株式会社情熱　納品チーム マネージャー 金谷 武様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

人手不足、情報共有の仕組みが整備されていない、業務内容が専門的でスキルや経験が必要である、などといった場合に、業務は属人化してしまいがちです。

「担当者しか分からない」「担当者が休むと業務が停滞してしまう」といった状況は、組織としては避けたいもの。企業向けの研修事業を展開している株式会社情熱で研修講師を務める金谷武さまは、講師陣の属人化した業務を標準化するため、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入しました。

HELP YOUは、オンラインミーティングで依頼したい業務を説明しただけで、マニュアルに落とし込み、効率的に業務を進めてくれたといいます。今回は、金谷さまに、HELP YOU導入後の効果について伺いました。

「情熱」をセルフマネジメントできる人材を育成するマインド研修

──株式会社情熱さまの事業内容について教えてください

当社は、企業向けの研修事業を行っている会社です。新卒研修、リーダー研修、マネージャー研修、管理職研修、役員研修といったさまざまな階層向けのプログラムを展開しています。

私たちは、ミッションとして「１人でも多くの情熱家を輩出し、日本を情熱的にする。」と掲げています。情熱家とは「自ら目的・意義を見出し、諦めずに挑戦し続ける人材」のことです。当社は、クライアント企業がそうした人材を育成し、組織の力を最大化できるように、主にマインド面の研修を提供しています。

大きな特色は、研修内容をオーダーメイドでカスタマイズしている点です。基本のコンテンツはあるものの、クライアント企業の業界や職種に応じて内容を調整し、企業ごとの課題に合わせたカリキュラムで研修を実施しています。これにより、離職率の低減やリーダー層の育成など、具体的な成果を上げています。

──HELP YOUに業務をご依頼いただいている部署は、どのような役割をされている部署でしょうか

当社には、大きく分けて、実際の研修を担当する「納品チーム」と、クライアントから研修事業を受注してくる「営業チーム」があります。HELP YOU導入時は「納品チーム」の仕事をお願いしていましたが、現在は「営業チーム」からも業務を依頼しています。

マニュアル化されていない業務に対応できることが導入ポイント

──アウトソーシングサービスを利用しようと思った背景を教えてください

当社は、新入社員研修の機会が多い4月が一番の繁忙期です。毎年4月が終わった段階で、次の年の売上計画を作成しますが、その時点で「今の納品体制では来期4月の計画値に対応できない可能性が高い」と予想されました。そこで、春に向けて採用を増やすことと、切り出せる業務をアウトソーシングすることの2軸で検討を始めました。

4月の山場に向けた準備は年明けから本格化するので、その前に体制を整備する必要性を感じ、HELP YOUの利用を開始したのは、昨年の11月頃です。

──HELP YOUを知ったきっかけと、外注先としてHELP YOUを選んだ決め手を教えてください

実は、御社の広報担当の方と知り合いで、HELP YOUのことは以前から知っていました。特にその方から利用を勧められたわけではありませんが、社内でアウトソーシングサービスの検討が始まった際、自然と選択肢の一つにHELP YOUが浮かびました。その方が関わっている会社のサービスなので、「信頼できるだろう」という安心感があったのだと思います。

最終的にHELP YOUを選んだ決め手は、営業担当の方が、当社のアウトソーシングに関する課題や懸念点を丁寧にヒアリングし、一緒に解決策を見つけていく姿勢を示してくれたことです。

当社には、マニュアルらしいマニュアルもないため、依頼したい業務が属人化しているという課題がありました。しかし「マニュアル作成からサポートできます」と言っていただき、当社の状況に最適なサービスだと感じました。

比較検討していた他社は、自社のサービス紹介に重点を置いていた印象がありました。そもそも「何をどう依頼して良いか分からない」状態だったので、他社との商談では、当社の状態で依頼できるのかといった不安が解消されないままだったように思います。一方で、HELP YOU営業担当の方との商談の終わりには「ここなら、大丈夫そうだ」と気持ちが固まっていました。

細かい説明無しで依頼できる手離れの良さ

──ありがとうございます！　担当営業にも伝えます！　現在HELP YOUにご依頼いただいている業務の内容と依頼時の進め方を教えてください

納品チームでは、研修資料の画像や文章の微調整、印刷会社への受講生用テキストの入稿準備、研修後のアンケート作成などを主に依頼しています。これらの業務は、HELP YOUと共有している「業務依頼シート」に簡単な内容を記載したうえで、ビジネスチャットツールで「新しい業務を依頼しました」と連絡すれば、特に詳しい説明をしなくとも対応していただけています。当社の社員に依頼するのと同じ感覚です。

研修で言うと、概要や使う資料のURLなど、1つの研修の情報を1つのスプレッドシートにまとめているので、「業務依頼シート」に「〇〇研修のアンケート作成」などと書いただけで、該当する研修のスプレッドシートを見て担当スタッフの方が作業を開始してくれます。

▼HELP YOUと共有している「業務依頼シート」

──依頼に手間がかからない仕組みになっているのですね。最初はどのようにしてHELP YOUに業務を引き継いだのでしょう？

初めて依頼する業務は、HELP YOUディレクターとミーティングを行い、実際に私が作業する画面を共有しながら、業務の内容や手順について説明しました。ディレクターさんは、毎回内容を録画し、正確に業務内容を汲み取ってくれています。

そこから、依頼した業務の内容をHELP YOU側でマニュアル化し、実務を担当するスタッフさんに共有してもらう流れです。

「絶対に担当を変わってほしくない」と思わせるディレクターの提案力

──金谷さんが実際にやりとりしているのは、窓口担当であるディレクターだけですか？

はい。実務担当のスタッフさんの名前は業務依頼シートで確認できますが、直接やりとりをするのはディレクターさんだけです。

担当ディレクターの方が、とても優秀で本当に助かっています。先ほども言ったように、マニュアル化されていない作業ばかりなので、こちらも整理しきれていないまま依頼することがあります。そのような状態でも正確に業務内容を理解し、「こういうやり方で対応できます」と提案してくれます。提案力が素晴らしく、今まで対応できないと言われた業務はありません。

──嬉しいお言葉です！　具体的にディレクターからはどのような提案がありましたか？

例えば、数か月前から始まった営業チームからの依頼業務です。外注のテレアポ部隊から「アポが取れた」と連絡があった場合に、カレンダーへの登録や商談用ZoomのURLをお客様に送信する作業をHELP YOUにお願いしています。当初、アポがいつ取れるか分からないため、迅速な対応が難しいと感じていました。そこでディレクターさんに相談したところ、「毎日決まった時間に、30分〜1時間程度スタッフを待機させて対応する」という体制を提案してくれました。これにより、タイムリーな対応が可能になり、アポが取れたお客様へ素早いアクションがとれています。

また、当社HPに掲載する社員インタビューを更新したいと思い、ライティング業務のご相談をしたことがあります。社員へのインタビューから記事化までをお願いしたところ、「取材時間を含めると多くの工数がかかってしまうので、質問事項に対する回答を社員さんに簡単に記述してもらい、それをライターがインタビュー風に記事化しますよ」と効率的な方法を提案してくれました。こちらの契約時間も考慮した最適な進め方を考えてくれるディレクターさんの姿勢に信頼感がさらに高まりました。

他にも、AIを活用した新しいサービスの導入を進めていた研修について、HELP YOUのメンバーを集めてもらい、模擬研修を体験してもらったこともあります。

私は導入当初からディレクターさんの素晴らしさを痛感していたのですが、最近業務を依頼するようになった営業チームからも絶賛の声が上がっていて、「絶対に担当を変わってほしくないよね」と、話しているところです。

業務フローが最適化され生産性が向上

──ディレクターの対応に満足いただけて嬉しいです。実際の納品物や作業のクオリティはいかがでしょうか

クオリティにも満足しています。初回の作業は時間がかかるだろうと見積もっていましたが、実際には想定以上の速さでした。初期には「もっとこうしてほしい」といった要望もありましたが、一度の指摘で次回には確実に改善されています。そして、実務担当者が変わっても同じクオリティが維持されています。1つの業務の作業時間もどんどん短縮されていて、依頼できる業務が増えました。ディレクターさんの適切なディレクションのもと、スタッフさんも良質なお仕事をされているのだと感じています。

──ありがとうございます！　HELP YOUを導入後に感じた効果や、御社内の変化があれば教えてください

まずは、生産性が大幅に向上しました。属人化していた業務が、HELP YOUのサポートでマニュアル化され、短時間で処理できるようになりました。外注か内製かに関係なく、業務そのものの生産性を上げてもらったと思います。

その結果、納品チームも営業チームも、お客様とのコミュニケーションや提案内容を考えることに多くの時間を割けるようになり、コア業務に集中できる環境が整いました。

まとめ

金谷さまは、繫忙期と閑散期でHELP YOUへ依頼する業務量にバラつきが生じてしまうなか、ディレクターが先回りしてスタッフの確保や準備を行ってくれることにも依頼しやすさを感じてくださっているそうです。「今後も研修の質を維持しながら、売り上げや案件数を増やしていくには、HELP YOUのサポートが欠かせない」と締めくくってくださいました。

依頼したい業務があっても、属人化していて切り離すことが困難な場合、外注するまでの業務の棚卸しが煩わしく感じるかもしれません。しかし、HELP YOUでは、普段の業務の進め方を見せていただければ、効率的なアウトソーシング方法をご提案のうえマニュアルを整備して対応いたします。

依頼できるか分からない業務でも、まずはお気軽にご相談ください！

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