2025年12月16日・17日に開催された、HELP YOU無料オンラインセミナーレポートをお届けします。

今回のテーマは、「採用・教育ゼロでここまでできる！“オンライン秘書”という新戦力」。人手不足が深刻化する中、累計導入実績900クライアント以上、平均継続率98%を誇るオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」が、どのように企業の「外注への不安」を解消し、即戦力として機能しているのか。その考え方と仕組み、そして具体的な活用事例をご紹介します。

■登壇者

	HELP YOU マーケティングチーム　岡本真理 株式会社リクルートにて新卒採用の総合提案営業に従事したのち、NEXCO中日本に新規事業の専任として入社。株式会社ニットにジョインした現在は、マーケティング＆営業担当として活躍中。
	カスタマーサクセス リーダー　梶川美輪 人材業界で営業・コンサルタントを経験後、株式会社ニットにジョイン。ディレクターとしてクライアント支援に携わりながら、ヒューマンサクセスチームの一員としてHELP YOUメンバーの活躍を支える。
	カスタマーサクセス　加藤麻佳 営業サポートや人事・採用などを経験したのち、HELP YOUアシスタントとして複数のクライアント業務を担当。現在は新規事業企画にて、新人育成やカスタマーサクセスなど幅広い領域で活躍中。

現場が直面する「負のスパイラル」

岡本：
まず多くの企業が外注を検討するきっかけとなるような現場の課題について教えてください。

梶川：
私たちが日々ご相談を受ける中で、共通している課題は次の4つです。

・採用難：採用コストの高騰、応募数の減少、マッチング不全
・人手不足：既存社員の業務負担増、長時間労働
・属人化：特定の人しか分からない業務の蓄積
・欠員リスク：急な退職や休職に対応できない体制

これらは単独ではなく、相互に影響し合っています。

・採用できないため、属人化が進む
・属人化しているため、欠員に弱い
・忙しすぎて採用活動に手が回らない

結果として、負のスパイラルに陥っている企業が非常に多い印象です。

このような状況で、外注を検討したいが「品質は大丈夫か」「結局、教える手間がかかるのでは」という不安が先に立ち、なかなか踏み切れない。これが多くの企業の実情です。

そこで、今回お伝えしたいのが「共働パートナー」という考え方です。この考え方と仕組みを知ることで、「外注＝手間が増える」ではなく、「外注＝組織が強くなる」状態を作ることができます。

採用率5%弱の精鋭が支える「1名専属プラン」とは

岡本：
「共働パートナー」という考え方を、具体的なサービスとして形にしたのが、HELP YOUの「1名専属プラン」です。

梶川：
1名専属プランは、1社につき特定の専属スタッフが1名で担当する体制です。現在、専属スタッフは約90名在籍していますが、採用率は5％弱と厳しい基準を設けています。

選考で重視しているポイントは次の通りです。
・業務の幅広さ・専門性
・対応スピード
・ITリテラシー

加えて、特に重視しているのが以下のような「価値観」です。

・クライアントと長期的に伴走できるか
・課題を自分ごととして捉えられるか
・心地よいコミュニケーションを意識できるか

岡本：
単なるスキル人材ではなく、現場に入り込む姿勢を重視しているのですね。

梶川：
さらに、専属スタッフ自身の特性を理解し、クライアントと良好な関係を築けるよう、コミュニケーションタイプの整理も行っています。

梶川：
これはスタッフを選別するためのものではなく、長期的な信頼関係を築くための自己理解を目的とした取り組みです。

その結果、専属スタッフは単なる事務作業者ではなく、クライアントの一員のように組織に入り込み、共に成果を作る役割を果たしています。

依頼する／されるという関係ではなく、「共に働き、共に成果を作る」。それが専属プランの大きな特徴であり、人手不足の負のスパイラルを断ち切る方法の一つだと考えています。

【導入事例】採用・教育ゼロで成果を出した3つのケース

岡本：
では、「1名専属プラン」が実際に現場でどのように活かされているのか。具体的な導入事例を見ていきましょう。

加藤：
今回は、特にご相談が多い次の3つのケースを取り上げます。

・海外対応
・緊急対応（産休・育休・介護・退職代替）
・給与計算

いずれも、採用や育成が難しく、属人化しやすい業務です。

 

事例1：外資系企業における社長サポート業務の安定運用

 
加藤：
1つ目は、外資系企業の社長サポートを採用・教育ゼロで安定運用した事例です。

導入前の課題	・海外在住者との時差を考慮した日程調整が大きな負担になっている ・社内で対応できる人材が限られ、業務が属人化している ・時差の影響で育成に時間を割けない ・スキルマッチする人材の採用が難しい
導入後の成果	・時差・外国語に対応できる専属スタッフにより、日程調整やテキスト対応の負担が大幅に軽減された ・AI翻訳ツールと人の判断を組み合わせた運用で、翻訳工数を削減できた ・時差を前提とした業務フローを整理し、優先順位が明確な調整ルールを構築できた

 

加藤：
時差・言語・文化といった外資系企業特有のハードルも、適切な人材とツールを組み合わせることで乗り越えられました。

単に人を補うのではなく、業務自体を整理・最適化することで、属人化しやすい業務でも安定運用が可能になります。
 

事例2：産休・育休・介護・退職に伴う欠員対応

 

加藤：
2つ目の事例は、育休・介護休業、あるいは急な退職によって、突然の欠員が発生したケースです。

導入前の課題	・業務が完全に属人化している ・社内で引き継ぎを行うリソースがない ・短期間での採用・育成が現実的ではない ・マニュアル整備に十分な時間を確保できない
導入後の成果	・申込から最短4営業日で稼働開始し、休職前に最低限の引き継ぎができた ・業務を巻き取りながら、同時に業務整理とマニュアル化を実施できた ・業務フローの可視化・効率化提案・チェック体制を構築できた ・ミーティング録画などを活用し、ナレッジを蓄積できた

 

加藤：
まずは最低限の引き継ぎを最優先し、業務を進めながら「誰でもできる状態（標準化）」を構築。緊急対応と属人化防止は、同時に実現できることを示した事例です。

休職中の短期的なつなぎで終わらせず、将来のリスクを減らす形で支援できる点が、1名専属プランの価値です。
 

事例3：給与計算業務の安定化と属人化解消

 
加藤：
最後は、業務集中・属人化が避けられない給与計算業務を、柔軟な体制で安定化できたケースです。

導入前の課題	・給与計算業務が完全に属人化している ・担当者の業務負荷が年々増加している ・月初の繁忙期に限定してリソースを補填したい
導入後の成果	・労務・給与計算の実務経験者によってスムーズな立ち上がりを実現できた ・繁忙期にリソースを集中投入し、閑散期は稼働を抑える柔軟な運用が可能になった ・業務フローの整理、定型化、品質基準とチェック体制が明確化された ・マニュアル整備により属人化リスクを大幅に軽減できた ・業務量増加に伴い、1名専属からチーム体制に移行したことで、大量処理にも対応できるようになった

 

加藤：
専門性が高い業務ほど、新たに教育をしなくていいという価値は大きいです。加えて、必要な時期だけリソースを集中させられる点も大きなポイントです。

常時雇用に頼らず、「必要な時に、必要な経験を持つ人材を柔軟に活用する」体制が有効であることを示した事例です。

なぜ「教育ゼロ」で即戦力化できるのか？“共働パートナー” を支える3つの仕組み

岡本：
ここまで3つの事例を見てきましたが、共通しているのは、「採用も教育もほとんど行っていないのに、すぐに現場で成果が出ている」という点です。なぜ専属スタッフは、すぐに成果を出せるのでしょうか？

加藤：
ポイントは、個人のスキルや経験だけに頼っていないことです。HELP YOUでは、専属スタッフを即戦力化するために、以下のような仕組みを整えています。
 

【即戦力を支える3つの仕組み】 1. 精度の高いマッチング スキル、経験、得意領域、相性まで考慮してアサイン 2. OM（オンボーディングマネージャー）制度 稼働初月は「オンボーディングマネージャー」が伴走し、品質を担保 3. フィードバック文化と伴走支援 定期的なすり合わせで改善サイクルを継続

 

加藤：
こうした取り組みによって、専属スタッフは初日から即戦力として活躍できるようになり、クライアント側が業務を教える負担も最小化しています。

共働体制を機能させるための実践ポイント

岡本：
最後に、専属スタッフを「外注」ではなく「共に働くパートナー」として捉えるために、クライアント側が意識すべきポイントを教えてください。

加藤：
共働体制を成功させている企業は、次の3つのステップを実践しています。

【導入企業が実践する成功の3ステップ】 Step 1：小さく任せて広げる シンプルな業務から始め、徐々に範囲を拡大 Step 2：ゴールを共有する（Whyを伝える） 目的を伝えることで、自律的な動きが生まれる Step 3：定期的な振り返り（フィードバック） 率直に話せる場が、品質向上につながる

 

加藤：
このサイクルを回すことで、スタッフの自律的な成長、業務の品質向上、クライアント側の負担軽減につながっています。

オンライン秘書はHELP YOUへ

岡本：
ここまで、現場が直面する課題から、1名専属プランの仕組み、そして具体的な導入事例までをご紹介してきました。

本セミナーを通じてお伝えしてきたのは、人手不足や採用難といった課題に対して、外部リソースを「一時的な補填」で終わらせない設計が重要だという点です。

事例・仕組み・運用ステップを踏まえると、1名専属プランの価値は、次の3点に整理できます。
 

【1名専属プランの価値】 ・採用・教育を前提とせず、必要なタイミングで即戦力として業務に入れる体制を構築できる ・業務を代行するだけでなく、組織の一員として「共に成果を作る関係性」を実現できる ・業務を整理・標準化し、属人化させずにナレッジを残せる

 

加藤：
1名専属プランは、目の前の業務を代行するだけのサービスではありません。業務の可視化・標準化を進めながら、結果として組織全体の生産性を高める「共働パートナー」を作るための仕組みです。

岡本：
ぜひ今回の内容を踏まえて、「どの業務を、どんな役割で専属スタッフに任せられそうか」を具体的にイメージしてみてください。

そして、「どんなスタッフが在籍しているのか知りたい」「どの業務から任せるのが適切か相談したい」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

現状の課題を丁寧にヒアリングしたうえで、貴社にとって最適な活用方法をご提案いたします。