HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ーチームメンバー10人の時差を活かした24時間対応の大規模プロジェクトです。

決済サービス企業の月450時間を超える案件についてです。HELP YOUのチームメンバーは約10名で、私はディレクターとしてそのチームをまとめています。国内メンバーだけでなく、海外在住のメンバーもアサインすることで、時差を活かした24時間対応の体制を構築しました。

業務の内容は、届いた書類を確認して審査に回すというものです。ひとつひとつの手順やルールに正確性が求められる業務で、最初は覚えることが多かったです。まずは私が、お客さまがまとめてくださった情報とレクチャーをもとに手順を整理し、誰が見ても迷わず進められるようにマニュアルを作りました。実際の運用の中で生まれた疑問点は、お客さまと確認しながらFAQとしてまとめ、チーム全体で知識を共有し「わからない」を減らす仕組みづくりを進めました。

安定して運用できるようになるまでには4〜5ヶ月ほどかかったと思います。その間も、お客さまとの定例ミーティングを重ねて、業務ルールの統一や進め方の見直しを何度も行いました。最終的には、私だけの力ではなく、チームメンバーひとりひとりの工夫と協力が積み重なり、より良い体制を作ることができたと感じています。

今では、お客さまと少しずつ関係性が深まり、気軽にご相談いただける場面も増えてきました。お仕事をご一緒する中で、HELP YOUが担当する業務の内容や範囲が少しずつ広がっていったことも、とても嬉しかったです。最初に関わっていた部署だけでなく、他の部署の方からも新たにご契約をいただけた際には、「お客さまの想いに応えていきたい」と、より一層強く感じました。

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ーお客さまの“依頼の準備の手間”をできるだけ減らすことを大切にしています。

お客さまは忙しいからこそアウトソーシングを利用されています。でも、いざ依頼しようとすると、「まずは業務を整理しなきゃ」と考えてしまう方が多くて。
その“整理する時間”すら取れなくて、結果的に依頼自体が後回しになってしまうこともあるんですよね。だから私は、「きれいに整理してから…と思わずに、とりあえず気軽に声をかけてください」とお伝えしています。打ち合わせや画面共有の中で一緒に確認しながら、こちらでマニュアル化や仕組み化を進めていくこともできます。お客さまが依頼しやすいように最初の一歩を軽くすることを大事にしています。

そして、私はいつも「お客さまの会社の一員として働く」という気持ちで関わっています。その方が、細かな気づきや改善提案もしやすく、仕事がよりスムーズに進みます。あまり“外部スタッフ”という線を引きすぎると、本当に必要な部分に入り込めない気がしていて。だからこそ、できるだけお客さまのチームの中に入って、一緒に動くようにしています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ー「ありがとう」「助かりました」とお客さまに言っていただけたときは本当にうれしいですね。

その一言で「ああ、この仕事をやっていてよかったな」と思えます。

あとは、いろんな業界や企業の仕事に関われるのも、この仕事の魅力です。たとえば広報や営業支援、審査業務など、企業によって内容も使うツールもまったく違います。
「こういう仕組みがあるんだ」「こんな業務のやり方もあるんだ」と、毎回新しい発見があります。それが自分のスキルアップにもつながっていて、日々成長を感じられます。

HELP YOUでは、世界中にメンバーがいて、私のチームにもスペインやトルコ、チェコなど、いろんな国から参加している仲間がいます。時差を活かして24時間体制で業務を回せたり、お互いの働き方や文化を知ることができたり。国や時間が違っても、同じ目標に向かって動けるのは本当に面白いです。みんなが頑張っている姿を見ると、「自分ももっと頑張ろう」と自然に思えます。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ーいろんなスキルや経験を持ったメンバーがたくさんいます。

例えば、「この業務をお願いしたいけど、こういうスキルも必要」といった場合でも、社内で新しく人を採用して育成しようとすると時間もコストもかかりますよね。
でもHELP YOUなら、必要なスキルを持った人をすぐにチームにアサインできるんです。たとえば今月は経理サポート、来月は営業資料づくりなど、状況に合わせて柔軟に人や体制を組み替えられる。それがHELP YOUの大きな魅力だと思いますので、気軽にご相談をいただけるとうれしいです。

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※掲載スタッフを直接ご指名いただくことはできません。