月末月初は締め作業で毎月大忙し!給与計算代行はオンラインアシスタントへお任せ

毎月の給与計算にお困りではありませんか?「HELP YOU」では経理業務もサポートが可能!
今回は、給与計算に付帯する事務作業にお困りのクライアントさまが「HELP YOU」にご依頼いただいたことにより、2時間の工数を10分へと減らすことができた実例をご紹介します。

<目次>

1.「HELP YOU」の給料計算代行で、業務効率アップ

今回ご紹介する事例は、外部ライターさんの給与計算にお困りのインターネットサービス企画運営企業さまです。「HELP YOU」の活用で月末月初の定例業務工数を減らすことができました。

2.「HELP YOU」ご依頼までのお困りごと

クライアントさまが困っていた点は、下記2点です。
・給与計算作業に時間がかかる
・月末月初の忙しい時に、時間の余裕が欲しい

3.給与計算代行 ご相談からご依頼完了まで

まずディレクターがクライアントさまの現状を確認いたします。ヒアリングにより現状の課題とご要望が明確になってきました。

<依頼~要件確認>

月初に業務が重なり、手が回らず困っています。特に外部に委託しているライターさんへの給与計算にとても手間が掛かります。お手伝いをお願いできますでしょうか。

ライターさんへの給与計算でお困りということですね。承知いたしました。
給与計算だけでなく、ライターさんご本人さまへの内容確認、振込作業、請求書の管理までを一括で対応させていただくことも出来ますが、どこまでをこちらで対応させていただきましょうか。

一括ですべてお願いできると助かります。タイムカードをお渡ししますので、ライターさんへ金額確認をしていただいた後に請求書の作成もお願いします。タイムカードやライターさんの情報などを準備し後ほどご連絡します。

かしこまりました。それでは、ライターさんに内容確認をするために、7名さま分のチャットワークのお部屋をご準備いたします。
また、業務に関しては以下の流れで対応いたします。
1.タイムカードより給与計算
2.金額に問題がないか外部ライターさんに確認
3.外部ライターさんからクライアントさまへの請求書作成代行
4.振込金額をクライアントさまにてご確認
5.振込作業
6.請求書の格納

ライターさんのタイムカード情報を記載したURLをお送りします。こちらで7名分の稼働時間を確認いただき、先月分の給与計算をお願いします。

かしこまりました。

<一次納品>
ヒアリングの結果、外部委託しているライターさんの給与計算から請求書作成、振込作業までを一括して行うことになりました。

まず、ライターの方の稼働状況をタイムカードにて確認し、給料計算を行いました。こちらの金額に問題がないかを各ライターさんにお送りし確認していただきます。

次に外部ライターさんからクライアントさまへの請求書作成を代行いたしました。その後、振込金額をクライアントさまに確認していただきました。


<最終納品>

先月ご請求分の振り込みは5名さま分完了し、請求書の格納、管理シートへの記入ともに終了しております。
また、〇〇さまと〇〇さまに関しては、現在確認作業中です。

ありがとうございます。よろしくおねがいいたします。

このように
タイムカードから給与計算
ライターの方への確認
請求書作成代行
振込金額をクライアントさまに確認
振込作業
請求書の格納、管理シートの記入
までの作業をすべて終え完了です。

4. HY依頼後の変化・メリットは

今回「HELP YOU」にご依頼いただいたことで、
「振り込みの細かな事務業務の時間が削減でき、コア業務に専念できるようになりました。」
とのご感想をいただきました。

ご依頼後の変化を伺うと、次のようなメリットがあったとお話しくださいました。
・給与計算作業にかかる時間を省くことができた
・2時間かかっていた工数がわずか10分に減らすことができた
・月末月初処理の忙しい時に、他業務に回せる時間が取れる

5.まとめ

今回のクライアントさまのように、月末月初の定例業務に手が掛かり、コア業務に集中できないと思われている方は意外と多いのではないでしょうか?「HELP YOU」では、給与計算業務だけでなく、付帯する業務も一括でサポートいたします。また、オンライン会計システムを活用することでの、社内業務効率化のご相談も併せてお手伝いいたします。経理業務の効率化をお考えの方は、ぜひ「HELP YOU」にご相談くださいませ。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

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