HELP YOUで印象に残っているお仕事について教えてください。

ー介護施設のオンライン紹介サービスを提供されているお客さまのデータクリーニング案件です。

私は「アドミン（リーダー）」を担当しました。
アドミンとは、お客さまと実際に作業するメンバーの間に立つ「現場監督」のような役割です。作業の現場で要件を整理し、作業の流れを組み立て、メンバーが迷わず進められる状態をつくっていきます。特に今回のように件数が多く、複数人で同じ基準に沿って進める必要がある案件ではアドミンの役割がとても重要になります。

お客さまは自社で保有するデータベースを整備されており、約1ヵ月以内で大量の施設情報をきれいにしたいというご相談でした。対象は約3万件の介護施設リスト。スプレッドシート上の施設情報と、社内データベースに登録されている情報を照合し、一致する施設があればIDを入力する。該当がない場合は法人名や住所まで確認し、表記ゆれや名称変更の可能性を見ながら、同一施設かどうかを判断していく業務でした。

この案件で難しかったのは、単純な一致・不一致では判断できないケースが多かったことです。施設名が少し違う、法人名は似ているけれど住所が違う、反対に名称は違っていても住所や運営情報から同一施設と考えられる。さらに、一致しない施設については、検索結果やホームページの情報を見ながら、閉業しているかどうかも確認する必要がありました。

一見すると、データの照合や検索はAIで自動化できそうに見えるかもしれません。
ただ実際には、Web上の情報は更新日が古かったり、施設名や法人名の表記がまちまちだったり、閉業に関する記載が明確でなかったりします。そのような中で、どの情報を信頼するのか、どこまで確認すれば同一施設と判断できるのかを見極めるには人が文脈を読み取り、基準をそろえて判断する必要がありました。

ここで発揮されたのが、アドミンとして培ってきた「目に見えないスキル」です。目に見えないスキルとは、お客さまの「こうしたい！」という潜在的な意図を汲み取り、言語化されていない要件を整理して、チーム全員が同じ判断をできるようにする「翻訳力」や「仕組み化の力」のことです。AIだけでは拾いきれない細やかな違和感に気づき、それをチームの共通認識へと昇華させる役割が欠かせない案件だったと思います。

そこで最初に行ったのは、「何をもって一致とするか」「どこまで確認すればよいか」「迷った場合はどう扱うか」という判断基準を明確に言語化し、整理することです。そのうえでマニュアルを作成し、管理表・進捗表を整え、誰がどこまで進めているのかを見えるようにしました。業務のブラックボックス化を防ぎ、進捗が数字で見える状態を作ることも、お客さまやチームに安心感をもたらす重要な「目に見えないスキル」の一つです。大変な案件でしたが、チーム全体で「ここまで進んだ」「あと少し」と共有しながら進められ、無事納品ができた時は「よしみんなで打ち上げしよう！」と言いたくなるくらいの達成感でした！

仕事をするにあたり、気を付けていることや工夫していることはありますか？

ープロとして仕事をする上で、最小限の時間で最大の価値を提供したいです。

そのためにも決して口にしないようにしている言葉があります。それは「わからない（どうしましょうか？）」と「できません」です。

私たちがサポートするお客さまは、日々の業務に追われ、非常に多忙な方がほとんどです。そのため、ご指示がどうしても曖昧になってしまうケースも少なくありません。そうした時に、「どうしますか？」とゼロベースでお返ししてしまうと、お客さまに「考える」という新たな負担を強いることになります。

だからこそ、私はまず目的や用途を想像し、自ら調べ、選択肢を用意するようにしています。たとえば正解がAかBか迷う場合でも、工数に大きな影響がなければ、あらかじめ2パターンの成果物を作成して「どちらがイメージに近いですか？」と実行可能な案を出して確認します。お客さまが一から考えるのではなく、「選ぶだけ」で判断できる状態にすることで、少しでも負担を減らし、本来の業務に集中していただきたいと考えています。どんな時でも、お客さまとの約束を果たすため、ベストを尽くすのが私の考えるプロです。

一方で、大勢のメンバーと進める案件ではチーム全体が迷わず動ける状態をつくることが大切です。特にアドミンとして稼働する場合には最初に要件を整理し、判断基準を明確にして、マニュアルに落とし込む。さらに、管理表や進捗表を作って、誰がどこまで進めているのかを見えるようにします。進捗が数字で見えると、チーム全体で「ここまで進んだ」と共有できますし、大変な案件でも前向きに取り組みやすくなると感じています。

また、メンバーのスキルやタイプに合わせて、任せ方や声のかけ方を変えることも意識しています。チーム全体が動きやすい状態をつくるのもアドミンの役割だと思っています。
そして、何よりも質問しやすい雰囲気づくりも大切にしています。質問が来たときは、まず「聞いてくれてありがとう！」と伝えるようにしています。疑問を抱えたまま進めてしまうと、後で大きなミスにつながることがあります。だからこそ「こんなこと聞いていいのかな？」と思わせない空気をつくることが、結果的にチーム全体で品質を守り、プロとしての責任を果たすことにつながると考えています。

働いてよかったと感じることはなんですか？

ーいろいろな人と出会うことで、常に「学べる」、「成長できる」ことです。

HELP YOUでは、案件ごとに関わるお客さまもメンバーも変わります。年齢も経歴も得意分野も違う人たちと一緒に働くので、自分ひとりでは気づけなかった視点をもらうことが多いです。会社員時代にも人との出会いはありましたが、HELP YOUで働くようになってからは、毎回異なるメンバーとあらゆる業界の、あらゆる業務をすることで、その幅が各段に広がったと感じています。

特にアドミンとして関わる案件では、ひとりで作業を進めるのではなく、チーム全体が動きやすい状態をつくることが求められます。要件を整理し、判断基準をそろえ、進捗を見えるようにする。メンバーが安心して質問できる、困ったときにすぐ相談できる。そういう環境が整うと、自然とチームの連携もよくなっていきます。
そうして指揮を執る中で、メンバーがのびのびと作業してくれて、お客さまの期待を超えるアウトプットを納期内にやりきれたときの達成感は、何にも代えられません。お客さまから「中田さんに次回もお任せします」と、ビジネスのパートナーとして信頼を寄せていただいた瞬間や、メンバーから「中田さんがいてくれたから安心して働けた」「またやりたい！ 」と言ってもらえることが私にとって大きなやりがいです。

もちろん、アドミンの仕事には責任もあります。判断を求められる場面もありますし、全体を見ながら細かいところにも目を配る必要があります。それでも、同じゴールに向かってチームで進み、最後に「やりきれた！」「新しい学びがあった！」と思える瞬間があるからこそ、この仕事を続けていてよかったと感じます。

HELP YOUの利用を検討しているお客さまにメッセージをお願いします。

ー依頼内容が最初からきれいに整理されていなくても、まずはご相談いただいて大丈夫です！

私自身、会社員だった頃にコア業務に追われて「ここをもう少し丁寧にやりたいのに時間がない」と感じる場面が何度もありました。今振り返ると、そういうときに外部の力をうまく借りられていたら、もっと本来集中すべき仕事に向き合えたかもしれないと思います。

たとえば、データの整備やレポート作成のような業務は、重要だと分かっていても、日々の業務の中では後回しになりやすいものです。また、「何をどう依頼すればいいか分からない」「求めているアウトプットがまだはっきりしていない」という状態で相談をためらう方もいらっしゃるかもしれません。でも、そういう段階から一緒に整理していくことも、私たちができることのひとつです。

最近は、AIを使えば高速で処理できる業務も増えてきました。しかし、どの数値を見るべきか、どのような切り口が有効か、どこまで確認すればお客さまが安心して使える精度になるかといった『意味のあるアウトプット』にするための判断は、人が担うべき重要な役割だと考えています。完璧な依頼書がなくても構いません。『ここがうまく回らない』『こういうことは頼めるのかな』というところから、気軽に相談していただけたら嬉しいです！

※掲載スタッフを直接ご指名いただくことはできません。

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