幅広いバックオフィス業務で重宝 株式会社HF.Mさま

株式会社HF.M
代表取締役 大野恭希さま
インタビュアー 弊社代表 秋沢崇夫

バックオフィス業務に特化している点が「HELP YOU」の魅力

秋沢

最初に、会社の事業内容について簡単に教えていただけますか?

弊社は二つ事業をやっておりまして、ひとつはヘルスケア・ウェルネスのジャンルをテーマにおいたウェブメディアの運営。もうひとつはB to Bのメディアコンサルティングでホームページの制作、オウンドメディアの運営・戦略策定・運用、コンテンツ制作全般・広告のプランニングと制作・コンテンツマーケティング設計・運用をやっています。

秋沢

今会社はおひとりでやっていらっしゃって、「HELP YOU」以外にも外部パートナーがいらっしゃると伺ったんですけど、何名ぐらいですか?

外部パートナーですと、全ての人を合わせると20人ぐらいですけども。アクティブなのは半分ぐらいのイメージです。

秋沢

会社の運営は、何年目になりますか?

ちょうど丸2年になるところですね。3期目に入ります。

秋沢

会社立ち上げの時期から「HELP YOU」を使っていただいてますが、最初はどんなことに困って利用しようと思われたんですか?

会社員だった時は基本的に事務作業をやらずに済んでいましたが、自分で会社を立ち上げると、経理や会計や総務や人事などなど、やることがほんとに多くて、事務作業が多くて。本業が何なのか分からなくなりそうな時に、「このサービスいいよ」と知人からご紹介いただいたのがきっかけです。
意外と低単価で、ある程度の時間を稼働してもらえるので、初期のタイミングではすごく魅力的に感じました。社員を入れるかコスト的に悩んでいた時期で、非常にいいタイミングだったなと。

秋沢

その時に、一般的なクラウドソーシングは選択肢になかったのですか?

それはなかったです。それこそ「HELP YOU」はオンラインアシスタント専門のサービスですよね、その点が一番魅力的でした。

秋沢

今「HELP YOU」のアシスタントには、どんな業務を依頼していらっしゃるんですか?

ルーティンの仕事ですと、請求書・見積書の作成。今は採用活動をしているので、応募してくれた方との連絡もお願いしています。あとは、資料作りや調査など、多岐にわたります。それから、会社の引っ越しの時にはamazonで物品購入をお願いしてすごく助かりました。変わったところだと健康診断の予約とか。

秋沢

バックオフィス系の業務に、幅広く重宝している感じですか?

そうですね、依頼したことは大体こなしてくれるので。断られるタスクはまずありません。

秋沢

ヒューマンリソースという意味での手段はいろいろあると思うんですけど、例えばパートやアルバイト、インターンの人を雇うといった方法を検討されていますか?

もちろん検討はあります。ただ、今のところは、「HELP YOU」で満足してますね。正社員には、本業の価値向上のための仕事をやってもらおうと。「HELP YOU」を使うことで、本業に集中できる環境を作れると思います。

アシスタントが雑務を回収 時間の有効利用で売り上げアップ

秋沢

「HELP YOU」を利用してみて変わったことはありますか?

いちばん変わったのは、精神的な負荷です。アシスタントの方がいない時は、ひとりでてんてこ舞いみたいな感じでしたが、今はおかげで雑務をやらなくて済む。その心理的な負荷は変わりました。

秋沢

実際の時間の使い方も変わりましたか?

はい、タスク処理にかかる時間が減るので。アシスタントの方に依頼すればその分違う作業ができるというところでは、全然違いますね。時間削減にもつながっています。

秋沢

例えば、それによって営業先に行く時間が増えたとか、営業戦略を練ることができるといった、売り上げにつながる活動に専念できていますか?

ありますね。営業で一日中外回りに出なくてはいけない時でも、デスクワークをお願いできるので助かります。

秋沢

サービスを利用したことによって、生産性が上がった感じですか?

上がっていると思います。それこそアシスタントの方がいなかったら、売り上げも今ほど上がっていなかった。

秋沢

そういう意味では、個人事業主やスタートアップの方は、まずは事業を軌道に乗せるところまでアシスタントを利用すると相性良さそうですね。

実際そうなんですよね。立ち上げ当初の1人2人という状況で会社をやりながらアシスタントの方を使うという選択肢は、限られた時間と資金の中で大いにありだと思います。おすすめですね。

遠隔であることのデメリットを感じたことはない 人対人のコミュニケーションができている

秋沢

遠隔で仕事をしていることでのメリット、デメリットを感じたことがありますか?

デメリットは感じたことがないです。今「HELP YOU」のアシスタントの方2名とやり取りしていますが、コミュニケーション能力が高いですし。ひとりの方はクロアチア在住で、日本にいなくても普通に仕事をしてもらえます遠隔の作業であっても、ビデオチャットで定期的に20~30分程度の打ち合わせをして、十分なコミュニケーション効果は得られていると思います。
メリットは気づかいをしてくれるところですね。例えば決まった月間の稼働時間が余りそうなタイミングで、「あと10時間余ってますけど、どうしますか?」とアラートを出してくれるところは良いと思います。
あとは、会社の母的な方もいて、そうなると安心できる・信頼できるみたいなイメージを醸成してくれるのは雰囲気作りにもいいですね。

「HELP YOU」を使いこなして、社員が本業に専念できる環境作りに

秋沢

HF.Mでは稼働リソースをぐっと上げた時期と、それほどでもない時期、うまく使い分けていただいている印象があるんですけど、そういう面でも良かったということはありますか?

「今このタイミングで人がほしい」という時に、スポットで専門のディレクターに相談できて、なおかつ迅速にチームに人をアサインしてもらえるので、非常に便利だと思いました。

秋沢

直接採用する人と「HELP YOU」のアシスタント、それぞれどんな役割分担で進めていこうというイメージはありますか?

イメージ的には、バックオフィス系の仕事はやはり「HELP YOU」のアシスタントの方に依頼しようと思います。それ以外の、自社の価値を創出していくところは正社員にやってもらいたいなと。

秋沢

なるほど。今後は採用した正社員の方にも、大野さんと同じ使い方を推奨していこうと思いますか?

そうですね。昨年実験的にメディア編集部の組織プラス「HELP YOU」のアシスタントの方でいろいろやらせてもらったのですが、スタートすると、みんな「アシスタントにどう依頼していいのかわからない」みたいな感じがありましたし、アシスタントの方に仕事を依頼したら、自分の仕事がなくなっちゃうんじゃないか (笑)って不安を感じる人がいたんですよ。だけど、戸惑っていたのは最初だけでした。それって本質的な話ではないと思ったので、「やってもらえば、その分自分は他の仕事をする時間が増えるよね」と説明して不安を解消しました。

秋沢

大野さん自身はアシスタントを使っていて、使い慣れてうまくいき始めたのか、それとも最初からやり取りがスムーズだったんですか?

やり取りは最初から良くて、もっと良くなってきました。サービスを使わせてもらってちょうど1年ぐらい経ちますが、当初に比べるとコミュニケーション量も少なくて済みます。やっぱり人対人なので、時間の経過と共に良くなっていますね。

秋沢

オンラインチャット、あるいはビデオチャットでのやり取りで、意識していたことはありますか?

テキストチャットで意識していたのは、作業するタスクで迷いが生じないような指示の出し方です。具体的に何をするのか、依頼する時に手順書を作って送っていました。

秋沢

そこがスムーズに進んだ要因かもしれないですね。

それに対してアシスタントの方が付いてきてくれた、その辺が良かったんだと思います。

秋沢

サービスを使い慣れていないお客様の中には、要件定義、業務のアウトプットまでの手順とクオリティのイメージができていない方もいらっしゃると思います。依頼内容が「なんとなく」の状態でもご相談いただき、お客様はこちらからのヒアリングに答えるだけにできると円滑に進むので、そういった点をより強化していこうと思っています。

編集後記

HF.Mの大野さんは、「HELP YOU」アシスタントとの遠隔でのやり取りを駆使して、幅広いバックオフィス業務を任せているそうです。「人対人なので、時間の経過と共にコミュニケーションはどんどん良くなる」専属アシスタントを長期的に利用していただくため、信頼関係ができ、アシスタント側にも業務上のノウハウが蓄積されているのでしょう。雑務から解放されて本業に専念できる、ベストな職場環境を実現していただいているようです。

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