HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ー夜間稼働の強みと自作した関数チェックツールを活かし、大量のデータ管理プロジェクトを完遂したことです。

特に印象深いのは、製薬会社の膨大な書類データをデータベース化する期間限定のプロジェクトです。WordやPDFなどの書面になっている薬の仕様データをデータベースのフォーマットに整理・入力していく業務でしたが、マニュアルにはない例外事項が数多く発生しました。私はそうした例外パターンを見つけるたびに疑問点を整理してディレクターへ確認を重ね、手順を整えていきました。

前職の企業年金専門職の時代には、将来のリスクを数学的・確率論的に評価するアクチュアリーという専門資格の取得を目指し、専門部局で日常的に大量の人事データや財務データを扱っていました。この時に磨かれた論理的思考力が今の業務にも非常に生きています。

データチェックの際、目視だけで確認していると、項目が膨大であるため必ずどこかでミスが発生します。そこで、私は同じデータをExcel上で自分でも再現し、自作した照合関数を用いてデータ同士を自動突合させるというダブルチェックの仕組みを独自に作りました。すべて計算式でチェックをかけ、結果が「True（一致）」になれば納品する、というように、ミスを確実に防ぐ仕組みをマニュアルに指示がない部分でも自ら工夫して構築しました。

10名以上のアシスタントが稼働するプロジェクトでしたが、この正確性と確実性を評価していただき、最終チェックを担当する3名のアシスタントのひとりに選んでいただきました。納期直前には最終チェックのデータ量が山のように膨らみましたが、私の強みである「夜間や休日でも稼働できる」という時間をフルに活かし、他のアシスタントが対応しづらい時間帯に一気に作業を進めたことで、無事に納期通り納品できました。自分なりの工夫で品質と納期を両立できたことは、今でも大きな自信になっています。

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ー指示された作業をこなすだけでなく、目的を理解して業務全体の効率化につながる提案をしています。

業務に取り組む上でもっとも大切にしているのは、指示された内容をそのまま実行するだけでなく、なぜこの作業が必要なのかという背景や目的を深く理解することです。目的が明確になれば、より効率的でミスのでにくい進め方を考えることができます。

日中は子育てに専念し、夜間に稼働するというタイトなスケジュールで動いているため、稼働していない日中の時間にも、頭の中で業務の段取りや目指すべきゴールを整理しています。手を動かせるのは夜間の限られた時間だけですが、あらかじめ頭の中で組み立てておくことで、稼働を始めた瞬間に迷いなく正確に進められます。

その上で、もっと業務が効率化できないか、お客さまの負担を減らせないかを常に考えています。例えば、「この手順のほうが後々のミスを防げるのではないか」と気づいたときには遠慮なくディレクターへ自分の意見を伝え、マクロや関数を用いた具体的な業務改善案を提案しています。

もちろん、マニュアル通りではない提案や指摘をすることが常にスムーズに進むとは限りませんが、お客さまと一緒により良い形を目指し、チーム全体が最もスムーズに最大の成果を出せるような進め方を追求し続けたいと考えています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ーお客さまからの厳しい言葉を真摯に受け止め、丁寧な実務の積み重ねで確かな信頼に変えていきました。

もっともやりがいを感じるのは、コツコツと日々積み重ねてきた仕事が信頼に繋がっていると実感できたときです。

HELP YOUに参画した当初から担当している経理案件では、当初、実務上の不備や至らない点について、お客さまから率直で厳しい言葉をいただくこともありました。真摯に受け止め、夜間の限られた作業時間であっても完璧なアウトプットを出し、少しでも高い正確性と付加価値を提供しようと覚悟を決めました。

また、日中のうちから仕訳の処理手順や業務の流れを脳内で段取りし、夜間の稼働時に確実にミスを排除して正確に進められるよう徹底しました。

夜間稼働という性質上、お客さまと直接リアルタイムでやり取りする機会は限られますが、ただ作業を淡々とこなすのではなく、どうすれば少しでも安心していただけるかを常に考え、丁寧な実務を積み重ねていきました。

するとある時、ディレクターから、お客さまがとても感謝してくださっているという話を聞き、その後の契約時間増加にもつながりました。間接的であっても、自分の地道な努力や工夫が伝わり、お客さまとの信頼関係に変わったのだと実感できたときは、本当に嬉しかったです。

また、子育てを優先して働く私にとって、深夜や早朝という稼働時間が、お客さまにとっては「朝起きたら業務が完了している」という大きなメリットや強みになります。自分のライフスタイルに根ざした稼働スタイルが、むしろお客さまへの独自の提供価値となって直接役立てる環境に、やりがいを感じています。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ー多様な専門スキルを持ったプロフェッショナルが、お客さまの課題解決を支えます。

HELP YOUには、さまざまなバックグラウンドや高い専門スキルを持つアシスタントが在籍しています。時間帯や業務範囲に関わらず、多種多様な課題に対して柔軟に対応できる受け皿の広さが大きな強みです。

この業務をオンラインで頼めるのだろうか、どのように切り出せばいいか分からない、と悩んでいる段階であっても、まったく問題ありません。完璧に整理された指示書がなくても、私たちが目的から一緒に整理し、最適な進め方や業務改善をご提案することができます。

私のように、高い正確性が求められる経理や財務、データ処理を得意とするアシスタントも揃っています。業務の負担を減らし、本来のコア業務に集中していただくためのパートナーとして、ぜひ気軽にご相談ください。

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