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「人が足りないので、経営者自ら事務作業を行っている」

「日々の雑務に追われて、コア業務の作業時間を捻出するのに苦労している」

「将来の事業タスクのリサーチ・アイデア出しなどを行いたいが、時間が足りない」

などとお悩みの経営者・管理職の方は、多くいらっしゃるのではないかと思います。
面倒な事務作業をまるごと依頼することができれば、こんなメリットが得られます。

・簡単な依頼をするだけで、日々の事務作業をどんどん進めてくれる
・これまで事務作業に充てていた時間を、コア業務に充てることができる
・人件費・採用コストなどを削減できる
・事業タスクやブレスト、リサーチ結果の分析など、将来の事業展開に向けての時間を確保できるようになった

この記事では、事務作業を丸投げすることでのメリット・デメリットや、事務代行サービスへの依頼可能業務をご紹介します。

こんなお悩みありませんか?

ここ数年採用環境は厳しく、十分な人員確保ができていないとお悩みの企業さまも多いと思います。

そのため、

・事務担当者の採用ができない
社員だけでなく、パートやアルバイトの募集を掛けても応募が来ない。応募が来ても希望のスキルを持っていないことが多い。

・事務担当者が急に辞めることになった
事務作業を長年お願いしていた人が辞めることになった。採用してもすぐやめてしまうことが多く、採用コストがどんどん積みあがっていく。

・人を雇うほどの業務ボリュームではないので、社員が別業務と兼任
毎月、月末月初のみが忙しいため、新規に採用をするほどの業務量はなく社員が兼任しているが、繁忙期は経理業務に追われてしまっている。
ちょっとした業務の積み重ねで、本来の業務が後回しになってしまうことが良くある。

と言ったお悩みをお持ちではないでしょうか?

HELP YOUならまるごと解決できます!

採用コスト不要



正社員を採用する場合はもちろん、派遣スタッフやパートアルバイトを採用する場合にも、採用費・教育費・人件費などのコストがかかりますよね。

HELP YOUを導入することで、これらの採用コストを0円にすることが可能です


利用時間の変動可!マルチタスクも対応可!



人を雇う場合には、1日〇時間、週に●時間といった一定以上の業務量が必要となります。
そのため、閑散期には依頼するタスクがないにも関わらず、
雑用のために来てもらい、時給が発生してしまうとお悩みの企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

HELP YOUでは、月末月初の繁忙期のみの作業や、週ごとに異なる利用時間で利用することが可能です。
また、オフライン(貴社へ出社し、事務の代行作業)を行う場合でも、週1回3時間から依頼することができます。

依頼業務はマルチタスクで対応可能。経理業務だけでなく、秘書業務やリサーチ、求人対応など
様々な業務をご依頼ください。


タスク分解からご相談ください


何を依頼できるのかといった業務フローが整理できていない場合でも大丈夫!
現在の業務状況をお伺いし、業務フローの中で依頼可能業務、オフラインでの対応可能業務へとタスク分解が可能です。

業務開始後は、マニュアル整備を行い、効率よく作業を行うためのPDCAを回しながら、最適なフロー・体制へと落とし込んでいきます。


社員のリソースをコア業務へと集中


これまでノンコア業務に充てていた時間をコア業務に活用することにより、社員の負担軽減、生産性を向上させることができます

HELP YOUのクライアントさまの中には、「社員一人だけでなくチーム全体の生産性を向上させることにより、業績をアップさせることができた」とお声をいただく企業さまもいらっしゃいます。

このように、HELP YOUに事務作業などのノンコア業務を、社員のリソースをコア業務に活用することにより、事業推進のスピードを上げることが可能です。

また、正社員の満足度が上がることにより、更なる生産性の向上を見込むことができるのではないでしょうか。

経営者はより価値創造のための時間を、社員はより企業のコアバリューを体現できる時間を確保しましょう!

HELP YOU導入のメリット

1.リソースの冗長化担保


HELP YOUはチーム制で業務を遂行いたします。

業務担当者がトラブルなどにより、業務遂行が難しくなった場合でも、同スキルを持った別メンバーが作業にあたります。
そのため、メンバーの冗長化を担保いたします。

また、新規のご依頼業務の際にも、必要なスキルセットを持った人材を短期間でアサインすることが可能です。


2.業務フロー整備


業務開始に際し、業務フローの整備、タスク分解からサポートいたします。

また新規のご依頼の際にも、業務全体を統括するディレクターがタスクブレイクを行います。

例えば、採用業務の代行を依頼したいと考えていた場合、どういった立場・目的を達成するために、
どのようなスキルを持った人を何人、どういった手法を用いて採用代行して欲しいのか掘り下げていきます。

欲しい人物像や、手段が固まってきたら、具体的な業務内容の打ち合わせを行います。
スカウトメール送信業務の場合には、週に何通、どういったターゲットの人に、何時に送るのがベストかといったように、
具体的に動き出せるところまで落とし込んでいきます。

このようにタスク分解を行うことで、依頼時のコミュニケーションコストを下げることが可能になります。


3.業務マニュアル整備


業務開始後は、チャットワークやSkypeなどのビデオ通話ツールを利用し、業務のレクチャーをお願いしています。
ご依頼いただいた業務をマニュアルへと落とし込み、業務改善の度にアップデートを行っていきます。

このようにマニュアルを整備することにより、貴社側で作業が必要な際や、将来内製化を考えられている場合でも、
作業担当者のスキルセットに左右されることなく同品質のアウトプットを実現できます


4.オフライン対応によるオン/オフのシームレス化


HELP YOUではオンラインだけでなく、オフラインでの業務サポートも行っています。

 

オンラインで依頼をするために、

・紙の書類をPDF化する
・散らばったデータを集める

といったオフラインの作業も合わせてご依頼ください。

お困りの業務をシームレスに対応することが可能です。


5.企業のバックオフィス機能の完全アウトソース


以上のように、HELP YOUではオンライン・オフラインを通して業務をまるごと代行いたします。
企業の中のあらゆるバックオフィス業務を、簡単な依頼・確認作業のみで完結させ、完全アウトソースを実現させます。

対応可能業務例


対応業務一覧表

バックオフィス業務をまるごと依頼することで、
面倒な事務作業から解放されるだけでなく、
生産性向上やコスト削減といったメリットを得ることが可能です。

下記資料ではスタートアップから大手企業の導入事例や、自動化ツール・採用データ一元化ツールの導入代行事例などを、
ご紹介しています。

社員の生産性向上で業績もアップ

煩雑な事務作業はまるごとご依頼ください


間接部門・バックオフィスは、企業成長を支える重要な部門。
ですが、多くの企業さまが

「バックオフィス担当者の採用ができない」
「経理作業を別担当者が兼任している」

といった人材不足に直面し、
今ある労働力を最大化し、社員・会社全体の生産性を最大化するには
事業規模拡大・新規事業創出のために、正社員のリソースを如何に確保するか
といった課題を抱えています。





バックオフィス業務(総務・人事部門、経理部門、調査部門、研究開発部門、顧客管理部門など)のアウトソーシングに焦点を当て、
・事務作業アウトソースのメリット
・生産性向上の秘訣
・業務効率化事例


を公開します!
今回の資料が、貴社生産性向上・事務作業効率化の一手段として、参考になれば幸いです!