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「バックオフィスをアウトソーシングしたいけど、どこが良いか分からない」
「バックオフィス業務ってどこまで受け持ってくれるの？」
「他社にバックアップ 業務を委託するのは、セキュリティ面で不安…」
「事業拡大したいけど、人を新たに雇うコストはない」
と興味はあるものの、一歩踏み出せていなかったりしませんか？
バックオフィスのアウトソーシングには、こんなメリットが考えられます。
・コア業務、事業拡大へ集中することができる
・人件費を削減することができる
・プロのノウハウを活用することができる
バックオフィスをアウトソーシングするメリット
コア業務、事業拡大に集中して取り組むことができる
バックオフィスをアウトソーシングすると、時間に圧倒的余裕が生まれますので、こちらは一番明らかなメリットと言えます。
バックオフィスのフローの確立未確立によっても、どれだけアウトソーシングの時間短縮恩恵を受けられるか、大きく変わってくるでしょう。
フローが既に確立されているようなら、業務内容をアウトソーシング先へ伝えるだけで良いですね。
必要であればプロのコメントを受けて、オリジナルのフローを変更することも出来るでしょう。
バックオフィスのフロー構築から入っていくと、どうでしょうか。
色々と試行錯誤を重ねて、徐々に形にしていく流れとなりますので、膨大な時間がかかることになりますね。
ベストなバックオフィスフローが構築出来ることが理想ですが、
結果的に、構築したフローが非効率だった場合には、かなりのタイムロスになることも。
こういった手間や時間のムダ遣いを避けるためにも、バックオフィスをアウトソーシングして、プロに任せるべきでしょう。
人件費を削減することができる
会社の存続には、バックオフィス業務は欠かせません。
しかしながら、バックオフィス業務のため、実際に人（正社員）を雇うと、一体どれくらいかかるのでしょうか。
１．正社員の給与
２．社会保険料
-「労災保険」
-「雇用保険」
-「厚生年金」
-「健康保険」
３． 福利厚生
４． 設備費用
５． 間接部門の費用
社会保険は4つで構成されていますが、こちらは労働者と事業者で分担するルールとなっています。
上記以外にも、研修費等もコストとなるでしょう。
こうして羅列してみると、正社員を雇うには予想外にコストがかかることが理解できますね。
また、正社員が退職するとなったときには、再雇用にかかるコストも別途考えなくてはなりません。
プロのノウハウを活用することができる
先ほどお話したコストを負担して、正社員を雇いバックオフィスを任せるのも良いでしょう。
コスト面以外に、バックオフィスのアウトソーシングをおすすめするには、プロのノウハウにあります。
バックオフィス業者はバックオフィスのプロであり、実績もあり、経験が豊富です。
例として、フローを一から構築する場合には、バックオフィスの経験がある社員に任せるより、
バックオフィスのプロに依頼する方が安心ですよね。
更に、様々な企業のバックオフィスのヒアリングや経験から、
あなたにとって、ベストなバックオフィスの運用方法も導くこともできるでしょう。
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バックオフィスをアウトソーシングする際の注意点
価格だけでなく、サービス内容・形態を見極める
バックオフィス業務をアウトソーシングするなら、長くお付き合いできるアウトソーシング先を見つけたいですよね。
その場合は、以下も検討できると良いでしょう。
・急ぎの依頼
・企業特有の内部事情等
バックオフィス業務をアウトソーシングしても、アウトソーシング先によっては、柔軟な対応が難しい場合もあります。
必要であれば、提供するサービス内容だけでなく、以上の項目も事前相談できると安心でしょう。
価格やサービス内容で、安易にアウトソーシング先を決めずに、自分の企業と相性が良いのか、しっかりと見極めましょう。
機密情報の保護が必要
前述しているように、バックオフィス業務をアウトソーシングするには、自社の情報を外部に提供するほか方法はありません。
自社の情報を最大限に保護し、情報漏えいのリスクを限りなく低くするためには、以下の方法が考えられるでしょう。
・秘密保持契約書を締結する
・情報漏えいが発生時の緊急の対応を考えておく(IDやPW、個人情報等)
万が一の情報漏えいが発生してしまった場合には、被害を大きくしないためにも、迅速な対応が求められます。
以上のように、秘密保持契約書を結ぶだけでなく、最悪の事態時の対応について、事前に話し合っておくと安心でしょう。
業務フローの明確化と確認
バックオフィス業務をプロへアウトソーシングしたからといって、完全に丸投げするのはリスキーでしょう。
なぜなら、業務不履行等のトラブルの元となり得るためです。
どのように業務をお願いするのか明確にし、アウトソーシング先としっかりと業務フローを話し合いましょう。
例えば、経理事務をアウトソーシングしたとしましょう。
自社とアウトソーシング先のお互いの業務認識がズレていたがために、
期日までに守らねばならない入出金をミスしてしまったら、大変ですよね。
以上のトラブルに見舞われないためにも、アウトソーシング先と依頼する内容について、把握・合意することを強くオススメします。
