アシスタントの丁寧なヒアリングで、業務の効率化が叶う 株式会社ビー・ファクトリーさま
株式会社ビー・ファクトリー
山東さま
インタビュアー 弊社代表 秋沢崇夫
今回は音楽教室の運営をする株式会社ビー・ファクトリーさんに、どんな課題があったのか、依頼している業務、どういう使い方をしているのか、どういう効果があったかなど、HELP YOUの評判をインタビューしてきました。
膨大なデータ管理に悩まされ「HELP YOU」を導入
ビー・ファクトリー様ではどんな事業をされているのか、教えていただけますか？
Beeミュージックスクールという音楽教室の運営をしています。仕事帰りに気軽に通える場所として都内に7校を展開しています。
教室へは主にどういう方々が、どういった目的で通われているんですか？
弊社のサービスには、ボーカルコースとボイスコース、ギターコース、ピアノコースがございます。いずれのコースでもプロを目指している方はもちろんですが、大人になってから音楽を始めた初心者の方、子どもの頃にやっていたピアノをまた始めたいという方々までいらっしゃいます。
楽器からボイスまで全般的に学べる音楽教室なんですね。山東さまは、その中でどういったお仕事をされていますか？
私は本部の責任者です。運営に関わる全般を行っていますが、まれに生徒様と直接お話をさせていただいたり、新規でお問い合わせの方にヒアリングさせていただいたりすることもあります。
弊社の「HELP YOU」というサービスをご利用される前に、お困りだったこと、課題として抱えていらっしゃったことは、何だったのでしょうか？
データ管理にシステムのようなものをほとんど導入していなかったので、「このままでは限界があるな」と感じていましたね。
ご依頼いただくまでにはどういった経緯があったのでしょうか？
コンサルタントをお願いしている会社から「HELP YOU」をご紹介いただいて。状況に合わせた継続的な作業と、「今、こういう風にエクセルを使っていますが･･････」という悩みへの改善策までご提案いただけるというお話だったので、それではとお願いをしたんです。
他のクラウドソーシングより魅力だった 「HELP YOU」なら幅広い業務対応が可能
一般的なクラウドソーシングサービスや、他の手段を検討されなかったのはなぜですか？「HELP YOU」のどこに魅力を感じていただいたのでしょう？
他のサービスもいろいろと検討したのですが、決まった作業だけで終わりという印象でした。「HELP YOU」は稼働時間の中でいろんな業務をしてくださるので、そこに魅力を感じました。
なるほど。限定されたサービスだけでなく、作業時間をフルに使った全般的な対応が決め手だったんですね。実際に利用されてみて、いかがですか？
例えばエクセルを使ったデータ作成や、「こういうデータを出したいけど、どういう風にしたらいいか」という疑問に答えてもらったりしていますね。
さらに月末にデータの更新作業もルーティン業務としてお願いしています。
タイムラグがなくスピーディに対応できること、「こういうデータを出したい」という悩みを相談できることの二つをメリットとして感じていただいているんですね。
そうですね。アシスタントの方たちは、本当に熱意を持って弊社の業務効率を上げようと考えてくださっているのがわかります。
信頼できるアシスタントのヘルプで、社員は核になる業務に集中できる
アシスタントは遠隔で仕事をしていますが、その点でデメリットを感じたことはありますか？
特にないですね。いつもビデオチャットでミーティングしていますし、特に遠隔における不便というものは、感じたことがありませんね。
普段、アシスタントさんとのやり取りはメールがほとんどですが、過去に一度緊急事態の時には、すぐに電話で対応していただきました。本当に急いで解決したいアクシデントだったんですが、「助けて！」と思った時に即対応してくださり、本当に助かりました。
働き方や時間の使い方は変わりましたか？
はい！ 例えば今まで責任者たちが計算機を使っていたデータもエクセル関数を組んでもらうことで、スピーディに出せるようになりました。
その時間を、別の業務にあてられますね！
そうですね、時間に余裕ができました。いろいろな業務が効率よく進むようになってきたので、割くべきところに時間がかけられるようになった気がします。
今は貴社の中で、山東さまだけがアシスタントをお使いいただいているのでしょうか？
いえ、基本的には私が窓口になって、社内のいろいろな部署で「HELP YOU」に関わっていただいてます。
気軽に相談できる専属アシスタント ヒアリングを重ねて、業務の効率化を
例えば「こんなこともできるんだ」という意外な使い方はありましたか？
業務プロセスの改善ですね。「今の業務を、もう少し簡単にできないか」という相談に、アシスタントさんから「じゃぁ、こうしてみてはいかがでしょう？」とアドバイスをもらえるのは本当にありがたいです。
業務プロセスは、話し合いながら進めていくケースもありますか？
はい。最初は、「できるかどうか分からないけど･･････」と聞いてみることから始まります。そんな相談までできると思っていなかったので、ありがたくって。
これから「HELP YOU」への依頼の幅は広がりそうですか？
すでに「もっとこういうデータをお願いしたいんですけど」とご相談をさせていただいて、依頼の幅も広がっています（笑）その都度、「それはどういう意図なんでしょうか」「どんなことをしたいですか？」とヒアリングしていただけるので、やりたい事もクリアになって助かっています。
業務の効率化に役立っているようでうれしいです！ 目の前の課題に対してアシスタントが一緒に解決策を考えられるのは私たちの強みです。今後もお悩みが出てきたら、まずは「HELP YOU」に相談してくださいね。
はい、もちろんです！
編集後記
音楽教室を運営されているビー・ファクトリーさまでは、「HELP YOU」サービス導入以前は社員の方々が膨大なデータを管理しなければならず、限界を感じていました。
アシスタントにご依頼いただいたエクセルワークが飛躍的に簡便化されたほか、「こういったことができないだろうか？」というご相談をもとに、「HELP YOU」と二人三脚で業務の効率化を進められているようです。