集計業務の依頼で、週に10時間の時間短縮に成功 株式会社ライフエスコート さま

株式会社ライフエスコート
https://www.life-escort.co.jp/
代表取締役 多賀井 隆之さま
取締役部長 谷澤 陽子さま
インタビュアー 弊社代表 秋沢崇夫

新規案件が続々と入る中で、集計業務が負担だった

秋沢

まずは御社が何をやっていらっしゃる企業なのか、教えていただけますか?

「ライフエスコート」は創業して13年目の会社になります。主にインターネット通販のバックオフィスを専門でやっておりまして、コンサルティングから撮影、制作、運用までECビジネスにまつわるweb全般の業務を網羅しています。撮影所を都内に4カ所構えている点も、弊社の強みになっているのではないでしょうか。お客様はほとんどが大手企業で、継続的に新規案件をご依頼いただいてます。

秋沢

弊社のサービスを使っていただく前は、どういったことでお困りだったんですか?

まず「時間がない」ということが多くて。新規のご依頼が多いため終日バタバタして、社内に戻って集計業務をと思ってもなかなか着手できない。後でまとめてやることが多かったので、その状況を改善するために「HELP YOU」にお願いした感じですね。

秋沢

「HELP YOU」を使われてみて、どうですか?

まず、ミスがなくなりました。これまでひとりで全部やっていたことが分担できるので、ミスが極端に減り、考える時間が増えました。ですから、お客様満足度はかなり上がったと思います。

秋沢

アシスタントを使っていただいて、業務に集中することができるため良い結果が生まれたということでしょうか?

そうですね。

秋沢

集計業務の他には、どういった業務をご依頼いただいているんでしょうか?

最近はどこの企業でも、PDCAをちゃんと回しているかという点が重視されます。レポートを納品してからお支払いというシビアな案件も多くなっているので、その作成を手伝っていただくこともあります。

秋沢

お客様に納品して終わりではなく、レポーティングでの説明が必要とされるケースが多くなっているんですね。

そうですね。それから、お客様のLINE公式アカウントの運用をさせていただいている中で、事例を集めるリサーチ作業をお願いしています。そういった新しいメディアはまだまだ事例が少ないので、本当に助かっているんですよ。調べてもらったものから気になったところだけチェックするようにしているので、あれこれ見なくて済む。やはり集中力が違いますし、かなり時間の短縮ができています。

秋沢

今はお二方にアシスタントを使っていただいている感じですか?

もう一人います。

弊社では整骨院の経営もやっていて、そちらからもアシスタントさんへ仕事を依頼しています。整骨院の「ニコニコ通信」というものを社内で作っていたんですけど、illustratorなど特殊な技術になってくるとなかなか使い方を覚えられないので、外注したいと思っていたんです。それも今は「HELP YOU」でお願いできるので、便利ですね。そういった感じで、今社内から依頼をしているのは3人です。

秋沢

「HELP YOU」へのご利用を社員の方に展開していくために、改善してほしいことなどありますか?

各々のアシスタントさんについて、具体的にこのツールをこの程度使えるといったスキルや経験についてあらかじめ知っておきたいですね。そうすると「こういった作業をお願いすれば、時間短縮になるんじゃないか」と、社員たちに苦手とする部分をサポートしてもらえるよう、勧めやすいと思うので。

社員の働きやすい環境に 「HELP YOU」のサポートで時間短縮と精神的負担の軽減

秋沢

御社ではこれからも採用を拡大していく方向なんでしょうか?

できるだけ、スキルに合わせて自由に働ける環境にしたいですね。

秋沢

それは、どういった背景があるのですか?

会社の外に出てアイディアが湧くこともあるでしょうし、例えば家族の介護が必要な人も出てきますし…いろんな働き方があると思うので、それに合わせていきたいと思っていますね。

秋沢

我々もそういった新しい働き方を推進していきたいと考えています。仕事をしたい人たちにインターネットを通して在宅でできる仕事を渡していきながら、お客様にとっては「HELP YOU」のサービスを使っていただくことで生産性が上がり、早く帰宅できるようになるという状態が、一番の理想なんです。御社でも、サービスをご利用いただくことで働き方や仕事のスタイルが変わったエピソードがありますか?

利用させていただいて、私は正直すごく楽になって(笑)例えば集計をしてお客様にメールを送ったりする業務ですと、セキュリティ面でも出先からノートパソコンではできないところがあるので。そういう負担が一切なくなり、お客様のところから直帰できるようになりましたね。以前でしたら21時ぐらいに終わって、それから会社に戻って明日の準備や今日の業務をまとめて…とやっていたのですが、おそらく1週間で10時間ぐらいは時間短縮ができていると思います。

秋沢

では、お使いいただくことによって、精神的な負担も軽減されましたか?

全然違いますね。特に、出張でミャンマーに行っている時に思いました。その間も納品しないといけない予定があって、ミャンマーでもネットは通じるんですけど、ちょっと奥地のマンダレーなどに行くと、ネット環境が極端に悪いんですよ。そうすると私の方では処理ができないので、事前にアシスタントさんから上がってきている成果物を送るだけで済むようにして、相当楽でした。

他社のクラウドソーシングと比べて、コミュニケーションが圧倒的に楽

秋沢

一般的なクラウドソーシングの他社もありますが、御社ではご利用されていますか?

前は使っていました。

秋沢

そちらは、どういう使い方をしてらっしゃるんですか?

ホームページの制作ですね。

デザインやコーディング、あとは記事の作成を。

秋沢

「HELP YOU」と使い勝手を比較すると、どうですか?

やはり今の方が楽です。

一般的なクラウドソーシングだと、やり取りして最終的に出来上がってくるものがいいかどうか、賭けの部分もありますよね(笑)

秋沢

他社のサービスを使った方から、いろいろな人とやり取りしないといけないのでコミュニケーションが大変だったという話を耳にするのですが、どうでしたか?

確かにそうですね、何回も同じ説明をしないといけない場合が(笑)

秋沢

ですから我々もご依頼をいただく際に、専属のアシスタントを置いてディレクションを任せるケースが多いんです。そうするとお客様は担当者一人とのやり取りで済みますから。

予想以上にハイレベルだったアシスタントのスキル 秘書の新規採用が不要に

秋沢

今ご依頼いただいている中で、こんなところまでできるのか、意外だったというような業務はありましたか?

意外というか、レベルが高いなというか。Googleアナリティクスや帳票、エクセルの関数など、こちらからあまり指示しなくてもパパッと組み上げてくれたり、マニュアルを作ってくれたりするので社員を雇うよりいいなと思いますね。だから、ちょっと採用を止めたんです。

秋沢

庶務の方を雇おうと考えていらっしゃった?

そうなんですよ。秘書を何人か雇った方が、時間短縮になるので。「HELP YOU」にお願いしてから、そういう話はなくなりましたね。

秋沢

アシスタントと遠隔でいることの不便さは感じますか?

ありません。むしろ新規の依頼も、そんなにコミュニケーションを重ねなくても分かってもらえることが多いので。

「これでいいですよね?」と確認がある程度で、依頼しやすいですよね。お互いに急な依頼は避けたいと思うので、事前にハングアウトで打ち合わせすることも可能ですし。

秋沢

今後、社員の方にご利用を展開していくために何かご要望はありますか?

部署ごとにある程度メンバーを固定して、チームでの業務委託のような形にしてほしいですね。プロジェクトメンバーのようになるでしょうか。
それから、例えばGoogleアナリティクスのプロフェッショナルであるとか、社員教育に役立つ専門家の方をアサインしてもらえたら。今は世の中の発展するスピードが速いので、知見が蓄積されにくい。社員をセミナーに参加させても、短時間ではなかなかスキルが身に付くところまでいきません。ですから、専門家をお呼びして社内で勉強会を開くこともあります。お金を費やしてでも、そういったノウハウを得る必要性があると思っています。

編集後記

幅広い業務と次々に舞い込む新規案件の対応で、社員の方々が時間に追われる状況にあったライフエスコートさまでは、「HELP YOU」のサービスを活用していただくことで、新たに庶務の人材を雇い入れる必要がなくなったようです。アシスタントをお使いいただいた結果、作業のミスも減り、効率的に作業の質が向上したというメリットも。時間の効率化・コストの削減をはっきりと実感していただいている例です。

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