日々の資料作成をAIで効率化したいと考えている人も多いはず。
しかし、思い通りの資料にするには意外と時間がかかったり、良い資料ができたと思っても成果につながらずに悩んでいるという声も耳にします。

HELP YOUトップ営業マンの藤原も、AI（Claude、ChatGPT）を駆使してセミナーの登壇資料を制作しています。当初は「AIでここまでできるのか…！」と感動し、70点ほどの完成度だと思っていました。しかし、資料作成のプロにブラッシュアップしてもらったところ、AIで作った資料はなんと40点ほどに見えてしまったそうです。

今回はこの事例をもとに、営業マンがAIを駆使して作った資料とプロが仕上げた資料を比較し、どのような違いがあるのか、成果につながる資料作成のヒントも交えてお届けします。

	HELP YOU 藤原 2024年、株式会社ニットに入社。現在は同社のオンラインアウトソーシング「HELP YOU」の営業責任者として、バックオフィス部門の生産性向上を支援している。
	HELP YOU 坂口 2015年に「HELP YOU」にジョイン。業務を通じて資料作成の面白さに気づき、以降は資料作成を中心に多くの案件を担当。資料作成歴10年以上という経験を生かし、現在は「HELP YOU 資料作成」サービスの推進をリード。100社以上の支援実績を誇る。

AI資料とプロの資料の違いをBefore→Afterで比較！

藤原（営業担当）：この前、セミナー登壇資料をAIで作ってみたんです。AIでここまでできるのか！と驚きました。

坂口（資料作成のプロ）：最近はAIで資料を作る方も増えているみたいですね。実際にAIで作った資料のブラッシュアップを依頼されることも多いです。ちなみに、AIで作った資料は何点でしたか？

藤原：70点…でした。坂口さんがブラッシュアップしてくれた資料を見るまでは。坂口さんの資料を見たら、40点くらいに下がりました（笑）。坂口さんの資料見た瞬間、セミナーで「しゃべりやすい！」と思ったんです。今日は、資料作成のプロである坂口さんが、私がAIで作った資料をどうやってブラッシュアップしたのかを教えてください！

画像：生成AIを活用して作成した資料

坂口：AIの資料を最初に見たとき、まず「文字が多いな…」と思いました。細かい説明が必要な資料ならこれでもいいですが、今回は「セミナー資料」ですよね。視覚的に伝わりやすく、登壇者が話しやすい資料にする必要があります。そこで、削れる文字は削り、スライドで一番伝えたいポイントに目がいくような見せ方にブラッシュアップしようと思いました。

藤原：言われてみるとAI資料は文字が多いですね。私が作ったトークスクリプトの文字情報が、さらに肉付けされて文字数が増えているのかもしれません。

坂口：AIで作った資料は構成が論理的で、文字情報がきれいに整っている点は良いと思います。でも、全体的に整いすぎてメリハリがなく、どこが重要なポイントなのかが分かりにくいですよね。

藤原：確かに。AIで作った資料は整っていますが、どのページも同じ雰囲気で、変わり映えがしませんね。では、実際の資料のBefore（AIで生成した資料）→After（プロがブラッシュアップした資料）を比較しながら、具体的なポイントを教えてください。

AI資料とプロ資料の違い1.伝えるためには大胆なメリハリが必要

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藤原（営業担当）：最初にBefore→Afterで比較したいのが、「BPOとは？」というスライドです。BPOをあまりよく知らない人に対して説明するスライドですが、坂口さんがブラッシュアップした右のスライドは情報が整理されて見やすいと感じました。ここはどう考えて修正したんですか？

坂口（資料作成のプロ）：このスライドは「BPOとは何か」を一言でバシッと書いた方がわかりやすいのでは？と思い、冒頭の文やステップの見せ方を変えました。AI資料の特徴として、「ナンバリングしたがる」ところがあると思います。

藤原：確かに、やたら「Step1,2,3,4」とか出てきますね。

坂口：「Step1,2,3,4」でも分かりやすいと思いますが、今回のケースでは「Before→After」の視点も入れると、BPOの特徴が伝わりやすいと思って変更しました。

藤原：タイトルも「BPOとは？」に変更してくれたことで、BPOの価値がより伝わるスライドになったなー！と思いました。 そのほかに、伝えたいことを伝えるためにどんな工夫をしてますか？

坂口：デザイン的な美しさや統一感にこだわりすぎず、伝えたい部分は大胆にフォントサイズを大きくしたり、マーカーをつけて強調した方が良いと考えています。パッと見た時どこに目線が行くか、何を言いたいかがスムーズに伝わるかも重要です。それと、資料の種類にもよりますが、ターゲットの知識量に合わせた言葉選びにも気を付けています。

藤原：色も赤一色ではなく、グレーやイエローが入って見やすくなりましたね。あと、困った顔や笑顔のイラストが入ったことで、Beforeには課題があって、Afterでは解決された感じが一瞬で伝わりました！

坂口：まさに！気付いていただきありがとうございます。私の場合、イラストはなるべく人の感情を表すものを入れるようにしてます。「困ったな」「がっかり…」「やったー！」など、こういう感情的なイラストを入れることで、より内容が伝わりやすくなります。このイラストのチョイスはAIだとまだ難しいかもしれないですね。

資料作成のポイント1 AI資料は、論理的に情報が整理されている点がGood！ しかし、文字が多い上にメリハリがなく、重要なポイントが伝わりにくい。 ✓ 不要な言葉はなるべく削り、重要な内容に絞る ✓ 文字の色や大きさを大胆に変える、ハイライトを入れるなどの工夫も◎ ✓ 人の感情を表すイラストを入れると、感覚的にも内容が伝わりやすい

AI資料とプロ資料の違い2.直感で理解できる図解やイラスト

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藤原（営業担当）：このスライドは、私がAIで作った左のスライドを見た時に「かなり頑張ってくれたな～！」と感動したんです（笑）。でも、坂口さんがブラッシュアップした右のスライドを見たら「何によって削減されたのか」「どのくらい削減されたのか」がより分かりやすくなっていて驚きました。坂口さんはこういった情報の視覚化が上手ですが、図解やイラストのアイデアはどうやって考えているんですか？

坂口（資料作成のプロ）：「自分だったらどう書いてあったらわかりやすいか」を自問自答しながら、内容を見て都度考えます。例えば、このスライドのように「量が減った」ということを表現したいなら、減った分がわかるように点線を付けるとか。

また、グラフの間にロボットと人のイラストを入れて、「AIによって30％削減、BPO導入によってさらに35％削減された」ということが同時に伝わるようにしました。それぞれの削減効果が分かるように、AI（ロボット）で削減できた分は緑、人（BPO）で削減できた分は赤にして変化をつけています。

藤原：右端に足された「3人体制→1人体制」の図も、削減の効果を感覚的に理解しやすいですね。

坂口：ここは「65％工数削減」という情報を「3人体制→1人体制」に置き換え、人のシルエットのイラストも加えて視覚的にも理解しやすいように工夫しました。

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坂口：上のスライドも、左のAI資料ではステップ図だった部分を、あえてサイクル図に変更しています。今までたくさん資料を作ってきた中で「改善→最初に戻る」という流れをよく見たので、「改善＝サイクル図！」とすぐに頭に浮かびました。

藤原：これまでの経験からアイデアを蓄積しているんですね。サイクル図もAIに指示すれば作れそうだけど、そもそも私からはその発想が出てこないです…（笑）。あと、AI資料では「15万円」という金額の数字が小さかったんですが、ここを強調してくれたことでセミナーでも話しやすくなりました。

坂口：藤原さんのスクリプトから、このスライドでは「HELP YOUはスモールスタートが可能である」ということが一番のメッセージだと理解しました。「派遣は30万円からだけど、HELP YOUは15万円から始められる」という価値を一発で理解してもらうには、数字を視覚化して比較すると伝わりやすいと思ったんです。

藤原：見出しも「大きく外注しない」という否定形から「スモールスタートが可能」に変更したことで、よりポジティブな表現になっていいなと思いました！

資料作成のポイント2 AI資料の図解は一見整っているように見えても、単調で大事な内容が伝わりにくい…。 ✓ 数字の変化は減った・増えた分を視覚的に示すと分かりやすい ✓ 「改善」「増加」「削減」などの言葉は、サイクル図やグラフに置き換えると感覚的に伝わる

AI資料とプロ資料の違い3.印象に残るメッセージの配置

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藤原（営業担当）：このスライドを見て驚いたのは、私が伝えたいメッセージを、坂口さんが本当によく理解した上で表現してくれたことです。資料作成というとビジュアル面に意識がいきがちですが、テキストをまとめるのも難しいですよね。坂口さんは資料のテキストをどう扱っていますか？

坂口（資料作成のプロ）：プレゼンのように人の心に訴えるための資料では、まず結論や伝えたいメッセージに目線が行くように心がけています。例えば、このスライドで使っている「AI＝新入社員」というフレーズは、わかりやすくて刺さる表現だと思ったので、印象に残るように配置やイラストを工夫しました。

藤原（営業担当）：私のスクリプトでは「AI=新人社員」を重要キーワードにしていたんですが、左のAI資料ではこんなに小さく書かれて、他の情報に埋もれてますね…。あらためて見比べると、AI資料は私が書いたセミナーのトークスクリプトの順番に沿って、上から下へ生成されていると気付きました。

反対に、坂口さんの資料は一番伝えたいことを汲み取って、順番を大胆に変えて強弱を付けているのが分かります。これもAIに指示すれば生成できそうですが、イチから全部指示するなら結局「自分で作った方が早いじゃん！」ってなりそうです（笑）。

坂口：AI資料でも上に結論は書いてありますが、不思議と全く印象に残らないですよね。これはAIが人間心理をまだ理解しきれていない証拠だと思いました。

資料作成のポイント3 AI資料は、指示した通りの順番でスライドを生成する傾向アリ。 その結果、大事なメッセージが他の情報に埋もれてしまうことも…。 ✓ 人の心に訴えるための資料では、伝えたいメッセージに目線が行くように工夫する ✓ テキストの順番を変えたり、配置に強弱を付けることでメッセージの印象が強まる

想いを伝えたい資料は人にしか作れない

藤原（営業担当）：ここまでAI資料にたくさんダメ出ししてきましたが（笑）、反対にAIで作成した資料の良いところはありますか？

坂口（資料作成のプロ）：報告書やレポートのような事実を伝えるための資料や、社内向けの資料であればAIでも充分だと思います。今回のようなセミナー資料も、登壇する人が説得力を持って説明できるならAI資料でも内容は伝わるかもしれません。

藤原（営業担当）：なるほど。では「これはまだ人にしか作れない！」と思うのはどんな資料ですか？

坂口：人の心に訴えかけたい資料は、まだ人にしか作れないと思います。例えば、採用説明会の資料に「一緒に働きたい」という想いを乗せたいなら、やはりAIではなく人が作った資料の方が伝えたい人の心に刺さると思います。あとは、資料がひとり歩きするようなサービス資料や会社説明資料など、「ここぞ！」というシーンでは、ターゲットに合わせた伝え方にする必要がありますね。

藤原：確かに坂口さんの作った資料は、セミナー参加者の方にもわかりやすいと好評でした！あと、自分の作った資料と坂口さんの資料を見比べたときに、第三者の視点が入ること自体にも価値があると思いました。自分だけでは見せ方のアイデアが出てこなかったり、伝えたいことが先行して初見の人には分かりにくい表現になってしまったり…。

坂口：そうですね。私自身も自分だけで資料を作るとうまくいかないことがあります。特に大事な資料であれば、第三者にレビューしてもらったり、外注するのも良いと思います。
「HELP YOU 資料作成」では必ず複数人でチェックしていますが、やはり複数の目を通すことで、より良い資料になると感じます。

藤原：それがクオリティの高い資料づくりにつながっているんですね。今後も効率化のためにAIをうまく活用しながら、重要な資料は坂口さんや資料作成チームにぜひお願いしたいと思います。今日は貴重なお話ありがとうございました！

伝えたいことが伝わる！HELP YOU 資料作成

デザインは凝っているのに、内容が記憶に残らない資料を目にしたことはありませんか？

「HELP YOU 資料作成」では、資料作成のプロがチームを組み、“伝えたい内容が伝えたい相手に伝わる”資料をご提案します！

• 資料作成のプロがオーダーメード！伝えたい内容を理解して資料を作成
• PowerPointで作成するため、納品後にお客様自身で編集が可能

「AIで作った印象に残らない資料」や「AIでは表現しきれない細やかなニュアンス」に課題を感じている方にこそ、オーダーメイドの資料で違いを実感していただけます。

サービス詳細や制作事例は以下の資料でご確認いただけます。ぜひご覧ください！

投稿 【AI vs 資料作成のプロ】比較で分かる「成果につながる資料」の秘訣 は HELP YOU に最初に表示されました。

HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ーオンライン特有のすれ違いを察知し、対話を重ねて「正確な経理処理」へと導いた案件です。

HELP YOUではオンラインのみで業務が完結するため、対面以上に「相手の状況や意図を丁寧に汲み取る」コミュニケーションが求められます。特に、経理は些細なズレや認識違いが重大なミスにつながってしまうため、お客さまとのすり合わせには細心の注意を払っています。

これまで15年ほど経理をやってきた中で感じるのは、経理にとっての「当たり前」と、お客さまの「当たり前」には、よくズレが生じるということです。たとえば、会計ソフトのfreeeを使用されているお客さまで、通常はfreee上で請求書を作成して売上を計上するのですが、ある月は請求書が作成されておらず、売上が計上されていませんでした。

経理のプロから見れば「今月の売上が計上されていないのは異常事態」ですが、お客さまの業界では「取引先から届く書類をもとに取引が進む」という商習慣が根付いており、お客さまにとっては「こちらで請求書データを作成しなくても、予定どおり入金があるから大丈夫」という認識が当たり前になっていました。そこで私が「今月の売上が入っていませんが、請求書の作成方法を変えられましたか？」と確認したところ、「入金の予定があるので大丈夫です」とお返事があり、最初は会話がうまく噛み合いませんでした。しかし、お客さまの経理を担当している立場としては、こうしたズレを放置するわけにはいきません。

そこで私は、言葉だけで経理のルールを説明するのではなく、実際のfreeeの画面キャプチャを添えて「この分の請求書データがfreee上で作成されていません」と視覚的にお伝えしました。すると、お客さまも状況をご理解くださり、無事にfreee上で請求書データを作成していただけました。これにより、システム上で売上計上と入金の突合チェックができるようになり、正しい経理処理へとすり合わせることができました。

オンラインだからこそ、テキストは相手の負担にならないよう端的に、かつ意図を汲み取って丁寧にすり合わせます。細やかな対話でミスを防ぎ、お客さまが安心して業務に集中できる環境をつくることは、オンラインで業務を遂行する上で強く意識している部分であり、印象に残っています。

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ーお客さまの時間を奪わない「先回りの提案」と、お客さまに合わせた柔軟な対応です。

経理ルールがまだ出来上がっていないお客さまに対しては、あれこれと質問して時間を奪ってしまわないよう、「こうしておきますね」とこちらから8割方仕上げて提案するようにしています。

たとえば、銀行サイトで1件ずつ手作業で振り込みを行っていたお客さまには、ヒューマンエラーを防ぐために私の方で支払いデータを作成し、「こういう風にデータを作ってみたので、これを使ってみませんか？」と提案しました。最初はどうしても戸惑われることもありますが、回数を重ねていくうちに「やっぱりそっちの方が楽だね」と信頼していただけるようになります。お客さまが慎重なタイプか、多忙でどんどん進めてほしいタイプかを見極め、提案の仕方を変えることも気をつけているポイントです。

また、私個人の作業環境では、ClaudeなどのAIを積極的に活用しています。例えば、文章の作成やチェック、翻訳をお願いしたり、エンジニアではない私でもAIにGAS（Google Apps Script）のコードを書いてもらったりと、自身の作業を効率よく進める工夫を日頃から取り入れています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ー「任せてもらえる」環境で、主体的に業務を構築し、感謝していただけることです。

会社員時代のように、「この業務をこのやり方でやってください」と指示されて組織の歯車の一部として動くのではなく、経理のプロとして「お任せします」と言っていただけるのが、この仕事ならではの魅力だと思っています。

自分が主体となってどうすればうまく業務が回るかを考え、実行していく。その結果として経理がスムーズに回り、お客さまから「やってほしいことを形にしてくれてありがとう」と感謝していただける瞬間に、とても大きなやりがいを感じます。オンラインで自由度高く働きながら、経理としてお客さまの組織を支えていると実感できるのは本当に楽しいですし、働いてよかったと心から思えます。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ー「これはやってくれないでしょ？」と思うようなことも、ぜひ気軽にご相談ください。

経理というと、単に「人が足りないから実務をお願いしたい」とお考えの方が多いかもしれませんが、私たちはただ決まった業務をこなすだけでなく、プラスアルファの価値を提供したいと常に考えています。

経理ルールが未整備な場合は「マネーフォワードやfreeeなどのクラウドツールを入れたらもっと楽になりますよ」といった導入支援や環境構築は私の得意分野ですし、「AIを使ってみたいけれど、経理にどう活かせるか分からない」という方への提案もどんどんしていきたいです。

業務フローを整理し、より良い形へと改善していくことが本当に好きなので、「こんなことまで頼んでいいのかな？」と迷うようなことでも、ぜひご相談いただければと思います。一緒により良い仕組みを作っていきましょう。

投稿 丁寧なすり合わせとAIで経理を支える伴走者。お客さまの時間を奪わない「先回りの提案」 は HELP YOU に最初に表示されました。

HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ー社内に専任の経理担当者がおらず、日々の業務が滞っていたお客さまのサポートが特に印象に残っています。

そのお客さまは経理を専門としていない方が業務を兼務されており、本業がお忙しい中、領収書などの証憑の共有をお願いしても、必要な書類がなかなか集まらない状況でした。
そこで、まず考えたのは「どうすればお客さまが無理なく対応できるか」です。オンラインでの資料共有がスムーズに進まない状況だったため 、HELP YOUのBPOセンター（※1）と連携し、システムへアップロードしていただくのではなく、紙の資料をそのまま郵送していただく方法をご提案しました。
その結果、お客さまの負担を減らしながら、必要な資料がきちんと集まる運用に変えることができました。今では以前よりもスムーズに業務が回るようになっています。

別のお客さまでも、普段使い慣れていらっしゃらない共有ドライブへのアップロードに戸惑われているケースがありました。
その際は、お客さまが使い慣れているスマートフォンのアプリを使った方法をご提案し、画面を見ながら一緒に操作手順を確認しました。こちらから一方的にお願いするのではなく、まずはなぜお客さまが戸惑っているのか？どうしたらお客さまが動きやすいか？を常に同じ目線で考え、一緒に作業をすることで、お客さまご自身の負担も減らしながら、結果的に業務改善を進めていくことができると思っています。

オンラインでの業務サポートは、便利な一方で、お客さまに不安を感じさせてしまうこともあるかと思います。だからこそ「できない」で終わらせるのではなく、お客さまの状況に合わせて、できる方法を一緒に考える存在でありたいと思っています。

（※1）：HELP YOUがBPO業務を担う福岡と松本（長野）の２拠点体制のBPOセンターのこと。強固なオフィスセキュリティ環境でコールセンター業務や発送・封入作業、機密情報を扱うデータ作業も対応可能。

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ー一番大切にしているのは、その場しのぎの対応ではなく、私がいなくても業務が回り続ける仕組みをつくることです。

経理業務は、どうしても属人化しやすい領域です。だからこそ、手順をできるだけ丁寧にマニュアル化し、誰が見ても分かる状態に整えることを意識しています。また、単に数字を入力するだけではなく「この仕訳は後の税務申告で問題にならないか」「データ同士の整合性は取れているか」など、会計事務所での経験を活かして、つまずきやすいポイントを先回りして確認するようにしています。クラウド会計ソフトも、お客さまによって使い方や運用ルールが異なります。そのため、ツールの機能だけを見るのではなく、お客さまの環境に合わせて、最もスムーズに進むフローを考えることを大切にしています。

コミュニケーション面でも、なるべくお客さまにストレスを感じさせない伝え方を意識しています。チャットでは「これ」「あれ」「上記の件」といった表現はできるだけ使わず、固有名詞や該当箇所を明確に伝えるようにしています。書類を提出していただくときも、ただ「出してください」とお願いするのではなく、「インボイス制度の要件を満たすために必要です」など、背景もあわせてお伝えします。理由が分かると、お客さまも対応しやすくなると思うからです。
誰がいつ見ても、いま、なぜその作業をしているのか、何のためにしているのか？をお客さま自身も把握できるような状況をつくることで、お客さまも、そして私自身もストレスを貯めず、円滑に業務を進めることができると感じています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ー一番やりがいを感じるのは、自分がサポートしたことで、止まっていた業務がスムーズに回り出したときです。

お客さまの事業を支えられている実感が目に見える瞬間は、本当に嬉しいです。
先ほど述べた例のように、そもそも証憑が集まらない、仕訳が進まない、という状況を打破した時は、達成感すら感じました。お客さまからも「これで何とか決算ができそう」「HELP YOUさんに任せておけばあとは大丈夫、と安心してお任せしています」という言葉もいただき、嬉しく感じました。自分の経験が、複数のお客さまの「安心感」につながっていると感じられることも、大きなやりがいです。

また、HELP YOUの環境で働けること自体にも刺激を受けています。HELP YOUには、さまざまな経歴を持つプロフェッショナルがたくさん在籍しています。皆さんプロ意識が高く、経理業務に関わる法改正や新しいシステムの情報も積極的にキャッチアップされています。それでいて、周囲への気配りができる方ばかりです。私自身も日々刺激を受けながら、成長できていると感じています。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ー経理のアウトソーシングに対して、「自社独自のルールに対応してもらえるのか」「オンラインでうまくやり取りできるのか」と不安に思われる方も多いと思います。

最近は、クラウド会計ツールやAIの導入を検討されるお客さまも増えています。もちろん、ツールを使えば数字の集計やデータ作成は効率化できます。ただ、それを自社のルールに合わせてどう運用するか、現場の方が迷わず使えるフローをどうつくるかという部分では、やはり人による細やかなサポートが大切です。

HELP YOUには、専門スキルと気配りの両方を持ったスタッフが多数在籍しています。「こんなことを相談してもいいのかな」と迷うようなことでも、まずはお気軽にご相談いただきたいです。必ず解決の糸口を見つけ出します。もし私自身が会社を経営するなら、絶対に使いたいと思えるサービスです。
私たちアシスタントが、お客さまの状況に合わせて、業務がきちんと回る方法を一緒に考えます。安心して任せられるパートナーとして、しっかり伴走していきます。

1. ※HELP YOU経理では、税務判断や申告業務は行っておりません。
   　記帳・入力・整合性チェックなどの経理実務を担当し、
   　税務上の判断が必要な事項は、お客さまの顧問税理士に確認・ご相談のうえ対応しています。

投稿 会計事務所6年×官公庁10年。経理の不安を“回る仕組み”に変える は HELP YOU に最初に表示されました。

背景

企業の人手不足や業務の複雑化を背景に、アウトソーシングに求められる役割は多様化しています。従来のように複数のバックオフィス業務をまとめて依頼したいというニーズに加え、経理、採用、カスタマーサポートなど、特定領域における専門的な支援を求める相談も増えています。

「HELP YOU」は、バックオフィスからマーケティングまで幅広い業務に対応してきました。一方で、幅広い業務に対応してきたからこそ、各領域でどのような業務を依頼できるのか、どのような専門性を持っているのかが、十分に伝わりにくいという課題がありました。

こうした背景を踏まえ、企業が自社の課題に合った支援を選びやすくなるよう、業務領域ごとにサービス情報を整理し、各領域の専門性を明確にしたサービス展開を進めます。

専門性はより明確に、幅広い対応力はこれまで通り

今回、「HELP YOU」のブランドはそのままに、業務領域ごとのサービス情報を整理・拡充し、それぞれの領域における支援内容や特長をより分かりやすく発信していきます。

これにより、お客様が自社の課題に合ったサービスを見つけやすくするとともに、複数領域を横断して支援できる「HELP YOU」ならではの強みもこれまで通り提供してまいります。

今回のサービス展開強化では、次の3つのポイントを軸にサービス情報を整備します。

■1．自社の課題に合ったサービスを選びやすく

「経理業務を依頼したい」「採用活動を支援してほしい」など、企業が抱える課題や業務領域から、必要なサービスを見つけやすくします。

■2．各領域の専門性がより分かりやすく

対応業務や支援体制、活用事例などを領域ごとに整理することで、それぞれのサービスの特長や強みを把握しやすくなります。

■3．ワンストップでの業務支援はこれまで通り

専門領域ごとに情報を整理した後も、「HELP YOU」の幅広い対応力は変わりません。複数のバックオフィス業務をまとめて依頼したい場合や、事業の成長に合わせて支援領域を広げたい場合も、これまでと同様にワンストップで柔軟に対応します。

サービス一覧

今回、以下の12の業務領域と、AI・RPAを活用した業務支援サービス「HELP YOU +Tech」を対象に、サービス情報の拡充を進めます。

■12のサービス

・HELP YOU 営業事務
・HELP YOU 秘書
・HELP YOU 総務
・HELP YOU 経理
・HELP YOU 労務
・HELP YOU 採用・人事
・HELP YOU ECサイト
・HELP YOU カスタマーサポート
・HELP YOU マーケティング
・HELP YOU 広報
・HELP YOU 資料作成
・HELP YOU データ入力

■AI・DX支援

・HELP YOU +Tech

各サービスについて、対応業務や支援内容、活用事例などを紹介する専用ページを順次公開していきます。

また、現在提供している「経理プレミアム」は、今後「HELP YOU 経理」へ名称変更を予定しています。サービス内容や変更の詳細は別途プレスリリースにてお知らせします。

代表取締役コメント

「HELP YOU」は創業以来、お客様ごとの課題に寄り添い、バックオフィスからマーケティングまで幅広い業務を支援してきました。

一方で近年は、「経理を任せたい」「採用を強化したい」といった専門領域ごとのご相談が増えています。

今回の取り組みは、サービスを分けることが目的ではありません。これまで培ってきた幅広い対応力はそのままに、各領域の専門性をより分かりやすくお伝えし、お客様が自社に最適な支援を選びやすくするためのものです。

今後も、お客様が必要な専門性を選びやすくするとともに、複数領域をワンストップで支援できる「HELP YOU」の強みを活かし、企業の成長を支えるパートナーとして価値あるサービスを提供してまいります。

株式会社ニット 代表取締役社長　秋沢 崇夫

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■ 株式会社ニット　会社概要　https://knit-inc.com/

「HELP YOU」というサービスで「自分の時間を確保し、理想的なくらしと仕事の実現をサポートするサービス」を展開する。

代表者　：秋沢 崇夫
本社所在地：東京都渋谷区
事業内容：業務効率化サービス「HELP YOU」の展開
サービス概要：https://help-you.me/

投稿 オンラインアウトソーシング「HELP YOU」、12の業務領域と「HELP YOU +Tech」の専門サービス展開を強化 は HELP YOU に最初に表示されました。

1. 承認が止まると、経理業務も経営判断も止まる

末吉（HELP YOU）： 浦さん、対談がシリーズ最後となる本日のテーマは「承認フロー」です！まさに経理業務が滞る、最終的なボトルネックにもなりがちなところですね。
経理DXというと、請求書の読み取りや経費精算の自動化に注目が集まりやすいですが、実務では「承認が止まっているから、次の処理に進めない」という課題がかなり多いんですよね。

浦氏（LayerX）： まさにそうです。請求書の支払いや経費精算、購買申請も、社内承認が完了しなければ後続の処理に進めません。承認者が不在だったり、誰の承認が必要なのか分からなかったりすると、支払い・計上・月次処理がすべて後ろ倒しになってしまいます。

末吉： 紙やExcelで申請を回している企業様では、「今どこで止まっているのか」が見えないことが多いです。経理担当者が一つひとつ確認し、承認者に催促し、ようやく処理に進む。これでは月次の締め作業が逼迫しますし、経営者が数字を確認できるタイミングも遅れてしまいます。

浦氏： 承認の遅れは、単なる事務作業の遅れではありません。支払いの遅延リスク、月次把握の遅れ、さらには経営判断の遅れにもつながります。だからこそ承認フローは、「社内ルールを守るための仕組み」であると同時に、「意思決定を停滞させないための仕組み」として設計する必要があります。

末吉： 内部統制を強めたい一方で、承認ルートを複雑にしすぎるとスピードが落ちてしまいますよね。このバランスに悩む企業様は多いと思います。だからこそ、バクラクで承認の流れを可視化し、私たちHELP YOUが実務に合わせて運用設計まで支援することに大きな価値があります。

2. 組織図と連動する承認フローで、変更に強い体制へ

末吉： 承認フローが複雑になりやすい理由の一つに、組織変更や人事異動があります。せっかく承認ルートを整えても、部署名や上長が変わるたびに手作業で修正が必要になると、経理や管理部門の負担が大きくなってしまうんですよね。特に、私たちHELP YOUが導入後の運用まで支援していると、「承認者が変わったのに設定が更新されていない」「異動後の組織に承認ルートが合っていない」といった小さなズレが、承認の滞留につながる場面をよく見ます。だからこそ、従業員情報と組織図を連動させて管理できる点は、運用支援の立場から見てもかなり活用しやすいポイントです。

浦氏： ありがとうございます。バクラクでは、従業員情報を共通管理できるため、組織図に基づいた承認ルートを設計しやすくなっています。さらに、未来の組織図を事前に予約することも可能です。たとえば4月1日から新しい組織体制になる場合、あらかじめ設定しておけば、期日になったタイミングで承認フローを新しい組織構造に切り替えられます。

末吉： そこは、実務上かなり助かるポイントです！組織変更のたびに経理担当者が慌てて承認ルートを修正する必要がなくなれば、月初の負担も減らせますし、承認が止まるリスクも抑えられます。導入時に大事なのは、今の承認ルートをそのままシステム化することではなく、「今後も運用しやすい形になっているか」まで見直すことです。
たとえば、個人名で承認者を固定するのか、役職や部署に紐づけて管理するのか。例外承認はどこまで許容するのか。組織変更があったときに、誰がどの情報を更新するのか。こうした点を最初に整理しておくことで、導入後の運用負荷をかなり抑えられます。

浦氏： ツールを入れて終わりではなく、運用を見据えた設計が重要ですね。

末吉： はい。バクラクの組織図連動や承認経路の設定機能は、現場の実態に合わせて承認ルートを整えておくことができるので、私たちHELP YOUが業務フローを整理しながら導入することで、より活かしやすくなります。承認ルートを整えておくことで、経理担当者が毎回確認・催促しなくても、自然と正しいルートで申請が進む状態をつくれるんですよね。

3. 複雑な承認ルートを整理し、属人化しない運用へ

末吉： 承認フローの見直しでよくあるのが、「今の紙の運用が複雑すぎて、どうシステム化すればよいか分からない」というご相談です。金額、部門、費目、案件の種類によって承認者が変わり、さらに例外ルートもある。こうした状態をそのままツールに入れようとすると、かえって運用が難しくなってしまいます。

浦氏： バクラクでは、申請金額や入力内容に応じて承認経路を分岐できます。たとえば10万円未満なら課長承認、10万円以上100万円未満なら部長承認、100万円以上なら役員承認といったルールを設定できます。さらに、複数人の並列承認にも対応できるため、紙で順番に回覧していた承認をスピードアップできます。

末吉： 紙の稟議では、一人のところで止まると、その後の全員に回らないんですよね。並列承認を使えば、必要な承認者に同時に確認してもらえるため、承認完了までの時間を短縮できます。ここは、単に便利になるというより、会社全体の意思決定スピードに直結する部分です。

浦氏： 承認ルートの柔軟性は、内部統制の観点でも重要です。必要な人を承認プロセスに含めながら、不要な回覧を減らす。そうすることで、承認の質を落とさずに処理スピードを上げることができます。

末吉： 私たちHELP YOUが導入前に行うのは、既存の申請書や稟議フローの棚卸しです。申請種別、金額条件、必要な承認者、確認すべき証憑、よく止まりやすいポイントを整理し、「システムで自動化する部分」と「人が判断すべき部分」を切り分けます。たとえば、これまで手書きのメモやExcelで補足していた按分ルール、部門ごとの例外承認、取引先登録や購買申請との紐づけなどは、導入時に整理しておかないと運用後に混乱しやすい部分です。そしてDX化の前にまずは私たちが実務に入り、既存の運用を把握し、運用のキーとなるポイントや、DX化した際の懸念点を把握していきます。
その上で、できる限り現場が混乱せずDX化させる方法を徹底的にお客様の経理・各部門責任者の方のご意見をヒアリングし、最適なツールの選定とワークフローの設計を行います。そのため、運用開始後に「このケースはどうしたら良い？」というイレギュラーケースが後から出てきてバタバタしたり、結局手動対応しなければならないといった失敗を未然に防ぐことができ、承認のスピード化にも、経理担当者の負担軽減にもつながるんですよね。

4. 稟議から支払い・会計処理までを一気通貫に

末吉： 承認フローの改善は、承認だけで完結するものではありません。稟議、購買申請、請求書支払い、経費精算、カード支払い、会計処理までが分断されていると、申請者も承認者も経理担当者も都度、情報を突合させ確認が必要だったり、転記を行う必要があったりと大変ですよね。

浦氏： バクラクでは、稟議申請と経費精算、請求書支払、カード支払などを紐づけて管理できます。ツールが分断されていると、事前申請と実際の支払いがつながらず、「この支出はどの稟議に基づくものなのか」を後から確認する手間が発生します。そこを一気通貫でつなげられるのが大きな特徴です。

末吉： 経理BPOの現場でもここは非常に重要です。支払い処理や会計入力を外部に委託する場合でも、会社としての承認判断は社内で完結させる必要があります。承認が終わっていない、稟議との紐づきが分からない、部門情報が不足している。この状態では、BPO側も正確に処理を進められません。

浦氏： つまり、BPOに渡す前段階で承認プロセスが整っていることが、経理業務全体のスピードを左右するということですね。

末吉： その通りです。ただこの情報整理もかなりパワーがいる作業になりますので、私たちHELP YOUはそこから介入していきます。その際にバクラクがあれば、バクラクで承認状況や関連申請が可視化され、必要な情報が揃った状態にできるので、大変助かっています。あとは実務を行う HELP YOUに連携してもらえれば、支払い・仕訳・証憑管理までスムーズに進められます。
これは単なる作業代行ではなく、経理業務全体の流れを整える取り組みです。ツールで申請・承認の流れを見える化し、私たちHELP YOUがその情報をもとに後続処理まで安定して運用する。そこまでつながって初めて、経理DXの効果を実感しやすくなると思います！

5. 承認フローの「定着」まで支える、HELP YOUの伴走

末吉： 承認フローのDXで難しいのは、システムを入れただけでは終わらないことです。従業員マスタの整備、承認ルートの棚卸し、申請フォームの設計、権限設定、従業員への案内、導入後の問い合わせ対応まで、実際には多くの準備とフォローが必要になります。

浦氏： バクラクの機能を活かすには、自社のルールや現場の運用に合わせた設計が欠かせません。承認経路分岐や組織図予約、並列承認などの機能があっても、初期設計が曖昧なままだと、現場で迷いが生まれてしまいます。

末吉： そうですよね。なので、私たちHELP YOUがまず行うのは、現状の業務フローを可視化することです。どの申請が、誰から、どのタイミングで上がってくるのか。承認者は誰か。どこで止まりやすいのか。確認が多い項目はどこか。こうした情報を整理したうえで、バクラク上の申請フォームや承認ルートに反映していきます。
さらに、導入後に現場が迷わないように、運用ルールの整備、マニュアル作成、社内説明、問い合わせ対応まで支援します。
たとえば「この申請はどのフォームを使うのか」「承認者を変更したい場合はどうするのか」「組織変更時にどの情報を更新するのか」といった疑問に対応できる体制を整えることで、経理担当者に質問が集中しない状態をつくれます。

浦氏： ツールの導入スピードだけでなく、現場に定着するまで伴走できる点が、HELP YOUと連携する大きな価値ですね。

末吉： ありがとうございます！バクラクは、承認業務の人手負担を減らし、承認から支払い・会計処理までのスピードを高める強力なツールです。
一方で私たちHELP YOUは、その速さを最短で自社の現場に実装し、継続して使われる運用として定着させます。だからこそ同時に導入することで、単なるツール導入ではなく、「経営判断のスピードを加速させる運用」まで一気に進めやすくなります。
承認フローは、経理部門だけの課題ではありません。支払いを滞らせず、月次処理を早め、経営者が必要なタイミングで数字を確認できる状態をつくるための、重要な経営基盤です。内部統制とスピードの両立に課題を感じている方は、まずは自社の承認フローを可視化するところから始めることが、経理DXの第一歩になりますよ！

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【発行編】請求書発行の効率化｜属人化をゼロにする「標準化」戦略

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投稿 【承認編】承認フローの最適化｜意思決定を停滞させない「内部統制×スピード」の運用設計 は HELP YOU に最初に表示されました。

HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ー動画コンテンツの制作・運用を行うお客さまからの依頼業務です。

お客さまからの依頼業務は、まずは小さく試してみるような形で始まりました。その中で、私が一人でその業務を担当することになりました。

業務内容は、動画ファイルを文字起こしし、その内容を確認したうえで、特定の形式に変換するものです。AIを活用して作業スピードを上げつつ、実際には出力内容をそのまま使うのが難しい場面も多くありました。複数人が同時に話している動画や、背景音が大きい動画、話し方にクセがある動画では、精度の調整が必要となり、そのまま次の工程に進めると品質に影響してしまいます。

私が意識していたのは、お客さまに納品することだけでなく、その先にいるエンドクライアントに安心して提出できる状態になっているかどうかです。自分で確認してみると「このまま次の工程に進むと、最終的な品質に影響が出るかもしれない」と感じる部分がありました。

そこで、他の業務に影響が出ない範囲で、動画と字幕を照らし合わせながら、必要な部分はできるだけ自分の手で確認・修正するようにしました。頼まれた作業を終わらせるだけではなく、お客さまが自信を持ってエンドクライアントへ届けられるアウトプットにしたい。そう考えて取り組んでいました。その後、お客さまの経営方針としても、従来の体制から、動画領域により力を入れていく流れになりました。

お客さまから「この取り組みが事業として成り立つ可能性を作ってくれた！」「あの時、品質を担保してくれて助かりました！」といった言葉をいただいたことがあります。自分の作業が、新しい領域に踏み出すうえでの支えになれたのかもしれない。そう感じられたことが、とても嬉しかったです。

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ー意識しているのは、クライアントより先に気づくこと。

スタートアップ企業を担当している現在、特に心掛けているのは、お客さまと同じ目線で仕事ができるように、できるだけ多くの情報を自ら取りに行き、状況を読み取ることです。

特にお客さまの現場は変化がとても多く速いため、担当者や業務フロー、使うツールがどんどん変わります。そういう環境では、誰かから連絡が来るのを待っているだけだと、認識がずれたまま進んでしまうことがあります。
なので、チャットは自分宛てのメンションがなくても、できるだけ目を通すようにしています。AIに処理を任せている間に、関連するやり取りを確認する。少しでも疑問があれば、まず自分で調べる。それでも分からなければ、分かりそうな方に聞く。

そうやって、こちらから情報を取りにいくことを大事にしています。
クライアントも忙しいので、すべてを細かく説明する時間があるとは限りません。だからこそ、こちらが状況を読み取り「これは確認しておいた方がよさそうだな」と先回りして動くことが必要だと思っています。

また業務を続けていると、「この新しいAI機能を使えば、業務フローのこの部分を改善できるかもしれない」「業務フローやプロンプトを少し変えた方が、品質が安定するかもしれない」と感じる場面があります。そういうときは、気づいたことをできるだけ共有するようにしています。
もちろん、最終的な判断はクライアント側にあります。ただ、実際に手を動かしているからこそ見えることもあります。

言われた通りに進めるだけではなく、「もっと安定して回すにはどうしたらいいか」「次に人が増えたときに、同じ品質で進められるか」まで考えるようにしています。
最近は、マニュアルを整えたり、新しく関わる方に業務を共有したりする機会も増えてきました。自分だけが分かっている状態では、業務は広がりません。自分が担当しているうちに、次の人も迷わず動ける状態にしておくことも、大事な役割だと思っています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ーHELP YOUで働いてよかったと感じるのは、「オンラインでも信頼関係は築ける」と実感できたことです。

最初は、完全オンラインでどこまでクライアントやメンバーとの関係をつくれるのか、不安がなかったわけではありません。
でも、先に参画されていたHELP YOUメンバーがとても丁寧にレクチャーしてくださり、困ったときに相談できる環境もありました。自分も同じように、新しく入る方にはできるだけ分かりやすく共有したいと思っています。

また、現在対応しているクライアントも背景や意図を含めて質問すれば、必ず丁寧に答えてくださいます。だからこそ、こちらも遠慮しすぎず、必要なことは確認しにいく。そういうやり取りの積み重ねで、オンラインでも関係は深まっていくのだと感じています。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ー外部に依頼すると、「細かく指示を出さないと動けないのでは」「結局、自分でやった方が早いのでは」と感じる方もいると思います。

現在対応しているお客さまの動画コンテンツ業務も、最初からすべてが整った状態で始まったわけではありませんでした。もともとは別の専門領域が中心で、動画は小さく試してみる段階でした。業務フローや品質基準も、実際に対応しながら見えてきた部分が多かったと思います。
だからこそ、依頼された作業をそのまま進めるだけでなく、「この品質でエンドクライアントに出して大丈夫か」「どこまで確認すべきか」を私自身も考えながら対応してきました。

最初は小さな依頼でも、現場に入り込んで状況を理解し、必要な確認や改善を重ねることで、継続的に任せていただける業務に育っていくことがあります。
「何をどこまで任せられるか」が最初から明確でなくても大丈夫です。まずは今困っていることや、手が回っていない業務を共有いただければ、実際に動かしながら、どこを任せられるか、どうすれば負担を減らせるかを一緒に整理していけます。

HELP YOUのアシスタントは「作業を受けるだけでなく、業務に入り込みながら進め方を一緒に整えていく存在」だと思っています。

投稿 AIのアウトプットを“使える品質”へ。動画コンテンツの裏側を支える品質の番人 は HELP YOU に最初に表示されました。

ユニセルロジ株式会社 代表取締役社長 森 祐子様
古田土会計事務所 コンサルタント 梅原 翔 様
HELP YOU 経理 業務改善コンサルタント 末吉結布子
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

企業にとって経理業務の属人化や不正リスクの回避、そして迅速な経営判断のためのデータ可視化は重要な課題です。 岡山県を中心に運送事業を展開するユニセルロジ株式会社様は、経理業務の属人化を防ぎ、経営を加速させるために経理代行サービス「HELP YOU 経理（旧：HELP YOU 経理プレミアム）」を導入されました。

今回は、ユニセルロジ代表取締役社長の森様と、同社にHELP YOUをご紹介された古田土会計事務所のコンサルタントの梅原様、そしてHELP YOU 経理担当の末吉による対談形式でインタビューを実施。属人化を解消するためにHELP YOUを導入した背景をはじめ、月次決算がスピードアップした成果や、自社に合わせて経理・労務の体制を構築できるメリットについて伺いました。

常に新しい挑戦を続ける。DXを推進する運送会社 

──本日は3社合同でのインタビューにご協力いただき、誠にありがとうございます。はじめに、ユニセルロジ株式会社様の事業概要について教えてください。

ユニセルロジ 森様： 当社は岡山県南を拠点に、地盤改良工事業の柱状改良工事と、4tダンプ車による地盤改良に必要な資材の運搬からスタートした会社です。現在も、柱状改良を中心とした地盤改良工事業を行いながら、建設現場に特化した運送事業を展開しております。 現在は、7t積みクレーン付きセルフ車による建設機械・建設資材の運搬事業を立ち上げ、当社の主要事業の一つとして成長しています。地盤改良工事で培った現場対応力を活かしながら、地場企業様や大手ゼネコン様からも運搬のご依頼をいただくなど、事業領域を広げております。

現在は、運送事業・地盤改良工事業に携わる社員を中心に、50名弱の体制で日々の現場を支えています。

──岡山県を中心に、建設業界をメインに広く事業を展開されているのですね。今回、HELP YOUをご利用いただくにあたり、古田土会計様からユニセルロジ様をご紹介いただいたと伺っています。古田土会計様から見た、ユニセルロジ様の魅力について教えてください

古田土会計 梅原様： 運送事業を取り巻く外部環境は燃料高騰などで厳しい状況にありますが、ユニセルロジ様は現状に満足せず、積極的にさまざまな新しいチャレンジを行っている姿勢が非常に魅力的です。 また、森社長が元システムエンジニアということもあり、他の運送会社様と比較してもDX化やシステム化が非常に進んでいる会社だと感じています。

属人化によるリスクを排除し、「不正ができない仕組み」を作るために外注を決断

──建設・運送業界の働き方の課題や、今回経理のアウトソーシングを検討された背景を教えてください。

ユニセルロジ 森様：業界全体の課題として、労働環境の改善や賃金水準の向上は、今後ますます重要になると考えています。技術を持つ職人や現場を支える社員にしっかり還元していくためには、会社全体の生産性を高め、限られた人員でより質の高い業務運営ができる体制を整える必要がありました。

その一環として、経理業務についても、外部の専門性を活用しながら、より正確で安定した体制をつくりたいと考えました。以前から経理業務は外部に依頼していましたが、委託先の体制上、特定の担当者の方に業務が集中しやすい部分もあり、継続性やバックアップ体制の面で、さらに安心できる仕組みを整えたいという思いがありました。

また、当社会長は稲盛和夫氏の経営哲学を学んでおり、私自身も日頃からその考え方を教えられています。稲盛氏が説かれる「ダブルチェックの原則」のように、人を疑うのではなく、複数の視点で確認できる仕組みを整えることが、社員を守り、会社を健全に成長させるために大切だと考えています。

HELP YOUさんであれば、経理の専門知識を持つ方々によるバックアップ体制があり、担当者が変わった場合でも業務の継続性が担保されます。単なる経理作業の外注ではなく、会社の数字を正確に把握し、経営判断に活かせる体制づくりを支えていただける点に、大きな安心感を感じました。

──その際、古田土会計様にご相談されたのですね。

古田土会計 梅原様： はい。 よりスムーズに業務対応ができるアウトソーシング先として、我々から「HELP YOU」をご紹介させていただきました。

会計のプロが数あるアウトソーシングから「HELP YOU」を推薦した理由

──梅原様は多くのアウトソーシングサービスをご存知かと思いますが、なぜHELP YOUをおすすめされたのでしょうか。

古田土会計 梅原様： アウトソーシングサービスは多数ありますが、正直なところ品質にはバラつきがあり、依頼してもスムーズに立ち上がらないケースもよく聞きます。 その点、HELP YOUは経理のプロフェッショナルが対応してくれるため、安心して記帳などをお任せできます。 ユニセルロジ様は規模も大きく仕訳の量も相当数になるのですが、その状況下でもレベルの高い実務経験者がしっかり対応してくれるのは非常に大きな強みだと感じました。

──森様は、最終的に「HELP YOU 」を導入された決め手は何でしたか。

ユニセルロジ 森様： 費用感や専門性の高さはもちろんですが、顧問である古田土会計事務所様から「信頼できる経理のプロ」としてご推薦いただいたことが、大きな安心材料になりました。また、導入前の打ち合わせの段階で、目先の業務移行だけではなく、1年後を見据えた経理体制の構築や、バクラクを含む会計処理の在り方、さらに経理プレミアム（※）への移行まで、具体的な流れを示していただきました。単に経理作業をお願いするのではなく、当社に合った経理体制を一緒に整えていただけるイメージが持てたことが、導入の決め手になりました。　

（※）「経理プレミアム」は、「HELP YOU 経理」へ名称変更しました。

クラウドツールの導入支援と、自社に合わせた柔軟な体制構築

──ご依頼いただいている業務内容と、導入時の進め方について教えてください。

HELP YOU 末吉：導入初期は迅速かつ確実な業務移行のために、当社の経理コンサルタントと実務アシスタントの複数名体制で伴走させていただきました。 マニュアルの設計とクラウド業務ツール「バクラク」の初期設定などを並行して行い、段階的に実務アシスタントによる自走体制へと移行していきました。 また、経理業務と並行して、給与計算などの労務業務に関しても専属アシスタントをアサインし、複数領域をカバーする体制を構築しました。 状況に合わせて柔軟に体制を構築できるのも、HELP YOUの特徴です。 

ユニセルロジ 森様： 最初は業務の洗い出しから手伝っていただきました。 当初は紙の請求書を郵送してスキャンしてもらうなど、お互いに負荷が高かったのですが、システムが稼働するまでの間、HELP YOUの「BPOセンター（※）」で紙の請求書のスキャン対応を行っていただいたり、バクラクの導入をサポートいただいたことで、紙ベースの業務からオンラインへとスムーズに移行でき、非常に早く立ち上げることができました。 また、途中で部門別、さらに荷主別といった非常に複雑な仕訳への変更をお願いしたのですが、経理担当のアシスタントがとても前向きに、そして迅速に対応してくれたおかげで無事に移行できました。

（※）HELP YOUがBPO業務を担う福岡と松本（長野）の２拠点体制のBPOセンターのこと。強固なオフィスセキュリティ環境でコールセンター業務や発送・封入作業、機密情報を扱うデータ作業も対応可能。

月次決算が平均5日以上早く！データ活用を見据えた提案に助けられる

──HELP YOUを導入後、どのような効果や変化がありましたか？

ユニセルロジ 森様：一番大きな変化は、会計処理が「見える化」されたことです。 会計処理が単なる記録業務ではなく、経営判断に活用できる情報として整理されるようになったことです。以前は、決められたルールに沿って仕訳を行うことが中心でしたが、現在は、後から分析しやすい形でデータを蓄積できる体制が整ってきました。

例えば、「イレギュラーに発生した車両のメンテナンスやトラブルに関する費用を年度ごとに把握したい」と相談した際にも、どのように入力すれば必要な情報を抽出しやすくなるのか、データ活用を見据えた仕訳方法をご提案いただきました。

単に経理処理を進めるだけではなく、当社が今後どのように数字を活用していきたいのかまで考えたうえでご対応いただける点は、非常に心強く感じています。

古田土会計 梅原様： 月次決算の数字が早く出てくるようになったので、経営陣がスピーディーに数字を把握し、迅速な経営判断に活かせるようになりました。 イレギュラーなスケジュール変更にも、HELP YOUが臨機応変に期日通りに仕上げてくださるので助かっています。

ユニセルロジ 森様： 実際、以前よりも月次決算のスピードは平均して5日以上は早くなりました。

──担当アシスタントの対応についてはいかがでしょうか。

ユニセルロジ 森様： 担当アシスタントの方は、実務面だけでなく、確認力やコミュニケーションの面でも非常に高い水準で対応してくださっていると感じています。不明点がある場合も曖昧なまま進めるのではなく、きちんと確認し、必要に応じて調べたうえで回答してくださいます。

また、こちらの指示が十分でない場合でも、一つの解釈で進めるのではなく、「このような理解でよいか」「別の処理方法も考えられるが、どちらが適切か」といった形で、複数の可能性を整理して確認してくださいます。勝手に判断せず、正確性を重視して進めてくださるため、安心して業務をお任せできています。

古田土会計 梅原様： 担当アシスタントは実務処理の正確さはもちろん、相手の立場に立ったコミュニケーションが素晴らしいですね。 アウトソーシングにありがちな意思疎通の難しさがなく、ホスピタリティが高くて連携が非常にスムーズです。

関西方面へのエリア拡大を見据え、数字を活かした経営判断を

──最後に、今後の事業展開や注力する領域等があれば教えてください。

ユニセルロジ 森様：現在、当社では7t積みクレーン付きセルフ車による建設機械・建設資材の運搬事業を展開しています。今後は、お客様から大型セルフ車へのご要望もいただいていることから、大型セルフ車による重機回送にも対応し、建設現場の幅広いニーズにお応えできる体制を整えていきたいと考えています。

そのためにも、現場対応力の向上だけでなく、DXをさらに推進し、配車・経理・労務などの社内業務を効率化していくことが重要だと考えています。データを活用しながら、より正確でスピード感のある経営判断ができる体制を整え、事業の成長につなげていきたいです。

古田土会計 梅原様： 我々も、単に試算表を作るだけでなく、経営者が数字の状況をしっかり把握し、会社をより良くするための経営判断に活かせるよう、引き続き月次決算のサポートを続けてまいります。

まとめ

DX化を推進し、常に新しいチャレンジを続けるユニセルロジ株式会社様。 属人化や不正リスクを排除するため、古田土会計様の推薦のもと「HELP YOU 経理」を導入されました。 専門知識を持つ経理のプロが伴走することで、複雑な仕訳要件やクラウドツール導入にも柔軟に対応し、月次決算の早期化とデータに基づく経営判断を実現されています。

現在ご利用されているのは、「HELP YOU 経理」の「Basicプラン」です。 簿記2級以上、会計事務所経験者など実務経験豊富なアシスタントが専属でサポートし、お客様の組織・業務内容を深く理解して柔軟に対応いたします。 また、経理コンサルタントが業務設計から伴走する「Advanceプラン」や、複数のアシスタントで安定稼働を実現する「チーム体制」など、必要に応じた体制をお選びいただけます。

貴社の状況やご要望をお伺いし、最適なプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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1. 小口現金がもたらす「見えない損失」：従業員の立替負担と経理の煩雑なExcel管理

末吉（HELP YOU）： 浦さん、本日もよろしくお願いいたします。シリーズ第4回のテーマは、バックオフィス全体の生産性を大きく左右する「小口現金の撤廃」と「従業員の立替精算ゼロ化」についてです。私たちが様々な企業様の経理代行をお引き受けする際、デジタル化を推進している企業様であっても、まだまだ社内に現金を置いて金庫で管理されているケースがいまだに非常に多いと感じています。

浦氏（LayerX）： そうですね、小口現金の維持がもたらす損失は、経営層や現場が想像している以上に根深いです。一番のボトルネックは、現場の従業員側に「金銭的な一時立替負担」が発生してしまっていることです。数千円の文房具ならまだしも、急な出張の交通費や、まとまった消耗品の購入で数万円をポケットマネーから立替えるのは、従業員にとっては金銭的にも精神的にも大きな負担になります。だからといって、従業員に立替えさせたくないからと社内に現金を置くと、今度は経理側に「現金出納帳のExcel管理」という膨大なアナログ工数がのしかかってきます。

末吉： 経理担当者の視点に立つと、本当に神経を削る業務なんですよね。わざわざ銀行へ現金10万円を引き出しに行き、それを社内の金庫に保管して、引き出した旨を出納帳に記載する。そして誰かが何かを買うたびに、手渡された領収書を目視で確認してExcelに手入力し、残高を合わせる。この作業の何が苦痛かというと、単に時間がかかることではなく、「1円のズレも許されない」という極度のプレッシャーが日次で繰り返される点にあります。夕方に現金を数えて100円が合わないだけで、その原因を突き止めるために全員の業務がストップしてしまう。これは情緒的にも苦痛を伴う時間ですよね。

浦氏： まさにその通りで、その「数字を合わせるためだけの時間」こそが、日本のバックオフィスの生産性を阻害している正体です。バクラクビジネスカードをご提案する際は、この面倒な業務そのものをなくしましょう！というお話を常にしています。現金の管理自体をなくすことで、経理事務の負担は根本から消え去るはずです。

末吉： そうですよね。ただ、いきなり小口現金の撤廃を「廃止します」と宣言するだけでは、現場の不安は消えません。私たちHELP YOUが支援する際、まず行うのは「現行業務の棚卸し」です。現場が今どんな業務で小口現金を使っているのかを可視化し、キャッシュレス移行後に混乱しないための『社内ルール策定』から伴走します。制度を変える時の心理的なハードルを取り除き、スムーズな移行を促すための社内の説明会なども含め、組織全体を動かしていくのが私たちの役割だと思っております。

2. 全社配布を阻む「使いすぎ・悪用」の不安を解消：管理者がコントロールできる利用制限の仕組み

末吉： キャッシュレス化や立替ゼロを目指すために、「すでに法人カードを導入しています」という企業様もいらっしゃいます。しかし、従来の法人カードだと、それはそれで別の課題にぶつかって全社への導入が進まないケースもよく耳にします。

浦氏： 従来型の法人カードの最大の弱点は、「利用権限の柔軟な設定や制限ができないこと」にあります。従業員にカードを持たせたいけれど、「何にいくら使われるか分からない」「勝手に高額な決済をされたり、業務外の支払いに悪用されたりしたら困る」という心理的な不安がどうしてもつきまといますよね。その結果、経営層や一部の部長職しかカードを持てず、一般社員の現場決済は相変わらず立替精算のままという、中途半端な状態になってしまうんです。

末吉： 確かに、ガバナンスやリスク管理の観点から全社配布を躊躇される経営者様は非常に多いです。バクラクビジネスカードはその「悪用や使いすぎへの不安」をどう解消しているのでしょうか？

浦氏： バクラクでは、「この従業員は備品購入用に月○万円まで」「この営業担当者はガソリン代専用で、ENEOSでしか使えないカード」といった利用限度額や利用目的、さらには使える取引先（店舗）の制限まで、管理者の画面からボタン一つで細かく設定・コントロールできます。さらに、電子帳簿保存法への対応も大きなメリットです。従来型カードだと、決済はできても「使った後の紙の領収書を回収し、台紙に貼って保管する」というアナログな確認業務が結局残ってしまいますが、バクラクならスマホアプリから領収書をアップロードした瞬間に自動でタイムスタンプが付与され、電帳法要件を満たしたデータ保管がその場で完了します。

末吉： 素晴らしいですね！ただ優れた管理機能があっても、悩ましいのが「誰に、いくらの権限を与えるのが最適か？」という設計です。ここを曖昧にすると、結局ガバナンスが効きません。私たちHELP YOUは、お客さまの組織図や経費規定をヒアリングし、統制と利便性のバランスを考慮した『権限設定ルール』も一緒に検討します。もちろん、システムの設定作業そのものも代行しますので、経営層は判断に専念いただけますよ！

末吉： また取引先の制限だけでなく、決済通貨の制限まで細かく設定できるのは驚きました。

浦氏： そうですね。この通貨制限は、特にセキュリティや統制を重視される上場企業様などにも高く評価されているポイントです。昨今、海外からのサイバーテロやフィッシングによるサイバー攻撃、不正利用のニュースがよく聞かれますよね。身に覚えのない海外サイトから「USドル建てで突然数百ドルの決済が勝手にされていた」といった被害事例を目にされた経営者の方も多いかと思います。

バクラクビジネスカードであれば、例えば一般の従業員が国内の移動や買い物で使うカードに対して「このカードは日本円でしか決済できません、USドル建てなどの外貨決済は一律不可」といったロックをかけることが可能です。逆に、海外出張に行くメンバーのカードには「ユーロ建てのみを許可する」といった、決済する通貨自体を制限する運用が管理画面からあらかじめ設定できるんです。これによって海外発のサイバーリスクを実務レベルではじめから遮断できるため、会社としての防衛策・安心材料として導入をご検討いただくケースが非常に増えています。

末吉： なるほど、単に従業員の使いすぎを防ぐだけでなく、外部からのサイバー攻撃リスクまでシステム側でコントロールできるわけですね！万が一のセキュリティを懸念して全社員へのカード配布を躊躇していた経営者様にとって、この通貨制限や即時停止機能はとても強い安心材料になりますね。

3. 審査の常識を覆す「原預金ベース」の与信と、利用者の手間をゼロにする自動紐付け

末吉： 法人カードを作成するとなると、特に新設法人やスタートアップ企業では「審査が通らない」「会社設立初期は限度額が数十万円に制限されて使い物にならない」という現実的な壁もありますよね。

浦氏： そこもバクラクビジネスカードの大きな特徴です。バクラクでは、外部システム（Moneytree）を安全に連携させ「企業の銀行口座にある原預金の残高」をベースにリアルタイムで与信を判定する仕組みを採っています。そのため、過去の決算実績が少ない新設法人様であっても、口座にしっかりとした資金があれば、実務に十分な決済枠（与信）を出すことができます。また、半年ほどの実績を作っていただいた後に枠を増額していくことも可能です。

末吉： それは素晴らしいですね！実際にカードが発行された後の、現場での具体的な利用フローはどのようになっているのでしょうか？

浦氏： 従業員がカードで決済すると、スマホアプリに即座に通知が飛びます。あとは手元の領収書をアプリで「パシャッ」と撮影するだけ。業界最高水準のAI OCRが、金額や日付、支払先、インボイス登録番号を瞬時に読み取り、カードの利用明細と自動で突合（照合）してくれます。従来型カードのように、1ヶ月半後に送られてくる紙の利用明細を待ちながら、過去の領収書を引っ張り出して目視で突き合わせる、といった面倒な確認業務は一切発生しません。

末吉： 少し気になったのですが、万が一従業員がカードを紛失してしまった場合、従来のカードのように再発行の手続きや停止の連絡で大ごとになってしまうのでしょうか？

浦氏： いいえ、そこもバクラクの強みです。管理画面からボタン一つで即時に利用停止・再開ができるので、電話連絡の手間もありません。

末吉： 実際、HELP YOUがご支援している現場で「従業員がカードを紛失したかもしれない」というトラブルが発生したのですが、その際も管理画面からワンクリックで一時的に利用停止ブロックをかけ、数分後にデスクから出てきたので、ワンクリックで再開させるという対応が即座にできました。このスピード感は現場の運用者として非常に助かりましたね。 さらにバクラクが画期的なのは、従業員が「個人で立て替えた領収書」と「バクラクカードで決済した領収書」を、同じ画面（統合フォーム）でまとめて申請できる点ですよね。従来のシステムだと別々のメニューで二重管理になって煩雑化していましたが、これが同一フォームで処理できるのは利用者としても経理としても本当に助かります！

また一方で、AIによる自動読み取りは本当に革命的ですが、新しいツールを導入した直後は、どうしても従業員の方から『アプリの使い方がわからない』『エラーが出た』といった質問が集中します。ここで経理担当者の手が止まっては本末転倒ですよね。だからこそ、私たちが初期のヘルプデスク役を担い、マニュアル作成から個別の疑問解消まで一手に引き受けます。新しいフローが『当たり前』として定着するまで、徹底的にサポートするのが私たちHELP YOUの伴走の形です。

4. 月次を締める「前」に異常を検知！無料で始めるリアルタイムなコスト管理

末吉： そして、最近リリースされた「バクラクインテリジェンス」というレポーティング機能が、経営視点からみると非常に頼もしい機能だと感じています。

浦氏：ありがとうございます。バクラクビジネスカードをご契約いただくと、この分析サービスが1ID無料でご利用いただけます。カード決済や立替経費のデータをもとに、誰が、何に、いくら使っているかをリアルタイムで可視化・分析できるツールです。

末吉： 従来の経理だと、月次が締まってから「先月は接待交際費や出張費が多かったな」と振り返るしかありませんでしたよね。バクラクなら、カード利用報告が確定されるたびにデータがリアルタイムで集約されるため、月次を締める「前」の段階からコストの異常値や使いすぎを検知し、経営改善のアクションを起こせますね。

浦氏： そうなんです。さらに、今の時代に喜ばれているのがバクラクビジネスカードの「AIトークンアドバイザー」という機能です。最近はChatGPTやClaudeなどの生成AIツール、その他各種SaaSツールを各部署や個人が個別に契約するケースが増えていますが、経営層がその実態を把握しきれなくなっています。これらをバクラクビジネスカードによる決済に集約することで、「誰がどのツールに毎月何ドル払っているのか」を一発で可視化できます。人件費プラス「トークン利用量」のコントロールという、これからの時代の生産性管理に直結する機能です。

末吉： データがリアルタイムで見えることは経営にとって大きな武器ですが、それだけで終わらせないのが重要ですよね。私たちは、バクラクから出力された数値を分析し、『この部署は消耗品費が予算を超過しそうなので、先回りしてアラートを入れましょうか？』といった管理会計的なフィードバックも提案しています。データを見える化するだけでなく、アクションに繋げるまでが私たちHELP YOUの提供価値だと思っています！

5. HELP YOU伴走による、既存カードとのスムーズな「ハイブリッド運用」

末吉： バクラクビジネスカードの利便性は間違いないと感じておりますが、現場への導入にあたって「既存のメインカードを金融機関との兼ね合いや様々な事情で今すぐ解約できない」「併用すると現場が混乱するのでは」という相談をいただくことがあります。

浦氏： そうした業務整理の局面こそ、現場への理解が深いHELP YOUの皆様に伴走していただく価値が非常に高い部分だと感じています。会社の事情で1つのカードに寄せられないケースは多々あります。その際、業務フローを分解し「代表者の決済は既存カードのまま、従業員の現場決済や車でのガソリン代、バーチャルカードを使った広告費はバクラクカードに寄せる」といったハイブリッドな仕組みを整理・構築していただけるので、我々としても非常に心強いです。

末吉： ありがとうございます。私たちはバクラクの仕様を深度高く勉強した上で、お客様の今までの経理フローを崩さず、現場に混乱を招かない最適な「移行ステップ」をご提案しています。「カードやツールを入れたけれど使いこなせない」という宝の持ち腐れを防ぐために、マニュアル作成から社内説明会、初期のヘルプデスク対応まで丸ごとサポートしますので、カードの切り替え負担に悩む企業様はぜひ一度ご相談ください。浦さん、ありがとうございました！

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
【次回予告】本連載では経理DXの具体的な手法をさらに深掘りしていきます。

▼第5回【発行編】請求書発行の効率化｜属人化をゼロにする「標準化」戦略

など、実務に役立つヒントをお届けします。お楽しみに！

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【精算編】経費精算の効率化｜申請・承認のストレスをなくす「我慢しない」運用設計

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【発行編】請求書発行の効率化｜属人化をゼロにする「標準化」戦略

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投稿 【決済編】小口現金立替ゼロへ｜キャッシュレス経理を実現する仕組みと導入方法 は HELP YOU に最初に表示されました。

1. レガシーシステムと値上げの壁：現場を圧迫する「紙の請求書発行」

末吉（HELP YOU）： 浦さん今回もよろしくお願いします！第5回のテーマは、請求業務の「標準化と効率化」です。これまでは受け取る側のDXについてお聞きしてきましたが、実は発行する側も、アナログな作業やブラックボックス化に頭を抱えている現場も、まだまだ多いのでは？と感じています。

浦氏（LayerX）： おっしゃる通りです。例えば製造業や医療法人様だと、何十年も前に作った基幹システムがいまだに現役でバリバリ動いていることも珍しくありません。ただ、システムを刷新するとなるとコストもリスクも膨大ですよね。結局「データは出せるけど、最後は結局紙に印刷して、手作業で封筒に入れて送る」っていう昔ながらのやり方を続けざるを得ないのが実情です。

末吉： 最近は郵便料金の値上げも続いていますし、紙のまま送り続けること自体、経営的にも無視できない負担になってきていますよね。月末に印刷や封入作業でバタバタしている現場を拝見すると「もっと他に注力すべき重要な業務があるはずなのに…」と、生産性の面でもすごくもったいなく感じてしまいます。

浦氏： 現場のモチベーションにも関わりますよね。かといって、基幹システムの大改修を待っていたら何年もかかってしまいます。そこで、「今の環境はそのまま活かしつつ、発行業務のところだけを切り出してスマートに自動化しちゃいましょう！」というのが「バクラク請求書発行」の考え方です。

末吉： おっしゃる通りですね。ただ、導入直後の「過去の送付ルールの整理」や「取引先ごとのマスタ登録」といった初期の準備段階で手が止まってしまう企業様も多いです。そうした「導入の壁」を、私たちHELP YOUが伴走して取り除くことで、スムーズに運用開始できるのが強みですね！

2. 結合PDFの自動分割から郵送代行まで：添付書類も電子化する「バクラク請求書発行」

末吉： 今あるシステムを否定せずに並走できる柔軟性は、かなり喜ばれそうですね。実際のデータ連携はどのように行うのでしょうか？

浦氏： これがすごくシンプルで、既存システムから出したCSVやPDFをアップロードするだけです。特筆すべきなのは、古いシステムにありがちな「何百件分も1ファイルにまとまったPDF」も、AIが自動で宛先ごとにバラしてデータ化してくれる点です。これまで人間が手作業でポチポチ切り出していた作業が、完全になくなります。

末吉： それは画期的です！現場の負担が一気に軽くなりそうですね。分割した後の送付についても、メールだけでなく郵送代行までカバーしているんですよね？

浦氏： その通りです。紙での受け取りを希望される取引先には、ワンクリックで印刷から発送までバクラクが完結させます。以前支援した医療法人様では、月に数千件もの請求書のためにパートの方々を雇っていましたが、導入後はシステム操作だけで全行程が終わるようになって、人員配置の最適化にも成功したんです。発行数が多い企業様ほど、その投資効果は顕著になります。

末吉： なるほど。ただ、細かい設定ができる分、マスタ管理の網羅性も重要になりますよね。私たちはこうした各社固有のルールを一つひとつ棚卸ししてバクラクへ反映させる作業や、イレギュラー発生時の問い合わせ窓口対応までカバー可能です。システム設定を常に最適な状態に維持することも、私たちの役割だと考えています。

3. 開封状況の可視化とポータル管理：修正や催促のコミュニケーションコストを削減

末吉： 送って終わりではなく、その後の「取引先とのやり取り」までスムーズに行うことのできる仕組みがある点がバクラク請求書の魅力ですよね。

浦氏： そうですね、そこは「送付先ポータル」が鍵になります。取引先がいつ開封したかをリアルタイムで見れるので、支払期日前の未開封先を特定して、ピンポイントで催促できます。また、発行後に取引先から「ここの金額が違っているから、修正して再発行してほしい」と言われた場合も、従来のように慌てて印刷し直して再郵送する必要はありません。ポータル上で金額を修正・差し替えるだけで最新のデータが共有され、取引先側もポータル上で「承認」「差し戻し」のステータスを返せるため、社内外のラリーに伴うストレスや工数負荷が激減します。

末吉： 発送後のステータスが見える化されると、経理や営業の皆さんの精神的な不安もかなり解消されそうですね！

浦氏： まさにそうです。「相手が確認してくれたかな？」とソワソワしなくて済むだけで、管理の質は劇的に変わりますからね。

末吉： 企業によって「A社はメール添付でいいけれど、B社は独自の納品書や勤務表を同封してほしい」といった、顧客ごとの個別ルールやフォーマット（レイアウト）の指定があると思います。これらも「バクラク請求書発行」で一元管理できるのでしょうか？

浦氏： もちろんです。「バクラク請求書発行」はレイアウトの再現性が非常に高く、業種ごとの書式に合わせたカスタマイズや、外資系企業様向けに英語でフォーマットを作ることも可能です。
例えば、イベント費用などで「全体で100万円の請求だけど、50万円の外注費を引いて、差し引き50万円が今回の請求になります」といった細かい明細・内訳を書きたいというオーダーにも柔軟に対応できます。他社のクラウドツールだと、独自の同封書類（PDF）を請求書と一緒にまとめて送る機能が付いていないケースが意外と多いのですが、バクラクなら取引先マスタごとに「送付方法」や「同封書類の有無」を設定して自動で打ち分けることができますよ。

末吉： それは心強いですね！私たちHELP YOUも自動化設定と並行して、取引先様へのご案内文作成や移行期間のサポートを担当し、皆さんが安心して新しい運用へ移行できるよう丁寧に伴走しています。

4. 発行データがそのまま入金確認へ：後段の「債権管理」をなめらかにする連携メリット

末吉： 入り口でデータが綺麗に揃うと、経理担当者が最も頭を抱える「入金消込」へのステップもかなり楽になるんですよね！

浦氏： まさにその通りです。売上データを入り口で整えておけば、その後の業務すべてがスムーズになります。経理担当者に「最も負担の大きい業務」を尋ねると、高確率でこの「入金消込」が挙がります。これは「請求書の宛名」と「実際の振込名義」が一致しないといったイレギュラーが頻繁に発生するからなんです。

末吉： 確かに親会社名義での振込や、小規模な取引先様での代表者個人名義、さらには手数料を差し引いた金額での入金など、様々なイレギュラー対応を目視によって突合する作業は担当者にとって非常に大変な作業ですよね。

浦氏： そうなんです。そこで、「バクラク請求書発行」のデータを「バクラク債権管理」と連携させれば、銀行の入金履歴と請求データをAIが自動照合してくれます。名義の表記揺れがあっても、高い精度で消込候補をレコメンドしてくれるため、Excelと睨めっこして1円の不一致を探し回るようなアナログな工数は一気に解消されます。

末吉： 発行データがそのまま入金確認へ繋がるからですね。銀行口座と同期するだけで全データを紐づけることができるため、かなりの作業工数を削減することができますよね。消込の工数を減らすだけじゃなく、債権管理全体の精度アップもかなり期待できそうです！さらに、どうしてもシステムで自動化しきれない「極めて稀なイレギュラー入金」の調査や、取引先への確認連絡など、最後の一手間を私たちが代行するので、経理担当者は本当の意味で「手離れ」ができるようになりますね。

5. 初期設定から毎月の発行実務まで「まるっと」お任せ：自社に実装し現場に定着させる HELP YOUの伴走力

末吉： 月間の発行数が100件を超えるような企業様なら、「バクラク請求書発行」を導入するだけで劇的なコスト削減と工数削減を実現できますね。たとえ数十件程度のミニマムな運用でも十分に効果を実感いただけますが、一方で「テンプレートの初期設定」や「顧客ごとの送付ルールの整理」を社内リソースだけで完結させるのはハードルが高い、という懸念も耳にします。

浦氏： まさにおっしゃる通りです。そこが、HELP YOUのようなBPOパートナーとセットで導入いただく最大のメリットですね。どんなに優れたシステムでも、初期設定や個別ルールの落とし込みといった「実務の整理整頓」には、どうしても人の手が必要になります。特に発行ボリュームの多い企業様ほど、切り替え時のパワーが必要ですから。

末吉： ありがとうございます。私たちHELP YOUは、既存システムからのデータ連携フロー構築から、煩雑なマスタ設定、さらには毎月の発行や消込実務までを「まるっと」代行いたします。バクラクという強力な武器を、私たちがしっかり伴走して現場に定着させます。ツールと私たちがタッグを組めば、バックオフィスは「作業をする場所」から「経営を支える戦略の拠点」へと生まれ変われるはずです。属人化や日々の発行業務に悩んでいる方は、ぜひ一度ご相談ください！

【次回予告】本連載では経理DXの具体的な手法をさらに深掘りしていきます。

第6回【承認編】承認フローの最適化｜意思決定を停滞させない「内部統制×スピード」の運用設計

など、実務に役立つヒントをお届けします。お楽しみに！

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貴社の状況に合わせた最適な「AI（DXツール）×BPO（HELP YOU）」の全体像をご提案します。まずはお気軽にオンライン相談（無料）をご利用ください。

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HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ー介護施設のオンライン紹介サービスを提供されているお客さまのデータクリーニング案件です。

私は「アドミン（リーダー）」を担当しました。
アドミンとは、お客さまと実際に作業するメンバーの間に立つ「現場監督」のような役割です。作業の現場で要件を整理し、作業の流れを組み立て、メンバーが迷わず進められる状態をつくっていきます。特に今回のように件数が多く、複数人で同じ基準に沿って進める必要がある案件ではアドミンの役割がとても重要になります。

お客さまは自社で保有するデータベースを整備されており、約1ヵ月以内で大量の施設情報をきれいにしたいというご相談でした。対象は約3万件の介護施設リスト。スプレッドシート上の施設情報と、社内データベースに登録されている情報を照合し、一致する施設があればIDを入力する。該当がない場合は法人名や住所まで確認し、表記ゆれや名称変更の可能性を見ながら、同一施設かどうかを判断していく業務でした。

この案件で難しかったのは、単純な一致・不一致では判断できないケースが多かったことです。施設名が少し違う、法人名は似ているけれど住所が違う、反対に名称は違っていても住所や運営情報から同一施設と考えられる。さらに、一致しない施設については、検索結果やホームページの情報を見ながら、閉業しているかどうかも確認する必要がありました。

一見すると、データの照合や検索はAIで自動化できそうに見えるかもしれません。
ただ実際には、Web上の情報は更新日が古かったり、施設名や法人名の表記がまちまちだったり、閉業に関する記載が明確でなかったりします。そのような中で、どの情報を信頼するのか、どこまで確認すれば同一施設と判断できるのかを見極めるには人が文脈を読み取り、基準をそろえて判断する必要がありました。

ここで発揮されたのが、アドミンとして培ってきた「目に見えないスキル」です。目に見えないスキルとは、お客さまの「こうしたい！」という潜在的な意図を汲み取り、言語化されていない要件を整理して、チーム全員が同じ判断をできるようにする「翻訳力」や「仕組み化の力」のことです。AIだけでは拾いきれない細やかな違和感に気づき、それをチームの共通認識へと昇華させる役割が欠かせない案件だったと思います。

そこで最初に行ったのは、「何をもって一致とするか」「どこまで確認すればよいか」「迷った場合はどう扱うか」という判断基準を明確に言語化し、整理することです。そのうえでマニュアルを作成し、管理表・進捗表を整え、誰がどこまで進めているのかを見えるようにしました。業務のブラックボックス化を防ぎ、進捗が数字で見える状態を作ることも、お客さまやチームに安心感をもたらす重要な「目に見えないスキル」の一つです。大変な案件でしたが、チーム全体で「ここまで進んだ」「あと少し」と共有しながら進められ、無事納品ができた時は「よしみんなで打ち上げしよう！」と言いたくなるくらいの達成感でした！

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ープロとして仕事をする上で、最小限の時間で最大の価値を提供したいです。

そのためにも決して口にしないようにしている言葉があります。それは「わからない（どうしましょうか？）」と「できません」です。

私たちがサポートするお客さまは、日々の業務に追われ、非常に多忙な方がほとんどです。そのため、ご指示がどうしても曖昧になってしまうケースも少なくありません。そうした時に、「どうしますか？」とゼロベースでお返ししてしまうと、お客さまに「考える」という新たな負担を強いることになります。

だからこそ、私はまず目的や用途を想像し、自ら調べ、選択肢を用意するようにしています。たとえば正解がAかBか迷う場合でも、工数に大きな影響がなければ、あらかじめ2パターンの成果物を作成して「どちらがイメージに近いですか？」と実行可能な案を出して確認します。お客さまが一から考えるのではなく、「選ぶだけ」で判断できる状態にすることで、少しでも負担を減らし、本来の業務に集中していただきたいと考えています。どんな時でも、お客さまとの約束を果たすため、ベストを尽くすのが私の考えるプロです。

一方で、大勢のメンバーと進める案件ではチーム全体が迷わず動ける状態をつくることが大切です。特にアドミンとして稼働する場合には最初に要件を整理し、判断基準を明確にして、マニュアルに落とし込む。さらに、管理表や進捗表を作って、誰がどこまで進めているのかを見えるようにします。進捗が数字で見えると、チーム全体で「ここまで進んだ」と共有できますし、大変な案件でも前向きに取り組みやすくなると感じています。

また、メンバーのスキルやタイプに合わせて、任せ方や声のかけ方を変えることも意識しています。チーム全体が動きやすい状態をつくるのもアドミンの役割だと思っています。
そして、何よりも質問しやすい雰囲気づくりも大切にしています。質問が来たときは、まず「聞いてくれてありがとう！」と伝えるようにしています。疑問を抱えたまま進めてしまうと、後で大きなミスにつながることがあります。だからこそ「こんなこと聞いていいのかな？」と思わせない空気をつくることが、結果的にチーム全体で品質を守り、プロとしての責任を果たすことにつながると考えています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ーいろいろな人と出会うことで、常に「学べる」、「成長できる」ことです。

HELP YOUでは、案件ごとに関わるお客さまもメンバーも変わります。年齢も経歴も得意分野も違う人たちと一緒に働くので、自分ひとりでは気づけなかった視点をもらうことが多いです。会社員時代にも人との出会いはありましたが、HELP YOUで働くようになってからは、毎回異なるメンバーとあらゆる業界の、あらゆる業務をすることで、その幅が各段に広がったと感じています。

特にアドミンとして関わる案件では、ひとりで作業を進めるのではなく、チーム全体が動きやすい状態をつくることが求められます。要件を整理し、判断基準をそろえ、進捗を見えるようにする。メンバーが安心して質問できる、困ったときにすぐ相談できる。そういう環境が整うと、自然とチームの連携もよくなっていきます。
そうして指揮を執る中で、メンバーがのびのびと作業してくれて、お客さまの期待を超えるアウトプットを納期内にやりきれたときの達成感は、何にも代えられません。お客さまから「中田さんに次回もお任せします」と、ビジネスのパートナーとして信頼を寄せていただいた瞬間や、メンバーから「中田さんがいてくれたから安心して働けた」「またやりたい！ 」と言ってもらえることが私にとって大きなやりがいです。

もちろん、アドミンの仕事には責任もあります。判断を求められる場面もありますし、全体を見ながら細かいところにも目を配る必要があります。それでも、同じゴールに向かってチームで進み、最後に「やりきれた！」「新しい学びがあった！」と思える瞬間があるからこそ、この仕事を続けていてよかったと感じます。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ー依頼内容が最初からきれいに整理されていなくても、まずはご相談いただいて大丈夫です！

私自身、会社員だった頃にコア業務に追われて「ここをもう少し丁寧にやりたいのに時間がない」と感じる場面が何度もありました。今振り返ると、そういうときに外部の力をうまく借りられていたら、もっと本来集中すべき仕事に向き合えたかもしれないと思います。

たとえば、データの整備やレポート作成のような業務は、重要だと分かっていても、日々の業務の中では後回しになりやすいものです。また、「何をどう依頼すればいいか分からない」「求めているアウトプットがまだはっきりしていない」という状態で相談をためらう方もいらっしゃるかもしれません。でも、そういう段階から一緒に整理していくことも、私たちができることのひとつです。

最近は、AIを使えば高速で処理できる業務も増えてきました。しかし、どの数値を見るべきか、どのような切り口が有効か、どこまで確認すればお客さまが安心して使える精度になるかといった『意味のあるアウトプット』にするための判断は、人が担うべき重要な役割だと考えています。完璧な依頼書がなくても構いません。『ここがうまく回らない』『こういうことは頼めるのかな』というところから、気軽に相談していただけたら嬉しいです！

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