近年、テレワークやワーケーションなどが普及しています。働き方が多種多様になった反面、新たな悩みも生み出しています。
それは、「テキストコミュニケーション」の機会が増えていることです。

文章だと上手く伝えられなかったり誤解を生んでしまったりした経験が誰しもあるのではないでしょうか。そして、その経験から「文章で伝えることが苦手だ」「距離の取り方が分からない」などの苦手意識を持ちがちです。

そこで、この記事では、

• テキストコミュニケーションの重要性
• テキストコミュニケーションのメリットデメリット
• テキストコミュニケーションのコツや注意点

を解説します。

この記事を読むことで、テキストコミュニケーションへの苦手意識を減らすことができ、対面していなくても会話や伝達がスムーズにいくコツを掴めますので、ぜひ試してみてください。

テキストコミュニケーションの重要性

近年、日本でも取り入れられるようになったテレワーク（リモートワーク）という働き方。
しかし、三菱UFJリサーチ＆コンサルティングの資料によると、テレワーク中のデメリットとして以下のようなアンケート結果が出ています。

• 同僚や部下とのコミュニケーションがとりにくい（56.0％）
• 上司とのコミュニケーションがとりにくい（54.4％）

2つに共通する内容は、コミュニケーションに関する悩みと言えるでしょう。

テレワークが普及すると、ちょっとした報告やコミュニケーションはチャットやメールを使うことが多くなります。気付けばテキストコミュニケーションなしでは仕事ができない世の中になってきており、その重要性は計り知れません。

表情や声のトーンが分かると、相手がどのような感情で発言しているのかも分かりやすいですが、文章の場合は感情が伝わりにくい場合があります。

特に上司に連絡する際は、粗相のないようにと気を遣いすぎて頭を抱える人も多いでしょう。
その結果、テキストコミュニケーションが面倒くさくなり、苦手になっていくパターンが非常に多いのです。

テキストコミュニケーションは現代社会において必要なスキルのため、避けることはできません。しかし、コツや注意点を学ぶことで、苦手意識を減らすことはできます。
さらに、テキストコミュニケーションのコツを掴めば、テレワークを円滑に進めるきっかけにもなります。

参考：三菱UFJリサーチ＆コンサルティング「テレワークの労務管理等に関する実態調査【概要版】」

テキストコミュニケーションのメリット・デメリット

では、テキストコミュニケーションのメリット・デメリットを、シチュエーション別に整理して比べてみましょう。
ここでは、テキストコミュニケーションを「チャット」とし、電話・対面の場合と比較して表にまとめました。

 
まず、テキストコミュニケーション最大のメリットは、文字という記録が形に残り、「言った・言わない」の誤解を生まない部分です。
電話や対面での話し合いだと、聞き逃しが発生したり、確かに言ったのに言っていないと言われてしまう場合があります。
チャットの場合、いつ誰が言ったのかまで記録に残りますので、エビデンスとして非常に有効です。

もう一つ大きなメリットとして、相手の時間を気にせずにメッセージを送ることができる部分があります。電話やオンライン会議、対面などは相手と時間を合わせたり場所のセッティングが必要ですが、チャットの場合は相手の都合の良い時に確認してもらえます。
相手に時間という制約を与えない分、気楽に連絡ができるのが良い点と言えるでしょう。

しかし、上記の表を見ると分かるように、対面⇒電話⇒チャットの順に双方の感情や様子を読み取るヒントが減っていることが分かります。ここにテキストコミュニケーション最大のデメリットがあります。
チャットでは文字だけの会話になるため、相手の表情や口調などが全く見えず、双方の気持ちにずれが発生する場合があります。

ビジネスでは複雑な会話が繰り広げられる場合が多いので、誤解されないような説明をするのは大変だと感じるでしょう。

メリットとデメリットをしっかり理解して、それぞれの連絡手段をうまく使いこなす必要があります。

テキストコミュニケーションのコツ

テキストコミュニケーションは適切に使うと、非常に有効なツールとして活用できます。

そこで、ここからはテキストコミュニケーションが上手くなる・適切に使える人になるコツをいくつかご紹介します。

最初に結論や目的を伝える

まずは、最初に何を伝えたいのか、どうして伝えたいのかを明記するようにしましょう。

なるべく早く結論や目的を伝えることにより、まずは書き手の意見を頭に入れてもらえるようになります。その意見を踏まえたうえで、あとに続く理由や根拠の説明が続くと、読み手もスムーズに理解しやすくなるのです。

最初からだらだらと過程や理由などを書いてしまうと、結論を読む前に読み手が疲れてしまったり、「だから何？」とイライラさせてしまったり、頭で整理できず困惑させてしまう原因となります。

リアクションは素早く積極的に

次に、リアクション機能などを有効に使って、積極性をアピールしましょう。
例えば、LINEでは相手の意見にいいね！のようなリアクションを返す機能があります。SkypeやChatworkでも、了解のマークやハートのマークなど、それぞれのリアクションマークが存在します。

もし自分がチャットをして、誰からもリアクションや返事が来なかった場合、どう思いますか？
もしかして誰も読んでいないのかも…届いていないのかも…と不安になりますよね。

そこで、返信する時間がなかったとしても、「きちんと読んでいます」という意思表示としてリアクションを送る行動を心掛けると、相手からの心象も良くなります。

言葉だけではなく、態度で相手への気持ちを伝えるとそれだけで人間関係の構築にもつながります。

語尾や言い回しをやわらかくする

三つ目に、語尾や言い回しを柔らかくすることです。
文字だけの会話の場合、いつも口頭で伝えている言葉と同じ言葉だとしても、抑揚や声色が届かないため冷たい印象を与えてしまいがちです。

例えば、誰かに仕事を頼まれた場合、「わかりました。」とだけ答えると、嫌々取り掛かっていると勘違いされてしまうかもしれません。
しかし、少し工夫して「承知しました。すぐに取り掛かります！」と返事したとします。すると、やる気が見えたり頼んだ仕事を優先してくれている気持ちが伝わってきます。

語尾に「！」をつけてやる気や積極性を表現したり、少し砕けて話せる同僚などの間柄であれば、絵文字や顔文字を使うとさらに柔らかい表現になり、感情を乗せやすくなります。

また、あえて意見を少しふんわりさせる工夫も大事です。
「その資料の○○が間違っています」と文章で送ってこられた場合、きつく指摘されているように感じる人が少なくありません。

そこで「その資料ですが、○○の部分が少し間違っているような気がするのですが、もう一度ご確認いただけますか？」のように、ふんわりさせてみましょう。
「気がする」や「もしかして」「確認なのですが」のように、念のため伝えたというニュアンスをプラスすると、きつさが半減します。

状況によってツールを使い分ける

テキストコミュニケーションは確かに便利ですが、時と場合によっては柔軟な対応が求められる場合があります。
例えば

• トラブルが発生してすぐに対応しないといけない場合
• 相手と認識のずれが発生して、修正したり深く話し合ったりしたい場合
• すぐに連絡しなければならない状況になった場合

など、緊急性が高いものや直接話したほうが良いと感じられる場合は、電話や対面での会話を活用する方向に切り替えるのが大事です。

テキストコミュニケーションにこだわりすぎるのではなく、必要とされている状況とスピード感を見極めて、さまざまなツールを使いこなしていきましょう。

テキストコミュニケーションにおける注意点

テキストコミュニケーションは便利な点が非常に多いのですが、注意点もたくさんあります。
ここではどのような部分に注意したらよいのかを確認しながら、テキストコミュニケーションの適切な使い方を見極めていきましょう。

緊急連絡は避ける

まず、緊急連絡をしたい時はテキストコミュニケーションではなく、電話や対面で行いましょう。チャットの場合、すぐに相手が気づいてくれるとは限りません。気付けば半日や1日、場合によっては数日確認してくれないこともあります。

緊急の場合はリアルタイム性のある連絡ツールを活用すべきです。

主導権の違いを理解する

実は、コミュニケーションツールによって主導権が変わるのをご存知でしょうか。
例えば電話の場合は、掛けた側やセッティングした側の都合が相手の都合よりも上回っているため、主導権は掛けた側になります。

しかし、チャットなどのテキストコミュニケーションではそれが逆転し、チャットを送られた側が主導権を握ることになります。返事のタイミングは相手の都合次第だからです。

そのため、連絡が来なくてやきもきしたりイライラしないためにも、ツールによって主導権が変わることを理解しておきましょう。

曖昧な表現を使わない

続いて、曖昧な表現や誤解を生むような表現、業界用語など万人に伝わらない表現を使わないようにしましょう。
複数の意味に捉えられる内容や、社内でしか伝わらないルールありきで文章を送付してしまうと、誤解が生まれやすくなります。

特に社内特有の内容を伝える場合は、マニュアルや誰にでも伝わる言いかえの表現をあらかじめ用意しておくと、新入社員や社外の人にも上手く伝わるようになります。

ネガティブな情報の扱いに注意

テキストコミュニケーションでは内容が記録として残るので、エビデンスとしては非常に優秀です。

しかし、その一方でネガティブな表現や情報もそのまま残ってしまうデメリットがあります。
対面よりも細かいニュアンスが上手く伝わらない分、深刻な誤解やネガティブな空気に包まれることもあるので、チャットやメールでは特に注意が必要です。

オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」

「HELP YOU」は、創業時からフルリモートで事業を続ける株式会社ニット運営のオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援しています。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

テキストコミュニケーションのまとめ

この記事では、テキストコミュニケーションが苦手な人がコツを掴むための導入として、

• テキストコミュニケーションの重要性
• テキストコミュニケーションのメリット・デメリット

そして、テキストコミュニケーションがどのような効果をもたらすかを理解した上で

• テキストコミュニケーションのコツ
• テキストコミュニケーションの注意点

をまとめました。
テキストコミュニケーションには対面や電話にはない注意点がありますが、その分コツを理解して活用すれば業務の効率化につながります。

テレワークの導入やテキストコミュニケーションでの不安解決はぜひHELP YOUにお任せください！

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社内でのチャットやWeb会議などが一般的になりつつある昨今、さまざまなビジネスコミュニケーションツールが提供されています。
それぞれに特徴や使い勝手も異なり、どのようなツールを選ぶべきか悩んでいる人も少なくないでしょう。

この記事では、Microsoft teamsについて特徴や業務効率化の活用事例などを解説しています。
チャットツールで業務効率化に取り組みたい人や、Microsoft teamsの導入を検討している人はぜひ参考にしてみてください。

Microsoft teamsとは

teamsは、グループワークツールの一つです。チャット、Web会議、ファイル共有など、グループワークに必要な機能を備えています。ExcelやWordなどを提供していることで知られているMicrosoft社が開発・提供しているツールとして知っている人も多いのではないでしょうか。

2017年のサービス開始以降、ぞくぞくとユーザー数を増やし、2022年には月間アクティブユーザー数が2億7000万人を突破。Microsoft365を利用しているユーザーは無料で使えることもあり、今後もますますビジネスシーンでの活躍が期待されているツールです。

Microsoft teamsの業務効率化機能

teamsの主な機能はチャット、Web会議、通話、画面共有、チャネルの5つです。それぞれの機能について詳しく紹介していきます。

チャット機能

従来、テキストでやり取りを行う際にはメールが活用されていました。しかし、メールは一通ずつ送信する必要があるため、簡単な会話であれば通話した方が早いと感じるシーンも少なくないでしょう。

通話となると相手の都合で電話に出られないことがあったり、自分自身も他の作業を中止したりする必要があるため、急ぎではない確認作業程度ならテキストツールで済ませたいと考える人が多いようです。

teamsのチャット機能は1対1や複数人でのチャットが可能です。複数人のチャットではユーザーやグループを指定することもでき、グループワークにおけるスムーズなやり取りをアシストしてくれます。

その他、teamsのチャットの特徴として「パブリックチーム」という機能があります。パブリックチームでは、組織外の人ともグループを作成することができます。

社内限定のチームチャットと、社内外問わず誰でも参加できるパブリックチームをうまく使い分ければ、社内社外共にスムーズな情報共有が可能になるでしょう。

取引先とのやり取りをパブリックチームで行い、社内でのプロジェクト進行をチームで行うことでteamsに集約して情報共有が行えるため、管理が簡単になり業務効率化にも繋がります。

Web会議

リモートワークの普及に伴い、Web会議は今や一般的になりつつあります。しかし、ビデオチャットツールの複雑な操作に戸惑う人も多く、せっかくのWeb会議がスムーズに行えないというケースも多いのではないでしょうか。

teamsのWeb会議は、マイクとカメラなどの最低限の設備の他、インターネット環境さえ整っていれば誰でも簡単に始められます。

teamsから「今すぐ会議」を選択、参加メンバーを招待するだけで始められるため、初めてWeb会議ツールを利用する人でも比較的簡単に操作できるでしょう。

teamsのWeb会議ツールの特徴として、会議中の参加要請機能があります。急遽、今回のWeb会議対象外のスタッフに参加してもらいたい場合、teamsを使ってWeb会議への参加要請が可能です。

専門的な分野において詳しいスタッフから直接話を聞きたい場合など、手軽にWeb会議への参加を要請することができます。

通話機能

teamsは通話アプリとしても活用できます。スマートフォンアプリとデスクトップアプリの両方で通話できる他、通話中にWeb会議に切り替えることも可能です。

teamsの通話機能で特に注目すべきなのは追加ライセンスを購入すると利用できる電話システムです。通常、アプリを利用した通話は、同じアプリを所有している相手にしかかけられません。

しかし、teamsの通話システムを利用すると、teamsを外線電話として利用できます。内線や外線を利用するための機器が不要になり、社内のコスト削減に繋がる他、リモートワーク中でも企業の外線番号を利用して通話できるため社員のプライバシーも守られます。

ただし、現在国内では通話システムのみでは外線連携できません。通信会社が提供するUniTalkなどのクラウドボイスサービスを契約する必要があります。

画面共有機能

Web会議や通話をしていると、言葉では伝えにくい場面に遭遇することもあります。teamsでは、デスクトップやアプリ、スマートフォンなどの画面を共有しながらの通話が可能です。また、画面共有する際、通信相手が遠隔操作を行うこともできます。

言葉で伝えるのが難しいシーンでは、直接共有画面を遠隔操作することで、対面しているのと同じ位スムーズなやり取りが可能です。

その他、Microsoftならではの機能としてWeb会議でPowerPointの共有が可能な点も魅力の一つです。Web会議でのプレゼンや、他部署、クライアントなどへの提案の際にPowerPointで作成した資料を共有することで、視覚的に分かりやすく内容を伝えることができます。

チャネル機能

グループワークツールを利用している中でぶつかりがちな問題の一つに、グループ設定の複雑さがあります。

例えば、プロジェクト内では部門ごとにリーダーを有するチームへと分けられることも珍しくありません。進行中のプロジェクトが一つであれば管理は簡単ですが、複数のプロジェクトを同時進行する場合どのグループで何に対応しているのか分かりにくく使い勝手が悪くなってしまうことも少なくないです。

teamsでは、これらの問題を解決できるチャネル機能を有しています。プロジェクトや所属部門をはじめとした大きなグループはチーム、さらに細かいグループはチャネルとして管理可能です。

チームごとに分割管理できるため、複数プロジェクトを同時進行する際に、どのグループで何を管理しているのか明瞭で使い勝手がよいと言えます。

Microsoft teamsの便利機能

続いては、teamsの中でも特に注目すべき便利な機能について紹介していきます。

ファイル共有機能

teamsでは、Excel、Word、PowerPoint、VisioなどMicrosoft製のソフトで作成したファイルを共有できます。

利用方法も、チャネル内の共同ファイルに、既存ファイルをアップロードするだけです。簡単に誰とでもファイルを共有できるため、複数人での作業がシームレスに統合できます。

その他にも、ファイルのアクセス権を設定すれば、外部ユーザーとのファイル共有も可能です。取引先をはじめとした他社との共同作業において、teamsのファイル共有機能は時短や業務効率化に役立つことでしょう。

Microsoft365との連携

teamsは他ツールとの連携性の高さが特に注目されているシステムです。700以上のツールと連携できるとされており、情報共有の効率化に一役も二役も買っています。

その中でも、特にユーザーにとって便利な機能のひとつとして利用されているのがMicrosoft365との連携です。Microsoft365とteamsを組み合わせて使うことで、効率的な作業環境を構築することができるでしょう。

ゲスト参加機能

グループワークツールは、アカウントを有していないとサービスを利用できないケースが少なくありません。

他社スタッフとWeb会議などを行う際、相手がツールのアカウントを持っていないため、オンラインでのやり取りが難しいといった場面に遭遇してしまった経験のある人もいるでしょう。

teamsは、アカウントを持たない人でもゲストとしてWeb会議などに参加できるゲスト参加機能を実装しています。もちろん、開催者が参加を許可しないとゲストは会議に参加できないので、見知らぬ人物が誤ってWeb会議に参加してしまうようなこともありません。

Microsoft teamsの注意ポイント

業務効率化に貢献するteamsですが、活用する上でいくつかの注意ポイントがあります。思わぬトラブルを防ぐためにも、以下のポイントに気を付けてください。

改行には注意が必要

teams内のチャット機能では、Enterキーを押すとテキストが送信されてしまいます。チャットで文章が読みやすいよう改行しようとEnterを押したところ、中途半端なところでテキストが送信されてしまったという経験をしている人も多いでしょう。

teamsのチャットでは文章を改行する際、Shift+Enterで改行が可能になります。慣れるまでは、画面脇に付箋で貼り付けておくなど、意識する工夫をしてみてはいかがでしょう。慣れれば意識せずにShift+Enterで改行できるようになります。

どうしてもEnterを押してしまうという人は、鉛筆マークの書式ボタンをクリックします。そうするとEnterキーによるテキスト送信ができなくなるので、文章の途中で誤送信してしまうことはなくなるでしょう。

この場合、送信は紙飛行機マークの送信ボタンをクリックして行います。

メンションを忘れずに

複数人でのチャットを利用する際は、そのままテキストを送信してしまうと誰に対してのメッセージなのか分からず他のメンバーも混乱してしまいます。そこで、有効なのが特定のメンバーを指定するメンション機能です。

メンション機能とは「@ユーザー名」を文頭に記載することで、テキストの宛先を分かりやすくする機能です。

誰に対してのチャットなのか明確にするためにも、複数人が参加するチャットではメンションを忘れないようにしましょう。

ファイル共有ができないケースも

同じファイルを共有して編集できるteamsの機能・共同編集ですが、場合によってはこの機能を利用できないケースもあります。

ファイルを共同編集できない理由は以下の3つです。

• 他の人がファイルチェックをしている
• アクセスが制限されている
• ファイルが古いOffice製品の拡張子になっている

チェックアウトとは、同時に編集することを防ぐため編集権限をかけるシステムのことです。ファイルチェックが原因で共同編集ができない場合は、チェックが終わるのを待つか、ファイルインの状態に設定を変更してもらいましょう。

また、現在のOffice製品の拡張子は「.docx」「.pptx」」「.xlsx」など。これら以外の拡張子はteamsで共同編集できないので注意してみてください。

Microsoft teamsの使い方

グループワークをシームレスにし、業務改善に役立つteamsは使い方もシンプルです。続いては、使用頻度の多い「チャット」「Web会議」「ファイル共有」の3つの機能の詳しい使い方を紹介していきます。

teamsの使い方：チャット

teamsでチャットを使う方法は以下の通りです。

【1対1の場合】

1. サイドメニューバーから[チャット]を選択する
2. [新しいチャット]を選択する
3. 宛先フィールドに相手ユーザーの名前を入力する
4. チャット下部のボックスにメッセージを入力する
5. 紙飛行機のマークをクリックしてメッセージを送信する

【グループチャットの場合】

1. サイドメニューバーから[チャット]を選択する
2. [新しいチャット]を選択する
3. [To]フィールドの下向き矢印を選択する
4. グループ名を入力する
5. 追加するユーザー名を[To]フィールドに入力する
6. チャット下部のボックスにメッセージを入力する
7. 紙飛行機のマークをクリックしてメッセージを送信する

グループチャットの最大参加人数は250名です。グループチャットではメッセージがグループ全員に送信されるので、初めてteamsを利用する場合は個別チャットを使って動作を確認しておくとよいでしょう。

teamsの使い方：Web会議

Web会議を行う方法は以下の通りです。

1. サイドメニューバーから[チーム]を選択する
2. Web会議を行うチームを選び、画面下のビデオアイコンを選択する
3. [今すぐ会議]を選択する

Web会議はチーム単位で行うため、事前にチームの作成が必要です。場合に応じて、チーム外のメンバーにもWeb会議への参加要請を送る事もできます。

teamsの使い方：ファイル共有

チームもしくはチャネルでファイル共有を行う方法は以下の通りです。

1. サイドメニューバーから[チーム]を選択する
2. 共有するチームもしくはチャネルを選択する
3. [ファイル]を選択し、[アップロード]と[ファイル]をクリックする
4. 共有したいファイルを選択する
5. [開く]を選択する

複数のファイルを一括共有したい場合は、共有したいファイルを選ぶ際にShiftを押しながら風数ファイルを選択してみてください。簡単に複数のファイルを一括共有することができます。

Microsoft teamsの業務効率化事例

teamsは情報共有やコミュニケーションツールとして有用なことが分かりました。

続いては、実際にteamsを導入し業務効率化を果たしている企業の事例を紹介します。自社でどのようにteamsを活用するのか検討する参考にしてみてはいかがでしょう。

株式会社クレスコ

株式会社クレスコでは、teamsを活用して約1,500ユーザーがシームレスなグループワークを実践しています。

コロナ禍におけるテレワークの導入をきっかけにteamsをメインツールとして活用。同社では、より効果的にteamsを活用できるよう全社員参加の改善プラットフォームをteams内に構築しました。

各個人がテレワークやオンライン上でのグループワークに意見やアイデアを投稿できるチャネルを作成し、一定数のいいねが集まるとそれらの意見やアイデアが実現される仕組みです。

これらのフラットコミュニケーションにより、同社のteamsは社員にとってより活用しやすいツールへとルール作りが行われ、その成果は業務にも確実に活かされています。

意思決定のスピード感がアップし、お客様へのよりよく早い提案を練り上げるための仕組み作りに貢献しているそうです。

ビリングシステム株式会社

決済業務の中継役を担うビリングシステム株式会社では、企業や金融機関に対して個別対応が求められます。人の手により行う業務を無くすことはできず、社内ではこれまで完全テレワーク化は不可能と思われていました。

しかし、コロナ禍によりテレワークへの移行が求められ、同社は準備が整う前に業務改革を行うことになります。既にMicrosoft365を導入していたことから、teamsやOneDrive、SharePointなどを活用してテレワークを開始。

同社において大きな課題であるセキュリティ面はOneDrive、SharePointなどのクラウドシステムを活用しテレワークに適した体系を構築しています。さらに、teamsで社内コミュニケーションを取り、情報共有を徹底することでスムーズなテレワークを実現しました。同社は緊急事態宣言解除後も社員の5割出勤を目安として業務を続けています。

今後、働き方はさらに多様化することが予想されています。変革の時代に、柔軟に対応できる社内環境づくり。そこで欠かせないビジネスコミュニケーショツールとしてteamsが活用されています。

エムオーテックス

エムオーテックス株式会社が提供する「Syncpit」とは、バックオフィス特化型のFAQシステムです。150以上のプリセットFAQと、最短30分で運用開始できるという手軽さが注目を集めており、問い合わせ業務の効率化が期待できるとして注目されています。

Syncpitの開発・普及に大きく貢献しているのがteamsです。普及率の高いteamsをSyncpitのプラットフォームとすることで、導入を簡易化することに成功しています。teamsという使い慣れたツールを利用することで、教育コストの低減にもなり導入する企業の負担は大幅に削減しました。

同社の事例では、teamsが単純なビジネスコミュニケーションシステムに留まらず、革新的なソリューションを創出する可能性を持ったツールであることが伺えます。

業務効率化はHELP YOUにお任せください！

teamsを活用することでコミュニケーションが円滑になると情報共有がスムーズに行え、業務効率化できます。
しかし、中にはこれまでもいくつかのコミュニケーションツールや業務効率化システムを導入したけれど、運用に失敗したという企業も少なくないのではないでしょうか。

ツールはあくまでも道具です。企業に合った活用方法を選ばないと、業務効率化は難しくなります。そこでおすすめなのが、企業の困り事に対応するオンラインアウトソーシング「HELP YOU」のサービスです。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

まとめ

多様な働き方が推進されている昨今、情報共有やリモートコミュニケーションは企業にとって重要な課題の一つになっています。
teamsは、企業の課題を解決するための重要なツールです。効率的なコミュニケーションや情報共有は、業務効率化や売上増加など社員だけでなく企業にとっても大きなメリットを生みます。

企業に合った適切な導入方法や、社員へのteamsを使ったコミュニケーションや情報共有方法の教育を行い、社員一丸となって業務に邁進できるよう取り組んでみてはいかがでしょうか。

業務効率化に関するご相談は、ぜひHELP YOUをご検討ください。

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昨今、注目が高まっているペーパーレス化。導入に向けて動き出している企業の方も多いのではないでしょうか。

そこで必要となってくるのが使用ツールの検討です。

この記事では、ペーパーレス化の導入にあたって必要なツールや導入支援サービスを紹介！メリットや導入方法についても解説しました。ぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙をなくすという意味です。
会社の業務においては紙の書類処理を電子化することを指します。具体的には日報や勤怠管理、会議資料の作成・共有などをオンライン対応に切り替える作業です。

ペーパーレス化が推進されるようになった背景の一つには、働き方改革が挙げられます。
働き方改革では、従来の労働環境を見直し、多様的かつ効率的な労働環境を作っていくための施策を行なっていきます。

そんな働き方改革の一環にあるのが「長時間労働の是正」です。
ペーパーレス化を導入することで、書類の管理・確認・共有といった作業を一括してオンラインでできるようになるため、業務の効率化につながります。

そのため、働き方改革を実現する一助になると注目されているのです。

また、ペーパーレス化は紙の使用量を抑えるという点で環境保護の役割もあり、多くの企業で導入が進むきっかけになっています。

2015年9月の国連サミットでは、持続可能な世界を実現するため、2030年までの国際目標であるSDGs(Sustainable Development Goals)が定められました。

掲げられた17の目標の中には「15.陸の豊かさも守ろう」という項目があります。

引用：国際連合広報センター「SDGs（エス・ディー・ジーズ）とは？　17の目標ごとの説明、事実と数字」

具体的には、森林の持続可能な管理、砂漠化への対処、土地劣化の阻止および逆転、ならびに生物多様性損失の阻止を図るというものです。

ペーパーレス化により紙の消費量を減少させられるため、環境に配慮した企業活動が可能になります。

このような背景からペーパーレス化はどんどん普及しているのです。

参考：国連広報センター「目標 15 森林の持続可能な管理、砂漠化への対処、土地劣化の阻止および逆転、ならびに生物多様性損失の阻止を図る」

社内の書類をペーパーレス化するメリット

ではペーパーレス化導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
順番に説明します。

社内の書類をペーパーレス化するメリット１．コスト削減

ペーパーレス化の大きなメリットは、紙や印刷にかける費用の削減ができることです。

また、印刷コストだけでなくプリンターのメンテナンス費用や電気代も節約でき、会社全体のコスト削減にもつながります。

社内の書類をペーパーレス化するメリット２．業務効率化

ペーパーレス化によって、資料を共有する際に必要だった印刷の手間が省けます。
クラウド上で保管するため、検索機能を用いて指定の書類を短時間で見つけることも可能です。

このように、業務効率化が実現できるのもペーパーレス化導入のメリットです。

社内の書類をペーパーレス化するメリット３．セキュリティ強化

紙で書類を管理していると避けられないのが紛失のリスクです。
ペーパーレス化を導入すると、システム上でパスワードを設定する・バックアップをとるなどの対策が取れるため、セキュリティを強化することができます。

社内の書類をペーパーレス化するメリット４．テレワーク推進

新型コロナウイルスの感染対策として、今や多くの企業がテレワークを導入しています。
テレワークへの切り替えにあたって必要不可欠なのが「業務のオンライン化」です。

ペーパーレス化の導入により、書類管理をオンライン上で行うことができるようになります。
どこにいても必要な資料にアクセスできるため、ペーパーレス化を進めることでテレワーク推進の効果も期待できるでしょう。

ペーパーレス化の成功事例

実際にペーパーレス化の導入に成功した事例について、導入前の課題や導入後の効果を踏まえてご紹介します。

今回は企業と自治体の事例を一つずつピックアップしました。

ペーパーレス化の成功事例１．企業の例

【概要】
業種：製造業（食品・飲料品メーカー）

「食の感動（おいしさ・喜び・新しさ）」を通じて、世界で信頼される企業グループを目指すアサヒグループホールディングス株式会社。企業価値の向上のため、グループ間連携やグローバルネットワーク活用による拡大展開を図っています。

【導入前の課題】
・会議準備の手間が多く運用負荷が大きい
・紙資料の消費量や情報漏洩リスクへの懸念

同社では、週に一度開かれる役員会議の資料準備が大変な手間となっていました。
各部門が作成した資料を一つの会議資料にまとめ、印刷して個人別にソートしてから配布するなど、作業は膨大。直前に資料を差し替えることもあり、事務局の負担が大きいことが課題でした。

【導入後の効果】
このような負荷の軽減、さらに省資源・情報漏洩リスク低減の視点から、同社ではペーパーレス会議システムを導入。その結果、以下のような効果がありました。

・会議運用負荷の軽減
・紙や参加者の出張旅費の削減
・会議が活性化

年間でおよそ40,000枚の用紙削減にも成功し、後片付けの負荷も約50%軽減されるなど、当初の課題を解決できています。

また、ペーパーレス会議システムを導入したことで資料が見やすくなり、より議論に集中しやすい環境づくりを実現しました。

ペーパーレス化の成功事例２．自治体の例

【概要】
青森県弘前市役所は、財務、インフラ設備、教育・文化・観光など、市民生活を支えるための基盤作りをしています。

【導入前の課題】
・紙の使用量が多い
・会議準備に時間がかかっていた

弘前市役所では、これまで紙の使用量が膨大であることが問題視されていました。
紙の用途のほとんどは会議資料で、量だけでなく準備の時間も大きな負担となっており、職員が残業して対応することも多かったそうです。

【導入後の効果】
紙の使用量と会議準備の工数削減のため、弘前市役所ではペーパーレス会議システムを導入。その結果、以下のような効果がありました。

・紙の使用量を大幅に削減
・会議準備の工数が減少

ペーパーレス化の導入により、会議資料の紙が約14,000枚、紙代とトナー代で約142,000円の削減に成功しました。毎回3時間かかっていた会議資料準備の負担も軽減されています。

ページ数を気にする必要がないため、わかりやすい資料づくりが可能となり、会議の質の向上にもつながりました。

参考：株式会社MetaMoJi「ペーパーレス化導入事例【自治体】弘前市」

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化のメリットや、実際に導入した際に得られる効果についてご紹介してきました。

ここからは、ペーパーレス化を進める方法を順番に説明します。

ペーパーレス化の方法１．電子化する書類を選ぶ

ペーパーレス化はコストも労力もかかる作業です。
まずは、電子化する書類の範囲や優先順位を決めましょう。

ペーパーレス化をスムーズに導入できるよう、あらかじめ業務プロセスを見直しておくのがおすすめです。

ペーパーレス化の方法２．部分的・段階的に進める

部署ごとやプロジェクト単位など、部分的にペーパーレス化を実践していきましょう。
部分的・段階的に進めていくことで、フェーズごとの問題点や改善点がクリアになります。

万全な体制を構築してから会社全体で取り組んでいくと、よりペーパーレス化の効果が期待できるはずです。

ペーパーレス化の方法３．スマホやタブレットから導入する

デジタル機器の操作に慣れるには時間がかかります。
スマホやタブレットなど、日常的に使う場面が多い機器から使い始めるようにしましょう。

ペーパーレス化の方法４．使用するツールを選ぶ

ペーパーレス化には、クラウドストレージなどデジタルツールの活用が必要不可欠です。
文書サイズや使用感にあわせて適切なツールを選ぶようにしましょう。

具体的なツールについては後ほど解説します。

ペーパーレス化に役立つツール

ペーパーレス化導入に役立つツールをご紹介します。

ペーパーレス化に役立つツール１．情報共有ツール

情報共有ツールは、業務の進捗状況や顧客管理・社内コミュニケーションなど、業務に関するさまざまな情報を伝達・共有するツールです。

【メリット】
・社員がどこにいても手軽に情報発信できる
・チーム内での共有が簡単
・リアルタイム性の高いやりとりができる

【おすすめツール】
・「Chatwork」
国産ツールで、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールとして利用できます。ITテクノロジーに不慣れな方でも気軽に利用できるのが特徴です。
チャットやビデオ通話、音声通話の他に、タスク管理、ファイル共有ができ、さまざまな活用方法があります。

・「JANDI」
JANDIは月額無料から利用可能です。簡単な操作でチーム内での情報共有が実現できます。
導入企業では、社内メールが約82%低減、業務効率が約56%アップしたというデータもあるようです。

・「Evernote」
個人利用もビジネス利用もできるのが特徴のツールです。アイデア、プロジェクト、タスクなどを記録したり、忘れないための優先順位をつけたり、重要な情報をすべて記録できます。
デスクトップ・タブレット・スマートフォンすべてで同期されるため、いつアクセスしても快適に使えるのがメリットです。

ペーパーレス化に役立つツール２．Web会議ツール

Web会議は、オンライン上でミーティングや会議を行えるツールです。

【メリット】
・オフィス、自宅、外出先など好きな場所から会議に参加できる
・画面共有モードで資料共有も簡単に行えるため準備の手間が省ける

【おすすめツール】
・「Zoom」
互いに顔をみながらコミュニケーションができます。必要に応じて、書類やPC画面の共有や仮想ホワイトボードへの書き込みも可能です。

・「Skype」
Skypeのコンセプトはビデオ通話です。ID登録後、直接通話やチャットが利用できます。グループ通話でも個人アカウント同士でつながる必要があります。

ペーパーレス化に役立つツール３．ストレージツール

ストレージツールは、電子化した書類を保管するために使います。
容量やアカウントの数によってサービスの利用料金は変わるため、事前に使用状況を想定しておくことが必要です。

【メリット】
・インターネット上で一括管理できるため、資料共有や検索が簡単にできる
・資料管理におけるセキュリティ強化につながる

【おすすめツール】
・「Google Workspace」
Google社が提供する企業向けグループウェア「Google Workspac（旧G-suite）」に含まれるオンラインストレージサービスです。
一人当たり680円のGoogle Workspaceアカウントで30GBまでのストレージ容量が使えます。コスパが高いのがメリットです。

・「Fleekdrive」
共同作業にフォーカスしたサービスです。文書や資料の共有だけでなく、リアルタイムのチャットで円滑にコミュニケーションできるのが強みです。

・「NotePM」
日報・議事録・社内マニュアルなど、さまざまな種類の文書をクラウド上で管理できます。
直感的なデザインのため、ITツールの操作に慣れていない人でも簡単に使えるのがポイントです。スマホやタブレットからの閲覧もできます。

ペーパーレス化に役立つツール４．電子契約ツール

電子契約ツールは、契約書や社内の重要書類に捺印するためのツールです。

【メリット】
・担当社員の居場所にかかわらず決済の印鑑を押せる
・ビジネス上のやりとりがスムーズに進む
・取引先との契約もオンライン上で完結する
・書類送付や郵送の手間、コストが削減できる

【おすすめツール】
・「電子印鑑GMOサイン」
弁護士監修による確かな実績があるツールです。電子証明書、メール認証により本人性を担保するハイブリット署名が特徴で、相手側の負担を軽減できます。無料でお試しできるのもポイントです。

・「X-point cloud」
申請書類のペーパーレス化を検討している方におすすめのツールです。紙のような直感的なフォームなので、手書きの申請書類と同じ要領で利用できるのがポイントです。
決済担当者は承認ボタンを押すだけで承認作業を完了できます。

ペーパーレス化ツール導入時のポイント

最後に、ペーパーレス化を導入するにあたって気をつけたいポイントを解説します。

ペーパーレス化ツール導入時のポイント１．社員のIT教育を行う

ペーパーレス化は社員全員が一丸となって進めていくことが非常に重要です。

そのため、社員ごとにITリテラシーに差がある場合は、定期的に研修を開催するなどIT教育を行っていきましょう。

ペーパーレス化ツール導入時のポイント２．支援サービスを活用する

社内にITスキルをもった人材がいない、人的リソースが不足している、といった課題を抱えている方は、アウトソーシングなどの支援サービスの利用を検討するのがおすすめです。

オンラインアウトソーシング

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

まとめ

ペーパーレス化によって、業務効率化、紙の使用量やコスト削減、会議の質向上など、さまざまなメリットが得られます。
しかし、導入にはコストや手間がかかり、ツールを選ぶのも一苦労です。

余裕をもって効果的なペーパーレス化導入を行いたいという方は、ぜひアウトソーシングなどの導入支援サービスの活用も検討してみてください。

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近年広がりを見せている働き方、リモートワーク（テレワーク）。しかし同時に、コミュニケーション問題や情報共有、勤怠管理など、リモートワーク（テレワーク）の課題も見えてきています。

本記事では、リモートワークの課題別に必須のリモートワークツールを紹介します。サービスの特徴や料金、おすすめ企業を明記しました。自社に適したリモートワークツールを活用することで、作業が効率化され、生産性が向上する可能性があります。

リモートワークに必須の便利ツール

リモートワーク（テレワーク）の課題を解決してくれるリモートワークツールについて説明いたします。

リモートワーク（テレワーク）の課題

リモートワーク（テレワーク）の課題に挙げられることが多い項目は以下のとおりです。

課題1.コミュニケーションが難しい

課題2.情報共有ができない

課題3.複数人で会議ができない

課題4.勤怠管理が難しい

課題5.営業活動の非効率化

これらのリモートワークの課題を解決するために活用したいツールがあります。

1.ビジネスチャットツール

「課題1.コミュニケーションが難しい」を解決してくれる必須のリモートワークツールがビジネスチャットツールです。

ビジネスチャットツールとは、インターネットでメンバーとコミュニケーションを行うツールです。一方的に要件を送るメールとは異なり、複数人でのコミュニケーションが可能。場所が離れていても、その場で会話しているような感覚で使用できます。
ビジネスチャットツールの主なメリットは以下のとおりです。

• メールや電話より、素早くコミュニケーション、情報共有ができる
• ファイル・タスクを管理できる
• 高セキュリティ

リモートワーク（在宅勤務）に必須の便利ツールの中でも、特に重要なツールといえるでしょう。

2.ナレッジ（情報）共有ツール

「課題2.情報共有ができない」を解決してくれる必須のリモートワークツールがナレッジ（情報）共有ツールです。

ナレッジ（情報）共有ツールは、仕事や業務に必要な知識（ノウハウ）・情報を共有するツールです。確認点が出た際、オフィスならファイルに保管された資料の確認や上司などへの質問で解決できますが、リモートワーク（テレワーク）では不可能です。

そのような場面でナレッジ（情報）共有ツールを使えば、リモートワーク（在宅勤務）でも不明点の確認や知識の共有は可能になります。必要な情報に素早くアクセスできるので、チームのパフォーマンス向上が期待できます。

3.Web会議ツール

「課題3.複数人で会議ができない」を解決してくれる必須のリモートワークツールがWeb会議ツールです。

Web会議ツールは、異なる場所にいるメンバーとインターネット上で会議できるツールです。
会議用の資料もミーティングのチャット欄にアップすれば、すぐに閲覧が可能。また画面共有を使うと資料と発言者が同時に画面に映るので、発言者の顔を見ながら、資料を確認できます。
ただし、通信環境によって音声や画像の質が左右されるというデメリットもあります。少ない通信量でミーティングできるなど、自社に適したWeb会議システムを選ぶ必要があるでしょう。

4.勤怠管理システム

「課題4.勤怠管理が難しい」を解決してくれる必須のリモートワークツールが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムは、社員の勤務・残業、欠勤を管理するシステムです。勤怠管理システムには、以下のメリットがあります。

• 勤怠管理にかかる時間を削減できる
• 長時間労働の是正
• 不正打刻の防止 など

タイムカードを利用した場合に必要な手集計も、システムによる一括集計が可能です。勤怠管理の作業時間を減らすことができ、計算ミスも防げます。

5.営業支援システム

「課題5.営業活動の非効率化」を解決してくれる必須のリモートワークツールが勤怠管理システムです。

営業支援システムとは営業に関わる仕事をサポートし、業務の効率や営業の成約率を高めるシステムのことです。営業支援システムを活用すると、以下のメリットがあります。

• 営業プロセスの改善
• 営業状況の分析
• 抜け漏れに気付きやすい

リモートワーク（テレワーク）では、上司は社員の仕事状況を把握しにくく、管理漏れが起こる可能性もあります。また、引き継ぐときに時間がかかるなど、営業の効率が悪くなる場合もあるでしょう。
営業支援ツールの活用することで、メンバー間の状況把握や情報共有が素早くできるようになります。さらには、上長はより適切なメンバー管理ができるようになります。

1.「ビジネスチャットツール」でコミュニケーションを促進

ここからはリモートワークツールの具体的なサービス紹介です。サービスの特徴や料金などを解説していきます。まずはビジネスチャットツールから紹介します。

Slack

Slackは、世界中で使用されているビジネスチャットツールです。
Slackの特徴は、グループごとにチャンネルを使い分けられることです。チャンネルとは、仕事をトピックごとに整理できるスペースのこと。プロジェクトやチーム、トピックごとに専用のチャンネルを作れば、そのテーマの会話に集中できるので、仕事の生産性が向上します。
また、メッセージはスレッド表示されるので、チャンネル内の会話もトピックごとに整理できて便利です。

【サービスの特徴】

• プロジェクトやチーム別にチャンネルが作れる
• メッセージはスレッド表示されるため、テーマごとにさかのぼりやすい
• メッセージ入力中の表示が出るので、リアルタイムでやりとり可能かを把握できる

【月額料金】

• プロ：850円/月
• ビジネスプラス：1,600円/月
• Enterprise Grid：要問い合わせ

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

チャットワーク

チャットワークは、シンプルで誰もが使いやすい機能を持つビジネスチャットツールです。
部署やチームごとにチャットルームを変更可能なものの、Slackのようなスレッド機能が付いていないため、会話の整理が難しい場合もあります。

チャットワークにはタスク機能が付いているため、自分のタスク管理やチームメンバーへの仕事依頼が便利です。
また、ファイル管理も簡単。チャットにアップロードされたファイルはプレビュー表示で確認でき、必要な場合のみダウンロードする仕組みになっています。

【サービスの特徴】

• シンプルで誰でも使えるシステム
• タスク機能でメンバーに仕事を依頼、タスク管理が可能
• やりとりしたデータを一覧で閲覧でき、ファイル管理が簡単

【月額料金】

• ビジネス：500円/月（1ユーザー・年間契約）
  ※月間契約の場合は600円/月
• エンタープライズ：800円/月（1ユーザー・年間契約）
  ※月間契約の場合は960円/月

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

Zoom

ZoomはWebミーティングツールとして有名ですが、チャットツールとしても使用できます。
社内や外部の参加者をチャットチャンネルに招待し、グループチャットを作成。そのグループチャットからWebミーティングをすぐに開始できます。また、データのセキュリティ性が高く、送信や保管時のデータは暗号化されるため、安心してチャットを行えます。

【サービスの特徴】

• グループチャットから即Webミーティングができる
• セキュリティ性が高い
• チャットの設定は、ニーズに合わせてカスタマイズ可能

【料金】

（年間料金）

• プロ：20,100円
• ビジネス：26,900円
• ビジネスプラス：31,250円

※全て1ユーザーあたり

（月額料金）

• プロ：2,000円
• ビジネス：2,700円
• ビジネスプラス：3,125円

※全て1ユーザーあたり

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

Teams

TeamsはMicrosoftが提供する、コミュニケーションプラットフォームです。
インスタントメッセージング機能により、テキストベースでリアルタイムに会話が可能。チャットには言語翻訳機能が付いているため、他の言語を使うメンバーとも直接コミュニケーションが取れます。

チームや部署ごとにチャンネルを作成してチャットできるようになっており、連絡事項は複数のチャンネルに同時投稿が可能。また、資料の共有やOfficeツールと連携できる点も便利です。

【サービスの特徴】

• Officeツールと連携できる
• 言語翻訳機能が付いている
• 複数のチャンネルに同時投稿できる

【月額料金】

• Microsoft Teams Essentials：430円/月
• Microsoft 365 Business Basic：650円/月
• Microsoft 365 Business Standard：1,360円/月
• Microsoft 365 Business Premium：2,390円/月

※全て1ユーザーあたり、税抜き、年間サブスクリプション

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

LINE WORKS

LINE WORKSはビジネスに特化したメッセージアプリです。同アプリの大きな特徴は、個人利用向けのLINEと使い方が似ている点。個人利用向けのLINEを利用しているのであれば、初めて使う場合でもわざわざ使い方を学ぶ必要はなく、すぐに使用できます。

個人向けのLINEと同じように、誰が既読で誰が未読のままかも把握できるため、メッセージの見落としを防げます。くわえて社内掲示板や、メンバーのスケジュールが分かるカレンダーなど仕事に使える機能も充実しており、業務の効率化が期待できます。

【サービスの特徴】

• LINEの使い方と似ており、なじみがある
• 既読・未読を把握できるため、メッセージを見落とさない
• クライアントとLINEでやりとりできる

【料金】

（月額契約）

• スタンダード：540円/月
• アドバンスド：960円/月

（年間契約）

• スタンダード：450円/月
• アドバンスド：800円/月

※全て1ユーザーあたり
※オプション商品もあり

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

2「ナレッジ（情報）共有ツール」でデータがどこからでも確認できる

リモートワークツールの具体的なサービス、次はナレッジ（情報）共有ツールサービスを紹介します。サービスの特徴や料金などを解説します。

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleが提供する、ナレッジ共有ツールです。
Googleには、GmailやGoogleカレンダーなどさまざまなアプリがありますが、Google Workspaceを使えばこれらのアプリの一元管理が可能。インターネットの接続に関係なく、ドキュメントやスプレッドシート、スライドを使用できます。

また、クラウドにファイルを保存して共有するので、さまざまなデバイスからアクセスできる点もメリットです。2段階認証プロセスはもちろんのこと、エンドポイント管理により、データを安全に保護してくれます。

【サービスの特徴】

• Googleのアプリを一元管理できる
• インターネットの接続有無に関係なく、各ファイルの作業が可能
• データ保護の安全性が高い

【料金】

• Business Starter：680円/月
• Business Standard：1,360円/月
• Business Plus：2,040円/月
• Enterprise：要問い合わせ

※全て1ユーザーあたり

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

Drop Box

Drop Boxは、オンラインでファイルの保管・共有ができるストレージサービスです。どんなデバイスからも共有でき、全てのファイルを同じ場所に保管。保存されたファイルは自動で最新の状態に更新され、誰が変更したかも把握できる仕様になっています。

フォルダの権限管理が付いており、パスワード保護や有効期限の設定、ダウンロードの無効化の設定も可能。データの安全性を保てます。

【サービスの特徴】

• クラウド保存のため、デバイスが故障してもデータは紛失しない
• 無料ユーザーなら30日、有料ユーザーなら180日～1年間消えたファイルを復元できる
• フォルダの権限管理によって、セキュリティを強化できる

【料金】

（月額料金）

• Standard：1,800円/月
• Advanced：2,880円/月

（年間払い）

• Standard：1,500円/月
• Advanced：2,400円/月

※全て1ユーザーあたり

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

GigaCC ASP/OFFICE

GigaCCは日本ワムネット株式会社が提供する、ファイル共有・転送サービスです。セキュリティと管理者機能が充実しており、パスワードルールやIPアドレス制限、モバイル端末制限などが付いています。
また、宛先制限機能や手書き機能など、業務効率化に有効なさまざまなツールも搭載。安全性と機能性の両方を兼ねそろえています。

【サービスの特徴】

• テレワークに適した機能を搭載
• セキュリティ機能が豊富
• 既存システムと連携させることで業務フローを効率化できる

【料金】

（GigaCC ASP料金プラン）
※セキュリティレベルに合わせた3つのプラン

• Standardプラン
  1GB/10ID：12,000円
  100GB/100ID：131,000円
  1,000GB/1,000ID：280,000円
• Advancedプラン
  1GB/10ID：12,000円
  100GB/100ID：131,000円
  1,000GB/1,000ID：280,000円
• Premiumプラン
  1GB/10ID：12,000円
  100GB/100ID：131,000円
  1,000GB/1,000ID：280,000円

※全て初期費用：50,000円
※全て月額費用
※表示容量以上の容量を希望の場合は、要問い合わせ。

（GigaCC OKURN ）
※定額運用プラン

• 初期費用：50,000円
  10ID/5GB：24,500円～/月

（オプション）

• グローバルゲートウェイ：初期費用 5,000円・ 9,800円/月

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

3.「Web会議ツール」があれば音声・ビデオ通話も可能

リモートワークツールの具体的なサービス、続いてはWeb会議ツールを紹介します。サービスの特徴や料金などを解説します。

V-CUBE ミーティング

V-CUBEミーティングは、株式会社ブイキューブが提供するWeb会議ツールです。クラウド型のツールで、パソコンなら専用アプリをインストールせずともブラウザで利用可能。国内、海外問わず他拠点から一度に最大50人でWeb会議ができます。
また、Office 365と連携すればV-CUBEミーティングからOutlookの予定表へ予約登録するなど、シームレスなスケジュール管理が叶います。

【サービスの特徴】

• パソコンならブラウザで利用できる
• 最大50人のWeb会議が可能
• 外国語翻訳機能が付いており、リアルタイム翻訳してくれる

【月額料金】
要問い合わせ

【おすすめ企業】
大企業の導入実績が多く、比較的規模の大きな企業に適している

Zoomミーティング

Zoomミーティングは、パソコンやスマホなどさまざまなデバイスで利用できるWeb会議ツールです。
もっとも大きな特徴は大人数でもWeb会議が可能な点。最大1,000名まで一つの会議に参加できます。また、録画や文字起こし機能、会議中にデータを共同編集できる便利な機能も付いており、使いやすい点もポイント。リモートワーク（テレワーク）のパフォーマンス向上が見込めます。

【サービスの特徴】

• 安定した通信ネットワーク
• 最大1,000名までミーティングに参加可能
• ミーティングに活用できる機能が充実

【料金】
（年間）

• プロ：20,100円/年
• ビジネス：26,900円/年
• ビジネスプラス：31,250円/年

※全て1ユーザーあたり

（月額）

• プロ：2,000円/月
• ビジネス：2,700円/月
• ビジネスプラス：3,125円/月

※全て1ユーザーあたり

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

Teamsミーティング

Teams ミーティングは、Microsoft社が提供するWeb会議ツールです。同ツールでは音声・ビデオ通話、画面共有が可能。アプリまたはブラウザで会議に参加できます。
TeamsはWeb会議のみ使用するのではなく、チームのプラットフォームとして包括的に活用するほうが向いています。Officeアプリと連携することで、より使いやすくなるでしょう。

【サービスの特徴】

• 対話型の会議なら最大1,000名が参加可能
• ライブ中に字幕が付くので、多言語で会議できる
• Web会議の参加者リストの閲覧、およびダウンロードができる

【月額料金】

• Microsoft Teams Essentials：430円/月
• Microsoft 365 Business Basic：650円/月
• Microsoft 365 Business Standard：1,360円/月
• Microsoft 365 Business Premium：2,390円/月

※全て1ユーザーあたり、税抜き

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

Slack

Slackはビジネスチャットが有名ですが、チャット内でWeb会議も可能です。パソコンやスマホからどこからでも会議に参加でき、チャットメッセージを入力中にワンクリックで会議をひらけるので集中力が途切れません。
フリープランでは1:1のWeb会議のみ可能ですが、有料プランであれば最大15人でミーティングが可能です。

【サービスの特徴】

• パソコン以外にSlackアプリから会議へ参加可能
• Slackのチャットから離れることなく、Web会議に参加できる
• 外部のWeb会議ツールとも連携可能

【月額料金】

• プロ：850円/月
• ビジネスプラス：1,600円/月
• Enterprise Grid：要問い合わせ

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

4.「勤怠管理システム」で効率的な管理体制に

リモートワークツールの具体的なサービス、続いては効率的な管理体制が叶う、勤怠管理システムを紹介します。サービスの特徴や料金などを解説します。

タッチオンタイム（Touch On Time）

タッチオンタイム（Touch On Time）は、独自開発のタイムレコーダーと、追加費用なしで利用できる電話サポートが特徴の勤怠管理システムです。
リーズナブルな料金で導入でき、勤怠状況のリアルタイム集計や独自設定アラートなどの豊富な機能がそろっています。

【サービスの特徴】

• パソコンやスマートフォン打刻、手持ちの端末で利用できる顔認証打刻などの多様な打刻方法
• テレワークや裁量労働制などの複雑な勤務形態にも柔軟に対応
• 導入企業数70,000社以上、利用者数440万人以上（※2026年4月時点）シェアNo.1の勤怠管理

【月額料金】

• 初期費用無料
  ※打刻端末を利用する場合、機種により購入費用がかかる場合があります
• 月額料金：1人あたり300円
  ※30日間無料トライアルあり

【おすすめ企業】
中小企業～大企業まで対応

ジョブカン

ジョブカンは、クラウド型の勤怠管理システムです。ICカードやGPSなどさまざまな打刻方法があり、テレワーク（リモートワーク）に対応可能。また、社会保険労務士がシステム監修している点も特徴で、時間外労働の管理や有休管理も行えます。

打刻管理だけでなく、シフト・申請管理など多機能な点もメリットです。

【サービスの特徴】

• さまざまな打刻方法があり便利
• 社会保険労務士がシステム監修している
• 実用的な多機能システムを搭載

【月額料金】

• プラン1：200円/月
• プラン2：300円/月
• プラン3：400円/月
• プラン4：500円/月

※4つの機能（出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理）から組み合わせて利用可能。
※全て1ユーザーあたり、税抜き
※月額最低利用料金は2,000円
※500人以上の利用は要問い合わせ

【おすすめ企業】
中小企業～大企業まで対応可能

タイムクラウド

タイムクラウドは、「記録して見える化する」時間管理ツールです。ブラウザやアプリ、Chrome拡張から記録し、データを自動集計。レポートを定期的に見直すことで、業務を改善できます。

Chrome拡張を使うと、開いているページ名をそのまま記録できるのでタスク名を入力する必要がありません。シンプルなデザインでUIを把握しやすく、すぐに使い始められるでしょう。

【サービスの特徴】

• シンプルで使いやすいシステム
• データが自動集計されるため、業務改善に適している
• 現在稼働中のメンバーを確認できる

【月額料金】

• スタンダード：880円/月　※初期費用11万円
• ライト：550円/月

※全て1ユーザーあたり

• エンタープライズ：要問い合わせ

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

jooto

Jootoはカンバン方式のタスク管理ツールです。打刻などはできませんが、ドラッグ&ドロップによるタスク・プロジェクト管理で直感的に使用できます。
ガントチャート機能も付いており、スケジュール全体の把握および、プロジェクトの進行具合を一目で確認可能。個別相談や電話サポートなどサポート体制も整っており、不明点やトラブルが出ても安心です。

【サービスの特徴】

• ドラッグ&ドロップの直感的なシステム
• ガントチャートでプロジェクト進行を把握
• 整ったサポート体制

【料金】

（月額料金）

• スタンダードプラン：500円/月
• エンタープライズプラン：1,300円/月

（年額料金）

• スタンダードプラン：417円/月
• エンタープライズプラン：980円/月

※全て1ライセンスあたり、税抜き
※スタンダードプランは4人まで無料
※エンタープライズプランは別途、初期費用がかかる

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

5.「営業支援システム」顧客情報を社内共有する

リモートワークツールの具体的なサービス、最後におすすめの営業支援システムを紹介します。サービスの特徴や料金などを解説します。

Hubspot

Hubspotはアメリカで開発された営業支援システムです。Eメールのテンプレートやトラッキングなど、営業に役立つさまざまな機能が搭載されています。顧客との通話を自動記録する機能も付いており、入力の手間が省ける点もポイント。
日本語によるカスタマーサポートや導入支援プランも用意されているので、まずは無料ツールから利用してみることもおすすめです。

【サービスの特徴】

• 顧客との通話を自動記録してくれる
• きめ細かいカスタマーサポート
• 営業データを一元管理、分析も可能

【月額料金】

• Starter：5,400円～/月
• Professional：54,000円～/月
• Enterprise：144,000円～/月

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

salesforce

salesforceは、営業のプロセスを効率化するプラットフォームです。連絡先や商談を管理し、売上予測も可能。毎日の営業タスクを自動化できます。
一つのプラットフォームでデータを共有するため、各部門との連携が取りやすい点もメリットです。プラットフォームにはAIが導入されており、次のベストなアクションやおすすめの施策を提示してくれます。

【サービスの特徴】

• 各部門の連携が取りやすい
• プラットフォームはAI搭載
• モバイルアプリでどこでも使用できる

【月額料金】

• Essentials：3,000円/月
• Professional：9,000円/月
• Enterprise：18,000円/月
• Unlimited：36,000円/月

※全て1ユーザーあたり、税抜き、年間契約

【おすすめ企業】
中小企業～大企業までプランによって使い分けが可能

Sansan

Sansanは営業DXクラウドサービスです。企業データベースを搭載しており、営業したいターゲットを探すことができます。メールの署名やWebフォームから顧客情報を蓄積。受注実績をデータ化し、企業データベースと組み合わせることで類似企業を発見できます。
またクラウドサービスのため、時間や場所を選びません。名刺のスキャンやコンタクト機能を使えば、名刺を交換した日時や打ち合わせ内容を記録しておけます。

【サービスの特徴】

• 名刺管理に適している
• 企業のデータベース搭載
• 名刺交換したその場でスキャン&内容を記録できる

【月額料金】
要問い合わせ
※初期費用を払う必要あり

【おすすめ企業】
大企業向け

kintone

Kintoneは、サイボウス株式会社が提供する営業支援サービスです。顧客情報をチームで共有し、パソコンやスマホから検索できます。
見積もり作成のボタンを押すと案件管理機能から自動転記され、すぐに見積もり書が完成。変更履歴が残るので、引き継ぎや経緯の確認も簡単です。リマインド通知や案件、タスクの管理機能も付いており、顧客フォローやタスクの抜けを防げます。

【サービスの特徴】

• 見積もりを簡単に作成できる
• タスク管理・リマインダー機能により、抜け漏れを防止
• 低コスト

【月額料金】

• スタンダードコース：1,500円/月
• ライトコース：780円/月

※全て1ユーザーあたり
※初期費用は無料
※5ユーザーから契約可能

【おすすめ企業】
中小企業から大企業まで対応可能

リモートワークのツール導入を成功させるために

リモートワーク（テレワーク）のツール導入を成功させるためのポイントをお伝えします。

業務の整理

どのツールを導入するか検討するために、まず業務の整理を行いましょう。

業務プロセスやフローを見直すことで、生産性が低い作業や効率化すべき課題がみつかるケースがあります。
課題を洗い出し、どのツールを導入すれば効率的なリモートワーク（在宅勤務）が叶うかを検討します。
すると、やみくもにツールを導入するより、適したツールを導入できる確率が上がります。

無料版を試す

次のポイントは、無料版を試すことです。
いきなり有料版を使用するのはハードルが高く、自社と相性が良くなかった場合は無駄なコストが発生します。
Slack、チャットワーク、Zoom、Google Workspace など、本記事で紹介したテレワーク導入ツールには、たいてい無料でダウンロードできるお試し版があります。
無料版をいくつか試し、自社に合うと判断したサービスを本格的に導入する。無駄な費用が発生せず、新しいツールを使う心理的ハードルも下がります。

アウトソーシングサービスの活用

最後の方法は、アウトソーシングサービスを活用することです。
各リモートワークツールにプラスし、アウトソーシングサービスも活用することでリモートワーク（テレワーク）の生産性が上がります。さまざまな業務をアウトソーシングすることで、自分がすべきコア業務に専念でき環境を確保することができます。

オンラインのアウトソーシングサービスは、リモートワーク（在宅勤務）のノウハウが蓄積されています。中には、リモートワーク（テレワーク）のツール導入サポートを行うサービスも存在します。プロの手を借りることで、リモートワークツール導入にかかる負担が減り、余裕を持って業務に取り組めるでしょう。

オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」

株式会社ニットが運営するHELP YOUは、さまざまなスキルを持つメンバーがチームで企業をサポートするオンラインアウトソーシングサービスです。
HELP YOUには3つの特徴があります。

1. 厳しい採用基準をクリアしたメンバーが、チームを組んでサポートします。
2. 対応可能な業務の幅が広く、部署を依頼も可能です。
3. 作業依頼は一括で専属ディレクターへ。ディレクターが各スタッフに作業指示を行います。

【HELP YOUの対応可能業務】

• 総務
• 経理
• 人事・採用
• 営業サポート
• ECサイト
• マーケティング　など

バックオフィス業務から専門性の高いスペシャリストサービスまで、ご要望に合わせた組み合わせが可能です。

リモートワークツールのまとめ

リモートワーク（テレワーク）の課題を解決してくれる必須のリモートワークツールを紹介しました。

• ビジネスチャットツール
• ナレッジ（情報）共有ツール
• Web会議ツール
• 勤怠管理システム
• 営業支援システム

これらのツールを組み合わせて活用することで、顔が見えない働き方であるリモートワーク（テレワーク）でもチームで連携し、業務をスムーズに進めることが可能になります。自社に合ったツールを探りつつ、導入しましょう。

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