経理のアウトソース化で企業成長を促進。リソース拡充で生じた意識の変化とは?

株式会社Ai.Connect 須田様
インタビュアー 株式会社ニット 中野由莉子

無料インターネット設備の賃貸集合住宅向けサービス「アイネット」(https://ainet.life/)を中心に、さまざまな事業を展開する株式会社Ai.Connect(アイコネクト)。

さらなる企業成長のためには管理部門の強化が不可欠と考え、今後業務量の増加が予想される経理のアウトソース化のためにHELP YOUを導入しました。

最初こそリソースの拡充が目的でしたが、導入により社内に思わぬ変化が生まれたといいます。導入前後のエピソードや、実際のサービス活用法を伺いました。

社内のメンバーがコア業務に集中できる環境を

──御社の事業内容をお聞かせください。

ネットワーク事業、光コラボレーション事業、アライアンス事業、WEB事業の4つの事業を展開しています。現在は、無料インターネット設備の賃貸集合住宅向けサービス「アイネット」が主力サービスです。今後は、アイネットの仕組みを生かした、新規事業開発に注力していきたいと考えています。

──そのような背景もあり、今回、リソース拡充のためにHELP YOUを導入されたのですね。

上場も視野に入れて今後の企業成長を考えた時に、経理業務に充てられるリソースが不足していました。組織として管理体制を整えるにあたって、経理業務が増えることが予想されます。

新しく社員を採用することも検討したのですが、求める人材にはなかなか巡り会えません。簿記2級などの資格を持っている方はたくさんいらっしゃいますが、実務レベルにおける即戦力となると別の話です。また、本社が宇都宮市にあるため、都市圏と比べると採用候補者の人数に限りがあります。

しかしながら、未経験者を採用して一から育てるコストを考えると、すでに専門スキルを持っている外部の方に依頼するのが最適、という判断に至りました。

人手不足に加え、現在経理を担当しているメンバーがコア業務に集中できる環境を整えたいという思いも、HELP YOU導入の背景にはあります。外注できる業務は他社にお願いして、社内の優秀なメンバーには、組織運営の中核を担う仕事を任せたいと考えました。

そこで、12社ほどアウトソーシングサービスを比較し、選んだのが株式会社ニットが運営するHELP YOUです。

外注にあたって会社としての「信頼性」を重視

 

──導入の決め手は何だったのでしょう?

各社の資料を読み込み、絞り込んだ3社と議論を重ねたうえで、最終的には営業担当者の人柄で決めました。

1社につき2〜3回はミーティングの場を設けたと記憶しています。HELP YOUの営業担当者については、こちらの要望に対して真摯に向き合い、対応が難しい内容についても理由を添えて丁寧に説明してくれた姿勢に誠実さを感じましたね。

全てクライアントの要望通りに進める会社が良い会社とは限りません。互いの事情を考慮し、結果的にWin-Winとなる落とし所を見つけてくれたので、当社としても納得感がありました。

お付き合いする会社を選ぶにあたって、私は「信頼」を最も重要視しています。今現在、人手が足りないから間に合わせで業務を依頼するのではなく、長くお付き合いを続けていきたいためです。

営業担当者の姿勢=会社の姿勢であるといえます。担当してくださった方の真摯な対応を見て、信頼に足る会社だと感じ、HELP YOUを選びました。

──ありがとうございます! 経理業務のなかでも、具体的にどのような内容でHELP YOUをご利用いただいていますか?

法人クレジットカード利用の仕訳入力と証憑書類との突合、支払業務、従業員立替精算の一次承認作業、購買関連資料の作成・メンテナンスなどです。

中でも、法人クレジットカード利用の関連業務がリソースの5割を占めます。カード利用件数は月に150件ほどあり、社内のリソースだけで対応しようとすると工数がかかるのでHELP YOUにお願いできて助かっていますね。

HELP YOUは共に業務改善を担うパートナー

──経理業務のアウトソース化はスムーズに進みましたか?

はい、わずか2か月ほどで引き継ぎが完了しました。最初こそビデオ会議で頻繁にやりとりをしていましたが、今はほとんどChatwork(※1)での会話だけで済んでいます。

以前、利用していた他社のアウトソーシングサービスと比べても、HELP YOUのディレクター(※2)は優秀ですね。複雑な業務も多いのですが、一から十まで説明しなくても、こちらの要求を瞬時に汲みとって対応してくださるので助かります。

それに、当社のことを大事に思ってくれているのが伝わってくるので信頼できますね。人柄も素敵なので、隔週のミーティングでお話しするのが楽しみなくらいです(笑)。

アウトソーシングサービスの価値を分けるのは、やはりディレクターの質だと強く思います。その点、HELP YOUのディレクターは会社の方向性をきっちり理解し、伴走してくれるパートナーのような存在です。アウトソーシングというと、言われたことを最低限こなすイメージで、実際に「マニュアルにない業務は対応しません」という会社も多いと思います。

しかし、HELP YOUと出会ってその印象はがらりと変わりました。いわゆる”アシスタント”の域を超えて、業務改善の提案までしてくれる点に魅力を感じています。仕事を依頼する側も、今抱えている課題やその解決策を、必ずしも明確に言語化できるわけではありません。

だからこそ、痒い所に手が届くHELP YOUのホスピタリティ精神はありがたいですね。

※1 リアルタイムにテキストのやりとりができるチャットツール。
※2 実務を担当するHELP YOUスタッフとお客様との間に入ってプロジェクトの進行管理を行うメンバー。

手が空くことで生まれた社内メンバーの主体性

──HELP YOUを導入する前後で、社内にどのような変化がありましたか?

HELP YOUの利用を始めてから2ヵ月しか経っていないにもかかわらず、社内で経理を担当していた女性が、コア業務に集中できる体制がすでに整いつつあります。業務をアウトソースすることで、彼女自身にも良い変化が生まれているようです。

以前は目の前にある業務で手一杯でしたが、HELP YOUに依頼したことで、担当者に余裕が生まれ「この仕事をやってみたい」と自ら手を挙げてくれるようになりました。やりたいことにチャレンジできる環境なので、モチベーションが上がったように見てとれます。

また、HELP YOUのディレクターとやりとりをするなかで彼女の視座が上がり、マネジメント視点を持って仕事に取り組めるようになったと感じます。派遣社員に対する接し方にも変化がありましたね。

もともと、彼女は外資系の企業でマネージャーを務めた経験があるのですが、リソース不足もあって、その能力を発揮するきっかけがつかめなかったのだと思います。HELP YOUとの出会いを通じて、彼女の仕事に対する態度が大きく変わったことが何より嬉しいですね。

外注すべき業務とコア業務のすみ分けが鍵

──最後に、今後御社で注力していきたいことをお聞かせください。

今後も会社として成長し、事業を拡大していくためには、バックオフィス業務を効率化し、社内のメンバーがコア業務に集中できる環境をつくることが不可欠です。

今回、経理業務をアウトソース化したことによる効果を目の当たりにし、その考えはより一層強くなりました。今後は、人事・総務や広報、秘書、営業事務など、他部門への横展開を考えています。

今回、HELP YOUを導入したことで、アウトソーシングに対する経営層の見方も変わったのではないでしょうか。社内のメンバーが向き合うべき業務と、外注により効率化できる業務をしっかり切り分ける。その重要性を、今後とも経営層に伝え続けていきたいと思います。

編集後記

HELP YOUの導入により、社内のリソースに余裕が生まれ、これまでやりたいと思っていたことに挑戦できる環境をつくることができました。

「社内のメンバーがマネジメント目線をもって主体的に仕事へ取り組み、生き生きと働いていることが嬉しい」と、インタビューの中で須田様は何度もおっしゃっていました。

”仕事依頼する側”と”依頼される側”という枠組みに囚われず、企業成長を見据えて共に歩んでいく関係性が、そのような変化につながったのではないでしょうか。須田様の”パートナー”という言葉に込められた期待にお応えするためにも、今後ともHELP YOUは企業成長の一助を担う存在であり続けたいと思います。

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