【発行編】請求書発行の効率化｜属人化をゼロにする「標準化」戦略
登壇者
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株式会社LayerX バクラク事業部 パートナーアライアンス部 浦 亮介
新卒で専門商社にてエンタープライズセールスを経験した後、会計事務所を起業。 |
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HELP YOU 経理プレミアム パートナーセールス・業務改善コンサルタント 末吉 結布子
HELP YOUの新規事業企画にて経理プレミアムを立ち上げ。現在は、経理部門のお客様を中心としたDX支援、業務改善コンサルティングを行いながらBPaaS領域でのサービス強化のため、パートナーセールスを担当。 |
この記事でわかること（3つのポイント）
- 印刷・封入・郵送の手間とコストを削減し、ワンクリックで発行を自動化する手法
- 開封状況の可視化やポータル上での金額修正で、催促や再発行の手間を減らす仕組み
- 発行データを入金確認へ自動連携し、月末の消込や債権管理の負担を減らす方法
1. レガシーシステムと値上げの壁：現場を圧迫する「紙の請求書発行」
末吉（HELP YOU）： 浦さん今回もよろしくお願いします！第5回のテーマは、請求業務の「標準化と効率化」です。これまでは受け取る側のDXについてお聞きしてきましたが、実は発行する側も、アナログな作業やブラックボックス化に頭を抱えている現場も、まだまだ多いのでは？と感じています。
浦氏（LayerX）： おっしゃる通りです。例えば製造業や医療法人様だと、何十年も前に作った基幹システムがいまだに現役でバリバリ動いていることも珍しくありません。ただ、システムを刷新するとなるとコストもリスクも膨大ですよね。結局「データは出せるけど、最後は結局紙に印刷して、手作業で封筒に入れて送る」っていう昔ながらのやり方を続けざるを得ないのが実情です。
末吉： 最近は郵便料金の値上げも続いていますし、紙のまま送り続けること自体、経営的にも無視できない負担になってきていますよね。月末に印刷や封入作業でバタバタしている現場を拝見すると「もっと他に注力すべき重要な業務があるはずなのに…」と、生産性の面でもすごくもったいなく感じてしまいます。
浦氏： 現場のモチベーションにも関わりますよね。かといって、基幹システムの大改修を待っていたら何年もかかってしまいます。そこで、「今の環境はそのまま活かしつつ、発行業務のところだけを切り出してスマートに自動化しちゃいましょう！」というのが「バクラク請求書発行」の考え方です。
末吉： おっしゃる通りですね。ただ、導入直後の「過去の送付ルールの整理」や「取引先ごとのマスタ登録」といった初期の準備段階で手が止まってしまう企業様も多いです。そうした「導入の壁」を、私たちHELP YOUが伴走して取り除くことで、スムーズに運用開始できるのが強みですね！
2. 結合PDFの自動分割から郵送代行まで：添付書類も電子化する「バクラク請求書発行」
末吉： 今あるシステムを否定せずに並走できる柔軟性は、かなり喜ばれそうですね。実際のデータ連携はどのように行うのでしょうか？
浦氏： これがすごくシンプルで、既存システムから出したCSVやPDFをアップロードするだけです。特筆すべきなのは、古いシステムにありがちな「何百件分も1ファイルにまとまったPDF」も、AIが自動で宛先ごとにバラしてデータ化してくれる点です。これまで人間が手作業でポチポチ切り出していた作業が、完全になくなります。
末吉： それは画期的です！現場の負担が一気に軽くなりそうですね。分割した後の送付についても、メールだけでなく郵送代行までカバーしているんですよね？
浦氏： その通りです。紙での受け取りを希望される取引先には、ワンクリックで印刷から発送までバクラクが完結させます。以前支援した医療法人様では、月に数千件もの請求書のためにパートの方々を雇っていましたが、導入後はシステム操作だけで全行程が終わるようになって、人員配置の最適化にも成功したんです。発行数が多い企業様ほど、その投資効果は顕著になります。
末吉： なるほど。ただ、細かい設定ができる分、マスタ管理の網羅性も重要になりますよね。私たちはこうした各社固有のルールを一つひとつ棚卸ししてバクラクへ反映させる作業や、イレギュラー発生時の問い合わせ窓口対応までカバー可能です。システム設定を常に最適な状態に維持することも、私たちの役割だと考えています。
3. 開封状況の可視化とポータル管理：修正や催促のコミュニケーションコストを削減
末吉： 送って終わりではなく、その後の「取引先とのやり取り」までスムーズに行うことのできる仕組みがある点がバクラク請求書の魅力ですよね。
浦氏： そうですね、そこは「送付先ポータル」が鍵になります。取引先がいつ開封したかをリアルタイムで見れるので、支払期日前の未開封先を特定して、ピンポイントで催促できます。また、発行後に取引先から「ここの金額が違っているから、修正して再発行してほしい」と言われた場合も、従来のように慌てて印刷し直して再郵送する必要はありません。ポータル上で金額を修正・差し替えるだけで最新のデータが共有され、取引先側もポータル上で「承認」「差し戻し」のステータスを返せるため、社内外のラリーに伴うストレスや工数負荷が激減します。
末吉： 発送後のステータスが見える化されると、経理や営業の皆さんの精神的な不安もかなり解消されそうですね！
浦氏： まさにそうです。「相手が確認してくれたかな？」とソワソワしなくて済むだけで、管理の質は劇的に変わりますからね。
末吉： 企業によって「A社はメール添付でいいけれど、B社は独自の納品書や勤務表を同封してほしい」といった、顧客ごとの個別ルールやフォーマット（レイアウト）の指定があると思います。これらも「バクラク請求書発行」で一元管理できるのでしょうか？
浦氏： もちろんです。「バクラク請求書発行」はレイアウトの再現性が非常に高く、業種ごとの書式に合わせたカスタマイズや、外資系企業様向けに英語でフォーマットを作ることも可能です。
例えば、イベント費用などで「全体で100万円の請求だけど、50万円の外注費を引いて、差し引き50万円が今回の請求になります」といった細かい明細・内訳を書きたいというオーダーにも柔軟に対応できます。他社のクラウドツールだと、独自の同封書類（PDF）を請求書と一緒にまとめて送る機能が付いていないケースが意外と多いのですが、バクラクなら取引先マスタごとに「送付方法」や「同封書類の有無」を設定して自動で打ち分けることができますよ。
末吉： それは心強いですね！私たちHELP YOUも自動化設定と並行して、取引先様へのご案内文作成や移行期間のサポートを担当し、皆さんが安心して新しい運用へ移行できるよう丁寧に伴走しています。
4. 発行データがそのまま入金確認へ：後段の「債権管理」をなめらかにする連携メリット
末吉： 入り口でデータが綺麗に揃うと、経理担当者が最も頭を抱える「入金消込」へのステップもかなり楽になるんですよね！
浦氏： まさにその通りです。売上データを入り口で整えておけば、その後の業務すべてがスムーズになります。経理担当者に「最も負担の大きい業務」を尋ねると、高確率でこの「入金消込」が挙がります。これは「請求書の宛名」と「実際の振込名義」が一致しないといったイレギュラーが頻繁に発生するからなんです。
末吉： 確かに親会社名義での振込や、小規模な取引先様での代表者個人名義、さらには手数料を差し引いた金額での入金など、様々なイレギュラー対応を目視によって突合する作業は担当者にとって非常に大変な作業ですよね。
浦氏： そうなんです。そこで、「バクラク請求書発行」のデータを「バクラク債権管理」と連携させれば、銀行の入金履歴と請求データをAIが自動照合してくれます。名義の表記揺れがあっても、高い精度で消込候補をレコメンドしてくれるため、Excelと睨めっこして1円の不一致を探し回るようなアナログな工数は一気に解消されます。
末吉： 発行データがそのまま入金確認へ繋がるからですね。銀行口座と同期するだけで全データを紐づけることができるため、かなりの作業工数を削減することができますよね。消込の工数を減らすだけじゃなく、債権管理全体の精度アップもかなり期待できそうです！さらに、どうしてもシステムで自動化しきれない「極めて稀なイレギュラー入金」の調査や、取引先への確認連絡など、最後の一手間を私たちが代行するので、経理担当者は本当の意味で「手離れ」ができるようになりますね。
5. 初期設定から毎月の発行実務まで「まるっと」お任せ：自社に実装し現場に定着させる HELP YOUの伴走力
末吉： 月間の発行数が100件を超えるような企業様なら、「バクラク請求書発行」を導入するだけで劇的なコスト削減と工数削減を実現できますね。たとえ数十件程度のミニマムな運用でも十分に効果を実感いただけますが、一方で「テンプレートの初期設定」や「顧客ごとの送付ルールの整理」を社内リソースだけで完結させるのはハードルが高い、という懸念も耳にします。
浦氏： まさにおっしゃる通りです。そこが、HELP YOUのようなBPOパートナーとセットで導入いただく最大のメリットですね。どんなに優れたシステムでも、初期設定や個別ルールの落とし込みといった「実務の整理整頓」には、どうしても人の手が必要になります。特に発行ボリュームの多い企業様ほど、切り替え時のパワーが必要ですから。
末吉： ありがとうございます。私たちHELP YOUは、既存システムからのデータ連携フロー構築から、煩雑なマスタ設定、さらには毎月の発行や消込実務までを「まるっと」代行いたします。バクラクという強力な武器を、私たちがしっかり伴走して現場に定着させます。ツールと私たちがタッグを組めば、バックオフィスは「作業をする場所」から「経営を支える戦略の拠点」へと生まれ変われるはずです。属人化や日々の発行業務に悩んでいる方は、ぜひ一度ご相談ください！
【次回予告】本連載では経理DXの具体的な手法をさらに深掘りしていきます。
第6回【承認編】承認フローの最適化｜意思決定を停滞させない「内部統制×スピード」の運用設計
など、実務に役立つヒントをお届けします。お楽しみに！
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