Googleスプレッドシートの使い方│初心者向けに基本操作を解説!

表計算や図表作成に使われるツールといえば、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excel(エクセル)です。近年はテレワークの普及により、従来のExcelよりもネット上で共有しやすいGoogleスプレッドシートのほうが便利ともいわれています。

本記事では初心者向けに、スプレッドシートとExcelの違い、そしてスプレッドシートの基本操作を解説しています。作成方法だけでなく共有やダウンロードの仕方、よくある質問についても解説していますので、ぜひご活用ください。

Googleスプレッドシートとは

最初にGoogleスプレッドシートの特徴と、似たシステムであるMicrosoft Excelとの違いを説明します。

Googleスプレッドシートの特徴

Googleスプレッドシートは、Google社が提供する表計算プログラムです。シンプルな計算から大量のデータを集計・分析できるピボットテーブルまで、さまざまな機能が付いています。
スプレッドシートの特徴は以下のとおりです。

  • Googleアカウントがあれば無料で使用できる
  • インストール不要
  • 関数計算が可能
  • 複数人で共有、同時に編集できる
  • 編集内容が自動保存される
  • Googleフォームなど他のツールと連携できる

このようにGoogleスプレッドシートは無料かつ、シンプルで使いやすい点が特徴です。

GoogleスプレッドシートとExcelの違い

Googleスプレッドシートと同じ表計算ツールとしてExcel(エクセル)が有名ですが、この二つにはどんな違いがあるのでしょうか。具体的に見ていきます。

Googleスプレッドシート Microsoft Excel(エクセル)
仕様 クラウド型 インストール型
自動保存 編集ごとに自動保存される 10分ごと(設定の変更が可能)
価格 無料 有料
処理スピード 処理スピードがExcelに比べて若干遅い スプレッドシートに比べると速い
装飾の多さ シンプル 豊富

 

(仕様)
スプレッドシートは、アプリやソフトウェアをインストールしなくても使用できるクラウド型です。一方、Excelはパソコンにインストールしなければ使用できません。

(自動保存)
スプレッドシートは編集する度に自動保存されます。ファイル自体もGoogleドライブに自動保存されるので、紛失のリスクがあまりありません。
Excelは編集ごとではなく、前回の保存から10分経過後に自動保存される初期設定になっています。
※自動保存の間隔は変更可能。3〜5分に設定しておくと、データ紛失のリスクが減って安心です。

(価格)
スプレッドシートは無料ですが、Excelは有料です。
※Excel(エクセル)の価格はサブスクリプションなら、WordやPowerPointなど他のツール込みで約13,000円/年。
※Excel(エクセル)はWebブラウザ用の無料サービス(Office Online)でも利用できますが、機能制限があるため仕事用には有料版が適しています。

(処理スピード)
スプレッドシートは回線の影響や扱うデータ量の多さによって、処理スピードが遅くなる傾向があります。一方、Excelはオフラインでも作業でき、処理スピードの影響が出にくい仕様になっています。

(装飾)
スプレッドシートはシンプルな装飾ですが、Excelはスプレッドシートよりもフォントやフォーマットが豊富です。

一口に表計算ツールといっても、スプレッドシートとExcelにはこのような違いがあるのです。

Googleスプレッドシートの使い方:作成編

ここからはGoogleスプレッドシートの作成方法を解説します。

Googleスプレッドシートの新規作成

まずGoogleアカウントにログイン後、Googleドライブへ移動します。
ドライブ画面の左上に表示されている「+新規」ボタンをクリックし、「Googleスプレッドシート」を選択します。すると、新しいスプレッドシートが作成されます。

作成したシートの左上に表示されている「無題のスプレッドシート」をクリックすれば、シート名を変更できます。

シートの追加

スプレッドシート内でシートを追加したいときは、画面左下に表示されている「+」をクリックします。すると、新しいシートが追加されます。

画面下のシートタブ名を変更したい場合は、タブの「▼」をクリックします。表示されたメニューから「名前を変更」を選択すれば、タブ名を変更できます。

また、タブの「▼」をクリックしたときに表示される「コピーを作成」を選択すると、そのスプレッドシートを複製できます。さらにタブにカーソルを合わせてドラッグ&ドロップすれば、シートタブの並べ替えも可能です。

Googleスプレッドシートの使い方:共有編

次にGoogleスプレッドシートの共有方法を紹介します。

Googleスプレッドシートの共有

スプレッドシートの共有方法は2種類あるので、順に解説していきます。
まず、シートの右上にある「共有」をクリックします。

1. Gmailアドレスで共有する方法

「ユーザーやグループと共有」という画面が表示されたら、下記画像の赤枠部分に共有したいユーザーのメールアドレスを打ち込みます。

メールアドレスを入力したら、共有権限を選択します。共有権限には種類があり、以下の三つから選択可能です。

  • 閲覧者:共有したスプレッドシートを閲覧できる
  • 閲覧者(コメント可):共有したスプレッドシートの閲覧と、コメントの追加ができる
  • 編集者:共有したスプレッドシートを編集できる

共有権限の設定は、メールアドレス入力画面の右にあるタブで選択できます。

共有権限を選択し、その下にある「送信」をクリックすれば共有完了です。

2.リンクをコピーする方法

「リンクを取得」画面の右にある「リンクをコピー」を選択します。コピーしたリンクを共有したいユーザーに教えることで、シートを共有できます。

注意点:「リンクをコピー」で共有する場合は、共有権限は一括でしか設定できません。共有権限の種類をユーザーごとに変えたいときは、Gmailアドレスでの共有をおすすめします。

変更履歴の表示と復元

共同編集できるのは、Googleスプレッドシートの大きなメリットです。しかし、誰かが誤って編集してしまうときもあるでしょう。

誤った編集を元に戻したい場合は、変更履歴から復元可能です。その方法を紹介します。
シートの左上にある「ファイル」をクリックし、「変更履歴」にカーソルを合わせます。そして、「変更履歴」の右に表示された「変更履歴を表示」をクリックします。

すると画面右側に変更履歴として、編集した日付・時間が表示されます。

復元したい日時を選択し、左上の「この版を復元」をクリックします。

「この版を復元しますか?」というメッセージが表示されるので、「復元」をクリックします。これで以前の版を復元できます。

Googleスプレッドシートの使い方:ダウンロード編

次にGoogleスプレッドシートのダウンロード方法を解説します。
スプレッドシートはオンライン状態であればドライブ上に自動保存されますが、その他にもさまざまな形式でダウンロード可能です。

形式を選んでダウンロード

画面の左上にある「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」にカーソルを合わせると保存可能な形式が表示されます。この中から保存したい形式を選択すれば、その形式のデータをデバイスにダウンロードできます。

GoogleスプレッドシートのFAQ(よくある質問)

この章では、Googleスプレッドシートのよくある質問について回答します。

Googleスプレッドシートはスマホでも使える?

Googleスプレッドシートのアプリを使えば、スマホでも簡単な編集が可能です。
スマホは画面が小さいので、細かい表作成や編集には向いていないかもしれません。しかし、データ確認やちょっとした編集などはできるので、モバイル用にインストールしておくとよいでしょう。

Googleスプレッドシートが開けない!

Googleスプレッドシート使用時のありがちなトラブルに、アクセス拒否によってシートが開けないケースがあります。この原因と解決法を二つ紹介します。

パターンA:アクセス権限が共有されていない

一つ目は、アクセス権限が共有されていない場合です。画面に表示された「アクセス権限をリクエスト」をクリックし、シートを管理している人に依頼しましょう。クリックすると管理者にメールが送信されるので承認を待ちます。

パターンB:違うアカウントでログインしている

二つ目は、アクセス権限を持っているアカウントとは別のアカウントでログインしているケースです。複数のGoogleアカウントを持っている場合、アクセス権限のないアカウントでシートを開こうとしている可能性があります。
表示されたアドレスから適切なアカウントを選択し、再度アクセスしてみてください。

資料作成は「HELP YOU」におまかせ

ここまでGoogleスプレッドシートの作成方法を解説してきましたが、リソースが少ない場合は資料作成を外注するのも一つの手です。
ここではHELP YOUのサービスを紹介します。

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(対応業務例)

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  • 経理(入金管理、支払業務など)
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  • ECサイト(売上管理、商品管理など)
  • マーケティング(SNS投稿、プレスリリース・メルマガの作成など)

専門スキルを持ったメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務に対応可能です。

(費用)
月額料金:10万円~(税抜)
契約期間:6ヵ月~
実働時間:30時間~

※初回月のみ契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

 

HELP YOUの資料作成プレミアムプラン

HELP YOUでは、資料作成に特化した「資料作成プレミアムプラン」も展開しています。このプランには三つの特徴があります。

  1. 伝えたい内容を理解して作成:作成用に頂いた資料だけでなく、企業のWebサイトなどから作成メンバーがクライアントの伝えたい内容を理解します。
  2. 伝わることにこだわって作成:経験を積んだメンバーが伝えたい相手や資料の役割を考慮し、最適な資料を作成します。
  3. PowerPointで作成・納品:専門的なソフトは使用しないため、納品後にクライアント自身で編集できます。

資料作成プレミアムプランなら、質の高いアウトプットが期待できます。資料作成のようなノンコア業務を外注することで、コア業務に集中できる環境が整うでしょう。

(費用)
基本料金:50,000円
作成料金:10,000円/枚 ※最低発注枚数10枚

Googleスプレッドシートの使い方まとめ

本記事では、

  • Googleスプレッドシートとは
  • Googleスプレッドシートの作成方法・共有方法・ダウンロード方法
  • Googleスプレッドシートのよくある質問

について解説しました。

Googleスプレッドシートはシンプルな操作と、ネットで共有しやすい仕様が特徴です。使ってみると、その便利さを実感できるでしょう。

また日々の資料作成に時間が割けない、リソースが少ない場合は外注もご検討ください。HELP YOUにご依頼くだされば、分かりやすく読み手に響く資料を作成いたします。

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