人手不足が深刻になっている現代において、「業務自動化」は企業にとって不可欠な取り組みです。しかし、「何から手をつければいいか分からない」「導入コストに見合った成果が得られるのだろうか」といった悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、業務自動化の必要性から、具体的な導入方法、活用事例までを徹底解説します。

業務自動化を導入することで、企業はコスト削減や生産性向上など、さまざまなメリットを得られます。残業時間削減やより創造的な業務に集中できるなど、社員もメリットを感じられるでしょう。

ぜひ、この記事を参考に、自社に最適な業務自動化の方法を検討してみてください。

業務自動化とは

業務自動化とは、システムやツールを活用して定型業務を自動化し、業務効率を向上させる取り組みです。近年、多くの企業が取り組んでいるデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環としても注目されています。

自動化できる業務としては、今まで手動で行っていたデータ入力や書類作成、顧客対応などが挙げられます。

RPA（Robotic Process Automation）やAI（人工知能）などの技術を活用すると、人的ミスを削減しながら社員の負担を軽減できます。また、単純作業をITツールやAIに任せることで、社員はより創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。

このように、業務プロセスをデジタル化し、効率化を図る業務自動化は、企業の成長と競争力強化に不可欠な施策です。

業務自動化の必要性とメリット

人手不足や業務の複雑化に直面し、企業はさらに効率的な業務運営が求められています。業務効率化やコスト削減、人的ミスの削減につながるのが、業務自動化です。

ここでは、定型業務の自動化で得られるメリットを紹介します。

業務効率化・生産性の向上

業務自動化は、業務負担の軽減や作業時間の短縮、そしてスムーズな業務フローを実現します。

少子高齢化が進み、労働人口が減少する中で、企業は限られた人材で業務を遂行しなければなりません。業務負担の増加は、社員のモチベーション低下や離職にもつながりかねません。

定型的な作業をシステムやツールに任せれば、社員の負担が軽減され、作業時間も短縮できます。さらに、業務フロー全体を自動化すれば、部門間の連携がスムーズになり、生産性の向上も期待できます。

業務自動化は、限られたリソースを最大限に有効活用するための手段です。

ミスの削減

業務を自動化してシステムやツールによって作業を行うことで、ヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できます。

単純作業や繰り返し作業を人間が行うと、集中力の低下によりミスが発生しやすくなります。例えば、データ入力を自動化することで、入力ミスや入力漏れを防止できます。また、チェック作業を自動化すれば、人的な見落としや誤りを回避できます。

近年では、データ分析を自動化できるツールも登場しています。正確なデータ集計や分析に基づいた意思決定が可能になれば、事業戦略の誤りを防ぎ、売り上げの安定化も期待できます。

コスト削減

業務自動化は、人件費の最適化にもつながります。人件費は、企業にとって大きなコストです。業務自動化により作業時間が短縮されれば、一つの業務に必要な人員を削減できるでしょう。また、定型業務を自動化することで、大幅な工数削減も可能です。

新たな事業を展開する際には、増員が必要となるのが一般的です。しかし、業務自動化によって生まれた余剰人員や時間を他の業務に再配分することで、増員せずとも新たな業務を展開できる可能性が高まります。

業務自動化には、単なる生産性向上やコスト削減だけでなく、企業に余裕をもたらすメリットもあるのです。

コア業務への集中

単純作業を自動化することで、社員はより重要な業務に専念できます。例えば、データ入力や集計、レポート作成が自動化されれば、営業担当者は顧客とのコミュニケーションやニーズに応じた提案資料の作成に集中できるでしょう。

市場環境は常に変化しているため、企業は新しい技術やサービスを開発し、競争力を維持しつづける必要があります。業務自動化によって価値の高い業務にリソースを集中させることで、市場の変化に迅速に対応しやすくなります。

利益を生み出すための重要な業務に注力できる点も、業務自動化の大きなメリットです。

業務自動化の導入方法とツール

業務自動化を推進する方法は、主に6つの種類に分けられます。自社の業務や要件に適したツール選びが重要です。以下に、それぞれの方法と特徴、適用業務、代表的なツールを紹介します。

ノーコード・ローコードツールの活用

「ノーコード・ローコードツール」とは、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップや簡単な設定だけで業務の自動化を実現できるツールです。RPAと似ていますが、より業務フロー全体を最適化できます。

「ノーコード・ローコードツール」の特徴は以下の通りです。

マクロ・VBAの活用

自動化したい業務がエクセルを中心にした業務であれば、マクロ・VBAを活用しましょう。多少のプログラミングの知識は必要ですが、小規模な自動化に向いている手法です。

マクロ・VBAの特徴は、以下の通りです。

RPAツールの活用

RPAツールは、マクロより高度な自動化が可能で、他のシステムとも連携しやすいのが特徴です。特に、RPAツールは特定の定型業務を自動化するのに適しています。

RPAツールの特徴は、以下の通りです。

 
★以下の資料では、RPAやAI OCRを活用した「データ入力・連携」の事例をご紹介しています。RPAツールの活用に興味がある方はぜひご覧ください！

スクリプトベースの自動化ツールの活用

スクリプトベースの自動化ツールは、自由度が高く、複雑な業務の自動化にも対応可能です。プログラミングの知識が必要になりますが、IT部門や専門知識を持つ担当者が社内にいる場合は、業務全体を効率化する強力な手段となります。

スクリプトベースの自動化ツールには、以下のような特徴があります。

AIツール・機械学習の活用

AIツールや機械学習では、単純作業だけでなく、データ分析や意思決定支援まで含む高度な自動化が可能です。ただし、対応できる業務の範囲は広いものの、導入コストや使いこなすための知識が必要です。

AIツールや機械学習の特徴は、以下の通りです。

 
▼以下の記事では、AIで自動化できる業務の具体例や企業の成功事例を紹介しています。AIを活用した業務効率化について詳しく知りたい方は、ぜひご参考ください。

AI活用で業務効率化！自動化できる業務や企業の活用事例を紹介

業務管理システム（ERP/CRM）の活用

業務全体を統合・最適化するためには、業務管理システム（ERP/CRM）が効果的です。大規模な導入が必要なため、中小企業にはハードルが高いものの、一定規模以上の企業であれば大きな効果を発揮します。

業務管理システム（ERP/CRM）には、以下のような特徴があります。

業務自動化の導入手順とポイント

業務自動化は、企業の生産性向上やコスト削減に不可欠な取り組みです。しかし、やみくもに自動化を進めてしまうと、期待した効果が得られないばかりか、かえって混乱を招く恐れもあります。

ここでは、業務自動化の導入手順とポイントを紹介します。

1. 現状の業務を分析・可視化する

業務自動化を始めるにあたっては、まず現状の業務プロセスを詳細に分析し、可視化することが重要です。どの手順に無駄が多いのかを洗い出すことで、自動化の対象を明確にできます。

まずは全ての業務の棚卸しを行い、それぞれの業務内容や関与者を整理しましょう。フローチャートやマインドマップなどのツールを活用すると、業務の流れが視覚的に捉えやすくなり、無駄な手順を見つけられます。

また、ボトルネックや手作業が多い部分をリスト化すると、優先的に自動化すべき業務を特定しやすくなります。

さらに、業務を棚卸しするだけでなく、業務フローの見直しや改善点も同時に検討することで、より高い業務効率化が実現できるでしょう。

2. 自動化の対象業務を選定する

現状の業務を分析・可視化した後は、自動化の対象業務を選定します。「最も時間がかかっている業務」や「エラーが多い業務」を優先的に自動化しましょう。また、パターン化された定型業務や定期的に発生する業務も自動化に適しています。

最初から全ての業務を自動化しようとすると、コストがかさみ、現場に混乱を招く可能性があります。業務自動化は、段階的に進めることが重要です。

スムーズな導入を実現するためには、自動化ツールの導入目的や方法などをあらかじめ関係者に周知する必要があります。業務自動化の目的を共有することで、モチベーションの向上や課題解決に対する意識の強化が期待できます。

3. 適切なツールを選ぶ

自動化の対象業務を選定したら、業務に合った適切なツールを選びます。反復的なデータ入力業務にはRPA、複雑なデータ分析にはAIなど、業務の特性や予算、規模に合わせてツールを選択することが重要です。

価格だけでなく、運用の容易さや拡張性も重視して選ぶと良いでしょう。ツールやプログラミングの知識に長けた人材がいない場合は、直感的に操作できるツールやサポートが充実したベンダーに頼る方法もあります。

また、ツールのセキュリティ対策やコンプライアンスの確認も欠かせません。さらに、無料トライアルを活用して、実際の業務にどれだけ適応できるかを事前に検証することをおすすめします。

4. 導入・試験運用を行う

まずは、小規模かつリスクが低い業務から自動化を開始し、導入効果を測定します。実際に稼働させる前には、社員のスキルや業務の特性に合わせたトレーニングを実施しましょう。その後、効果検証と調整を繰り返しながら、適用する業務範囲を徐々に拡大していきます。

新しいツールの導入は、しばしば社員にストレスを与えることがあります。実際に業務を行う現場の担当者にも積極的に協力を求め、意見を取り入れながら進めることが重要です。

担当者からの肯定的な意見だけでなく、否定的な意見も吸い上げることで、改善につながる大きなヒントを得られます。

5. 効果検証と改善を行う

自動化ツールを導入した後は、効果の検証と改善点の修正が必要です。時間削減率やエラー率の減少、コスト削減など、具体的な指標を設定して定量的に評価しましょう。

結果を分析し、改善点があればツールや業務プロセスを見直すことで、より効果的な業務自動化を実現できます。さらに、業務プロセスの変化やシステムアップデートに応じてツールをメンテナンスし、運用体制を整えましょう。場合によっては、追加機能の導入も検討が必要です。

業務自動化は、一度導入して終わりではありません。常に改善を繰り返すことが、効果を最大限に引き出すカギとなります。

業務自動化の課題と解決策

業務自動化を推進したい企業は多いものの、導入が思うように進まない場合も珍しくありません。実際に、業務自動化ツールの導入には、さまざまな課題が伴います。

ここでは、業務自動化ツールの導入が進まない主な原因と、その解決策を紹介します。

コストがかかる

ツールの導入費用や開発コスト、運用にかかる費用は、業務自動化が進まない大きな要因です。特に、大規模なシステムを導入する場合や、複雑なカスタマイズが必要な場合には、多額の費用がかかることもあります。

導入コストを抑えるためには、まず小規模な業務から自動化し、効果を見極めながら段階的に導入していくことがおすすめです。また、サブスクリプション型のツールを活用すると、初期コストを抑えられます。

さらに、補助金や助成金の活用も有効です。業務自動化に活用できる制度には、以下のようなものがあります。

• IT導入補助金
• ものづくり補助金
• 中小企業省力化投資補助金
• 小規模事業者持続化給付金

企業の規模や導入ツールに応じて、適切な制度を活用し、業務自動化を進めましょう。

業務プロセスが可視化されていない

業務プロセスが整理されていないと、適切な自動化が難しくなることがあります。どの業務を自動化するのか、どのような手順で自動化するのかを明確にするためには、業務プロセスの可視化が不可欠です。

まずは業務内容を整理し、共有されている手順書やマニュアルと業務の実態が適合しているか確認しましょう。社内で業務内容のヒアリングを行い、どの業務が自動化に適しているかを分析することも重要です。特に、承認作業など、定型業務に人が介在する場合、自動化が難しくなることがあります。

似たような業務でも、プロセスによって自動化できるものとできないものがあります。業務実態の把握は、業務自動化の見極めに欠かせません。

適切な手段・ツール選定が難しい

業務自動化のツールは選択肢が多く、それぞれ特徴や機能が異なります。目的に合ったツールの選び方を理解し、適切なツールを選定することが業務自動化のカギです。

以下は、各ツールの適用業務や導入の難易度、コストなどをまとめたものです。

社員の反発や抵抗がある

業務自動化の導入時には、社員の反発や抵抗が見られることがあります。仕事のやり方が変わることや、「自分の仕事がなくなるのでは？」という不安を感じる社員もいるでしょう。また、新しいシステムへの移行に伴うストレスを感じる社員もいるかもしれません。

社員の不安や抵抗感を解消するためには、まず社内の意識改革が必要です。業務自動化のメリットとしてコスト削減や人員削減などを強調することは、社員の不安を増幅させかねません。ミスの軽減や生産性向上、業務時間の短縮など、社員自身が実感できるメリットをしっかりと伝えましょう。

説明会やワークショップを通じて、社員が自動化ツールへの不安を解消し、そのメリットを実感できるようにすることも効果的です。

導入・運用のハードルが高い

システムの設定や社員へのトレーニング、運用の維持など、ツールの導入や運用には多くの作業が伴うため、業務自動化のハードルが高く感じられることがあります。特に、社内にITやプログラミングの知識を持つ人材が不足している場合、ツールの運用が難しく感じられるでしょう。

導入や運用のハードルを下げるためには、まずは小規模での試験運用を行うのがおすすめです。直感的に操作でき、エンジニアでなくても運用しやすいノーコード・ローコードツールを活用する方法もあります。

さらに、トレーニングやサポート体制を整えるために、外部の専門家にアウトソーシングするという選択肢もあります。ベンダーやITコンサルタントに加え、業務自動化を得意とする専門企業にサポートを依頼することで、社内の負担を大幅に軽減し、導入から運用までを効率的に進めることができます。

業務自動化はHELP YOUにおまかせ

業務の自動化は、業務の可視化やツール選定、運用体制の構築など、多くのステップを伴います。HELP YOUでは、導入前の業務分析から、導入後の運用支援まで一貫したサポートを提供し、企業の負担を軽減します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

 
RPAツールやAIを用いた業務の自動化はもちろん、余った契約時間で経理や人事・採用業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。

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▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

業務自動化の導入事例（データ入力の自動化）

HELP YOUでは、業務自動化の一環として、データ入力の自動化にも対応しています。

AIを活用して、さまざまな書類から情報を読み取り、自動的にデータベースに情報を入力する仕組みを提供しています。GoogleスプレッドシートやExcel（エクセル）、Notion（ノーション）、kintone（キントーン）など、ご要望に合わせて複数のデータベースへの入力が可能です。

また、RPAツールを活用し、各種クラウドサービスやWebアプリなどから、エクセルやスプレッドシートへのデータ転記にも対応しています。

これにより、データの入力作業を迅速かつ正確に行うことができ、従来の手作業に比べて大幅な時間短縮とミスの削減が実現できます。

業務自動化の導入事例（Saas間の情報連携）

HELP YOUでは、SaaS間の情報連携も代行しています。SaaS間で情報連携を行うと、1つのシステムに情報を登録するだけで他のシステムにも自動的に同期され、手間を大幅に削減できます。

例えば、新しい社員が入った場合に、まずはクラウド人事労務ソフト「SmartHR」に情報を登録します。SaaS間の情報連携を行っていれば、SmartHRの情報が自動的に労務管理システム「freee人事労務」やGoogle Workspaceにも反映されます。

SaaS間の情報連携により、複数の部署を跨いだ業務を簡略化でき、業務効率が大きく向上します。

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業務自動化のまとめ

業務自動化は、効率化と企業の成長に不可欠です。定型業務を自動化することで、社員はコア業務に集中でき、生産性向上が期待できます。また、人的なミスの軽減により、業務の品質も向上。さらに、コスト削減や社員満足度の向上、そして競争力強化にも貢献します。

しかし、業務自動化の導入には、担当者の選定や教育、ツールの選定、システムの構築など、多くの時間と労力が必要です。

HELP YOUには、さまざまな業務の自動化を支援してきた実績と専門的な知識、ノウハウがあります。HELP YOUとともに業務自動化を進めることで、自社のリソースを有効活用しながら、効率的に業務自動化を実現できます。

業務自動化を進めたいとお考えの方や、適用範囲の拡大を検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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