これまでは、プロジェクトを完遂するために必要なリソースが圧倒的に足りなかった。かといって、雇用コストや自社のオフィス環境を考えると、無暗に社員を増やすのも現実的ではありません。
扱うデータの量が膨大なので、自然と外注という選択肢になりますが、そうなると「どの外注会社が良いのか」という話になります。大人数の人材をしっかり集められるか。また、人が増えてくると統制がとりにくくなるので、全員に同じ作業内容を同じレベルで行き渡らせることができるか。そういったことが、外注会社を決める基準でした。
実は過去に同じような業務を他社に依頼したことがありましたが、こちらが求めているクオリティのアウトプットが上がってこなかった。最低限のレベルに満たないものが上がってきてしまうと、自分たちの修正負担が増えてしまい、結局、最初から自分たちでやればよかったという話になってしまいます。ですから、依頼する意味のある会社を探すというのが課題でしたね。

私たちの仕事は、お客様に合意を取りながら徐々に指針を固めていくというパターンが多く、業務開始前に「これが業務内容です」という具体的なお願いをすることが難しい。だからこそ、やり取りしながら何が情報として必要なのかをキャッチアップしてくれて、すぐに展開できる点が他社と違って良かったです。
通常、派遣会社などですと、最初に業務内容をきっちり決めてしまうことが多いかと思います。最初の段階で、私たちが求めていることを取りまとめて作業手順を作り、一緒にやっていくという観点が無いんですね。「こういう風にやることになったので変更になりました」ということにも随時対応できる、それは強みだなと思って。
派遣法で決まっており仕方ない部分もあるのですが、「最初に言われたことと違います」「そういう契約で請け負っていません」と言われてしまうと、厳しいものがあります。「わかりました。次からはそうしておきますね」という言葉が返ってくるだけで安心できる、そういうところが「HELP YOU」さんのオリジナリティだと思いますね。

そうですね。何よりアシスタントさんからの質問の数が、半端じゃなく多い(笑)
リアルタイムでどんどん質問が来るので、本当に理解しようとしてくれているのだと感じました。過去に他社へ依頼した際に、納品時に質問が添えられていたのですが……今日が納品日なのにいつ修正するのだろうかということがあって。それなら、リアルタイムで思ったことをどんどん飛ばしてくれたほうが良いですよね。一度対応すれば、その後の作業にちゃんと反映されて、二度も同じ質問はこないので、余計なストレスもありません。

リーダーさんは、常にこちら側に寄り添って質問してくれていました。既に固まった指針についても、納品意図から考えるともう一度確認した方がいいかも、とアラートをきちんと上げてくれる。なおかつ、その質問内容の質が高かった。まさに自分たちが問題にしたかったところを、ピンポイントで突いてくれましたね(笑)
データ量が膨大なので、どうしても自分たちでは全てを網羅しきれない面があります。預けなくてはいけない部分がある、それに対して「リーダーさんたちが見ていてくれるなら安心だ」というのがありました。

今回、業務マニュアルなど様々な資料を作成していただいたのですが、ああいったマニュアルを作れることも強みだと思いますね。社内では目の前の作業に追われているので、ついつい疎かになりがちな部分です。マニュアルがあると「HELP YOU」のアシスタントさんだけではなく、自社内での展開もすぐにできるので、非常に助かりました。

マニュアルがないまま社内に人員を増やしても、結局教育にかなりの時間を割いていたということが過去にありました。今回は、作成していただいたマニュアルをまず読んでもらい軽く補足するだけで、一日二日で作業に必要なレベルまで到達できる。あれは本当に強力なツールになったと思います。
また、依頼する側の目線だけではなく、作業する側の目線でも作られていたというのが良かった。依頼する側の目線だと、注意して欲しいポイントを箇条書きでまとめて書いてしまったりするんですよね。
今回作ってもらったマニュアルは、「このステップの時に、ここに注意すべし」というのが、作業手順に沿って分散して書かれていた。１ページ目から読みながら進めていけば、作業が可能になる。自社で作成した過去のマニュアルは、最初に全部一読して頭に叩き込まないと作業に入れないものがありました。そうすると、作業しながらあっちを見たりこっちを見たり……結果、間違えてしまう。「実作業をする人が作るマニュアル」というのが効いたのだと思います。

みなさん、コミュニケーション能力が非常に優れているなと思って。読解力があり、少ない情報からでも状況を把握するのが上手。

こちらが手短に対応をしてしまっても、丁寧にやわらかく返してくださるので、逆に反省することも(笑)
何かを提案してくださる時や、修正を報告してくださる時も、どこをどうしたいか、こちらに何をしてほしいか、という点を明確に連絡してくださるので、こちらが解釈する上での負担がほぼないですよね。

確かに。例えば、メッセージに参考リンクを貼ってくれている場合があるのですが、そのリンクを見なくても、だいたい内容が想定できるように書いてくれています。「ここまでの流れがこうなっているので、解決策として１案・２案・３案を提示するので選んでください」といった提案をしてくれるので、非常にやりやすかったですね。

システム・運用系のカテゴリーを心配してくださったリーダーさんもいらっしゃいました。自分はこういうところを心配していますとか、ここがわかっていないので教えてください、と不安なことは全て伝えてくれるので、本当に隣にいるんじゃないかというくらい状況がよくわかる。リーダーの方々、それぞれに特性があり、かつ能力が高い。非常にバランスの良いチームだったと思います。
商品の企画段階から一緒にお手伝いしてもらっても、十分いけるんじゃないかと思うほどの印象があって。実際、今回のプロジェクトも作りこみの段階から参加していただいていますし。様々な提案もいただいていて、一緒にサービスを作っていくということにも、かなり心強さがあるのかなと思います。もう社内に新しい部署が一つ立ち上がったくらいの感覚です(笑)
「外注」という感覚すら薄らいできています。明日からアシスタントの方々が隣で座ってお仕事していても、全然違和感がないだろうなと思うくらい。私たちにとって「HELP YOU」は、そんな存在です。