ChatGPT、企業はどう取り入れる？業務改善のプロが「ChatGPT活用研修」を実施
日華化学株式会社 管理部門 情報戦略部 部長 川上 稔広様
インタビュアー 株式会社ニット 中野由莉子
最近、IT界隈を賑わせている「ChatGPT（※1）」。チャット上で質問を投げかけると、会話形式でAIボットが回答してくれます。
便利そう！ぜひ業務に取り入れたい！そう思ってアカウント登録だけはしてみたものの、いまいちどう活用したら良いかわからない。求めていた答えとは違う内容が返ってくる。結局、使わずじまいになってしまった、という人も少なくないでしょう。
しかし、そこで諦めてしまうのは機会損失です。ChatGPTをはじめとしたツールは、使い方のポイントさえ押さえれば心強いパートナーになり得ます。
オンラインアウトソーシングサービス（※2）「HELP YOU」では、600社以上の業務改善をサポートして得たノウハウをもとに、ChatGPTをうまく業務に取り入れる方法をご提案しています。今回は、2023年5月にHELP YOUの「ChatGPT活用研修」を受講いただいた日華化学株式会社に、受講の背景やご感想などを伺いました。
※1 OpenAI社が提供するAIチャットボット。
※2 オンラインアウトソーシングとは在宅でインターネットを活用し、業務サポートを行うサービス。
ChatGPT活用で”デジタル化”のその先へ
──先日は「ChatGPT活用研修」への登壇をご依頼いただき、ありがとうございます。なぜこの研修を開催しようと思われたのでしょう？
当社では、業務効率化・生産性向上を大きなテーマとして捉え、10年前より本格的にデジタル化へと舵を切りました。最初に実施したのは、ERP（※3）の導入です。各部門に散在していた情報をデータ化して一元管理、部門間での連携を効率化しました。
今では、ERPを基盤とした社内システムの運用が安定してきたので、ネクストアクションとしてAIをはじめとしたツールの活用を検討しています。今回、その一環でChatGPT活用研修を社内で開催することにしました。
※3 「Enterprise（企業） Resource（資源） Planning（計画）の略で、企業の経営資源を一元に管理し、企業全体の最適化を実現するための経営手法。」（引用：株式会社野村総合研究所「用語解説一覧 ERP（企業資源計画）」閲覧日：2023年7月6日）
──各社がChatGPTに関連するセミナーを実施しているなかで、HELP YOUを選んだきっかけは何ですか？
当社で研修を実施していただく以前に、私自身が個人的に御社のChatGPT活用セミナーへ参加したのがきっかけです。
会社を存続させ、より事業を拡大させていくためには、時代の変化を捉えることが不可欠だと考えています。そうした考えから、今まさに変化の中心にあるともいえるChatGPTにいち早く注目し、業務に取り入れるべく情報収集を進めていました。
ChatGPT関連のニュースを見ていたところ、HELP YOU主催のセミナーが目に留まったんです。ちょうど同時期に当社の管理部門でバックオフィス系のアウトソーシングサービスを検討しており、「HELP YOU」という名前は存じ上げていました。
実際にセミナーへ参加してみて、ぜひこのノウハウを社内でシェアしたいと感じ、HELP YOUに研修の実施を依頼しました。
ChatGPT活用の鍵は「質問の仕方」にあり
──研修受講後の、御社内での反響はいかがでしたか？
具体的な活用例をベースとした実践的な内容で、「すぐに業務で活用できそう」と評判でした。
社員の中には、研修の受講以前より自己流でChatGPTを活用している者もいますが、AIボットに対してどのような質問を投げかけたら最適解を引き出せるのか悩んでいたようです。今回、質問の仕方（プロンプト）の例が多く紹介されていたので、勉強になったと喜ばれました。「今後も研修を実施してほしい」と要望が挙がるほどです。
◆ ChatGPTに質問をする際のポイント
具体例の提示を指示する
（例：〇〇について、具体例を交えて教えてください。）
回答様式を指示する
（例：〇〇について、箇条書きで簡潔に教えてください。）
どの立場から回答するかを指示する
（例：あなたは〇〇のプロです。プロの視点から下記の質問に回答してください。）
▶︎ 研修の詳しい内容はこちらのレポート記事をご参照ください。
あとは、企業としてChatGPTを活用するにあたっての注意点をお伝えいただけたのも良かったですね。やはり、ChatGPTとの会話を介して外部へ機密情報が漏えいするのではないか、という懸念はあります。人によってリスク管理に対する捉え方も異なるので、全社的にルールを整備する必要があると考えており、今回の研修はその参考になりました。
──ありがとうございます！ 研修開催後、実際の業務ではChatGPTをどのように活用していますか？
ツールの利用方法を調べるシーンでよく活用しており、例えば、Microsoft Excel（エクセル）の関数を尋ねています。もちろん、GoogleやYahooなどの検索エンジンで調べることもできますが、同僚に聞く感覚で気軽に質問できるので大変便利ですね。
研究に特化した部署では、ChatGPTとMicrosoft Teamsを連携させて、論文をまとめるのに活用しています。
また、一部では文章の校正や、アイデア出しに活用されており、今後も社内でノウハウをシェアしながら活用の幅を広げていきたいですね。
AIツールにできない手作業はアウトソース
──新たなツールを積極的に活用していく風土があるんですね。
はい。ただ、ツールを取り入れることで定型業務は自動化できますが、特にバックオフィス系の部門では、手作業で進めざるを得ない業務も少なくありません。
そこで、ツール導入と並行して、人の手を必要とする業務のアウトソース化を検討し、HELP YOUにお願いすることにしました。
──数あるアウトソーシングサービスの中で、HELP YOUを選んだのはなぜでしょう？
以前からオンラインで業務を外注することを検討しており、創業以来オンラインでの組織運営をされている御社なら連携がスムーズだと感じたためです。これは、私だけではなく総務部門の担当者も同様に抱いた印象でした。
また、個人で御社のChatGPT活用セミナーへ参加した際に、業務効率化に強みを持つ会社だと感じたことも理由として挙げられます。
何社か検討はしましたが、当社が目指す業務効率化と、御社の運営スタイルが非常にマッチしていたため、他社に問い合わせることなくHELP YOUに決めました。
──そう言っていただけて嬉しい限りです。オンラインで業務を外注するにあたって、引き継ぎのスムーズさはご期待通りでしたか？
はい。もともと、当社にてオンラインで実施できる業務とできない業務の棚卸しをしていたため、HELP YOUを導入する際に、スムーズに引き継ぐことができました。必要最小限の指示でミスなく業務を遂行してくれるため、細かな業務を依頼するのに最適なサービスですね。
さまざまなシーンでHELP YOUを活用
──さらなる業務効率化に向けて、今後どのような取り組みを考えていますか？
2つあります。1つ目に、今後外注を検討している業務の中には、オンラインでの業務プロセスが整理されていないものもあるので、御社にご協力いただきながら整えていきたいと考えています。
2つ目に、ChatGPTのほかにも業務効率化に役立つツールの活用法を、ぜひHELP YOUにレクチャーしてもらいたいです。全社レベルでのITリテラシーの底上げを目指します。
あとは、効率化というより、安定的な組織運営のためにHELP YOUを活用していくつもりです。例えば、育休や入退社などで人員体制が変わるという話が挙がってきた際に、変更の過渡期などでHELP YOUにカバーしてもらえるような形をつくり、人とAIのハイブリッド体制でそれぞれの得意分野を活かしながら、組織を構築していけたらと考えています。
編集後記
このAI時代に、ChatGPTに限らず便利なツールはどんどん生まれていくことでしょう。そのたびに「社内でどう活用するか？」「そもそも使っても問題ないか？」を検討し、活用マニュアルやルールブックを作り……そんなことを繰り返していくうちに「AI疲れ」を起こしてしまいそうです。業務効率化で人間を楽にするためのAIなのに、そうなったら本末転倒ですよね。
私たちは、業務改善のプロとしてAI活用に悩む企業をサポートすべく、2022年2月に「HELP YOU AIラボ」を立ち上げました（プレスリリースはこちら）。業務効率化に向けてAIができること、人間にしかできないことをお伝えしつつ、後者については各分野の専門スキルを持ったスタッフがオンラインでサポートします。
「便利」にあふれた時代だからこそ、自社にとっての正解がわからないと悩んでいる方は、ぜひHELP YOUにご相談ください。
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HELPYOUが選ばれる理由
HELP YOUは、貴社社員がコア業務に集中できる環境を目指し、サポートいたします。
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・600案件以上の導入実績
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無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にオンラインアウトソーシングの活用を検討してみてください。
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