ユニセルロジ株式会社 代表取締役社長 森 祐子様
古田土会計事務所 コンサルタント 梅原 翔 様
HELP YOU 経理プレミアム 業務改善コンサルタント 末吉結布子
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

企業にとって経理業務の属人化や不正リスクの回避、そして迅速な経営判断のためのデータ可視化は重要な課題です。 岡山県を中心に運送事業を展開するユニセルロジ株式会社様は、経理業務の属人化を防ぎ、経営を加速させるためにオンラインアウトソーシング「HELP YOU 経理プレミアム」を導入されました。

今回は、ユニセルロジ代表取締役社長の森様と、同社にHELP YOUをご紹介された古田土会計事務所のコンサルタントの梅原様、そしてHELP YOU経理プレミアム担当の末吉による対談形式でインタビューを実施。属人化を解消するためにHELP YOUを導入した背景をはじめ、月次決算がスピードアップした成果や、自社に合わせて経理・労務の体制を構築できるメリットについて伺いました。

常に新しい挑戦を続ける。DXを推進する運送会社 

──本日は3社合同でのインタビューにご協力いただき、誠にありがとうございます。はじめに、ユニセルロジ株式会社様の事業概要について教えてください。

ユニセルロジ 森様： 当社は岡山県南を拠点に、地盤改良工事業の柱状改良工事と、4tダンプ車による地盤改良に必要な資材の運搬からスタートした会社です。現在も、柱状改良を中心とした地盤改良工事業を行いながら、建設現場に特化した運送事業を展開しております。 現在は、7t積みクレーン付きセルフ車による建設機械・建設資材の運搬事業を立ち上げ、当社の主要事業の一つとして成長しています。地盤改良工事で培った現場対応力を活かしながら、地場企業様や大手ゼネコン様からも運搬のご依頼をいただくなど、事業領域を広げております。

現在は、運送事業・地盤改良工事業に携わる社員を中心に、50名弱の体制で日々の現場を支えています。

──岡山県を中心に、建設業界をメインに広く事業を展開されているのですね。今回、HELP YOUをご利用いただくにあたり、古田土会計様からユニセルロジ様をご紹介いただいたと伺っています。古田土会計様から見た、ユニセルロジ様の魅力について教えてください

古田土会計 梅原様： 運送事業を取り巻く外部環境は燃料高騰などで厳しい状況にありますが、ユニセルロジ様は現状に満足せず、積極的にさまざまな新しいチャレンジを行っている姿勢が非常に魅力的です。 また、森社長が元システムエンジニアということもあり、他の運送会社様と比較してもDX化やシステム化が非常に進んでいる会社だと感じています。

属人化によるリスクを排除し、「不正ができない仕組み」を作るために外注を決断

──建設・運送業界の働き方の課題や、今回経理のアウトソーシングを検討された背景を教えてください。

ユニセルロジ 森様：業界全体の課題として、労働環境の改善や賃金水準の向上は、今後ますます重要になると考えています。技術を持つ職人や現場を支える社員にしっかり還元していくためには、会社全体の生産性を高め、限られた人員でより質の高い業務運営ができる体制を整える必要がありました。

その一環として、経理業務についても、外部の専門性を活用しながら、より正確で安定した体制をつくりたいと考えました。以前から経理業務は外部に依頼していましたが、委託先の体制上、特定の担当者の方に業務が集中しやすい部分もあり、継続性やバックアップ体制の面で、さらに安心できる仕組みを整えたいという思いがありました。

また、当社会長は稲盛和夫氏の経営哲学を学んでおり、私自身も日頃からその考え方を教えられています。稲盛氏が説かれる「ダブルチェックの原則」のように、人を疑うのではなく、複数の視点で確認できる仕組みを整えることが、社員を守り、会社を健全に成長させるために大切だと考えています。

HELP YOUさんであれば、経理の専門知識を持つ方々によるバックアップ体制があり、担当者が変わった場合でも業務の継続性が担保されます。単なる経理作業の外注ではなく、会社の数字を正確に把握し、経営判断に活かせる体制づくりを支えていただける点に、大きな安心感を感じました。

──その際、古田土会計様にご相談されたのですね。

古田土会計 梅原様： はい。 よりスムーズに業務対応ができるアウトソーシング先として、我々から「HELP YOU」をご紹介させていただきました。

会計のプロが数あるアウトソーシングから「HELP YOU」を推薦した理由

──梅原様は多くのアウトソーシングサービスをご存知かと思いますが、なぜHELP YOUをおすすめされたのでしょうか。

古田土会計 梅原様： アウトソーシングサービスは多数ありますが、正直なところ品質にはバラつきがあり、依頼してもスムーズに立ち上がらないケースもよく聞きます。 その点、HELP YOUは経理のプロフェッショナルが対応してくれるため、安心して記帳などをお任せできます。 ユニセルロジ様は規模も大きく仕訳の量も相当数になるのですが、その状況下でもレベルの高い実務経験者がしっかり対応してくれるのは非常に大きな強みだと感じました。

──森様は、最終的に「HELP YOU 」を導入された決め手は何でしたか。

ユニセルロジ 森様： 費用感や専門性の高さはもちろんですが、顧問である古田土会計事務所様から「信頼できる経理のプロ」としてご推薦いただいたことが、大きな安心材料になりました。また、導入前の打ち合わせの段階で、目先の業務移行だけではなく、1年後を見据えた経理体制の構築や、バクラクを含む会計処理の在り方、さらにHELP YOU 経理プレミアムへの移行まで、具体的な流れを示していただきました。単に経理作業をお願いするのではなく、当社に合った経理体制を一緒に整えていただけるイメージが持てたことが、導入の決め手になりました。

クラウドツールの導入支援と、自社に合わせた柔軟な体制構築

──ご依頼いただいている業務内容と、導入時の進め方について教えてください。

HELP YOU 末吉：導入初期は迅速かつ確実な業務移行のために、当社の経理コンサルタントと実務アシスタントの複数名体制で伴走させていただきました。 マニュアルの設計とクラウド業務ツール「バクラク」の初期設定などを並行して行い、段階的に実務アシスタントによる自走体制へと移行していきました。 また、経理業務と並行して、給与計算などの労務業務に関しても専属アシスタントをアサインし、複数領域をカバーする体制を構築しました。 状況に合わせて柔軟に体制を構築できるのも、HELP YOUの特徴です。 

ユニセルロジ 森様： 最初は業務の洗い出しから手伝っていただきました。 当初は紙の請求書を郵送してスキャンしてもらうなど、お互いに負荷が高かったのですが、システムが稼働するまでの間、HELP YOUの「BPOセンター（※）」で紙の請求書のスキャン対応を行っていただいたり、バクラクの導入をサポートいただいたことで、紙ベースの業務からオンラインへとスムーズに移行でき、非常に早く立ち上げることができました。 また、途中で部門別、さらに荷主別といった非常に複雑な仕訳への変更をお願いしたのですが、経理担当のアシスタントがとても前向きに、そして迅速に対応してくれたおかげで無事に移行できました。

（※）HELP YOUがBPO業務を担う福岡と松本（長野）の２拠点体制のBPOセンターのこと。強固なオフィスセキュリティ環境でコールセンター業務や発送・封入作業、機密情報を扱うデータ作業も対応可能。

月次決算が平均5日以上早く！データ活用を見据えた提案に助けられる

──HELP YOUを導入後、どのような効果や変化がありましたか？

ユニセルロジ 森様：一番大きな変化は、会計処理が「見える化」されたことです。 会計処理が単なる記録業務ではなく、経営判断に活用できる情報として整理されるようになったことです。以前は、決められたルールに沿って仕訳を行うことが中心でしたが、現在は、後から分析しやすい形でデータを蓄積できる体制が整ってきました。

例えば、「イレギュラーに発生した車両のメンテナンスやトラブルに関する費用を年度ごとに把握したい」と相談した際にも、どのように入力すれば必要な情報を抽出しやすくなるのか、データ活用を見据えた仕訳方法をご提案いただきました。

単に経理処理を進めるだけではなく、当社が今後どのように数字を活用していきたいのかまで考えたうえでご対応いただける点は、非常に心強く感じています。

古田土会計 梅原様： 月次決算の数字が早く出てくるようになったので、経営陣がスピーディーに数字を把握し、迅速な経営判断に活かせるようになりました。 イレギュラーなスケジュール変更にも、HELP YOUが臨機応変に期日通りに仕上げてくださるので助かっています。

ユニセルロジ 森様： 実際、以前よりも月次決算のスピードは平均して5日以上は早くなりました。

──担当アシスタントの対応についてはいかがでしょうか。

ユニセルロジ 森様： 担当アシスタントの方は、実務面だけでなく、確認力やコミュニケーションの面でも非常に高い水準で対応してくださっていると感じています。不明点がある場合も曖昧なまま進めるのではなく、きちんと確認し、必要に応じて調べたうえで回答してくださいます。

また、こちらの指示が十分でない場合でも、一つの解釈で進めるのではなく、「このような理解でよいか」「別の処理方法も考えられるが、どちらが適切か」といった形で、複数の可能性を整理して確認してくださいます。勝手に判断せず、正確性を重視して進めてくださるため、安心して業務をお任せできています。

古田土会計 梅原様： 担当アシスタントは実務処理の正確さはもちろん、相手の立場に立ったコミュニケーションが素晴らしいですね。 アウトソーシングにありがちな意思疎通の難しさがなく、ホスピタリティが高くて連携が非常にスムーズです。

関西方面へのエリア拡大を見据え、数字を活かした経営判断を

──最後に、今後の事業展開や注力する領域等があれば教えてください。

ユニセルロジ 森様：現在、当社では7t積みクレーン付きセルフ車による建設機械・建設資材の運搬事業を展開しています。今後は、お客様から大型セルフ車へのご要望もいただいていることから、大型セルフ車による重機回送にも対応し、建設現場の幅広いニーズにお応えできる体制を整えていきたいと考えています。

そのためにも、現場対応力の向上だけでなく、DXをさらに推進し、配車・経理・労務などの社内業務を効率化していくことが重要だと考えています。データを活用しながら、より正確でスピード感のある経営判断ができる体制を整え、事業の成長につなげていきたいです。

古田土会計 梅原様： 我々も、単に試算表を作るだけでなく、経営者が数字の状況をしっかり把握し、会社をより良くするための経営判断に活かせるよう、引き続き月次決算のサポートを続けてまいります。

まとめ

DX化を推進し、常に新しいチャレンジを続けるユニセルロジ株式会社様。 属人化や不正リスクを排除するため、古田土会計様の推薦のもと「HELP YOU 経理プレミアム」を導入されました。 専門知識を持つ経理のプロが伴走することで、複雑な仕訳要件やクラウドツール導入にも柔軟に対応し、月次決算の早期化とデータに基づく経営判断を実現されています。

現在ご利用されているのは、HELP YOU「経理プレミアム」の「Basicプラン」です。 簿記2級以上、会計事務所経験者など実務経験豊富なアシスタントが専属でサポートし、お客様の組織・業務内容を深く理解して柔軟に対応いたします。 また、経理コンサルタントが業務設計から伴走する「Advanceプラン」や、複数のアシスタントで安定稼働を実現する「チーム体制」など、必要に応じた体制をお選びいただけます。

貴社の状況やご要望をお伺いし、最適なプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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1. 小口現金がもたらす「見えない損失」：従業員の立替負担と経理の煩雑なExcel管理

末吉（HELP YOU）： 浦さん、本日もよろしくお願いいたします。シリーズ第4回のテーマは、バックオフィス全体の生産性を大きく左右する「小口現金の撤廃」と「従業員の立替精算ゼロ化」についてです。私たちが様々な企業様の経理代行をお引き受けする際、デジタル化を推進している企業様であっても、まだまだ社内に現金を置いて金庫で管理されているケースがいまだに非常に多いと感じています。

浦氏（LayerX）： そうですね、小口現金の維持がもたらす損失は、経営層や現場が想像している以上に根深いです。一番のボトルネックは、現場の従業員側に「金銭的な一時立替負担」が発生してしまっていることです。数千円の文房具ならまだしも、急な出張の交通費や、まとまった消耗品の購入で数万円をポケットマネーから立替えるのは、従業員にとっては金銭的にも精神的にも大きな負担になります。だからといって、従業員に立替えさせたくないからと社内に現金を置くと、今度は経理側に「現金出納帳のExcel管理」という膨大なアナログ工数がのしかかってきます。

末吉： 経理担当者の視点に立つと、本当に神経を削る業務なんですよね。わざわざ銀行へ現金10万円を引き出しに行き、それを社内の金庫に保管して、引き出した旨を出納帳に記載する。そして誰かが何かを買うたびに、手渡された領収書を目視で確認してExcelに手入力し、残高を合わせる。この作業の何が苦痛かというと、単に時間がかかることではなく、「1円のズレも許されない」という極度のプレッシャーが日次で繰り返される点にあります。夕方に現金を数えて100円が合わないだけで、その原因を突き止めるために全員の業務がストップしてしまう。これは情緒的にも苦痛を伴う時間ですよね。

浦氏： まさにその通りで、その「数字を合わせるためだけの時間」こそが、日本のバックオフィスの生産性を阻害している正体です。バクラクビジネスカードをご提案する際は、この面倒な業務そのものをなくしましょう！というお話を常にしています。現金の管理自体をなくすことで、経理事務の負担は根本から消え去るはずです。

末吉： そうですよね。ただ、いきなり小口現金の撤廃を「廃止します」と宣言するだけでは、現場の不安は消えません。私たちHELP YOUが支援する際、まず行うのは「現行業務の棚卸し」です。現場が今どんな業務で小口現金を使っているのかを可視化し、キャッシュレス移行後に混乱しないための『社内ルール策定』から伴走します。制度を変える時の心理的なハードルを取り除き、スムーズな移行を促すための社内の説明会なども含め、組織全体を動かしていくのが私たちの役割だと思っております。

2. 全社配布を阻む「使いすぎ・悪用」の不安を解消：管理者がコントロールできる利用制限の仕組み

末吉： キャッシュレス化や立替ゼロを目指すために、「すでに法人カードを導入しています」という企業様もいらっしゃいます。しかし、従来の法人カードだと、それはそれで別の課題にぶつかって全社への導入が進まないケースもよく耳にします。

浦氏： 従来型の法人カードの最大の弱点は、「利用権限の柔軟な設定や制限ができないこと」にあります。従業員にカードを持たせたいけれど、「何にいくら使われるか分からない」「勝手に高額な決済をされたり、業務外の支払いに悪用されたりしたら困る」という心理的な不安がどうしてもつきまといますよね。その結果、経営層や一部の部長職しかカードを持てず、一般社員の現場決済は相変わらず立替精算のままという、中途半端な状態になってしまうんです。

末吉： 確かに、ガバナンスやリスク管理の観点から全社配布を躊躇される経営者様は非常に多いです。バクラクビジネスカードはその「悪用や使いすぎへの不安」をどう解消しているのでしょうか？

浦氏： バクラクでは、「この従業員は備品購入用に月○万円まで」「この営業担当者はガソリン代専用で、ENEOSでしか使えないカード」といった利用限度額や利用目的、さらには使える取引先（店舗）の制限まで、管理者の画面からボタン一つで細かく設定・コントロールできます。さらに、電子帳簿保存法への対応も大きなメリットです。従来型カードだと、決済はできても「使った後の紙の領収書を回収し、台紙に貼って保管する」というアナログな確認業務が結局残ってしまいますが、バクラクならスマホアプリから領収書をアップロードした瞬間に自動でタイムスタンプが付与され、電帳法要件を満たしたデータ保管がその場で完了します。

末吉： 素晴らしいですね！ただ優れた管理機能があっても、悩ましいのが「誰に、いくらの権限を与えるのが最適か？」という設計です。ここを曖昧にすると、結局ガバナンスが効きません。私たちHELP YOUは、お客さまの組織図や経費規定をヒアリングし、統制と利便性のバランスを考慮した『権限設定ルール』も一緒に検討します。もちろん、システムの設定作業そのものも代行しますので、経営層は判断に専念いただけますよ！

末吉： また取引先の制限だけでなく、決済通貨の制限まで細かく設定できるのは驚きました。

浦氏： そうですね。この通貨制限は、特にセキュリティや統制を重視される上場企業様などにも高く評価されているポイントです。昨今、海外からのサイバーテロやフィッシングによるサイバー攻撃、不正利用のニュースがよく聞かれますよね。身に覚えのない海外サイトから「USドル建てで突然数百ドルの決済が勝手にされていた」といった被害事例を目にされた経営者の方も多いかと思います。

バクラクビジネスカードであれば、例えば一般の従業員が国内の移動や買い物で使うカードに対して「このカードは日本円でしか決済できません、USドル建てなどの外貨決済は一律不可」といったロックをかけることが可能です。逆に、海外出張に行くメンバーのカードには「ユーロ建てのみを許可する」といった、決済する通貨自体を制限する運用が管理画面からあらかじめ設定できるんです。これによって海外発のサイバーリスクを実務レベルではじめから遮断できるため、会社としての防衛策・安心材料として導入をご検討いただくケースが非常に増えています。

末吉： なるほど、単に従業員の使いすぎを防ぐだけでなく、外部からのサイバー攻撃リスクまでシステム側でコントロールできるわけですね！万が一のセキュリティを懸念して全社員へのカード配布を躊躇していた経営者様にとって、この通貨制限や即時停止機能はとても強い安心材料になりますね。

3. 審査の常識を覆す「原預金ベース」の与信と、利用者の手間をゼロにする自動紐付け

末吉： 法人カードを作成するとなると、特に新設法人やスタートアップ企業では「審査が通らない」「会社設立初期は限度額が数十万円に制限されて使い物にならない」という現実的な壁もありますよね。

浦氏： そこもバクラクビジネスカードの大きな特徴です。バクラクでは、外部システム（Moneytree）を安全に連携させ「企業の銀行口座にある原預金の残高」をベースにリアルタイムで与信を判定する仕組みを採っています。そのため、過去の決算実績が少ない新設法人様であっても、口座にしっかりとした資金があれば、実務に十分な決済枠（与信）を出すことができます。また、半年ほどの実績を作っていただいた後に枠を増額していくことも可能です。

末吉： それは素晴らしいですね！実際にカードが発行された後の、現場での具体的な利用フローはどのようになっているのでしょうか？

浦氏： 従業員がカードで決済すると、スマホアプリに即座に通知が飛びます。あとは手元の領収書をアプリで「パシャッ」と撮影するだけ。業界最高水準のAI OCRが、金額や日付、支払先、インボイス登録番号を瞬時に読み取り、カードの利用明細と自動で突合（照合）してくれます。従来型カードのように、1ヶ月半後に送られてくる紙の利用明細を待ちながら、過去の領収書を引っ張り出して目視で突き合わせる、といった面倒な確認業務は一切発生しません。

末吉： 少し気になったのですが、万が一従業員がカードを紛失してしまった場合、従来のカードのように再発行の手続きや停止の連絡で大ごとになってしまうのでしょうか？

浦氏： いいえ、そこもバクラクの強みです。管理画面からボタン一つで即時に利用停止・再開ができるので、電話連絡の手間もありません。

末吉： 実際、HELP YOUがご支援している現場で「従業員がカードを紛失したかもしれない」というトラブルが発生したのですが、その際も管理画面からワンクリックで一時的に利用停止ブロックをかけ、数分後にデスクから出てきたので、ワンクリックで再開させるという対応が即座にできました。このスピード感は現場の運用者として非常に助かりましたね。 さらにバクラクが画期的なのは、従業員が「個人で立て替えた領収書」と「バクラクカードで決済した領収書」を、同じ画面（統合フォーム）でまとめて申請できる点ですよね。従来のシステムだと別々のメニューで二重管理になって煩雑化していましたが、これが同一フォームで処理できるのは利用者としても経理としても本当に助かります！

また一方で、AIによる自動読み取りは本当に革命的ですが、新しいツールを導入した直後は、どうしても従業員の方から『アプリの使い方がわからない』『エラーが出た』といった質問が集中します。ここで経理担当者の手が止まっては本末転倒ですよね。だからこそ、私たちが初期のヘルプデスク役を担い、マニュアル作成から個別の疑問解消まで一手に引き受けます。新しいフローが『当たり前』として定着するまで、徹底的にサポートするのが私たちHELP YOUの伴走の形です。

4. 月次を締める「前」に異常を検知！無料で始めるリアルタイムなコスト管理

末吉： そして、最近リリースされた「バクラクインテリジェンス」というレポーティング機能が、経営視点からみると非常に頼もしい機能だと感じています。

浦氏：ありがとうございます。バクラクビジネスカードをご契約いただくと、この分析サービスが1ID無料でご利用いただけます。カード決済や立替経費のデータをもとに、誰が、何に、いくら使っているかをリアルタイムで可視化・分析できるツールです。

末吉： 従来の経理だと、月次が締まってから「先月は接待交際費や出張費が多かったな」と振り返るしかありませんでしたよね。バクラクなら、カード利用報告が確定されるたびにデータがリアルタイムで集約されるため、月次を締める「前」の段階からコストの異常値や使いすぎを検知し、経営改善のアクションを起こせますね。

浦氏： そうなんです。さらに、今の時代に喜ばれているのがバクラクビジネスカードの「AIトークンアドバイザー」という機能です。最近はChatGPTやClaudeなどの生成AIツール、その他各種SaaSツールを各部署や個人が個別に契約するケースが増えていますが、経営層がその実態を把握しきれなくなっています。これらをバクラクビジネスカードによる決済に集約することで、「誰がどのツールに毎月何ドル払っているのか」を一発で可視化できます。人件費プラス「トークン利用量」のコントロールという、これからの時代の生産性管理に直結する機能です。

末吉： データがリアルタイムで見えることは経営にとって大きな武器ですが、それだけで終わらせないのが重要ですよね。私たちは、バクラクから出力された数値を分析し、『この部署は消耗品費が予算を超過しそうなので、先回りしてアラートを入れましょうか？』といった管理会計的なフィードバックも提案しています。データを見える化するだけでなく、アクションに繋げるまでが私たちHELP YOUの提供価値だと思っています！

5. HELP YOU伴走による、既存カードとのスムーズな「ハイブリッド運用」

末吉： バクラクビジネスカードの利便性は間違いないと感じておりますが、現場への導入にあたって「既存のメインカードを金融機関との兼ね合いや様々な事情で今すぐ解約できない」「併用すると現場が混乱するのでは」という相談をいただくことがあります。

浦氏： そうした業務整理の局面こそ、現場への理解が深いHELP YOUの皆様に伴走していただく価値が非常に高い部分だと感じています。会社の事情で1つのカードに寄せられないケースは多々あります。その際、業務フローを分解し「代表者の決済は既存カードのまま、従業員の現場決済や車でのガソリン代、バーチャルカードを使った広告費はバクラクカードに寄せる」といったハイブリッドな仕組みを整理・構築していただけるので、我々としても非常に心強いです。

末吉： ありがとうございます。私たちはバクラクの仕様を深度高く勉強した上で、お客様の今までの経理フローを崩さず、現場に混乱を招かない最適な「移行ステップ」をご提案しています。「カードやツールを入れたけれど使いこなせない」という宝の持ち腐れを防ぐために、マニュアル作成から社内説明会、初期のヘルプデスク対応まで丸ごとサポートしますので、カードの切り替え負担に悩む企業様はぜひ一度ご相談ください。浦さん、ありがとうございました！

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
【次回予告】本連載では経理DXの具体的な手法をさらに深掘りしていきます。

▼第5回【発行編】請求書発行の効率化｜属人化をゼロにする「標準化」戦略

など、実務に役立つヒントをお届けします。お楽しみに！

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投稿 【決済編】小口現金立替ゼロへ｜キャッシュレス経理を実現する仕組みと導入方法 は HELP YOU に最初に表示されました。

1. レガシーシステムと値上げの壁：現場を圧迫する「紙の請求書発行」

末吉（HELP YOU）： 浦さん今回もよろしくお願いします！第5回のテーマは、請求業務の「標準化と効率化」です。これまでは受け取る側のDXについてお聞きしてきましたが、実は発行する側も、アナログな作業やブラックボックス化に頭を抱えている現場も、まだまだ多いのでは？と感じています。

浦氏（LayerX）： おっしゃる通りです。例えば製造業や医療法人様だと、何十年も前に作った基幹システムがいまだに現役でバリバリ動いていることも珍しくありません。ただ、システムを刷新するとなるとコストもリスクも膨大ですよね。結局「データは出せるけど、最後は結局紙に印刷して、手作業で封筒に入れて送る」っていう昔ながらのやり方を続けざるを得ないのが実情です。

末吉： 最近は郵便料金の値上げも続いていますし、紙のまま送り続けること自体、経営的にも無視できない負担になってきていますよね。月末に印刷や封入作業でバタバタしている現場を拝見すると「もっと他に注力すべき重要な業務があるはずなのに…」と、生産性の面でもすごくもったいなく感じてしまいます。

浦氏： 現場のモチベーションにも関わりますよね。かといって、基幹システムの大改修を待っていたら何年もかかってしまいます。そこで、「今の環境はそのまま活かしつつ、発行業務のところだけを切り出してスマートに自動化しちゃいましょう！」というのが「バクラク請求書発行」の考え方です。

末吉： おっしゃる通りですね。ただ、導入直後の「過去の送付ルールの整理」や「取引先ごとのマスタ登録」といった初期の準備段階で手が止まってしまう企業様も多いです。そうした「導入の壁」を、私たちHELP YOUが伴走して取り除くことで、スムーズに運用開始できるのが強みですね！

2. 結合PDFの自動分割から郵送代行まで：添付書類も電子化する「バクラク請求書発行」

末吉： 今あるシステムを否定せずに並走できる柔軟性は、かなり喜ばれそうですね。実際のデータ連携はどのように行うのでしょうか？

浦氏： これがすごくシンプルで、既存システムから出したCSVやPDFをアップロードするだけです。特筆すべきなのは、古いシステムにありがちな「何百件分も1ファイルにまとまったPDF」も、AIが自動で宛先ごとにバラしてデータ化してくれる点です。これまで人間が手作業でポチポチ切り出していた作業が、完全になくなります。

末吉： それは画期的です！現場の負担が一気に軽くなりそうですね。分割した後の送付についても、メールだけでなく郵送代行までカバーしているんですよね？

浦氏： その通りです。紙での受け取りを希望される取引先には、ワンクリックで印刷から発送までバクラクが完結させます。以前支援した医療法人様では、月に数千件もの請求書のためにパートの方々を雇っていましたが、導入後はシステム操作だけで全行程が終わるようになって、人員配置の最適化にも成功したんです。発行数が多い企業様ほど、その投資効果は顕著になります。

末吉： なるほど。ただ、細かい設定ができる分、マスタ管理の網羅性も重要になりますよね。私たちはこうした各社固有のルールを一つひとつ棚卸ししてバクラクへ反映させる作業や、イレギュラー発生時の問い合わせ窓口対応までカバー可能です。システム設定を常に最適な状態に維持することも、私たちの役割だと考えています。

3. 開封状況の可視化とポータル管理：修正や催促のコミュニケーションコストを削減

末吉： 送って終わりではなく、その後の「取引先とのやり取り」までスムーズに行うことのできる仕組みがある点がバクラク請求書の魅力ですよね。

浦氏： そうですね、そこは「送付先ポータル」が鍵になります。取引先がいつ開封したかをリアルタイムで見れるので、支払期日前の未開封先を特定して、ピンポイントで催促できます。また、発行後に取引先から「ここの金額が違っているから、修正して再発行してほしい」と言われた場合も、従来のように慌てて印刷し直して再郵送する必要はありません。ポータル上で金額を修正・差し替えるだけで最新のデータが共有され、取引先側もポータル上で「承認」「差し戻し」のステータスを返せるため、社内外のラリーに伴うストレスや工数負荷が激減します。

末吉： 発送後のステータスが見える化されると、経理や営業の皆さんの精神的な不安もかなり解消されそうですね！

浦氏： まさにそうです。「相手が確認してくれたかな？」とソワソワしなくて済むだけで、管理の質は劇的に変わりますからね。

末吉： 企業によって「A社はメール添付でいいけれど、B社は独自の納品書や勤務表を同封してほしい」といった、顧客ごとの個別ルールやフォーマット（レイアウト）の指定があると思います。これらも「バクラク請求書発行」で一元管理できるのでしょうか？

浦氏： もちろんです。「バクラク請求書発行」はレイアウトの再現性が非常に高く、業種ごとの書式に合わせたカスタマイズや、外資系企業様向けに英語でフォーマットを作ることも可能です。
例えば、イベント費用などで「全体で100万円の請求だけど、50万円の外注費を引いて、差し引き50万円が今回の請求になります」といった細かい明細・内訳を書きたいというオーダーにも柔軟に対応できます。他社のクラウドツールだと、独自の同封書類（PDF）を請求書と一緒にまとめて送る機能が付いていないケースが意外と多いのですが、バクラクなら取引先マスタごとに「送付方法」や「同封書類の有無」を設定して自動で打ち分けることができますよ。

末吉： それは心強いですね！私たちHELP YOUも自動化設定と並行して、取引先様へのご案内文作成や移行期間のサポートを担当し、皆さんが安心して新しい運用へ移行できるよう丁寧に伴走しています。

4. 発行データがそのまま入金確認へ：後段の「債権管理」をなめらかにする連携メリット

末吉： 入り口でデータが綺麗に揃うと、経理担当者が最も頭を抱える「入金消込」へのステップもかなり楽になるんですよね！

浦氏： まさにその通りです。売上データを入り口で整えておけば、その後の業務すべてがスムーズになります。経理担当者に「最も負担の大きい業務」を尋ねると、高確率でこの「入金消込」が挙がります。これは「請求書の宛名」と「実際の振込名義」が一致しないといったイレギュラーが頻繁に発生するからなんです。

末吉： 確かに親会社名義での振込や、小規模な取引先様での代表者個人名義、さらには手数料を差し引いた金額での入金など、様々なイレギュラー対応を目視によって突合する作業は担当者にとって非常に大変な作業ですよね。

浦氏： そうなんです。そこで、「バクラク請求書発行」のデータを「バクラク債権管理」と連携させれば、銀行の入金履歴と請求データをAIが自動照合してくれます。名義の表記揺れがあっても、高い精度で消込候補をレコメンドしてくれるため、Excelと睨めっこして1円の不一致を探し回るようなアナログな工数は一気に解消されます。

末吉： 発行データがそのまま入金確認へ繋がるからですね。銀行口座と同期するだけで全データを紐づけることができるため、かなりの作業工数を削減することができますよね。消込の工数を減らすだけじゃなく、債権管理全体の精度アップもかなり期待できそうです！さらに、どうしてもシステムで自動化しきれない「極めて稀なイレギュラー入金」の調査や、取引先への確認連絡など、最後の一手間を私たちが代行するので、経理担当者は本当の意味で「手離れ」ができるようになりますね。

5. 初期設定から毎月の発行実務まで「まるっと」お任せ：自社に実装し現場に定着させる HELP YOUの伴走力

末吉： 月間の発行数が100件を超えるような企業様なら、「バクラク請求書発行」を導入するだけで劇的なコスト削減と工数削減を実現できますね。たとえ数十件程度のミニマムな運用でも十分に効果を実感いただけますが、一方で「テンプレートの初期設定」や「顧客ごとの送付ルールの整理」を社内リソースだけで完結させるのはハードルが高い、という懸念も耳にします。

浦氏： まさにおっしゃる通りです。そこが、HELP YOUのようなBPOパートナーとセットで導入いただく最大のメリットですね。どんなに優れたシステムでも、初期設定や個別ルールの落とし込みといった「実務の整理整頓」には、どうしても人の手が必要になります。特に発行ボリュームの多い企業様ほど、切り替え時のパワーが必要ですから。

末吉： ありがとうございます。私たちHELP YOUは、既存システムからのデータ連携フロー構築から、煩雑なマスタ設定、さらには毎月の発行や消込実務までを「まるっと」代行いたします。バクラクという強力な武器を、私たちがしっかり伴走して現場に定着させます。ツールと私たちがタッグを組めば、バックオフィスは「作業をする場所」から「経営を支える戦略の拠点」へと生まれ変われるはずです。属人化や日々の発行業務に悩んでいる方は、ぜひ一度ご相談ください！

【次回予告】本連載では経理DXの具体的な手法をさらに深掘りしていきます。

第6回【承認編】承認フローの最適化｜意思決定を停滞させない「内部統制×スピード」の運用設計

など、実務に役立つヒントをお届けします。お楽しみに！

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【決済編】小口現金立替ゼロへ｜キャッシュレス経理を実現する仕組みと導入方法

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投稿 【発行編】請求書発行の効率化｜属人化をゼロにする「標準化」戦略 は HELP YOU に最初に表示されました。

HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ー介護施設のオンライン紹介サービスを提供されているお客さまのデータクリーニング案件です。

私は「アドミン（リーダー）」を担当しました。
アドミンとは、お客さまと実際に作業するメンバーの間に立つ「現場監督」のような役割です。作業の現場で要件を整理し、作業の流れを組み立て、メンバーが迷わず進められる状態をつくっていきます。特に今回のように件数が多く、複数人で同じ基準に沿って進める必要がある案件ではアドミンの役割がとても重要になります。

お客さまは自社で保有するデータベースを整備されており、約1ヵ月以内で大量の施設情報をきれいにしたいというご相談でした。対象は約3万件の介護施設リスト。スプレッドシート上の施設情報と、社内データベースに登録されている情報を照合し、一致する施設があればIDを入力する。該当がない場合は法人名や住所まで確認し、表記ゆれや名称変更の可能性を見ながら、同一施設かどうかを判断していく業務でした。

この案件で難しかったのは、単純な一致・不一致では判断できないケースが多かったことです。施設名が少し違う、法人名は似ているけれど住所が違う、反対に名称は違っていても住所や運営情報から同一施設と考えられる。さらに、一致しない施設については、検索結果やホームページの情報を見ながら、閉業しているかどうかも確認する必要がありました。

一見すると、データの照合や検索はAIで自動化できそうに見えるかもしれません。
ただ実際には、Web上の情報は更新日が古かったり、施設名や法人名の表記がまちまちだったり、閉業に関する記載が明確でなかったりします。そのような中で、どの情報を信頼するのか、どこまで確認すれば同一施設と判断できるのかを見極めるには人が文脈を読み取り、基準をそろえて判断する必要がありました。

ここで発揮されたのが、アドミンとして培ってきた「目に見えないスキル」です。目に見えないスキルとは、お客さまの「こうしたい！」という潜在的な意図を汲み取り、言語化されていない要件を整理して、チーム全員が同じ判断をできるようにする「翻訳力」や「仕組み化の力」のことです。AIだけでは拾いきれない細やかな違和感に気づき、それをチームの共通認識へと昇華させる役割が欠かせない案件だったと思います。

そこで最初に行ったのは、「何をもって一致とするか」「どこまで確認すればよいか」「迷った場合はどう扱うか」という判断基準を明確に言語化し、整理することです。そのうえでマニュアルを作成し、管理表・進捗表を整え、誰がどこまで進めているのかを見えるようにしました。業務のブラックボックス化を防ぎ、進捗が数字で見える状態を作ることも、お客さまやチームに安心感をもたらす重要な「目に見えないスキル」の一つです。大変な案件でしたが、チーム全体で「ここまで進んだ」「あと少し」と共有しながら進められ、無事納品ができた時は「よしみんなで打ち上げしよう！」と言いたくなるくらいの達成感でした！

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ープロとして仕事をする上で、最小限の時間で最大の価値を提供したいです。

そのためにも決して口にしないようにしている言葉があります。それは「わからない（どうしましょうか？）」と「できません」です。

私たちがサポートするお客さまは、日々の業務に追われ、非常に多忙な方がほとんどです。そのため、ご指示がどうしても曖昧になってしまうケースも少なくありません。そうした時に、「どうしますか？」とゼロベースでお返ししてしまうと、お客さまに「考える」という新たな負担を強いることになります。

だからこそ、私はまず目的や用途を想像し、自ら調べ、選択肢を用意するようにしています。たとえば正解がAかBか迷う場合でも、工数に大きな影響がなければ、あらかじめ2パターンの成果物を作成して「どちらがイメージに近いですか？」と実行可能な案を出して確認します。お客さまが一から考えるのではなく、「選ぶだけ」で判断できる状態にすることで、少しでも負担を減らし、本来の業務に集中していただきたいと考えています。どんな時でも、お客さまとの約束を果たすため、ベストを尽くすのが私の考えるプロです。

一方で、大勢のメンバーと進める案件ではチーム全体が迷わず動ける状態をつくることが大切です。特にアドミンとして稼働する場合には最初に要件を整理し、判断基準を明確にして、マニュアルに落とし込む。さらに、管理表や進捗表を作って、誰がどこまで進めているのかを見えるようにします。進捗が数字で見えると、チーム全体で「ここまで進んだ」と共有できますし、大変な案件でも前向きに取り組みやすくなると感じています。

また、メンバーのスキルやタイプに合わせて、任せ方や声のかけ方を変えることも意識しています。チーム全体が動きやすい状態をつくるのもアドミンの役割だと思っています。
そして、何よりも質問しやすい雰囲気づくりも大切にしています。質問が来たときは、まず「聞いてくれてありがとう！」と伝えるようにしています。疑問を抱えたまま進めてしまうと、後で大きなミスにつながることがあります。だからこそ「こんなこと聞いていいのかな？」と思わせない空気をつくることが、結果的にチーム全体で品質を守り、プロとしての責任を果たすことにつながると考えています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ーいろいろな人と出会うことで、常に「学べる」、「成長できる」ことです。

HELP YOUでは、案件ごとに関わるお客さまもメンバーも変わります。年齢も経歴も得意分野も違う人たちと一緒に働くので、自分ひとりでは気づけなかった視点をもらうことが多いです。会社員時代にも人との出会いはありましたが、HELP YOUで働くようになってからは、毎回異なるメンバーとあらゆる業界の、あらゆる業務をすることで、その幅が各段に広がったと感じています。

特にアドミンとして関わる案件では、ひとりで作業を進めるのではなく、チーム全体が動きやすい状態をつくることが求められます。要件を整理し、判断基準をそろえ、進捗を見えるようにする。メンバーが安心して質問できる、困ったときにすぐ相談できる。そういう環境が整うと、自然とチームの連携もよくなっていきます。
そうして指揮を執る中で、メンバーがのびのびと作業してくれて、お客さまの期待を超えるアウトプットを納期内にやりきれたときの達成感は、何にも代えられません。お客さまから「中田さんに次回もお任せします」と、ビジネスのパートナーとして信頼を寄せていただいた瞬間や、メンバーから「中田さんがいてくれたから安心して働けた」「またやりたい！ 」と言ってもらえることが私にとって大きなやりがいです。

もちろん、アドミンの仕事には責任もあります。判断を求められる場面もありますし、全体を見ながら細かいところにも目を配る必要があります。それでも、同じゴールに向かってチームで進み、最後に「やりきれた！」「新しい学びがあった！」と思える瞬間があるからこそ、この仕事を続けていてよかったと感じます。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ー依頼内容が最初からきれいに整理されていなくても、まずはご相談いただいて大丈夫です！

私自身、会社員だった頃にコア業務に追われて「ここをもう少し丁寧にやりたいのに時間がない」と感じる場面が何度もありました。今振り返ると、そういうときに外部の力をうまく借りられていたら、もっと本来集中すべき仕事に向き合えたかもしれないと思います。

たとえば、データの整備やレポート作成のような業務は、重要だと分かっていても、日々の業務の中では後回しになりやすいものです。また、「何をどう依頼すればいいか分からない」「求めているアウトプットがまだはっきりしていない」という状態で相談をためらう方もいらっしゃるかもしれません。でも、そういう段階から一緒に整理していくことも、私たちができることのひとつです。

最近は、AIを使えば高速で処理できる業務も増えてきました。しかし、どの数値を見るべきか、どのような切り口が有効か、どこまで確認すればお客さまが安心して使える精度になるかといった『意味のあるアウトプット』にするための判断は、人が担うべき重要な役割だと考えています。完璧な依頼書がなくても構いません。『ここがうまく回らない』『こういうことは頼めるのかな』というところから、気軽に相談していただけたら嬉しいです！

投稿 仕事の質は、進め方で変わる。チーム一丸で品質を守る「アドミンのプロ」 は HELP YOU に最初に表示されました。

1. アナログ経理の限界：現場を疲弊させる「印刷・転記・手入力」の三重苦

末吉（HELP YOU）：浦さん本日はよろしくお願いいたします。シリーズ第2回のテーマは「請求書受取」の業務効率化です。私たちが経理代行（BPO）のご相談を受ける中で最も多いのが、「請求書の処理に追われて月次決算が締まらない」という悲鳴に近いお悩みです。

浦氏（LayerX）：請求書処理の停滞は、単なる事務の遅れではありません。実は「経営判断のスピード」に直結している重大な経営課題です。処理が遅れれば会計ソフトへの反映も遅れ、先月の利益やコストの正確な着地が見えるのが数週間後になってしまいます。これでは、変化の激しい現代のスピード経営には到底間に合いません。

バクラクが目指すのは、AIによる自動化で人が「やらなくていい業務」をなくし、経理担当者が分析や改善といった付加価値業務に80%の時間をシフトできる世界です。

末吉：現場の状況はさらに深刻です。いまだに多くの企業で、届いたメールのPDFを一度すべてプリントアウトし、それを横で見ながらExcelに転記して、さらにその表を見ながらネットバンキングの画面に1件ずつ手入力する…という「三重苦」が残っています。

この作業の大変なところは、単に時間がかかるだけでなく、担当者の「思考を完全に停止させる」点にあると感じます。1円のズレも許されないという極度のプレッシャーの中、数字を書き写すだけの単純作業を何時間も続ける。これらの業務フローのままですと、ストレス負荷が高く責任の重い業務に感じられる方も少なくないと思います。

浦氏：まさにその「数字を合わせるためだけの時間」こそが、日本のバックオフィスの生産性を阻害している正体です。インボイス制度や電帳法への対応で、確認すべき項目は以前より格段に増えています。これをすべて「人の目」でやろうとすれば、現場が疲弊するのは明らかです。

2. 「転記・入力・振込」工数を一掃：受領から支払い準備までボタン一つで完結させる仕組み 

末吉：バクラクを導入しない従来の運用では、請求書の回収、異常値の目視確認、Excel転記、会計ソフト入力、振込データ作成…と、支払いまでに膨大な手作業が存在します。また不備があれば関連部門の担当者や取引先に連絡するという、非常に不確実でストレスフルな作業が発生します。バクラクはこの「受取」の入り口をどう変えるのでしょうか？

浦氏：バクラクは、受領から振込データ作成までを「一気通貫」で自動化します。まず、専用のメールアドレスやURLを発行することで、すべての請求書を自動集約します。ここで重要なのが、業界最高水準の読み取り精度を誇るAI OCRです。

請求書が届いた瞬間にAIが金額やインボイス登録番号などを自動データ化し、さらに過去の取引と突合して異常値があれば自動検知します。これにより「回収」「異常値確認」「Excel転記」「会計入力」「振込データ作成」といった業務工数を一掃し、すべてをボタン一つで完結できるようになります 。

末吉：経理担当者が最も神経を使う「転記と確認」がなくなることで、心理的負担はぐっと下がりそうですね。

3. 仕訳の精度と深さ：「AI明細」が実現する、人手では不可能な細部へのアプローチ

末吉：受取した後の「仕訳」についても大きな変化がありますよね。特に、1枚の請求書に複数のプロジェクトや拠点の費用が混在している場合、これまでは人手で細かく按分（あんぶん）していくのが非常に大変でした。

浦氏：そこがバクラクの「AI明細」機能の真骨頂です。例えば、広告代理店様が「1枚の請求書で10個の広告案件の費用が合算されて届く」ようなケースでも、ボタン一つで明細行を個別に読み取り、過去のデータと照合して案件ごとの勘定科目や補助科目を自動入力します。

医療法人やメーカー様のように、明細単位で仕訳が異なる規定がある場合でも、手直しを最小限に抑えて正確な処理が可能です。

末吉：人手だと「煩雑すぎるから、大まかな科目で一括処理してしまおう」と妥協しがちな部分ですが、AIなら正確に、かつ一瞬で終わらせられる。この「細かな按分」ができるかどうかが、その後の管理会計の精度、ひいては経営判断の質に直結しますよね。

4. 「切り替え負担」の壁：HELP YOUによる最速実装のメリット

末吉：非常に高い効果が見込まれる一方で、「取引先への電子化依頼が負担だ」「マスタ設定が難しそう」と導入を躊躇される企業様も多いのも事実です。

浦氏：おっしゃる通りです。そこが自力でのDX化において最も挫折しやすいポイントですね。システムの利便性がわかっていても、現行の業務を止めずに新しい仕組みを定着させるには、相当なパワーが必要です。

末吉：私たちは、複雑なマスタデータの整備から、現場向けの運用ガイド作成、さらには「なぜこのツールを入れるのか」という社内浸透のサポートまで引き受けます。導入初期の混乱をプロが肩代わりすることで、お客様は最短ルートで自動化のメリットを享受できる。

バクラクという「自動化のツール」を、HELP YOU が「最速で実装」する。このセット導入こそが、最短で成果を出すための秘訣ではないかと感じています。

5. 経営判断のスピードアップ：翌月20日から翌月3日へ、17日の差が生む価値

浦氏：私たちが最終的に目指しているのは、単なる事務作業の効率化ではありません。「バクラクインテリジェンス」で支出を可視化し、月次を締める「前」にAIが異常値を検知して、経営改善のアクションを提案する。この「攻めの経理」を実現することです。

末吉：そうですね。今回私たちが最もお伝えしたいことは、この「経営判断のスピードアップの価値」です。バクラクとHELP YOUを同時導入することで、単に振込が楽になるだけではありません。処理がリアルタイム化されることで、これまで翌月20日にしか見えなかった「プロジェクト別の正確な粗利」が、翌月3日には経営者の手元に届くようになります。

浦氏：その17日の差は、経営にとって極めて大きいですね。

末吉：はい。その差こそが次の投資判断の成否を分けるのではないでしょうか。「先月は利益が出たから、今月はこの施策に予算を回そう」という決断を2週間早く下せる。この積み重ねが、企業の競争力を劇的に高めます。

バクラクでスピードを極め、HELP YOUがその仕組みを最速で定着させる。この両輪で、バックオフィスを「経営を動かす戦略的な拠点」へと変えていきましょう。浦さんありがとうございました。

【次回予告】本連載では経理DXの具体的な手法をさらに深掘りしていきます。
▼第3回：【精算編】経費精算の効率化｜申請・承認のストレスをなくす「我慢しない」運用設計

【精算編】経費精算の効率化｜申請・承認のストレスをなくす「我慢しない」運用設計

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【導入編】経理DXの進め方｜業務時間を最大90%削減する「4つの導入ステップ」

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【精算編】経費精算の効率化｜申請・承認のストレスをなくす「我慢しない」運用設計

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投稿 【受取編】請求書処理の自動化｜入力作業を80％以上削減する仕組みと導入方法 は HELP YOU に最初に表示されました。

1. 全従業員の負担を軽減し、組織エンゲージメントを高める経費精算フロー

末吉（HELP YOU）：浦さんよろしくお願いします。シリーズ第3回のテーマは、全従業員に関わる「経費精算」です。ここは経理部門だけでなく、営業現場など「申請する側」の不満が最も表面化しやすい領域ですね。
私たちHELP YOUが経理代行の現場でヒアリングを行う際も、バクラクは「申請者・承認者・経理、どの視点で見ても使い勝手が最高だ」と絶賛されています。

浦氏（LayerX）：プロの方々にそう評価していただけるのは非常に光栄です。経費精算という業務は、多くの従業員にとって「本来の仕事の合間に行う付随業務」です。それなのに、いまだにExcelで精算書を作成し、領収書を糊で貼って、ハンコをもらうためだけに外出先からわざわざ帰社する…といった旧来の運用が残っている企業も少なくありません。

こうした「我慢」を強いる運用は、今のスマホネイティブな世代にとっては大きなギャップであり、組織へのエンゲージメント低下にも繋がりかねないリスクとなります。

末吉：現場の「我慢」に依存した運用を脱却し、バックオフィスの効率化を組織全体の生産性とエンゲージメント向上につなげる。これがバクラクとHELP YOUが目指すDXの形ですよね。ここからは「従業員」「上長」「経理」それぞれの視点で、何が変わるのかを具体的に見ていきましょう。

2. 従業員・承認者・経理、三者それぞれの「ストレス」を一掃するポイント

【従業員目線】移動中の「パシャッ」で完了。オフィスへの「戻り」をゼロに

末吉：現場の従業員にとって最大のメリットは、場所を選ばない利便性ですよね。

浦氏：その通りです。バクラクなら電車や新幹線での移動中にスマホで領収書を撮るだけで、AIが金額や日付、支払先、そしてインボイス登録番号まで瞬時に読み取り、入力が完了します。

末吉：会社に戻ってから残業してレシートを提出台紙に貼ったり、Excelに手入力するという「不毛な時間」がなくなるだけで、現場のモチベーションは劇的に向上します。
本来注力すべき顧客対応や営業活動に時間を使い、終わればそのまま直帰できる。この積み重ねが、会社への信頼感（エンゲージメント）にも繋がりますね。

【上長（承認者）目線】「形式的チェック」から解放され、本来の経営判断へ

末吉：次に承認者である上長の視点です。課員全員分の細かなチェックは、本来のマネジメント業務を圧迫する大きな負担ですよね。正しく承認を行うために経費精算マニュアルを確認しながら承認作業を行うなど、少し面倒・不安なタスクだと思います。
私も管理者をしていた時に課員7名分のチェック・承認作業の負担はかなり大きく感じていました。

浦氏：そこで力を発揮するのが「AI申請レビュー」です。申請者が提出ボタンを押す「前」に、AIが社内規定に基づき「タクシー利用時は訪問先の記載が必要です」とその場で指摘します。

末吉：申請者にとっては「怒られずに済むガイド」になり、上長である承認者にとっては「AIが規定チェックを済ませてくれている安心感」に繋がりますね。承認者は形式不備の確認ではなく、「この支出は本当に事業成長に必要か」という本来の経営判断に専念できる。これこそが経理DXの真の価値ですね。

【経理担当者目線】差し戻し対応を一掃し、月次決算を2〜3営業日短縮する

末吉：そして最も大きな変化が、私たちHELP YOUも日々向き合っている経理担当者の視点です。

浦氏：AIが不備ゼロの状態を作ってくれるので、経理担当者の差し戻し対応をほぼゼロにすることが叶います。従業員数が多い企業の場合、チェックと差し戻し対応だけで丸一日費やすケースもありますが、その無駄をなくすことができるのです。

末吉：差し戻しが発生すると、従業員・承認者・経理それぞれに再工数が発生しますが、それらをすべて解消できますね。結果として、月次の締めを2〜3営業日短縮できた事例もあります。

3. システム刷新は不要：会計ソフトを「変えない」からこそ叶う最速の導入と自動化

末吉：また、お客様が特に喜ばれるのが「今の会計ソフトを変えなくていい」という点です。経理業務の効率化を図るために会計ソフトの入れ替え検討のご相談も度々いただくのですが、基幹システム全体を刷新するのは非常に大きなリスクとコストを伴うと思っています。

浦氏：おっしゃる通りです。バクラクは既存の会計ソフトを「置き換える」のではなく、その手前の「入力と承認のフロー」をアップデートするという思想で設計されています。
マネーフォワードさんや勘定奉行さんなど、主要な会計ソフトとはAPIやCSVでスムーズに連携できるため、慣れ親しんだ会計フローや税理士との連携体制を崩さずに、入り口の自動化だけを最速で実現できるんです。

末吉：「移行コスト」も「時間」も最小限。これこそが多くの企業様がバクラクと経理BPOのセットで導入を決められる大きな理由ですね。

4. 切り替え負担をゼロに：HELP YOUが実現する、最短・最速のDX定着

末吉：ツールがどんなに優れていても、全社員への浸透は一筋縄ではいきませんよね。特に導入初期は「前のほうが良かった」「使い方がわからない」という声が必ず上がります。

浦氏： 導入した瞬間に経理へ質問が殺到して、本来の業務が止まってしまっては本末転倒ですからね。

末吉：そこで私たちHELP YOUの出番です。私たちはお客様が「まるっと」お任せいただける体制を整えています。全社員向けの説明会動画の作成、貴社独自の運用ルールを盛り込んだマニュアル整備、さらには導入初期のヘルプデスク対応までを代行します。

経理部門に負荷をかけることなく最短・最速で実務に定着させる。これが私たちの考える「失敗しない経理DX」の形です。

5. 経理DXの真の目的：経理現場を会社を動かす「戦略拠点」へ

末吉：最後に本連載を通じてお伝えしたい「経理代行（BPO）」のスタンスについて伺います。経費精算のデジタル化は、組織にとってどのような意味を持つのでしょうか。

浦氏： 私たちは、経費精算のデジタル化は単なるコスト削減ではなく「全社員の可処分時間を増やす投資」だと考えています。これまでの経理は、不備を指摘し、ルールを守らせる「番人のような役割」を強いられてきました。
しかし「AI申請レビュー」が定型業務を肩代わりすることで、経理は「何に投資すれば事業が成長するか」を現場と一緒に考える「戦略的パートナー」へと進化できるんです 。

末吉：まさに同感です。私たちHELP YOUの経理代行（BPO）も、単に「作業を代行する」ことが目的ではありません。経理の実務代行を通じて企業の処理内容を深く把握し、現場の業務を効率化することで、従業員全員が本来の仕事に集中できる環境を作ること。

それが私たちの真の目的です。バクラクによる徹底的な自動化と、HELP YOUによるその仕組みのスピーディーな定着。この組み合わせで、バックオフィスは単なる事務作業の場ではなく、経営戦略を進めるための重要な役割を担う拠点へと変わります。浦さん、今回もありがとうございました！

【次回予告】本連載では経理DXの具体的な手法をさらに深掘りしていきます。

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【決済編】小口現金立替ゼロへ｜キャッシュレス経理を実現する仕組みと導入方法

など、実務に役立つヒントをお届けします。お楽しみに！

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投稿 【精算編】経費精算の効率化｜申請・承認のストレスをなくす「我慢しない」運用設計 は HELP YOU に最初に表示されました。

公益財団法人ライフ・エクステンション研究所 財団事務局総務部広報課 宮崎 由紀子様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

医療業界において「人手不足」や「医師の働き方改革」への対応が急務となる中、限られたリソースでの情報発信は多くの組織が抱える課題です。 東京都台東区で永寿総合病院などを運営する公益財団法人ライフ・エクステンション研究所では、若手職員のキャリアチェンジに伴う退職により、広報担当者が1名になるという窮地に直面しました。

「広報を止めるわけにはいかない」——。その想いで導入したのが、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」。専門性の高い医療情報の発信をどのようにアウトソースしているのか、広報課の宮崎様にHELP YOU導入の背景や成果についてお話を伺いました。

400床の急性期病院から健診センターまで。地域医療を支える3施設を運営

──まずは、公益財団法人ライフ・エクステンション研究所様の事業内容についてお教えください。

当財団では、機能の異なる3つの施設を運営しています。1つ目は、地域の中核を担う400床の急性期病院「永寿総合病院」です。2次救急指定や災害拠点病院としての役割も果たしています。2つ目は、80床の「柳橋分院」。リハビリテーションを集中的に行う回復期病棟と、医療的なケアや病院での療養が必要な方向けの医療療養病棟を備えています。そして3つ目が、人間ドックなどを行う「永寿総合健診・予防医療センター」です。病気の治療だけでなく、地域の方々の健康維持・予防にも注力しています。 

若手職員のキャリアチェンジで「ひとり広報」に。採用コストをかけず業務負担を減らす決断

──医療業界に身を置くお一人として、現場や広報の業務においてどのような課題を感じていらっしゃいましたか？

医療業界全体の人手不足に加え、医師の働き方改革による労働時間短縮への対応など、現場は常に変化の中にあります。しかし、事務方のDX化はまだ発展途上で、アナログな作業に手間と時間がかかるという課題があります。

特に広報業務は「その人がいないと仕事が止まる」という属人化の傾向が強く、私自身もそれを痛感していました。医療の現場では突発的な事態も多く、目の前の対応に追われ、本来進めるべき広報施策がストップしてしまうことが常態化していたんです。

──そういった社会的な課題がある中で、オンラインアウトソーシングを導入されたきっかけや背景を教えてください。

実は、元々2名体制だった広報チームから、2年目を迎え独り立ちし始めていた若手職員が他業界への挑戦のために退職することになり、広報実務のすべてを私1人で引き受けることになったのが大きな転機でした。ちょうど業務の幅を広げようとしていた時期でもあり、一人でもこれまでの発信頻度や質を落とさずに運用できる体制を整える必要があったのです。とはいえ、再び職員を採用してゼロから教育するリソースも時間もありませんでした。「採用コストを抑えつつ、即戦力として業務を回せる方法はないか」と模索する中で、派遣や業務委託よりも柔軟な「広報業務のアウトソーシング」という選択肢に辿り着きました。

──教育コストやスピード感を考えると、アウトソーシングは合理的な選択ですよね。数あるサービスの中で、HELP YOUを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

インターネットで検索していた際、ブランドカラーの赤がパッと目に入り印象的だったのが最初のきっかけです。HELP YOUのホームページを見ると「広報」に特化したページがしっかり作り込まれており、SNS運用の事例も充実していました。「ここなら任せられそう」と思い、すぐに問い合わせました。

インプレッション1,000超えも！医療系ライターのアサインで専門的なコラム作成を実現

──現在は、どのような業務を依頼されていますか？

産科や薬剤部のInstagramアカウントの運用、Xでの「永寿ヘルスナビ」という健康コラムの記事作成、地域住民への公開講座などのイベントの開催報告記事、看護部ブログの記事、院内研修やイベント告知のポスター作成などをお願いしています。なかでも、公開講座の開催報告や看護部ブログの「記事化」は本当にとても助かっています。ルーティン業務だけでなく、突発的に発生した院内向けのポスター作成なども、HELP YOUのディレクターさんに相談して対応いただくこともあります。

──HELP YOUのディレクターが、「ひとり広報」の頼れるパートナーとなっているのですね。特に「依頼してよかった」と感じている業務はありますか？

Xで月2回土曜日に公開している健康コラム「永寿ヘルスナビ」の記事作成ですね。元々は退職した部下が始めた企画で、私1人になったら絶対に継続できないと思っていました。しかし、当財団には「活動年齢を永らしめ、幸福な長寿に貢献する」という理念があります。地域のみなさんのためになる健康情報を届けたい、単なる「病院からのお知らせ欄」にはしたくないという思いが強くありました。

──理念に基づいた発信だからこそ、止めるわけにはいかなかったのですね。

はい。HELP YOUさんには企画段階からお任せしており、現在ではテーマの提案からライティング、デザインまで一貫してスムーズに進行しています。インプレッションが1,000を超えることもあり、理念を形にする発信を継続できているのは、本当にHELP YOUさんのおかげです。

──インプレッション1,000超えという数字は、情報をしっかりお届けできているという証拠ですね。医療業界の専門的な情報発信をアウトソースする上で、印象的なエピソードはありましたか？

導入時の打ち合わせで、「医療機関からの発信なので、エビデンスのない発信はできない。画像1枚にしても医療的に正しいかチェックしてほしい」と強く要望しました。すると、すぐに訪問看護の経験がある看護師資格をもつスタッフや、医療系ライターの方をチームに組み込んでくださいました。

要望に合わせて最適なスキルを持つ方をマッチングしていただけるHELP YOUの組織力には本当に驚きましたし、上がってくる制作物のレベルも非常に高く感動しました。

「すぐそばにいる安心感」。ディレクターとの連携で生まれた業務の余白

──看護師資格を持つスタッフがチームにいるのは、医療機関として大きな安心材料となりますね。ディレクターとのオンラインでのコミュニケーションはいかがですか？

院内の職員とは対面が基本ですが、外部の方とは以前からオンラインを活用していたため、抵抗はありませんでした 。ChatworkやGoogleドライブ、Trelloを使って非常にスムーズに進行しています。

ディレクターさんとは一度もお会いしたことはありませんが、院内の職員よりも密に連絡を取り合っており、「すぐそばにいるような感覚」でお仕事ができています 。

──「すぐそばにいるような感覚」というお言葉から、深い信頼関係が伝わってきます。ディレクターの仕事ぶりで、特に助かっている点はどこでしょうか？

医療業界はイベントが固定化されている部分が多いのですが、ディレクターさんはそれを深く理解し、イベント日程から逆算して完璧にスケジュールを組んでくれます 。

私が細かく指示を出さなくても、「このイベントがあるなら、ブログ記事とインスタ投稿はこの日までに仕上げる」といった工程を自律的に動かしてくれるので、本当に助かっています 。

──阿吽の呼吸でプロジェクトが進むことで、宮崎様ご自身の働き方にも変化があったのではないでしょうか。導入後、どのようなポジティブな変化がありましたか？

最大の変化は、私が制作や調べ物に費やしていた時間が大幅に減り、広報の枠を超えた「病院の機能を上げる」ための業務に注力できるようになったことです。 

たとえば、老朽化したトイレのアメニティを非接触の清潔なものに一新したり、院内の掲示物を紙からデジタルサイネージ化したり。 これまでは日々のタスクをさばくのが精一杯で着手できなかった「組織を良くするための施策」を考え、実行する余裕が生まれました。

契約時間を45時間に拡大。未来を見据えた採用広報を共に創る

──作業の「手離れ」が、患者様や職員の方々のための環境改善へとつながっているのは素晴らしいですね。今後の事業展開や、注力していきたい領域があれば教えてください。

今後は「採用広報」にさらに力を入れていきたいです。求職者の方へ当院の魅力をデザインの力で正しく伝え、「ここで働きたい」と思ってもらえる入り口を作りたい。そのためにも、2026年3月からは契約時間を30時間から45時間に拡大しました。

実は、これまで依頼していたボリュームは本来30時間では足りないものでした 。それをディレクターさんが、契約の30時間以上を超えて超過料金が発生しないよう優先順位をつけながら見事な手腕で調整してくれていたんです 。

今回の増枠により、余裕を持ったチーム体制を築くことができました。これからは、ホームページのお知らせ更新といったルーティン作業も新たに委ねることで、私はより戦略的なホームページのリニューアル施策などに挑戦していきたいと考えています 。これからも末永く、心強いパートナーとして伴走していただきたいです 。

まとめ

独り立ちした若手職員を新たな挑戦へと送り出し、「ひとり広報」となった宮崎様。HELP YOUの導入により、一人で抱え込んでいた広報業務を進行管理からデザイン、ライティングまで任せられる「広報チーム」体制を整えることができました 。

「専門的な知識が必要だから、外注は難しいかもしれない」と懸念を持たれる方も、まずはお気軽にご相談ください 。HELP YOUには国内外に600名以上の、多種多様なスキルと経験を持つスタッフが在籍しています 。お客様一人ひとりのご要望を丁寧に汲み取り、多彩な知見を持つスタッフをチームとして構成し、強力にサポートします。

日々の実務を信頼できるパートナーに委ね、重要な課題に注力したい方は、ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

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株式会社ソフトクリエイト　営業本部 副本部長 富樫 保明様（左）/ 営業本部 ソリューション営業統括部 統括部長 松本 聡之様（右）
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

役員層への訪問や、定期的な顧客へのご挨拶。その際に持参する資料は、単なる情報の羅列ではなく、会社の「品格」や「現在の姿」を伝える重要なツールです。しかし、営業担当者が多忙な業務の合間に作成した資料では、クオリティに限界を感じることはありませんか？

ITインフラからAI、セキュリティまで総合的なITサービスを提供する株式会社ソフトクリエイトは、年に2回実施する顧客への「挨拶訪問」で使用する資料作成をHELP YOUの「資料作成プレミアム」サービスにご依頼いただいています。

「さすがプロの仕事」と評価いただく資料が、どのように顧客の信頼を高め、実際の案件獲得につながっているのか。長年リピートしていただいている理由や導入効果について、営業本部の富樫様と松本様にお話を伺いました。

AI・セキュリティ・インフラ構築まで、IT課題をトータルサポート

──株式会社ソフトクリエイト様の事業内容について教えてください

富樫様： 当社は、ITに関わる総合的なサービスを提供しています。具体的には、「AI（人工知能）」、「Microsoft製品を活用したモダンワーク」、「ITインフラの構築」、「セキュリティ」という大きく4つの事業を展開しています。

AI分野ではSaaS型の生成AIチャットボットや、製造業向けの非生成AI画像認識サービスなどを提供しており、ITインフラ分野ではオンプレミスの環境構築からクラウド、PCの販売・レンタルまで幅広く対応しています。

──幅広い領域をカバーされていますが、どのようなお客様をご支援されているのでしょうか。

富樫様： 主に100名から3,000名規模の法人企業様が中心です 。業種は製造業、サービス業、小売業など多岐にわたりますが、お客様のIT課題に対して、企画から運用までトータルで伴走できるのが当社の強みです。

会社の「品質」を示す役員向け資料。内製での限界を感じプロへ依頼

──HELP YOUへ資料作成をご依頼いただいた背景をお聞かせください。挨拶訪問で使用する資料をアウトソーシングしようと思われたのは、どのようなきっかけだったのでしょうか。

松本様：   当社では年に2回、お客様の役員層や上役の方へ「挨拶訪問」を行っています 。その際に持参する「挨拶資料」のクオリティを高めたいと考えたのが始まりです。

(営業統括部 ソリューション営業統括部 統括部長 松本 聡之様)

この資料は単なる製品紹介ではなく、ソフトクリエイトの「今」やIT業界のトレンドをお伝えし、会社としての信頼性や品質を示す重要なツールです 。以前は営業担当が多忙な中で作成していましたが、どうしても「手作り感」が出てしまい、デザインや体裁に限界を感じていました 。お客様に自信を持ってお渡しできる洗練された資料にするには、プロの力が必要だと判断したのです 。

──数あるサービスの中で、HELP YOUを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

松本様：  実は、当社のマーケティング部門がすでにHELP YOUを利用していたんです 。すでに社内で信頼と実績があったため、他社との比較検討は一切せず、スムーズに導入を決めました 。気づけばもう5年以上のお付き合いになりますね 。

専門用語や文脈を「ビジュアル」で翻訳。懸念を払拭した理解力

──初めて資料作成を外注する際、不安に感じる点はありませんでしたか？

松本様：  一番の不安は、「IT業界特有の専門用語や文脈を理解してもらえるか」という点でした。私たちの業界にはIT用語が散乱しており、テキストだけでそのニュアンスや意図を伝えるのは簡単ではありません。「こちらの意図を汲み取って、適切にビジュアルやイメージに落とし込んでくれるのだろうか」 という懸念はありました。

──納品された資料をご覧になって、その不安はどう変わりましたか？

松本様：  「さすがプロ」の一言です。どうお伝えすればこんなイメージにしてくれるんだ、という発見があり、毎回お願いして良かったと思っています。

特に助かっているのは、当社のビジネスをちゃんと理解してくれている点です。納品時に「御社のホームページのこの情報を参考に、こういう風にデザインしておきました」といったコメントを添えてくれることがあります。単に指示通りに作るだけでなく、 当社のビジネスモデルやWebサイトの情報を自らリサーチし、デザインに落とし込んでくれているのは非常に助かっていますね。

40ページの資料が差別化に貢献。挨拶訪問から「案件化」へ

──プロの品質が営業活動にどのようなプラスの影響を与えているか、具体的な効果を教えてください。

富樫様： お客様からの反応が非常に良いですね。挨拶訪問で40ページものデザインが完成された資料を持参する企業は珍しく、「これだけしっかりしたものを作ってきてくれたのか」と驚かれることも多いです 。

(営業本部 副本部長  富樫 保明様)

最大の成果は、この挨拶訪問がきっかけで、実際の商談や案件化につながるケースが出ていることです。作り込まれた資料をもとに市場動向や当社の取り組みをお話しすることで、お客様自身も気づいていなかった課題が浮き彫りとなり、ビジネスチャンスが生まれています。

──素晴らしい成果ですね！社内の業務フローや意識の面では、なにか変化がありましたか？

富樫様：スケジュール管理が非常にスムーズになりました。以前は締め切りに追われてバタバタと作成していましたが、現在は「HELP YOUに依頼する」ことを前提に、リリース時期から逆算して2ヶ月前から準備を始める体制が定着しました。

制作プロセスが整理されたことで、社内全体が余裕を持って本来の提案活動に注力できるようになったのは大きなメリットです。

まとめ

「挨拶資料」という、企業の顔となる重要なツールの作成をHELP YOUにお任せいただいているソフトクリエイト様。単なるデザインの美しさだけでなく、IT業界の専門的な文脈を理解し、顧客に「伝わる」資料へと昇華させることで、営業活動の強力な武器として活用いただいています。

HELP YOUの「資料作成プレミアム」サービスは、お客様のビジネスを深く理解し、伝えたいメッセージを最適なビジュアルで表現します。パワーポイントでの納品により、その後の編集や活用も自由自在です。

重要な商談やプレゼンテーションで、他社と差をつける「伝わる資料」を作りたいとお考えの方は、ぜひHELP YOUにご相談ください。

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2026年4月28日に開催された、HELP YOU無料オンラインセミナーレポートをお届けします。

今回のテーマは、「なんでも屋から脱却する総務改革」です。総務・バックオフィス部門が抱える“名もなき業務”の課題に対し、「仕組み（システム）」と「プロの人材（BPO）」を掛け合わせた実践的な解決策を紹介します。

■登壇者

	トビラシステムズ株式会社 営業企画部 企画統括室　岩崎博道 2021年にトビラシステムズ株式会社へ入社。クラウドPBXサービス「トビラフォン Cloud」の新規営業や商品企画に従事。現在はマーケティング担当として、イベントの企画やパートナーアライアンスの推進に注力している。
	HELP YOU 営業責任者　藤原昇平 通信、人材、製造の3業界で「0→1」の組織改革に従事し、人材サービス企業で経営企画部門の立ち上げと実務標準化を牽引。2024年株式会社ニットに入社。現在は同社のオンラインアウトソーシング「HELP YOU」の営業責任者として、バックオフィス部門の生産性向上を支援している。
	HELP YOU マーケティングチーム　岡本真理 株式会社リクルートにて新卒採用の総合提案営業に従事したのち、NEXCO中日本に新規事業の専任として入社。株式会社ニットにジョインした現在は、マーケティング＆営業担当として活躍中。

総務の現状とDXの落とし穴

岡本：
『月刊総務』の調査によると、総務担当者の約半数が「自分の仕事は正当に評価されていない」と感じていることが分かっています。

本来、総務は、
・働き方改革
・DX推進
・社内活性化
など、組織改革につながる業務へ取り組む役割があります。

ただし、現実には、
・電話対応
・備品管理
・名刺発注
・細かな確認業務
といった「名もなき業務」に追われているケースが非常に多いです。

＜総務部門で発生しやすい課題＞
・割り込み業務が多い
・業務範囲が広すぎる
・成果が見えにくい
・本来の業務に集中できない

岡本：
この状況を打破するために、「AIやツールを入れれば解決できる」と考えている企業も多いのではないでしょうか。しかし、実際にはツール導入だけで業務がなくなるわけではありません。

例えば、ツールを導入しても、
・担当者への共有
・顧客情報入力・更新
・折り返し対応
など、人が対応する実務は残ります。

DXの成果につなげるには、ツール導入の前後に残る作業も含めて設計する必要があります。

電話DX（クラウドPBX）による課題解決

岡本：
こうした課題を解決するには、どのようなフローを組めばよいのでしょうか。ここからは、電話DXによる課題解決について、岩崎様に解説していただきます。

岩崎：
電話は会社の重要なインフラですが、多くの非効率が潜んでいます。実際に多いのが、以下のようなお悩みです。

＜電話業務で多い課題＞
・営業電話への対応
・不要な取り次ぎ
・出社メンバーへの業務偏り

特に代表電話は、一度出てみないと誰からの電話かわかりません。そのため、本来必要のない電話にも対応せざるを得ない状況が発生します。

＜電話対応に関する調査データ＞
・約6割の企業が週1回以上の営業電話を受けている
・1社あたり年間約3,700件の営業電話対応が発生している

単純な時間ロスだけでなく、業務が中断されること自体が生産性低下につながっています。

こうした課題を抱える企業に活用していただきたいのが、「クラウドPBX」と呼ばれるクラウド型の電話サービスです。

岩崎：
従来の固定電話では、電話機が設置されている場所でしか受電できません。そのため、電話対応が出社メンバーに偏りやすいという課題がありました。

クラウドPBXは、従来の固定電話とは異なり、スマートフォンやPCから会社番号で受発信できます。

例えば、
・テレワーク中でも代表電話を受けられる
・電話対応が出社メンバーだけに偏らない
・クラウド上で設定変更できる
など、従来の電話環境で起きていた課題を改善できます。

また、トビラシステムズが提供するクラウドPBX「トビラフォン Cloud」では、営業電話対策にも力を入れています。

警察から提供された情報や独自調査をもとに、約3万件の迷惑番号データベースを保有しています。しつこい営業電話で業務が止まってしまう企業には、特に効果を感じていただいています。

さらに、
・発信元（企業名）の特定
・IVR（着信自動応答）による振り分け
・全通話自動録音
・AI自動要約
なども活用できます。

実際に「トビラフォン Cloud」を導入された企業では、以下のような成果が出ています。

 
岡本：
単に電話を受けるだけではなく、不要な電話を減らす・データを残す・適切な担当者へつなぐところまで含めて効率化できるのは非常に効果的ですね。

岩崎：
ただし、どんなに優れたツールを導入しても、最後には人が電話対応する業務が残ります。また、自社に合わせた運用設計やマニュアル作成も必要です。

オンラインBPOによる実務完結

岡本：
では、ツール導入後に残ってしまった実務をどうするか。ここからは「オンラインBPO」を活用した解決策を紹介します。

藤原：
現在、バックオフィスが「人手不足・採用難・属人化」という三重苦の状態になっている企業が非常に増えています。

これまでは、業務が増えたら採用するのが一般的でした。

しかし、現在は、
・求人を出しても応募が来ない
・採用できても定着しない
・ベテラン社員に業務が集中する
という状況が多くの企業で起きています。

だからこそ必要なのが、「自社だけで抱え込まない」という考え方です。外部の専門人材をチームのピースとして活用し、必要なときに必要なスキルを借りるという新しいリソース確保の形です。
 

オンラインBPOの本質

藤原：
BPOの本質は、単なる外注ではありません。

業務を切り出す過程で言語化・標準化を進め、再現可能な仕組みに変えていく。つまり、担当者の頭の中にしかない暗黙知を「会社の資産」へと変えていくプロセスです。

＜BPOの導入ステップ＞
STEP1. 業務の棚卸し・可視化
STEP2. 最適なフローを再構築（DX/AI/システム活用を含む）
STEP3. BPOチームが業務を回し、安定運用を定着させる

こうしたステップを踏むことで、業務を個人に依存するものではなく、誰でも再現できる仕組みに変えることができます。

課題解決の全体像：DX×BPO連携

藤原：
総務は本来、組織改善や福利厚生制度の設計など、より戦略的な仕事に集中すべきです。しかし、現実にはさまざまな雑務が断続的に発生し、集中力を奪っています。

藤原：
最近はAI万能説という空気もありますが、AIだけで業務は完結しません。実際にHELP YOUが実施した調査では、AI導入によって「逆に残業が増えた」と回答した人が13%もいました。

その背景には、
・AI出力の修正
・最終確認
・人による判断
など、人の作業が残るという現実があります。

だからこそ、DXで業務を減らし、残る実務をBPOで支えるという組み合わせが重要です。優秀なツールによる「デジタライゼーション」と、人による実務支援が組み合わさることで、初めてバックオフィス改革が前進します。

＜電話DX×BPOの連携フロー例＞
・受電・自動遮断：システムが迷惑電話をブロックし、必要な電話のみを受信
・データ化：通話内容をAIがテキスト化・要約し、チャットツールに通知
・実務実行：通知を受けたBPOチームが実務を代行（顧客データの入力、スケジュール調整、折り返し準備など）

オンラインBPOが経営に与える3つのインパクト

藤原：
オンラインBPOの活用によって、企業には大きく3つの変化があります。

特に重要なのは、「戦略的リソースシフト」です。人を増やしたり減らしたりするのではなく、今いる人が何に時間を使うかを見直すことが重要です。

そうすることで、これまで雑務に追われていた社員が、
・組織改善
・制度設計
・エンゲージメント向上
・売上につながる企画
といった、本来注力すべき業務へ時間を使えるようになります。

これが、BPO活用の本質だと考えています。

総務BPOのご相談はHELP YOUへ

藤原：
雑務を手放すことはゴールではなくスタートです。総務の本来の役割は、従業員エンゲージメントの向上や、経営戦略推進を支えることにあります。

私たちHELP YOUは、総務の皆様が「作業者」ではなく、「付加価値の創出者」として力を発揮できるよう、土台づくりを支援します。

総務BPOに関するご相談をご希望の方は、ぜひHELP YOUまでお問い合わせください。
現状を丁寧にヒアリングし、貴社に合った最適なプランをご提案します。

投稿 「なんでも屋」から脱却する総務改革 〜電話DX×オンラインBPOで実現する「自社で抱えない」バックオフィス新戦略〜 は HELP YOU に最初に表示されました。

株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」が、全国の25歳〜59歳のビジネスパーソン600名を対象に実施した調査（2026年3月・N=600）により、AIは作業時間の短縮や生産性向上に寄与する一方、利用者の90.6%が出力をそのまま使えず、効率化の裏側で新たな業務負荷が生まれている実態が明らかになりました。
本レポートでは、AI活用の現状・課題と、AI時代に求められる人とAIの役割分担について解説します。

調査サマリー

・業務でAIを利用している人は46.2%
・AI利用者の90.6%が出力を手直ししている
・AI導入で残業が減った人は26.0%、一方で増えた人も13.0%
・91.3%がAIと比較して「人間ならではの良さ」があると回答

調査概要

調査名：「ビジネスシーンでのAI利用」に関する調査
調査期間：2026年3月17日
調査方法：インターネット調査
調査人数：600人
調査対象：全国の25歳～59歳のビジネスパーソン（会社員、経営者・役員）
調査元：株式会社ニット（オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」運営）

業務でAIを使っている人はどれくらいいる？

「業務においてどの程度AIを利用していますか？」という質問に対し、AIを業務で利用していない人が53.8%と半数以上を占めました。AIが普及しているイメージとは裏腹に、まだ多くのビジネスパーソンが業務にAIを取り入れていない実態が明らかになりました。
一方で、AIを業務で利用している人は46.2%、1日1時間以上利用するヘビーユーザーは13.5%存在しており、「使わない層」と「日々活用する層」の二極化が浮き彫りとなっています。

業務でAIを使わない理由は何か？

AIを業務で利用していない人への質問では、最も多い理由が「業務上、特に必要性を感じていない」で50.8%を超えました。一方、「周囲に使っている人がおらず、始めづらい」との回答が26.3%見られるなど、組織環境がAI活用の障壁になっている実態も明らかになりました。

業務で使われているAIツールは何か？

業務でAIを活用している人に利用ツールを複数回答で聞いたところ、ChatGPTが57.4%と最も多く利用されていることがわかりました。次いでGemini（43.3%）、Copilot（28.2%）が続いており、日本のビジネスシーンではこの3ツールが主流となっています。

さらに「最も利用しているAIツール」を聞いたところ、ChatGPTが40.4%と圧倒的に高く、Gemini（24.6%）、Copilot（19.9%）が続きました。ChatGPTはAI活用を一般に広げたサービスとして依然として仕事の現場で中心的に使われていることがわかります。

AIはどんな業務で使われているのか？

AIをどのような用途で利用しているかを聞いたところ、「メール・社内外文章の作成」（48.0%）や「文章のトーン調整・言い換え案の作成」（41.2%）、「議事録作成・要点整理・要約」（30.7%）といった文章を扱う業務での利用が多い結果となりました。
アイデア出し・企画や資料作成（32.5%）などのクリエイティブ領域から、コーディング・開発補助（11.2%）などの専門分野まで、幅広くAIが活用されていることも確認できました。

AI導入で本当に業務は効率化するのか？

AI導入による具体的な効果としては、49.5%が「作業時間の短縮」を挙げ最多となりました。続いて「業務全体の生産性向上」（30.3%）、「業務品質・アウトプットのクオリティ向上」「作業ミスが減った」の順で、情報整理や意思決定のスピード向上など、業務全体のスピードアップに貢献していることがわかります。

AI導入で残業は減るのか？

AI活用による残業時間の変化については、残業が「減った」と回答した人が26.0%に上りました。一方、逆に「残業が増えた」と回答した人も13.0%存在しており、AI導入が必ずしも残業時間の削減に直結しているわけではない実態が浮き彫りになりました。

残業時間が増えた理由は？

残業が増えた理由として、「AIの出力を業務で使える水準まで整える工程が必要になった」が66.7%と最も多く、次いで「AIの出力内容が正しいかを確認する工程が新たに発生したため」（41.7%）という結果になりました。また、「AIにより、これまで他人に任せていた業務を自分で行うようになった」（27.8%）という回答もみられます。

AI業務活用における課題や不満は何か？

AIを業務で活用する中での課題・不満について聞いたところ、「AI出力の正確性や信頼性に不安を感じている」（33.2%）、「生成結果をそのまま使えず、結局人の手で仕上げる必要がある」（22.0%）が上位を占めました。また「AIにうまく指示を出すのが難しい」という回答も21.3%に上りました。
これは、AIは業務効率化に寄与する一方で、実務では“そのまま使える完成品”ではなく、“人が仕上げる前提の下書き”として使われている実態がうかがえます。

AIのアウトプットはそのまま使えるのか？

AIが生成するアウトプットについて、90.6%のユーザーが何らかの手直しを行っていることが判明しました。さらに手直しに1時間以上かけているユーザーも11.2%存在しており、AI出力を実務レベルに仕上げるための人的コストが依然として発生している実態が明らかになりました。

AI時代でも人間の役割は必要なのか？

91.3%がAIと比較したときに「人間ならではの良さ」があることを感じていることが判明しました。AI活用が進む中でも、人間が持つ独自の価値・能力が依然として高く重要視されている実態が示されています。
「人間ならではの良さ」として特に多く挙げられたのは、「関係者との調整やコミュニケーションができる」（28.2%）、「相談しながら一緒に進められる」（27.4%）、「曖昧な指示でも柔軟に対応できる」（25.6%）などです。AIが情報処理や下書き作成を担う一方で、調整・判断・責任を伴う領域では、依然として人の関与が不可欠であることがわかります。

まとめ｜AI活用は本当に業務効率化につながるのか？

AI利用は二極化しているのか？また効率化の効果はあるのか？

AI活用は進んでいる一方で、利用していない層も多く、活用状況は二極化している。
業務でAIを利用している人は46.2%にとどまる一方で、活用している層の約半数が「作業時間の短縮」などの効率化効果を実感している。

AI導入で業務は楽になるのか？残業が増える理由は何か？

AI導入は効率化に寄与する一方で、手直しや確認工程により負荷が増えるケースもある。
残業が減った人は26.0%だった一方で、増えた人も13.0%存在し、その主な理由は「AI出力を実務レベルに整える手直し」や「内容確認の工程」が新たに発生することにある。

AIのアウトプットはそのまま使えるのか？

AIの出力はそのまま使えるケースは少なく、人による修正が前提となっている。
AI利用者の90.6%が何らかの手直しを行っており、1時間以上修正に時間をかけるケースも見られるなど、実務レベルに仕上げるための人的コストが発生している。

AI時代でも人間の役割は必要なのか？

AI活用が進んでも、調整・判断・責任を担う領域では人の役割が不可欠である。
実際に91.3%が「人間ならではの良さ」を実感しており、関係者との調整やコミュニケーション、曖昧な指示への柔軟な対応などはAIでは代替しにくい価値として挙げられている。

今回の調査から、AIは業務効率化に有効である一方、そのまま実務で使えるケースは多くなく、人による確認・調整・判断が不可欠であることが明らかになりました。
AI時代に求められるのは、AIに置き換えることではなく、人とAIの役割を最適に分担することです。

本調査について

本調査は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」が実施しました。今回の調査では、AIは業務効率化に寄与する一方で、「出力の手直し」や「内容確認」といった工程が新たに発生し、現場では必ずしも負荷が減っていない実態が明らかになりました。このような課題は、単にAIツールを導入するだけでは解決できず、「どこまでをAIに任せ、どこからを人が担うのか」という業務設計が重要になります。
こうした課題に対し、HELP YOUは、AI×人の次世代型BPOサービスの「HELP YOU+Tech」のサービスを開始しました。優秀な人材とテクノロジーを組み合わせ、業務をより正確かつスピーディに進める支援を行っています。AIの活用において発生する「手直し」や「確認」「調整」といった業務も含めてサポートすることで、単なる効率化にとどまらず、業務全体の最適化を実現します。
「AIに任せきるのは不安」「ツールは導入したが現場が楽になっていない」「何から改善すべきかわからない」といった課題をお持ちの企業様に対し、実務に即した形での業務改善をご提案しています。

HELP YOU+Tech 公式サイト：https://help-you.me/tech/

調査データの引用・転載について

本調査データを引用・転載される際は、必ず出典として「HELP YOU調べ（株式会社ニット）」と明記いただきますようお願いいたします。Webページ（メディア・ブログ等）への掲載の場合は、該当ページへのリンクも併せてご設定ください。

投稿 AIの業務利用実態調査｜AI利用者の90.6%が出力を手直し、人×AIの役割分担が重要に は HELP YOU に最初に表示されました。