：リンクを知っているインターネット上の人は誰でも閲覧や編集ができる
「リンクを知っている全員」を選んだ場合は、アドレスで共有する時と同様に「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」を選ぶことが可能です。
ただし、この方法で共有すると権限の種類を一括でしか設定できないため、共有権限の種類をユーザーごとに変えたい時は、Gmailアドレスでの共有をおすすめします。
コメント機能の追加・編集・削除
次にコメント機能の追加・編集・削除方法を解説します。
コメントの追加の方法
コメントを追加する場合は、任意のセルで右クリックをし、「コメント」を選択します。
コメントの削除・編集の方法
コメントを追加したセルを選び、クリックをした際に出てくる「⁝」ボタンをクリックすると、コメントの編集・削除ができます。
吹き出しからコメントを確認・追加する方法
スプレッドシート右上の吹き出しマークからもコメントが確認・追加できます。
吹き出しマークをクリックすると、該当セルの「コメント履歴」が表示されるので、必要に応じてコメントの追加や返信ができます。
コメントが無い場合は、履歴には何も表示されません。
変更履歴の表示と復元
共同編集できるのは、Googleスプレッドシートの大きなメリットです。しかし、誰かが誤って編集してしまうときもあるでしょう。
誤った編集を元に戻したい場合は、変更履歴から復元可能です。その方法を紹介します。
シートの左上にある「ファイル」をクリックし、「変更履歴」にカーソルを合わせます。そして、「変更履歴」の右に表示された「変更履歴を表示」をクリックします。
すると、画面右側に変更履歴として、編集した日付・時間が表示されます。
復元したい日時を選択し、左上の「この版を復元」をクリックします。
「この版を復元しますか？」というメッセージが表示されるので、「復元」をクリックします。これで以前の版を復元できます。
その他の方法として、スプレッドシート右上にある時計マークからもシートの復元が可能です。
時計ボタンをクリックすると、上記と同様の変更履歴が表示されるので、復元したい日時を選択して復元を行います。
Googleスプレッドシートの使い方：保存・ダウンロード編
次にGoogleスプレッドシートのダウンロード方法を解説します。
スプレッドシートはオンライン状態であればドライブ上に自動保存されますが、その他にもさまざまな形式でダウンロード可能です。
シートのダウンロード方法と保存場所
画面の左上にある「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」にカーソルを合わせると保存可能な形式が表示されます。
この中から保存したい形式を選択すれば、その形式のデータをデバイスにダウンロードできます。
ダウンロードしたシートは、デフォルトの設定ではGoogleドライブの「マイドライブ」に保存されていますが、新たにフォルダを作成したり任意の場所に移動させたりすることもできます。
Googleスプレッドシートの使い方：スマホ版
Googleスプレッドシートのアプリを使えば、スマホでも簡単な編集が可能です。Googleスプレッドシートのスマホアプリでは、以下のような基本機能が利用できます。
- シートの新規作成、編集
- セルの入力、書式変更
- コメントの追加・返信
- 検索と置換
- フィルタの作成
- 共有とエクスポート
スマホは画面が小さいので、細かい表作成や本格的な編集には向いていないかもしれません。しかし、外出先でちょっとした編集やデータ確認はできるため、モバイル用にインストールしておくとよいでしょう。
シートの新規作成
スマホでスプレッドシート画面を開き、画面右下の「＋」をタップすると新しいシートが作成されます。
さらにシートを追加したい場合も、同様に右下の「＋」マークをタップすることで、シート2、シート3と追加が可能です。
入力方法
任意のセルをタップすると、画面下に「テキストか数式を入力」という欄が表示されるので、そこをタップするとテキスト入力が可能になります。
また、その下にある項目を操作すれば文字のサイズや色、配置などの指定が可能です。
右側の「123」を押すと数字、「Aa」を押すと文字が入力できます。「✓」ボタンを押すと入力が完了し、スプレッドシートに保存されます。
さらに、選択したセルを再度タップすると、「カット」「コピー」「コメント」「クリア」「メモ」などの操作が選べます。
GoogleスプレッドシートのFAQ（よくある質問）
この章では、Googleスプレッドシートのよくある質問について回答します。
Googleスプレッドシートが開けない！
Googleスプレッドシート使用時のありがちなトラブルに、アクセス拒否によってシートが開けないケースがあります。この原因と解決法を三つ紹介します。
■パターンA：アクセス権限が共有されていない
一つ目は、アクセス権限が共有されていない場合です。
画面に表示された「アクセス権限をリクエスト」をクリックし、シートを管理している人に依頼しましょう。クリックすると管理者にメールが送信されるので承認を待ちます。
■パターンB：違うアカウントでログインしている
二つ目は、アクセス権限を持っているアカウントとは別のアカウントでログインしているケースです。複数のGoogleアカウントを持っている場合、アクセス権限のないアカウントでシートを開こうとしている可能性があります。
適切なアカウントにログインしていないことが考えられますので、正しいアカウントを選択するか、「別のアカウントを使用」からログインし、再度アクセスしてください。
■パターンC：シートのURLが間違っている
三つ目は、スプレッドシートのURLが間違っているケースです。
画像のような表示が出た場合は、不要な数字や文字が含まれていないかなど、URLを再度確認しましょう。
Googleスプレッドシートをメール添付する方法は？
作成したスプレッドシートはメールで送ることができます。
画面左上の「ファイル」を開き、「メール」→「このファイルをメールで送信」の順にクリックします。
宛先、件名、メッセージを入力し、ファイル形式を選択します。
メールに添付するファイル形式はPDF、OpenOfficeスプレッドシート、Microsoft Excelから選べます。
※OpenOfficeスプレッドシートとは、xls形式とxlsx形式の両方でスプレッドシートを作成・編集・表示できる拡張機能のこと。
ExcelをGoogleスプレッドシートに変換する方法は？
ExcelをGoogleスプレッドシート上で利用したい場合は、GoogleドライブにExcelファイルをアップロードし、ダブルクリックして開くだけでそのまま編集が可能です。
もし開けなかった場合は、「ファイル」を右クリック、「アプリで開く」→「Googleスプレッドシート」を選択します。
連続してデータを入力する「オートフィル」とは？
オートフィルとは、セルに入力されている数字を、同一もしくは連番のデータとして入力できる機能です。同じ値や連番の値を入力したいときに便利な機能です。
■同じデータを入力したい場合
セルに基となる数値を入力し、セルの右下に表示されるフィルハンドル（＋マーク）を入力したい行までドラッグします。
■連番データを入力したい場合
セルに基となる数値を入力し、セルの右下に表示されるフィルハンドルを、Ctrlキー（Macの場合はoptionキー）を押しながらドラッグします。
セル内で改行するには？
セル内の情報量が多い場合は、視認性を高めるために改行する方法があります。
■Windowsの場合：改行したい位置でEnterキーとAltキー/Ctrlキーを押す
■Macの場合：Enterキーと同時にCommand（⌘）キー/optionキー/Ctrlキーを押す
ただし、スマホ版では関数を使わないと改行ができないため注意が必要です。
資料作成・データ入力は「HELP YOU」におまかせ
ここまでGoogleスプレッドシートの作成方法を解説してきましたが、Googleスプレッドシートでの作業に困っている場合は、外注するのもおすすめです。
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Googleスプレッドシートの使い方まとめ
本記事では、Googleスプレッドシートの使い方について解説しました。
Googleスプレッドシートは、基本の操作方法を覚えれば初心者でも簡単に利用できます。また、複数人でスプレッドシートを共有すればオンライン上で同時作業も可能です。
しかし、関数を入れて入力を自動化するなど、作業をより効率化したい場合は操作スキルやデータ入力の手間が必要になります。
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