現代の企業が抱える課題のひとつが、労働力人口の減少による人手不足です。また、最低賃金の引き上げや働き方改革に伴う人件費上昇といった課題にも直面しており、これらが企業にとって大きな負担になっています。

限られたリソースで最大の成果を上げるために、「業務効率化」が急務となっています。しかし、膨大な業務量や複雑化する業務内容により、効率化が思うように進まない企業も多いでしょう。

そこで注目されているのがAI技術の活用です。AIはさまざまな分野で活用されており、業務の負担を軽減し、企業の競争力に寄与する可能性を秘めています。

この記事では、自動化できる業務やAIを活用して業務を効率化した企業の事例、AI導入の具体的な方法を紹介します。

AI技術を活用した業務効率化に興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

AIとは？

AI（人工知能）とは、人間が持つ学習能力や判断能力をコンピュータで再現する技術のことです。機械学習や深層学習（ディープラーニング）を活用することで、AIは膨大なデータからパターンを学び、人間のような思考や意思決定をサポートすることができます。

業務効率化におけるAIの役割

AIは、業務効率化において重要な役割を果たします。主な利用方法としては、以下のようなものがあります。

AIの活用により、業務の効率化とともに生産性の向上が期待できます。

日本企業のAI導入状況

日本の企業では、社内業務を中心に慎重にAI導入が進められています。しかし、経済産業省の調査によると、日本企業の生成AIの活用率は46.8%にとどまり、積極的にAIを取り入れている米国や中国の約90％に比べると低い水準です。

業務における生成AIの活用状況（メールや議事録、資料作成等の補助）

引用：総務省「特集②　進化するデジタルテクノロジーとの共生」

一方で、約75％の企業が生成AIに「業務効率化」や「人員不足解消」の効果を期待すると回答しています。その反面、約7割がセキュリティリスクや著作権侵害の懸念を抱いているのが現状です。

海外企業のように顧客対応やデータ分析など幅広い分野でのAI活用を促すためには、AI導入のメリットをしっかり理解し、懸念を軽減する必要があります。

日々の業務にAIを活用できれば、業務効率化が進み、日本企業の競争力向上につながるはずです。

▼以下の資料では、全国の経営者を対象に実施した「AIに関する意識調査」の結果をご紹介しています。AIは人手不足の解決策となり得るのか？興味のある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご覧ください。

AI活用のメリット

AI導入のメリットとして、以下の4つが挙げられます。

• 人手不足の解消
• 業務効率化
• データの有効活用
• 人件費の削減

AI活用によって解決できる課題と、具体的な活用方法について解説します。

人手不足の解消

「リソース不足で重要な業務に集中できない」という課題に対し、AIは従来人手に頼っていた反復作業や単純作業を自動化します。

例えば、データ入力や定型レポート作成といった作業をAIが担うことで、社員の負担を大幅に軽減し、限られたリソースをより重要な業務に集中できるようになります。

その結果、社員は自分の業務が直接的に成果や価値につながっていることを実感しやすくなり、達成感を得る機会が増えます。この達成感がモチベーションを高め、業務に対する前向きな姿勢を促し、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。

業務効率化

「属人的な作業や手作業の効率の悪さ」は、業務効率を大きく妨げる要因のひとつです。これらの業務は時間がかかる上、特定の社員に依存しがちで、業務のブラックボックス化や質の低下を引き起こすリスクもあります。

AIを活用すれば、反復的なタスクやデータ処理を自動化でき、業務の効率化が進みます。これにより、作業のスピードアップだけでなく、ブラックボックス化の防止や業務フローの透明化が実現できます。

さらに、AIの正確な処理能力によってエラーが削減され、作業の精度も向上。業務の質を一定に保ちながら生産性を向上させ、限られたリソースで最大の成果を上げることができます。

データの有効活用

データ分析は企業の成長に欠かせない要素です。しかし「データ量が多く、分析や活用が追いつかない」という課題を抱えている企業も多くあります。

AIを活用すれば、大量のデータを短時間で分析でき、さらに具体的な指示を与えることで、より精度の高いデータ収集や分析が可能になります。パターン分析を通じて新たな傾向やトレンドを発見できるほか、深層学習（ディープラーニング）を活用すれば、高精度な予測も実現できます。

このように、AIによるデータ分析は、迅速な意思決定をサポートする手段として大いに役立ちます。効率的にデータを活用することで、競争優位性を確立することもできるでしょう。

人件費の削減

人手不足は業務過多を引き起こし、社員の負担を増大させるだけでなく、人件費の増加につながることがあります。

こうした課題はAIを活用することで解決が可能です。AIによる業務の自動化により、従来は人手に頼っていた作業にかかる時間やコストを削減できるため、人件費を抑えることができます。

さらに、削減したリソースを成長戦略やコア業務に再配分することで、リソースの最適化が実現します。その結果、企業のパフォーマンス向上が期待でき、最終的には利益率の向上にもつながるでしょう。

AIで自動化できる業務の具体例

AI技術を活用することで、さまざまな業務を効率化できます。ここでは、特に効果的に自動化できる業務の一例を紹介します。

定型業務・ルーチン業務

議事録作成や従業員のスケジュール調整といった定型的な業務は、AIに任せることで社員の負担を軽減できます。

例えば、音声認識技術を活用したAIは、会議中の発言をリアルタイムで文字起こしし、議事録を自動生成できます。これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮し、社員はその時間をより重要な業務に充てられるようになります。

顧客対応

質問に対して自動返信してくれるチャットボットを導入すれば、顧客からの問合せに24時間365日対応可能になります。

顧客はいつでも即時に回答を得ることができ、利便性が向上します。さらに、企業側は問合せ対応を効率化でき、人的リソースの負担を軽減することが可能です。オペレーターは、より複雑な対応や重要な業務に集中できる環境を整えられます。

また、スキルや対応によって品質に差が出やすい顧客対応にAIを導入することで、すべての顧客に一貫した高品質な対応を提供できます。これにより、対応の属人化を防ぐだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。

文書作成・レポート生成

時間のかかる報告書やデータレポートの作成も、AIで自動生成できます。

例えば、営業レポートはAIツールにプロンプト（指示文）を入力するだけで作成可能です。顧客情報や商談内容、成果やフィードバックなどを元に、日次報告の集計や分析もAIが自動で行います。

これにより、社員は文書作成の負担から解放され、よりクリエイティブな業務に時間を割けるようになります。

▼こちらの記事では、「プレゼン資料作成を自動化するAIツール」を10個厳選し、各ツールの特徴や料金を分かりやすくまとめています。プレゼン資料作成の自動化に興味がある方は、ぜひご参考ください。

プレゼン資料作成を自動化！おすすめAIツール比較10選

マーケティング業務

マーケティングの分野においては、AIによるターゲティング広告の最適化や顧客データの分析が可能です。

例えば、AIを使って顧客セグメンテーション（特性やニーズで顧客を分類すること）を行い、各グループにパーソナライズされたメールキャンペーンを実施できます。その結果、マーケティング活動の精度が向上し、広告の費用対効果を最大化できます。

また、リアルタイムデータに基づく迅速な意思決定が可能となるため、適切なタイミングで施策を実行できます。これにより、売上向上や競争力の強化にもつながります。

▼こちらの記事では、複数の広告媒体のデータを自動で収集・分析できる「広告レポート自動化ツール」の機能やメリット、おすすめのツールを紹介しています。広告レポート作成に課題を感じている方は、ぜひご参考ください。

広告レポート自動化ツールおすすめ8選！機能・費用の一覧表＆選び方も解説

物流管理

AIを活用すれば、配送スケジュールの最適化や在庫管理の効率化が可能になります。

例えば、配送ルートをAIで最適化することで、配送時間の短縮だけでなく、燃料費や人件費の削減といったコスト削減効果が期待できます。また、在庫補充計画の作成をAIに任せることで、在庫不足や過剰在庫を防ぎ、効率的な在庫管理が実現できます。

データ処理・入力

これまで手作業で行っていたデータ入力や転記も、AIで自動化できます。例えば、請求書のデータ入力や在庫管理システムの更新といった定型的な作業の自動化が可能です。

AIによるデータ入力の自動化で作業スピードが上がり、業務効率化が叶います。ヒューマンエラーも削減できるため、正確性も向上します。

AIによる業務効率化はHELP YOUにおまかせ

HELP YOUでは、さまざまな分野での業務効率化をサポートします。AIやRPAツールを活用した業務自動化の提案から実施まで対応可能です。

「AIをどのように活用すれば効率化できるのか」「自社に最適な方法は何か」といった課題に対し、柔軟で具体的な解決策を提供します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

AIやRPAツールを用いた業務の自動化はもちろん、余った契約時間で経理や人事・採用業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。

▼詳しいサービス詳細はこちらの資料をご覧ください

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

AIの活用事例：煩雑なデータ処理を自動化

RPA（自動化）ツールを活用し、データの転記・ダウンロードを自動化した事例です。

■業務内容
各種クラウドサービスやWebアプリからExcelへのデータ転記やファイルのダウンロード作業をRPAツールで自動化しました。

■手順

1. メール添付ファイル、広告運用データなどの各種サービス（クラウドサービス、Webアプリ、サーバーなど）からデータを取得
2. Excel・Googleスプレッドシートに転記し、指定フォルダに保存

AIの活用事例：紙媒体データを効率的にデジタル化

AI OCRとRPAツールを活用し、手書きアンケートのデータ分析・レポート作成を自動化した事例です。

■業務内容
これまで手書きのアンケートを手作業で集計・分析・レポート作成していたものを、AI OCRで読み取り、RPAツールによって集計・レポート作成まで自動化しました。

■手順

1. 手書きアンケート用紙を共有いただく
2. AI OCRで手書きアンケート用紙を読み取り、データ化
3. データ化したアンケート結果をRPAツールで集計・分析し、レポートを作成

▼以下の資料では、人手による作業とロボットを組み合わせたデータ連携など、さまざまな活用事例を紹介しています。データ入力・連携の効率化にご興味がある方は、ぜひご参考ください。

業務効率化を成功させたAIの導入事例

AI技術は国内でも幅広い分野で活用されています。以下に、AI導入によって業務効率化に成功した企業の事例を紹介します。

各企業が抱えていた課題や導入目的、導入対象業務、導入後の効果についても紹介するので、参考にしてください。

サッポロビール：社内ITヘルプデスク

サッポロビールでは、社内問い合わせのサポート業務をAIチャットボットサービスを使って効率化しています。

導入前は、社内の資料作成や問い合わせ対応などの業務に追われ、他の業務に手が回らないという課題を抱えていました。

導入後は、AIチャットボットが社員の質問に自動で回答することで、担当者の問い合わせ対応の負担を軽減することに成功。チャットボットには、社内マニュアルや文書検索を含む約4,000件のFAQが蓄えられており、業務効率化に貢献しています。

参考：JBCC株式会社「サッポロビール、Microsoft Teamsで使えるAIチャットボットで社内問合せを効率化」

パナソニック コネクト：メール作成の補助など日常業務

パナソニック コネクトでは、業務の生産性向上、社員のAIスキル向上、シャドーAIの利用リスク軽減を目的に、AIアシスタントサービスを導入しています。

AIアシスタントサービス導入により、1年間で全社員の労働時間を18.6万時間削減することに成功。社員のAIスキルが向上したことで、検索エンジンの代わりとしてだけでなく、戦略策定の基礎データ作成にも活用されることが増え、生産性向上につながっています。

なお、シャドーAI（情報システム部門が把握していない状態でのAI利用）による情報漏洩や著作権侵害は起こっていないそうです。

現在、研修特化AIなどの導入を進めているほか、今後は個人の職種や権限に応じて回答を得られる個人特化AIの導入も検討しているそうです。

参考：パナソニック ホールディングス株式会社「パナソニック コネクト 生成AI導入1年の実績と今後の活用構想」

キユーピー：検査・検品作業

キユーピーでは、製造業務における検査・検品作業でAIが活用されています。

導入前は、食品の検査工程を目視で行っており、原料の混入物や規定外の加工食品を取り除くといった作業の身体的負担が大きいという課題を抱えていました。

作業改善のためにAIを活用した原料検査装置を導入し、負担がかかっていた検査業務の工程を自動化。その結果、作業効率が上がり、検査の精度向上にも成功しています。

キユーピーでは、AIを活用した原料検査装置の開発を進めており、グループ内での展開だけでなく、同じような課題を抱える原料・食品メーカーへの提供も検討されています。

参考：キユーピー株式会社「AIを活用した原料検査装置をグループに展開」

AI活用で業務効率化を成功させるポイント

AIを導入して業務効率化を実現するためには、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。

• AI導入の目的を明確にする
• AI導入の体制を整える
• 目的に適したAIツールを選ぶ

ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

AI導入の目的を明確にする

AIを導入する際には、まず「どの業務を効率化したいのか」「AI導入によってどのような成果を期待しているのか」を明確にしましょう。

例えば、以下のような目的を考えます。

• レポート作成を自動化して作業時間を短縮したい
• 限られたリソースを最大化したい

目的を明確化することで、効果的なAI導入を進めるための道筋を描くことができます。

AI導入の体制を整える

AI導入を成功させるためには、社員の協力が必要です。AI導入に伴う業務変更への不安や抵抗を和らげるために、社員に対して教育やコミュニケーション強化を図り、導入プロセスに積極的に関わってもらうことが重要です。

また、AI導入ではセキュリティリスクが懸念点となっていることから、データやシステムに対するセキュリティ強化も必要です。セキュリティ対策を徹底し、情報漏洩や不正アクセスを防止するための体制を整えておきましょう。

目的に適したAIツールを選ぶ

AIツールは多種多様で、それぞれ提供される機能が異なります。例えば、AIチャットボット、RPA（※）、機械学習プラットフォームなどがあり、用途に合ったツールを選ぶことが重要です。

業務要件やニーズに適した機能を提供するAIツールを選ぶことで、導入後の効果を最大化できます。

また、導入したいAIツールが、社内で活用している既存のITインフラや業務システムと適切に連携できるかどうかも重要な選定ポイントです。例えば、AIツールがデータベースやCRM、ERPと統合できるかどうかは、AI導入の進行や効果に大きく影響します。

さらに、使いやすさや導入後の運用のしやすさも選定基準として考慮しましょう。

AI業務効率化のまとめ

AIは、企業の業務効率化を加速させる強力なツールです。AIを活用することで、人手不足の解消、業務の自動化など、多くのメリットが期待できます。

HELP YOUでは、AIやRPAを活用した業務効率化のサポートが可能です。データ入力やシステム連携など、幅広い業務に対応しています。

AIを活用した業務効率化に興味のある方は、ぜひお気軽にご相談ください。企業の成長をサポートするための最適な解決策をご提案いたします。

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日々の業務に追われ、本来の仕事に集中できていないと感じることはありませんか？
また、特定の社員が不在だと業務が止まってしまう状況に困っていませんか？

そんな課題を解決するための一つの方法が、業務の「仕組み化」です。
仕組み化とは、業務を明確化し、誰でも同じ作業手順で同じ結果を出せるようにするプロセスです。

本記事では、仕組み化のメリットや仕組み化が適している業務、具体的な導入ステップなど、業務の仕組み化を成功させるためのコツを解説します。

組織・チームの効率を向上させ、業績を改善するための戦略や手法を模索している方は、ぜひご一読ください。

仕組み化とは

ここでは、仕組み化とは何か、企業や組織が仕組み化をする目的について説明します。

仕組み化の定義

仕組み化とは、業務の手順を明確化し標準化することで、業務フローとして「誰でも同じように実行できる」状態を作り出すことを指します。

具体的には、以下の要素を明確にすることで実現します。

• 業務の目的
• 作業を実行する手順
• 関与する人（作業担当者、関連部署など）
• 必要なリソース

これらの要素を明確にすることで、業務の透明性と一貫性が向上し、ムダを排除できます。

仕組み化の目的

業務を仕組み化する目的は、ビジネスにおけるムダを排除することです。ビジネスにおけるムダとは、不必要な作業や非効率的なプロセス、または価値を生み出さない活動を指します。

これらは、時間とリソースのムダ遣いであり、組織のパフォーマンスと生産性に悪影響を及ぼします。

仕組み化によって、これらのムダを排除し、業務の効率化を図ることができます。

仕組み化のメリット

仕組み化を導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここでは、4つのポイントから業務を仕組み化するメリットを説明します。

業務効率化と生産性の向上

仕組み化は、業務効率化と生産性向上の強力な手段です。

仕組みを構築することで、反復的で定型的な作業が自動化され、従業員がより重要な業務に集中できるようになります。

例えば、顧客対応フローをマニュアル化すると、スムーズな対応が可能になります。結果として、対応時間が短縮されるうえに、顧客満足度が向上します。

また、定型フォーマットへのデータ入力など時間のかかる作業を自動化すれば、作業効率が大幅にアップします。

仕組み化により、従業員は創造的な業務や戦略的な判断により多くの時間を割くことができ、企業全体の生産性が向上するのです。

ミスの削減

仕組み化をすることで、業務手順が明確になり、チェックが容易になるため、業務のミスを大幅に削減できます。特に、単純なミスや誤解が生じやすい業務では、仕組み化による効果は大きいです。

例えば、チェックリストを導入することで、重要な手順の抜け漏れを防げます。また、自動化ツールを活用することで、データ入力などの単純作業におけるヒューマンエラーを減らすことができます。

さらに、データの不一致や手順の抜け漏れなどの問題が発生した場合、仕組み化されたプロセスは原因の特定と解決を容易にします。

例えば、標準化された手順書やログを参照することで、どの段階で問題が発生したのかを迅速に特定できます。これにより、問題解決がスムーズに進み、業務の品質と信頼性が向上します。

ブラックボックス化の回避

業務を仕組み化することで、属人化やブラックボックス化を避けることができます。

例えば、マニュアルの作成やフローチャートの活用も仕組み化の一環です。業務手順を見える化して再現性を高めることで、誰でもその業務を理解し、同じ基準で業務を遂行できるようになります。

また、業務の手順やノウハウが文書化されることで、組織全体での業務の知識や情報共有が実現します。これにより、業務のブラックボックス化を防ぎ、業務の効率性と透明性を向上させることができます。

組織の成長と持続性

仕組み化により標準化されたプロセスやマニュアルが整備されていれば、新入社員やアルバイトでも迅速に業務を習得でき、即戦力として活躍できます。迅速かつ効率良く人材を育成することで、組織は成長しつづけ、安定した運営につながります。

また、業務プロセスが標準化されていることで、誰でも同じ品質での業務遂行が可能になり、業務の一貫性と信頼性が保たれます。

さらに、業務の仕組み化は、長期的な視点での業務改善も可能にします。透明性の高い業務手順によって問題点が明確になり、適切な対策を講じることができるからです。結果として、業務の継続的な改善ができ、組織の持続的な成長につながります。

仕組み化をしないことによるデメリット

業務の仕組み化は、組織の効率性と生産性を向上させる重要なステップです。
しかし、この重要なステップを怠ると、深刻なリスクに直面する可能性があります。

業務の透明性の欠如

業務の仕組み化を行わないと、業務の透明性が欠け、特定の人がいないと業務が停止してしまう属人化のリスクが生じます。

このような状況下では、担当者が不在・離職の際に業務が滞り、組織全体のスムーズな運営が妨げられる可能性があります。

また、業務プロセスが明文化されておらず、共有もされていない場合、新人教育や業務の引き継ぎが複雑化し、人材育成にも悪影響を及ぼします。

例えば、顧客対応やクレーム対応といった緊急性の高い業務で透明性が欠如すると、迅速かつ的確な対応が難しくなり、結果として顧客満足度の低下を招くリスクが高まるでしょう。

成長の妨げ

仕組み化を行わないと、組織の成長を妨げる可能性があります。

例えば、業務の効率化や自動化が進まないことで、生産性が低下することがあります。また、新しい市場への進出や製品開発に向けた体制が整っていないと、事業拡大のチャンスを逃すかもしれません。

さらに、顧客ニーズに迅速に対応できないことで、競合他社に遅れを取るリスクも高まります。

具体的には、以下のようなケースが考えられます。

• ECサイト運営において、注文処理や商品発送などの業務が仕組み化されていない場合、注文数の増加に対応できず顧客満足度が低下してしまう
• 新規事業の立ち上げにおいて、必要な情報やノウハウが共有されていない場合、プロジェクトの遅延や失敗につながる

これらは全て、仕組み化がなされていないことが原因です。組織の成長を目指すためには、業務の仕組み化が欠かせません。

仕組み化が有効な業務

仕組み化は、全ての業務に適用できるわけではありませんが、以下のような業務には特に有効です。具体例と共に紹介します。

繰り返し行われる業務

繰り返し行われる業務は、仕組み化により自動化・効率化が可能です。

同じ手順を何度も繰り返す単純作業は、業務の自動化ツールやマニュアルを活用することで、人件費や時間を大幅に削減できます。

【具体的な業務例】

• データ入力
• レポート作成
• 注文処理
• 在庫管理　など

ミスが起きやすい業務

ミスが起きやすい業務は、仕組み化により大幅に改善できます。

作業手順を標準化し、明確なガイドラインを設けることで、ケアレスミスやヒューマンエラーを防止できます。また、問題が発生した場合でも、原因の特定と解決が容易になります。

【具体的な業務例】

• 複雑な計算を伴う財務分析
• 製品の質を左右する品質管理　など

トレーニングが必要な業務

トレーニングが必要な業務は、仕組み化によって効率化と標準化が可能です。

トレーニングの内容を標準化し、マニュアルや研修プログラムを作成することで、誰でも同じ品質のトレーニングを提供できます。マニュアルを作成すれば新人や異動者への教育が容易になるため、人材育成にも効果を発揮します。

【具体的な業務例】

• ソフトウェア開発
• カスタマーサポート　など

選択して進めていく業務

複数の選択肢から最適なものを選ぶ選択型の業務も、仕組み化が有効な業務の一つです。選択型の業務は、仕組み化により意思決定の透明性と公平性を向上させることができます。

選択基準を明確化して評価方法を統一することで、恣意的な判断を排除し、客観的な意思決定が可能になります。

【具体的な業務例】

• 人材採用
• サプライヤー選定
• プロジェクト管理　など

感覚型の業務は仕組み化に向いていない？

顧客対応や品質管理など、経験や直感に基づく判断が必要な業務は、仕組み化が難しいとされています。

しかし、業務全体ではなく、一部のルーチンワークを仕組み化することは可能です。

例えば、顧客対応のフローの中で、顧客情報の収集や問い合わせへの回答などのルーチンワークをマニュアル化することで、顧客対応の品質向上につなげることができます。

仕組み化のやり方

ここで、仕組み化を進めるための一般的なステップを具体例と共に見ていきましょう。

STEP１．業務の選択

まずは、仕組み化する対象業務を選定しましょう。
前章で解説した「仕組み化が有効な業務」を参考に、効率や生産性に課題がある業務をピックアップします。

• 業務の重要性
• 業務の頻度
• ミスの発生リスク
• リソースの消費量
• 自動化の可能性
• 組織の戦略目標との一致

例えば、以下のような業務が候補として挙がった場合を考えてみます。

• データ入力：頻繁に行われ、リソースを多く消費する
• 顧客対応：組織の重要な業務であり、ミスの発生リスクが高い
• 在庫管理：頻繁に行われ、自動化できる可能性が高い

この場合、顧客対応が最も優先度が高いと判断されるかもしれませんが、組織の戦略目標やリソースの状況によっては、データ入力や在庫管理が優先されることもあります。
このように、複数の基準を総合的に評価して、仕組み化の優先度を決定することが重要です。

STEP２．業務の理解と可視化

次に、業務の流れを理解し、可視化しましょう。
業務の目的、実行される手順、関与する人々、必要なリソースなどを明確にしたうえで、フローチャートやプロセスマップで業務の流れを可視化します。

これにより、業務の全体像が一目でわかり、業務の流れと関連性を理解しやすくなります。
具体例として、「データ入力」業務の可視化を見てみましょう。

■業務の目的：正確かつ迅速にデータを入力し、データベースの整合性と信頼性を維持すること。

■実行される手順：

• データの収集
• データの確認
• データの入力
• 入力データの確認
• データの保存

■関与する人々：

• データ収集担当者
• データ入力担当者
• データ確認担当者

■必要なリソース：

• データ入力ソフトウェア
• データベース
• 入力ガイドライン

これらの要素をフローチャートやプロセスマップで可視化することで、業務の全体像が明確になり、効率的な業務遂行が可能になります。

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STEP３．業務の最適化

業務の可視化の次は、業務の最適化です。ムダなステップを削除したり、効率的な手順を導入したりすることで、業務を最適化しましょう。

「データ入力」における業務の最適化には、以下のような方法が考えられます。

• 手作業でのチェックを減らし、自動チェック機能を活用することで、作業効率を向上させる
• 入力フォーマットを統一し、作業を簡素化するためにテンプレートを使う
• OCRソフトウエアやRPAツールなどの自動化ツールを導入することで、データ入力を効率化する

なお、手動で行われていた業務をこの段階で自動化することで、業務効率を大幅に向上させることができます。データ入力の他にも、定期的なレポート作成やデータ更新、メールの送信など、繰り返し行われる業務は自動化の対象となります。

業務の自動化に関してはこちらの資料が参考になります。

STEP４．業務の標準化とマニュアル化

最適化が完了したら、業務を標準化しましょう。その業務を全員が同じように実行できるよう、業務プロセスや手順の基準を設定します。

例えば、「データ入力」業務の標準化には、以下のような作業が挙げられます。

• 入力フォーマットの統一
• 入力手順の明確化
• 使用ツールの統一

続いて、標準化された業務プロセスや手順を文書化し、具体的なマニュアルを作成します。マニュアルには、その業務の目的や具体的な手順のほか、FAQやトラブルシューティングなども記載すると良いでしょう。

例えば、「データ入力」業務であれば、入力エラーが発生した場合の対処方法や、データの確認方法、具体的な事例や解決策などを示すことで、迅速な対応ができるようになります。

なお、マニュアル運用開始後には、業務プロセスを定期的にレビューし、必要に応じて改善することが重要です。定期的なレビューにより、業務の効率性と精度を維持しつづけることができます。

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仕組み化を推進する際のポイント

仕組み化を成功させ、組織の成長と持続性を促進するためには、以下の3つのポイントを意識することが重要です。

組織全体で取り組む

仕組み化は、一部の部署や個人の取り組みではなく、経営者から現場の従業員まで、組織全体で取り組むことが重要です。

仕組み化の目的と目標を明確に設定し、経営者と従業員で共有しましょう。共通認識を持つことで、協力して推進しやすくなります。

また、各ステップにおいて関係者からのフィードバックを収集し、反映することも重要です。現場の声を取り入れることで、より実効性の高い仕組みを作ることができます。

継続的な改善を行う

仕組み化は一度きりのプロジェクトではなく、継続的な改善を目指すべきです。

業務環境やニーズは常に変化するため、定期的に見直しを行い、改善していきましょう。

新しい問題や改善点が見つかった場合、それをフィードバックとして取り入れ、仕組みを更新しつづけることで、常に最適な状態を維持することができます。

効率的に仕組み化を進める

仕組み化は時間とリソースを必要とするプロセスです。そのため、計画的に進めることが重要です。

まず、優先順位を明確にし、どの業務から仕組み化を始めるかを決定しましょう。これにより、本業が疎かになることを防ぎつつ、効率的に進めることができます。

また、業務の自動化には、ツールの選定や導入時に特定の専門知識も必要となります。自社で全てを賄うのではなく、必要に応じて外部の専門家を活用することも有効です。

特に、リソースが不足している企業にとって、アウトソーシングは有効な手段です。

専門家に委託することで、効率的に仕組み化を進め、組織全体の生産性を向上させることができます。

仕組み化はHELP YOUにお任せ

業務を仕組み化したいが、時間やリソースがなかなか投入できない…。
そんなときは、アウトソーシングを活用してみてはいかがでしょうか。
ここでは、おすすめの外注先として「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

アウトソーシング導入による業務改善の事例

株式会社ニューストリームは2022年7月に設立され、親会社であるマーケティング会社、株式会社スペースシップのデジタルソリューション事業を引き継いでいます。

新会社が設立されたことで経理業務が増えたものの、新しいスタッフを採用することはリスクを伴います。また、社員がコア業務に集中できる環境整備も課題となっていました。

そこで、経理の日常的な業務をHELP YOUにアウトソーシングすることにしました。

HELP YOUは、ルーティン業務のマニュアルを作成。ディレクターが調整役となり、イレギュラーなケースにも都度認識を合わせながら仕組み化を進めました。

HELP YOUの導入により、業務が可視化され、急な人員変更にもスムーズに対応できるように。「求める人材が見つからない」といった採用リスクを避けながら、社員の負担を軽減できました。
さらに、外部リソース（HELP YOU）との関わりによって新たな視点を得ることができ、社員の成長機会にもつながりました。

このように、HELP YOUの導入は、業務の効率化と品質向上に大きく貢献し、組織全体のパフォーマンスを向上させる結果となりました。

▼詳しくはこちら

新会社の設立にともない経理業務をアウトソース化。HELP YOU利用による副次的な効果とは？

まとめ

この記事では、業務を仕組み化する目的やメリット、具体的な方法を紹介しました。

仕組み化は、業務の効率化、ミスの削減、ブラックボックス化の回避、組織の成長と持続性など、多くのメリットをもたらします。

その一方で、仕組み化は時間とリソースを必要とするプロセスです。そのため、リソースが不足している場合には、アウトソーシングの活用が有効です。

仕組み化でお困りの場合は、ぜひHELP YOUにご相談ください。HELP YOUのサポートを活用し、業務の効率化と組織全体のパフォーマンスを向上させましょう。

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企業経営においてDX（デジタルトランスフォーメーション）の必要性は理解しているが、自社の企業規模で必要なのか、何を行ったらよいのか進め方が分からないという企業経営者・推進担当者の方もいるでしょう。

この記事では、中小企業におけるDXの進め方・推進をサポートするサービスをご紹介します。

この記事を読むことでDXの必要性を理解し、自社の変革に向けてDX化を推し進めていくことが可能になります。

DXの進め方を知る理由

DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略語であり、デジタル技術を用いて企業の業務やビジネスモデルを変化する取り組みです。DXを推進するための目標やゴールは各企業ごとに違い、そこに至る進め方も様々です。そのためDX化の過程で方向性を見失うことがないよう、あらかじめ自社に適した進め方を知っておく必要があります。

大企業とは違う中小企業DX進め方

DX推進の情報が溢れているものの、進め方に関する事例が大企業のものばかり取り上げられているのが実情です。

そうした事例は中小企業の現状には即しておらず、参考にして取り組める内容が少ないと感じる経営者・推進担当も多数いるでしょう。

企業それぞれに最適の戦略があり進め方も千差万別です。
大企業と同様の推進コスト・人材がそろっていなくても自社に合った進め方を見つけ、それを実行していくことが重要です。

電子帳簿保存法の改正

企業のDX推進の第一歩は情報のデータ化です。データ化はDX推進には欠かせないビジネスプロセスのひとつです。

2022年1月1日に施行された「改正電子帳簿保存法」は、企業が情報のデータ化に着手する転機になります。

これまで紙ベースでの書類保管で問題なかったものが、猶予期間終了後の2024年1月1日以降、企業の全取引書類の、電子データでの保存が義務付けられます。

具体的な保存区分は以下の3つに分かれます。

1. 電子帳簿等保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引データ保存

紙の書類をスキャンして画像データで保存（上記2）・メールなどによる取引履歴のデータ保存（上記3）の2つはヒトと時間を費やせば可能ですが、人繰りなどの理由で手間と感じる企業もあるでしょう。

担当者の手間を考慮した場合、作成した帳簿・決算書類などを電子データのまま保存（上記1）する方法が現実的です。

これは会計管理システムなどを導入することで、作成した書類をデータのまま保存することを意味します。つまり情報のデータ化を推し進めることです。

電子帳簿保存法の改正の猶予期限が迫ってきていることもあり、情報のデータ化を推進するきっかけにするとよいでしょう。

参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（2021年5月）」
参考：経済産業省 ミラサポplus 「どうすればいいの？『電子帳簿保存法』」

DX推進に必要な取り組み

DX化を進めるためには中長期的視野に立ち、スピード感を持って実行することが重要です。DX推進における必要な取り組みを解説します。

業務プロセスの効率化

DX推進でもっとも重要な取り組みのひとつが、業務プロセスの効率化です。

新しいシステムの導入や、複数の部署・担当が携わる業務の流れを自動化するなど、「業務プロセスのデジタル化」（デジタライゼーション/Degitalization）によって業務を効率化し、生産性の向上につなげます。

例えば、取引先に請求書を発行する場合以下の流れになります。

【業務プロセスがアナログの場合】

1. 営業担当が紙ベースの請求書発行依頼書を作成・経理に依頼
2. 経理担当が依頼書を目視チェック
3. 経理担当が経理システムに登録し請求書を作成・発行・送付

【業務プロセスをデジタル化した場合】

1. 営業担当がデータベースに取引先の月次の請求書発行日を登録
2. システムが取引先の請求書発行日を自動抽出。自動で請求書作成・発行

システム化により人為的ミスの削減もつながり、企業としてのサービスの向上も実現する業務プロセスのデジタル化は、企業のDX推進におけるポイントなのです。

業務のデジタル化

デジタイゼーション（Degitization）とも呼ばれる業務のデジタル化は、DX推進における最初に取り組む作業です。

今まで紙などのアナログツールで行っていた作業・管理を全てデジタル化します。

具体的には押印による承認作業を停止し、オンライン上で承認作業を行うことや、ペーパーレス化などがこれにあたります。

DXは業務・業務プロセスの全てをデジタル化し新たなビジネスモデルの創出・業務の変革が目的となるため、業務自体の脱アナログ化は必須です。

社内の連携

DX推進には経営者から社員まで社内の連携が必須です。

経営者・経営陣がDX化の必要性・ビジョンを全社に共有・浸透させることで、同じ意識を持った社員がDXを推進します。

DXは会社自体が変革するもので、部署単位で別々に行うものではありません。
部署ごとに別々の管理システムがある場合は、システム連携やシステム統合、全社一元管理システムの開発も必要でしょう。

DX推進担当部署を中心に各部署の協力・連携しながら推進することでスピード感のあるDX化が見込めます。

DX人材の獲得

デジタル知識・スキルを持ちデジタル技術に精通しているのがDX人材で、企業のDX化の中核をなします。

DX人材を中心にDXを推進しますが、企業にそうした人材がいない場合は採用活動で獲得します。

ただ専門人材の枯渇が社会問題になっている昨今、その獲得は困難です。そうした場合は社内の適性のある人員をピックアップし、育成することも視野に入れるとよいでしょう。

DXの進め方｜中小企業のDX具体的なステップ

企業のDX推進の基本的な取り組みについて紹介しましたが、実際に中小企業が他社に先んじてDX化を実現し優位性を確立するための具体的な手順を解説します。

DX推進の目標設定

企業がDX化に向けて最初にすべきことは、経営者・経営層によるDX推進の目標・目的・ビジョンの設定です。

• デジタル技術を活用して自社のビジネスにどのような変革をもたらしたいのか
• DX化によりどのような価値を創出するか
• なぜDXが必要なのか

自社のDX化の根幹となるビジョンを明確にすることで、現状の課題・具体的な施策の検討をスムーズに行えるようになります。

DXの目標がない企業は、管理システムの導入など業務のデジタル化がゴールになってしまいビジネスモデルの変革を実現できません。また、経営者・経営層がDXを理解せず、現場に丸投げすることも成功しない要因になり得ます。

そうしたことがないよう、まずは経営者自身がDXの必要性を理解し、自社のDX推進の目標を設定することが重要なのです。

参考：経済産業省　「DX推進指標（試行版）※定性指標」

ビジョンの共有

経営者・経営層が設定したDX推進の必要性・自社のビジョンを全社的に共有します。

社員による質問・反対意見が出た場合は、経営層が真摯にビジョンを伝え・理解の浸透を図りましょう。

全社員が共通理解の上でDX推進を行うことで、会社の方向性に対する認識やフェーズのズレがない、スピード感を持ったDX化が可能になります。

同時にDX化のエンジンとなるDX推進チームを発足。部署横断型で編成したDX推進チームを中心に組織整備・人材や予算配分・仕組みの構築・システム導入検討などを行います。

経営者・経営陣が策定したビジョンをベースに、自社に最適なDXによる変革を実現するのです。

課題の明確化

DX化を推進するために自社の現状と課題を把握します。

• アナログ作業はないか（例：紙による勤怠管理）
• 部署ごとに独自のシステムを導入していないか
• 老朽化したシステムを使い続け作業効率が落ちていないか
• システムに後付けした機能があるためブラックボックス化していないか

上記は一部の例ですが、今まで当然のように行っていた全ての業務を可視化し、業務効率化・生産性向上を阻害している要因を抽出します。

ビジョン実現に向けた自社の現状・抱えている課題を洗い出すことで、DX化に向けた実際のアクションにつなげていきましょう。

リソースの確保

まずは、リーダーシップを確立します。上層部がDXの重要性を理解し、その変革をリードする意欲とビジョンを持つことが重要です。トップダウンの支援や投資が必要だからです。

必要な技術、

その上で、専門技術持った人材を確保し、プロジェクトチームを立ち上げます。ツールの導入や予算などのリソースも確保します。

社員の意識共有

DX化へのビジョンを全社的に共有し新規システムの導入を進めていても、新しいビジネスモデルの創出を目指す社員の意識が共有できていないと新しいシステムを使いきれない可能性があります。

DX推進チームだけに変革を任せきりになってしまったり、他部署が疎外感を感じてしまったりすることがないよう、経営者・経営陣が陣頭指揮をとりDXを推し進めていきましょう。

DX化は中長期的なプロジェクトですが、定期進捗報告・DX推進による成果共有など、全社員が常に当事者意識を持てるような働きがけを行います。

業績・人員体制などにより状況は常に変化します。その時点の状況に合わせて自社に最適な方法でDXを推進しましょう。

一方DX化の過程で、残業の増大など社員に負担を強いる可能性があります。社内ルールの整備・バックアップ体制の構築なども忘れずに実施することをおすすめします。

ワークフローのデータ化

アナログ業務のデジタル化・DXに対する社員の意識が共有できたら、会社全体のワークフローのデジタル化に着手します。

【ワークフローのデータ化の例】

• システム上で稟議申請・承認・回付を行うワークフローシステムの導入
• 勤怠管理・給与管理データを連携させ給与明細を自動作成
• 顧客データと経理システムを連携し月次の自動決済に活用
• 全部署が活用できる新しい基幹システムの構築

社内各部署で管理されているデータ同士の連携や、全社で一元管理できる新システムの導入など、各業務をデジタルでつなぐことで、生産効率の向上・コスト削減・売上向上が見込めます。

新たなシステムの構築・顧客情報の管理・システムによる経理処理など、ワークフローの全てデータ化し管理するのは困難な場合は、外部のアウトソーシングサービスの活用・各自治体に相談するとよいでしょう。

収集データでビジネスモデルを変革

アナログからデジタル化し、社内に蓄積・収集したデータは企業変革のヒントとなります。

デジタル技術によるビジネスモデルの変革に努めても市場動向・情勢の変化など内外の要因により微調整が必要な場合もあるでしょう。

そうした要因に対応するためにも、収集データを分析・活用し定期的な見直しを行います。
その結果、PDCAサイクルを回すことで自社のビジネスモデルに変革をもたらす可能性が生まれます。

経済産業省発表のDX推進指標で、DXにおける見直すべき事項と自社の状況（成熟度）がチェックできます。

常に自社に最適なビジネスモデルの変革は何か・自社DX化の進捗に目を向け、状況把握・検証・実行を繰り返すことで変革を推し進めていくことが重要なのです。

参考：経済産業省　「DX推進指標（試行版）※定性指標」

中小企業のDX人材

大企業においてもDX人材の確保が難しい昨今、中小企業におけるDX人材の確保はさらに困難といわざるを得ません。それでは中小企業はどのようにDX人材を獲得するにはどうしたらよいのでしょうか。

中小企業のDX人材獲得は厳しい

企業のDX推進において人材の確保は重要課題のひとつです。

経済産業省によると2025年には人材が枯渇し、127万社の中小企業が廃業する可能性があると予想されています。また同年には505万人の労働人口不足が発生。中でもDX化の中核をなすIT人材が約43万人不足するといわれています。

企業規模に問わずDX人材が枯渇するため人材不足への対応が急務となっています。

DX人材を確保し、DX化による業務効率化・生産性の向上に努めないと企業の存続すら危ぶまれることを意味します。

大企業でも課題となっているDX人材の確保は中小企業ではさらに困難となるでしょう。

採用・育成を通じていかにDX人材を確保するのか、経営者・経営陣が早期に検討しておくべき課題なのです。

出典：中小企業庁　「中小企業・小規模事業者におけるM&Aの現状と課題」
出典：パーソル総合研究所　「労働市場の未来推計2030」（2018年2月21日公開）
参考：経済産業省　「DXレポート～ITシステム『2025年の崖』克服とDXの本格的な展開～」（平成30年9月7日発表）

DX人材は社内から

新たな人材の採用が困難な場合、社内の人員の中からDX人材を育成する必要があります。

一般的に以下のような人材がDX職の素質を持った人材といわれています。

【DX職の素質も持つ人材】

• 業務に精通している
• PC操作に抵抗がない
• 自社をよくしたいという強い思いがある

ピックアップした人材にデジタル知識・スキルを習得してもらうことで、DX人材として育成します。

中小企業の場合、必要となるデジタル知識はプログラミングではなく、ノーコードで十分です。ノーコードを使用すれば自社でプログラミングが必要なシステム・アプリの開発も可能になります。

経営陣はDX人材が必要となる権限を委譲し、各人材が動きやすいように役割を明確にするとよいでしょう。

データ化のご相談は「HELP YOU」へ

社内のリソースのみでのDX化は心配という企業も多数あります。

DX推進はスピード感を持って行う必要があることは理解するものの、肝心のアナログ作業のデータ化に行き詰っている企業もあるでしょう。

そうした企業はアウトソーシングサービスを活用することをおすすめします。「HELP YOU」は企業のDX化のバックアップを行います。

HELP YOUとは

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

DXの進め方まとめ

DX推進が企業規模に問わず急務となっている昨今、中小企業においてその波に乗り遅れることは、企業存続が危ぶまれる可能性があることを意味します。

自社に適したDXの進め方を理解し、中小企業の経営者・経営陣が先頭に立ちDX化を推し進めなければなりません。

スピード感を持って着実にDX化のプロセスを歩むことで、自社ビジネスモデル・マーケットに変革をもたらすDXが実現するでしょう。

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業務効率化のアイデアとしては、業務の可視化や標準化、ITツールの導入、アウトソーシングの活用など、さまざまな方法があります。

本記事では、こうした課題を解決するための業務効率化の具体的なアイデアを11選ご紹介。業務効率化に役立つ実践的な施策をお届けします。

業務効率化の実現に向け、ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務のムリ・ムダ・ムラを排除し、改善して仕事の効率を上げていく活動を指します。

• 「ムリ」：スケジュール面やリソース面で従業員に負荷がかかっている状態
• 「ムダ」：不要な工程によって、人的リソースや設備・時間が必要以上にかかっている状態
• 「ムラ」：時期や部署によって負担が偏っていたり、人によって目的に対する理解や認識が異なっている状態

こうしたムリ・ムダ・ムラをなくすことで業務効率化につながり、従業員が仕事をしやすくなるだけでなく、企業全体の生産性を向上させることができます。

業務効率化と生産性向上の違い

「生産性向上」という言葉は「業務効率化」と混同しがちですが、意味が異なります。業務効率化と生産性向上の関係は、手段と目的です。

生産性向上とは、より少ない投入資源（インプット）で、より多くの成果物（アウトプット）を生み出すこと。「アウトプットを上げる」または「インプットを下げる」ことで生産性を高めることができます。
つまり、業務プロセスを見直して作業を効率化する「業務効率化」は、「生産性向上」という目的に向かうための一つの手段です。

業務効率化によって業務にかかる時間や人的リソースを減らす（＝インプットを下げる）ことができれば、生産性は上がります。

ただし、その場しのぎの一時的な施策ではあまり意味がありません。中長期的な視点で生産性を大幅に向上できるか、そして企業全体にとって持続可能な施策であるかといった視点でアプローチしていくことが大事です。

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業務効率化に取り組むメリット

業務の効率化に取り組むことで、企業は多くのメリットを享受できます。

コスト削減

業務効率化に取り組むことでコストの削減ができます。業務効率を上げることで作業時間が削減されると、残業時間などの人件費も削減できるからです。

また、業務を見直す中でムダなツールやシステムなどが見つかった場合、それらの利用をやめる、あるいは必要な機能だけに絞ることで、コストダウンを図ることも可能です。

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社員のモチベーション向上

業務効率化をおこなうことで、社員のモチベーション向上も期待できます。
業務効率化によって労働時間の削減や労働環境の改善ができれば、従業員にとって働きやすい環境が整い、職場に対する満足度が向上します。

働きやすい職場環境は、従業員の離職防止につながるうえ、優秀な人材の確保にもつながります。人材獲得競争が激化する中、業務効率化が人材確保につながるという点は企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。

生産性や売上の向上

業務効率を上げることで生産性が向上します。

業務改善によるムダな作業や業務の排除により、時間的・人的リソースに余裕が生まれます。
その結果、従業員は売上に直結するコア業務により注力できるようになるため、生産性の向上、さらに利益率の向上が期待できます。

また、業務効率化によって創出されたリソースにより、新たなビジネスに着手できるチャンスも生まれるかもしれません。そうなれば、企業全体としての売上アップにもつながります。

業務効率化の進め方

業務効率化に向けて、改善の「進め方」は重要なカギを握ります。ここで業務効率化の進め方を確認しておきましょう。

1. 現状を把握する
2. 課題を洗い出す
3. 改善策を立案・実施する
4. 効果検証と改善を行う

1.現状を把握する

まずは現状を把握するために、現在の業務の棚卸を行いましょう。現状をきちんと把握していなければ、どの業務のどの部分が不要あるいは非効率的なのかを特定できないため、課題解決につなげることはできません。

それぞれの業務内容やフロー、担当者、必要な工数などを図または表などにして「視覚的にわかりやすい形」で可視化することがポイントです。

2.課題を洗い出す

業務の現状を把握したら、次は課題を洗い出していきます。

• 重複している作業はないか
• ミスが発生しやすい工程はないか
• 時間がかかりすぎている業務はないか

など、作業担当者にヒアリングを行いながら、業務に潜む課題や問題を徹底的に洗い出しましょう。

3.改善策を立案・実施する

改善すべき業務や工程が見つかったら、それらの課題に対して適切な施策を立案・実施していきましょう。
改善策を実施する際は、通常業務の負担や邪魔にならないような方法やスケジュールを検討することも大切です。

具体的な業務効率化のための施策・アイデアについては後ほど詳しくご紹介します。

4.効果検証と改善を行う

最後に、業務効率化の施策をおこなったら、それに対する効果検証と改善を繰り返すことも必要です。
新たに構築されたフローによってどのような効果があったのか、問題はないかを検証し、効果が見られなかった箇所に対してはさらなる改善を行う必要があります。

こうした改善のPDCAサイクルをしっかりと回しつづけ、課題の解決を図ることが業務効率化を成功させる重要なポイントです。

今すぐできる業務効率化のアイデア11選

ここからは、業務効率化に向けた具体的な施策のアイデアを11個ご紹介します。生産性向上を目指すためのヒントとして、ぜひご活用ください。

業務をなくす

業務を見直す中で必要のないムダな業務があれば、簡略化あるいは思い切って廃止することも検討してみましょう。
形骸化している会議やムダな書類などがあれば、「この作業や時間は何のためにあるのか」「本当に必要なのか」をきちんと見極めます。

ただし、必要な業務まで削らないように細心の注意が必要です。一見すると必要がなさそうな業務でも、実は重要な役割を担っている業務もあるかもしれません。そうした必要な業務を削ってしまうと、かえって業務効率が下がる恐れがあります。

そういった事態を招かないためには、実務レベルで考えて判断することが重要です。判断に迷う場合には、実際に現場で働く人たちの声を参考にしましょう。

業務を集約する

業務を集約することも業務効率化のための一つのアイデアです。同じような業務を違う部署・拠点でバラバラに行っている事例は少なくありません。
部署ごとや拠点ごとに行っている類似業務があれば、一つの部署や拠点、担当者に集約することで業務のムダを減らすことができます。

また、部署や拠点などを横断し、一丸となって業務効率化に取り組むことで、社内での情報共有やコミュニケーションがスムーズかつ活発になるといった効果も期待できます。

業務フロー図を作成する

業務フロー図の作成は、業務効率化に非常に効果的な手法です。フロー図を用いることで、各プロセスを視覚的に整理し、全体の流れや各作業の関係性を明確に把握できます。

具体的には、業務フロー図を作成することで、各プロセスの作業内容や相互関係が明らかになり、作業の抜け漏れやミスを軽減できます。
また、重複している作業や時間がかかりすぎているプロセスを一目で特定できるため、改善のための手がかりを得やすくなります。

さらに、業務フロー図は新しい手順を導入する際にも役立ちます。たとえば、作業の一部を自動化する際にフロー図を参照することで、どの部分が変わり、他にどのような影響が出るのかが把握しやすくなります。これにより、変更後もスムーズに業務が進行できるように、必要な調整が行えます。

業務を仕組み化する

「業務の仕組み化」は、業務効率化に大いに貢献します。仕組み化とは、業務プロセスを標準化し、明確な手順やルールを設定することです。
業務フローを可視化して各プロセスが明確になると、必要な作業と不要な作業を判別しやすくなり、ムダな作業を削減できます。

また、手順を標準化することで、従業員が作業に取り組む際の迷いや不安が軽減され、効率的に業務を進められるようになります。これにより、時間のムダが減るだけでなく、新人教育やトレーニングの手間も削減されるでしょう。

このように業務を仕組み化することで、業務効率を向上させ、企業全体の生産性を高めることが可能になります。

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ChatGPTなどの生成AIを活用する

業務効率化の一環として、ChatGPTなどの生成AIを活用することは、革新的な手段です。生成AIは大量の情報を素早く処理し、文章作成やデータ分析、顧客対応など、幅広い業務を効率化できます。

たとえば、生成AIを活用すると、顧客リストの作成や見込み客へのアプローチ文の自動生成が可能です。これらにかかる時間を大幅に短縮できるため、従業員はデータ分析や戦略的な業務など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

さらに、生成AIはリアルタイムでデータを整理し、迅速かつ的確な回答を提供できるため、顧客対応業務でも役立ちます。問い合わせ内容に応じた情報を即座に返すことで、顧客満足度の向上にも寄与します。

ただし、AIの出力は必ずしも正確な内容とは限りません。業務における重要な判断やクリエイティブな作業には人間の知見が不可欠であることを念頭に置き、生成AIを適切に活用することが重要です。

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データベースを活用する

データベースの活用も、業務効率化に有効な手段の一つです。データベースは、情報を体系的に整理・保存するためのツール。データベースを利用すると、情報の検索が迅速に行えるようになり、必要なデータを即座に引き出すことができます。

また、データを一元管理することで情報の整合性が保たれ、部門間での情報共有が容易になります。これにより、分析の精度が高まるため、迅速な意思決定が可能になります。

さらに、データベースはセキュリティの強化にも寄与し、機密情報を適切に保護することで情報漏洩などのリスクを低減します。

なお、情報を紙で管理している場合、まずはデータ化を行うことが活用に向けた第一歩となります。

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業務を自動化する

業務の自動化は、組織の生産性向上に不可欠です。手作業で行っていたプロセスを自動化することで、人間の介入なしに作業が進行し、業務効率化が実現します。

たとえば、定型的なデータ入力作業など、繰り返し行われるタスクを自動化すると、入力作業に伴う時間を削減でき、生産性が大きく向上します。

また、業務の自動化はミスの削減にもつながるため、業務の精度や品質向上にもつながるでしょう。

業務自動化で特に注目されているのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の活用です。RPAは、業務プロセスを自動化するための技術で、データの収集や処理、転送などの定型的な業務を自動で行います。

RPAは既存のシステムと連携しやすく、導入も比較的簡単です。長期的なコスト削減が期待できることから、多くの企業が業務効率化の手段としてRPAを取り入れています。

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業務自動化とは？メリットや具体的な導入方法、活用事例を徹底解説

▼下記の資料では、RPAやAIを使った業務の自動化に関する事例をまとめています。業務の自動化に興味のある方はぜひご覧ください！

担当者や人員配置を見直す

業務が適切な人数や担当者によって行われているかを見直すことも、業務効率化の一つの手です。

人にはそれぞれ得意・不得意とする分野があり、部署によって必要なスキルや知識は大きく異なります。そのため、人員配置が適切でないと、各従業員が良いパフォーマンスを発揮できず、時間のムダや業務の質のムラにつながってしまいます。

可能であれば、個々の得意な分野や適性のある分野を吟味したうえで配置転換を検討しましょう。適材適所の人員配置を行うことで、各従業員のより良いパフォーマンスを引き出し、業務効率を上げることができます。

また、個々に適した人員配置だけでなく、業務に対して適切な人数が配置されていることも重要です。業務量に対して人員が多すぎないか、または少なすぎないかを見直し、人員配置の最適化を図りましょう。

マニュアルや手順書を作成する

マニュアルや手順書の作成も業務効率の向上につながります。
マニュアルや手順書を作成することによって、作業の可視化・明文化が実現します。これによって、わからない箇所を他の従業員に聞いたり、修正に多くの時間をかけたり、場合によっては一からやり直したりといったムダな時間を減らすことができます。

また、マニュアルによって新人や部下への教育の手間も省くことができるうえに、業務の標準化にもつながり、属人化の防止・解消が期待できるでしょう。

さらに、業務上の注意点やトラブルシューティングなどもマニュアルに盛り込むことで、業務の質を均一化できるだけでなく、パフォーマンスを引き上げることも可能になります。

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ツールやシステムを活用する

ツールやシステムを活用することで、業務効率化をスムーズに進めることができます。
昨今はさまざまな業務改善ツールやシステムがあるため、自社の課題や目的に合ったものを導入することで、業務効率を劇的に改善できる可能性があります。

たとえば、手動で行っている作業をツールで自動化する、紙の資料をデジタル化することで検索や共有の手間がなくなるなど、さまざまな方法で業務効率化を進められます。

業務効率化に役立つツール・システムには以下のようなものがあります。

アウトソーシングを導入する

自社で行っている業務を外部にアウトソーシングすることで、業務効率化につなげることができます。アウトソーシングとは、業務の一部または全てを社外の人材や専門企業に依頼することです。

昨今では、単純作業やルーティン業務はもちろん、従来は外注が難しかった専門性の高い業務まで幅広い業務のアウトソーシングが可能です。

たとえば、単純作業やルーティン業務を外注すれば、自社の人的資源を経営戦略や事業戦略など、より付加価値の高いコア業務に投入することができます。
社員がコア業務に注力できるようになれば、自社の強みを伸ばして市場競争力アップにつなげることができます。

他にも、IT分野やマーケティング分野など、より専門性の高いノウハウを必要とする業務の外注も可能です。社内の人材育成にかける時間とコストを削減できるだけでなく、プロの手による効率的かつ質の高いアウトプットが期待できます。

単純作業やルーティン業務に多くの時間を取られていたり、専門知識・スキルが必要な業務に適した人材がいない場合は、アウトソーシングの活用も検討してみましょう。

業務効率化なら「HELP YOU」におまかせ

「業務効率化に着手したいけど、どこから手を付けて良いのか分からない…」とお悩みであれば、まずはHELP YOUにご相談ください。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
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▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

アウトソーシングによる業務効率化の成功事例

アウトソーシング導入による業務効率化の事例をご紹介します。

株式会社情熱様は、企業向け研修事業を展開している企業で、新卒研修や管理職・役員向け研修など、さまざまな階層に向けたプログラムを提供しています。
同社では、講師陣の属人化した業務が課題となっており、特に新入社員研修の繁忙期である4月には、納品体制の不足が予想されていました。

そこで、早急に体制を整える必要があり、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」を導入。まずは業務の属人化を改善すべく、マニュアルの作成を依頼しました。

HELP YOU導入後、マニュアル化によって業務の属人化が解消されました。さらに、業務フローが最適化されたことで、生産性も大幅に向上。
その結果、従業員がお客様とのコミュニケーションや提案に多くの時間を割けるようになり、コア業務に集中できる環境が整いました。

同社からは、「今後も研修の質を維持しながら、売り上げや案件数を増やしていくには、HELP YOUのサポートが欠かせない」との声をいただいています。

現在では、研修資料の調整やアンケート作成、営業アポイント管理やインタビュー記事作成など、幅広い業務をHELP YOUにご依頼いただいています。

▼詳細はこちら

マニュアル整備からのサポートで業務効率化を実現

業務別の効率化のアイデア

ここからは、業務別に効率化のアイデアを見ていきましょう。自社内で「特にこの業務を効率化したい！」という課題を抱えている方は、ぜひ参考にしてください。

バックオフィス効率化のアイデア

バックオフィス業務は、企業運営を支える重要な役割を果たしています。しかし、アナログ作業が多い、業務が属人化しやすいなど、さまざまな理由で非効率的になりがちです。
バックオフィスの各部門を効率化することで、企業全体の生産性向上や競争力の強化につながるでしょう。

【バックオフィス効率化のアイデア】
・業務を可視化・マニュアル化する
・書類のペーパーレス化を進める
・ワークフローシステムなどのツールを導入する
・アウトソーシング（バックオフィス代行サービス）を活用する

▼バックオフィス効率化の方法や事例を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください！

バックオフィスを効率化する方法！ツールや自動化の事例を解説

問い合わせ対応の効率化のアイデア

問い合わせ対応は、顧客満足度や売上にも直結する重要な業務です。問い合わせ対応を効率化し、サービスの質を向上することで、顧客の信頼獲得や他社との差別化につながります。

【問い合わせ対応の効率化のアイデア】
・FAQページを設置する
・問い合わせ対応マニュアルを整備する
・オペレーター教育を充実させる
・チャットボットなどのツールを導入する
・アウトソーシング（カスタマーサポート代行サービス）を活用する

▼問い合わせ対応を効率化する方法やツールを詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください！

問い合わせ対応を効率化！課題別の具体的な対策を5つ紹介

経理業務の効率化のアイデア

経理業務が非効率的だと、ミスの増加や生産性の低下を招く原因になります。経理業務を効率化すれば、担当者の負担やミスが減るだけでなく、よりスピーディーかつ的確な経営判断にもつながるでしょう。

【経理業務の効率化のアイデア】
・業務フローを改善する
・書類のフォーマットを統一する
・キャッシュレス化やペーパーレス化を推進する
・会計ソフトや経費精算ソフトなどのツールを導入する
・アウトソーシング（経理代行やコンサルティングサービス）を活用する

▼経理業務を効率化する方法や注意点を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください！

経理業務を効率化する方法7選！事例や成功のポイントも解説

営業効率化のアイデア

営業活動の効率化は、売上向上や組織の成長にもつながる重要な施策です。営業を効率化して商談に集中できる体制が整えば、より高い成果を生み出せるでしょう。

【営業効率化のアイデア】
・顧客情報や商談履歴などの営業情報を一元管理する
・営業スキルやノウハウを集約・共有して標準化する
・自社のWebコンテンツやダウンロード資料を充実させる
・問い合わせフォームを工夫する
・インサイドセールスを導入する
・SFA・CRMなどの営業支援ツールを導入する
・アウトソーシング（営業代行サービス）を活用する

▼営業を効率化する方法やツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください！

営業を効率化する8つの方法！ステップや事例、ツールも紹介

採用業務の効率化のアイデア

人材の確保が難しくなっている今、採用業務にはこれまで以上のスピード感が求められています。採用業務を効率化することで、優秀な人材の確保と採用担当者の負担軽減を同時に実現できます。

【採用業務の効率化のアイデア】
・採用プロセスを見直す
・評価基準を明確化し、社内で共有する
・オンライン面接を導入する
・採用管理システム（ATS）などのツールを導入する
・アウトソーシング（採用代行サービス）を活用する

▼採用業務の効率化に役立つツールや事例を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください！

採用業務を効率化する5つの方法！ツールや自動化の事例を解説

業務効率化の成功ポイントと注意点

業務効率化を成功させるためには、的確な戦略が必要です。最後に、効率化のポイントと注意すべき点を紹介します。

効率化できる業務を見極める

これまでに紹介した業務効率化のアイデアは、全ての業務に有効とは限りません。たとえば、繰り返しが多く手順が明確な作業は自動化しやすい一方で、判断を要する業務やイレギュラーが発生しやすい作業は自動化が難しい場合があります。

無理に効率化を進めると業務の質が低下する可能性もあるため、効率化に向いている業務とそうでない業務、また施策との相性を見極めることが重要です。

明確な目標を立てる

業務効率化を持続的に進めるためには、具体的な目標を設定し、その効果を検証して改善を続ける必要があります。目標は、定量的な指標と定性的な評価の両面から立てることが重要です。

●定量的な指標
具体的な数値で測れる目標。たとえば、「業務処理時間を30%短縮する」「顧客対応のレスポンス時間を24時間以内にする」「コストを10%削減する」など、具体的な数値目標を設定します。

●定性的な評価
数値だけでは表現できない品質や効果を評価する方法。たとえば、顧客満足度の向上や従業員の作業満足度の向上といった項目が該当し、フィードバックやアンケートを通じて測定します。

このように、定量的な目標を設定することで成果を具体的に示し、定性的な評価を通じて改善点を見つけることで、施策を多角的に評価しやすくなります。

継続的なフォローを行う

業務効率化の施策を導入する際には、現場への周知とサポートが欠かせません。現場に施策の目的やメリットを明確に伝えないと、従来の慣れたやり方に戻ってしまう可能性があります。
施策によって業務がどのように効率化され、それによりどのような恩恵を受けるのかを説明し、現場の理解を得ましょう。

ツールやシステムを導入する場合は、従業員が新しいツールを使いこなせるように、十分なトレーニングの提供も必要です。トレーニングを通じて、従業員はツールの機能や使い方を習得し、自信を持って業務に取り組めるようになります。

また、導入したツールが現場でうまく活用されていない場合、ツールの機能と現場のニーズが合っていない可能性も考えられます。そのため、定期的に従業員からフィードバックを収集し、必要な改善を行うことが重要です。

従業員の意見を取り入れた改善を行うことで、業務効率化の効果を最大限に引き出し、持続可能な業務改善を実現できます。

業務効率化のアイデアまとめ

業務効率化は、企業の生産性向上やコスト削減につながる重要な施策です。この記事では、業務効率化のアイデアをまとめ、具体的な実践方法をご紹介しました。
ただし、これらのアイデアが全ての業務に適しているわけではありません。各企業の課題やニーズに応じて適切な施策を選択することが重要です。

たとえば、新人や部下への教育を効率化したいのであれば、マニュアルや手順書の作成が効果的です。情報の管理や共有に課題がある場合は、ツールやシステムの導入が役立ちます。

さらに、単純作業やルーティン業務に多くの時間を取られていたり、人材やノウハウが不足している場合は、アウトソーシングの活用が有効です。

このように、さまざまなアプローチを組み合わせて業務効率化に取り組むことが、企業の成長を支えるカギとなります。業務の性質や状況に応じたアイデアを柔軟に取り入れ、持続的な改善を目指していきましょう。

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日本は諸外国と比べて、労働生産性が低いといわれています。働き方改革が叫ばれている今、企業にとって労働生産性を上げることは重要な課題です。

とはいえ、

• なぜ労働生産性が低いのか
• 労働生産性を上げるにはどうしたらいいのか分からない

という方も多いでしょう。

そこで、本記事では日本の労働生産性が低下する要因、労働生産性を上げる方法を具体的に紹介します。
本記事を読むことで、自社の労働生産性の低下を招いている要因を理解でき、生産性向上へ向けたアクションを起こすことができます。ぜひ参考にしてください。

日本の労働生産性は低い？

まず、日本の労働生産性はどのくらいなのか、海外と比べてみましょう。

日本と海外の労働生産性

労働生産性とは、「労働者一人当たり、もしくは労働1時間当たりに生み出す成果」のことです。つまり労働者の数や働いた時間に対して産出量（アウトプット）が多いほど、労働生産性が高いといえます。

この定義を踏まえたうえで、日本と海外の労働生産性を比べてみましょう。

公益財団法人日本生産性本部が発表した「労働生産性の国際比較」（2022年版）によると、日本の時間当たりの労働生産性は49.9ドル（5,006 円）、OECD加盟38ヵ国中27位という結果でした。前年より1.5％上昇したものの、順位としては1970年以降最も低くなっている状況です。

この結果から、諸外国と比べると日本の労働生産性は低めであることが分かります。

参考：公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較」

日本の労働生産性が低下する要因

では、日本の労働生産性が低下する要因とは、いったい何なのでしょうか。以下より、4つの要因を解説していきます。

睡眠不足

一つ目の要因は睡眠不足です。日本人は、「世界一睡眠時間が短い」といわれています。
フランスのヘルスケア企業が行った調査によると、2020年の日本人の平均睡眠時間は6時間22分。調査対象となった14ヵ国中、最下位でした。

そして、睡眠不足には以下の弊害があることも研究結果から判明しています。

• 起床から17時間を超えた場合、飲酒した状態と同程度に人の能力は低下する
• 社員の睡眠時間の多寡で、企業の利益率に約2ポイントの差が生じる　など

このように睡眠不足は、日中の生産性に大きな影響を与えているのです。

参考：
日本経済新聞「眠れない日本、生産性低く」
産経新聞「睡眠不足は酩酊と同じ　『眠り』見直し、会社で仮眠も」

アナログな作業環境

アナログな作業環境も労働生産性を下げる原因です。日本には、ハンコ文化や紙文化などが根強く残っており、次のような問題が生まれています。

• 承認決済の遅延

取引などを書類で行うと、デジタルよりも承認までに時間がかかる傾向があります。FAX送信や郵送を挟んだ場合はさらに承認が遅れます。

• リソースの消費

アナログ作業はデジタルよりも処理に労力がかかります。特に書類処理の多いバックオフィス部門にとっては、大きな負荷となっているかもしれません。
アナログな作業環境により業務効率が低下すると、それに伴い生産性も低下してしまいます。

業務の属人化

三つ目の要因は、業務の属人化です。「業務の属人化」とは、特定の担当者しか作業ができない状態を指します。

業務の属人化の問題は担当者がいないと業務が進まないこと、もしくは離職などによって業務が停滞してしまうことです。

また、他の社員による業務の見直しも行えないため、業務改善ができません。生産性が低いまま、長時間かけて同じ作業を繰り返している場合もあるでしょう。

このように属人化によって業務の改善や遂行ができないと、生産性の低下を招いてしまうのです。

長時間労働

最後の労働生産性低下の要因は、長時間労働です。
先述したアナログな作業環境や、業務の属人化などで業務効率が悪化すると、長時間労働が引き起こされます。

また、日本には残業を美徳とするような風土もあり、現状は長時間労働が常態化しているといえるでしょう。
長時間労働は労働者の心を蝕み、仕事へのモチベーションを低下させます。そして社員のモチベーションの低下は、労働生産性の低下に直結しているのです。

労働生産性を上げる方法

以上の要因を踏まえたうえで、ここからは労働生産性を上げる5つの方法を紹介します。参考にしてください。

業務の標準化

まず、業務の標準化で生産性を上げることができます。
業務を標準化する方法として、

• 業務内容やフローの整理と可視化
• マニュアルや手順書の作成

などがあります。

業務を標準化すると、新しい社員に仕事を覚えてもらうときに一から教える必要がありません。マニュアルや手順書で業務内容をある程度把握してもらえるため、教育の手間が省けます。

また、担当者が急に休んだり、辞めたりしても別の社員に任せることができ、業務の属人化を防げます。
さらに、業務品質の一定化によって無駄な工数の削減も可能です。よって、業務効率や生産性のアップが期待できるでしょう。

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わかりやすい手順書の作り方を5ステップで解説

業務のデータ化

また、業務のデータ化も労働生産性を上げる方法の一つです。今まで紙媒体で行なっていた作業を、データ化（ペーパーレス化・クラウド化）することで資料の検索や共有などがしやすくなります。

紙の資料は、キャビネットやラックから目的のものを探さなければなりません。しかしデータ化されていれば、検索機能を使って求めている情報をすばやく発見できます。

また、会議用の資料を用意する際も、データ化すれば人数分の資料を準備する必要はありません。クラウドに資料データをアップするだけで完了です。
業務のデータ化は手間を省き、業務効率を上げてくれます。その結果、生産性向上にもつながっていくのです。

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データ入力代行サービス10選【事例あり】｜比較ポイントや料金を徹底解説

業務の自動化

次に紹介するのは、業務の自動化です。今まで人力や手作業で行っていた業務をRPAツールなどで自動化し、作業時間を短縮します。

RPAツールは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称。AIなどにより、コンピューター上で行う業務を自動化するツールです。

RPAツールのもっとも大きな特徴は、精度が高く高速処理が可能な点です。
人間の手による作業はミスが発生しやすく、限界もあります。業務を自動化することで、スピーディーかつミスのない業務進行が実現し、生産性の向上が叶います。

関連記事：

RPAとは│基礎知識を徹底解説！できることやメリットは？

働きやすい環境づくり

四つ目は、働きやすい環境づくりです。
生産性の向上を図るには作業環境だけでなく、職場環境の見直しも重要です。働きやすい職場づくりによって従業員のモチベーションが上がり、生産性向上につながります。

働きやすい環境には、以下のような特徴があります。

• テレワークの導入

場所や時間を自由に選択できる分、従業員は効率よく働くことができ、仕事と家庭の両立もしやすくなるでしょう。

• 残業の削減

社員の身体、精神への負担を減らします。また、時間に限りがあることで業務効率を考えて働くようにもなります。

• 教育体制の充実

資格取得のサポートや業務効率を上げるスキルの講習などを行うと、スキルアップに対する社員の能動性を促すことができます。

このように、働き方や働く環境を見直すことで従業員のやる気を引き出し、離職を抑えることができます。その結果、生産性もアップするでしょう。

アウトソーシングの導入

最後の方法は、アウトソーシングの導入です。少子高齢化による働き手不足が叫ばれるなか、社内のリソースだけで全ての業務を行うことは今後難しくなってくるでしょう。

資料やメール作成といったノンコア業務をアウトソーシングすると、自社のリソースをコア業務に集中でき、企業の競争力を高めることができます。

また、アウトソーシングは単に人手不足を補うサービスではありません。その業務を専門とするプロが対応するため、スピードや品質アップにもつながります。

社外の力を活用し、生産性を向上させていきましょう。

生産性向上は「HELP YOU」におまかせ

最後に、おすすめのアウトソーシングサービスとして「HELP YOU」をご紹介します。

「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

HELP YOUのプラン

＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

HELP YOUのサービス内容と料金

HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

HELP YOUの生産性向上事例

HELP YOUの生産性向上事例を紹介します。

【企業概要】
クライアント：株式会社eSENRYAKU（イーセンリャク）様
中小企業の集客における、戦略支援事業を展開。主にリスティング広告やホームページ作成、SEOキーワードの埋め込みなどを受注し、戦略を提案されています。

【HELP YOUへの依頼内容】
ホームページの作成、分析

【導入前の課題】
HELP YOU導入前はホームページ制作会社に発注されていましたが、要望どおりの成果物が上がってこないことに課題を感じていたそうです。

【導入後の効果】
HELP YOUではホームページ制作をご依頼いただいた際に、クライアントと話し合いの場を設定。ご要望を整理したうえで完成イメージを的確につかみ、制作物に反映しています。

また、クライアントの考えが顧客に伝わるようにサポートさせていただいたところ、コンサルティングサービス自体のクオリティが向上。事務作業の負担も減り、クライアントが営業に時間を使えるようになりました。

結果として生産性がアップし、現在ではHELP YOU導入前と比べて、2倍近い売り上げを達成しています。

▼詳細はこちら

「アシスタントに『守り』を任せて、自分は『攻め』の経営に集中」eSENRYAKU（イーセンリャク）代表　三浦佳士さま

生産性向上のまとめ

本記事では、日本の労働生産性が低下する4つの原因と、労働生産性を上げる5つの方法を紹介しました。

労働生産性の低下は、「睡眠不足」「アナログな作業環境」「業務の属人化」「長時間労働」などが原因です。
そして、労働生産性を向上させるには、以下の方法の実践が必要です。

• 業務の標準化
• 業務のデータ化
• 業務の自動化
• 働きやすい環境づくり
• アウトソーシングの導入

自社のみで生産性アップの改善が難しい場合は、外部への委託も考えてみましょう。

「社内リソースを自社の重要な業務に集中させ、あとはアウトソーシングに任せたい！」と思った方は、ぜひHELP YOUへお問い合わせ下さい。
アウトソーシングできる業務を切り出し、最適なチームでサポートさせていただきます。

関連記事：

【比較】「事務代行サービス」６選｜業務内容を詳しく紹介！

経理業務を効率化する5つの方法！手順や成功事例も解説

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「大阪でDXを推進する上で何から始めたらよいかわからない」

「デジタル化したいが、どこにお願いしたらよいのだろうか」

業務効率や生産性の向上など、さまざまなメリットが期待できる「DX（デジタルトランスフォーメーション）」。自社でも推進していきたいと考えている中小企業は多いことでしょう。

そこで今回は、DX推進サポートを積極的に行っている大阪府の取り組みを紹介します。

大阪でDX推進を検討している中小企業にとって参考となる情報です。具体的にDXに取り組む手順も含めて解説します。自社でDXを推進するための第一歩として活用してください。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、2004年にスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授によって提唱された概念です。

ICT（情報通信技術）の浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させること

出典：Erik Stolterman, Anna Croon Fors （2004） “Information technology and the good life”, Information Systems Research Relevant Theory and Informed Practice.

とされています。

DXとはデジタル技術で競争上の優位性を確立すること

近年ビジネスシーンで用いられる定義としては以下が参考になります。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

出典：経済産業省　「DX 推進指標」とそのガイダンス

もう少し噛み砕いて言えば、AIやIoT、ビックデータなどのIT・デジタル技術を活用して企業としての活動を大きく変えていくことがDXです。

生産工程や生産設備にデジタル技術を導入したり、デジタル技術を活用して営業やマーケティングを行ったりすることなどがDXの代表的な取り組みとして挙げられます。

DX化とIT化との違い

DX化、は単なる「IT化」と似たようなものに思えるかもしれません。しかし、具体的な中身は異なります。

IT化といえば、既存の業務プロセスは変えずに、アナログ作業をデジタル化することを指すのが一般的です。

しかし、DXでは、さらにその先の業務プロセスの根本的な改革や、企業文化の変革、新商品の開発といったところまで踏み込んでいきます。

たとえば、作業日報のペーパーレス化が進むことで、残業時間が減り、働き方改革につながったケースや、働き方改革が実現したことにより、従業員にゆとりが生まれ、顧客満足度の上昇・売り上げの増加につながったケースなどは、DXの好事例といえるでしょう。

つまり、IT化はDXを推進するための手段の一つです。

中小企業もDX推進がスタート

今日、DXは市場環境が激しく変化する中で、中小企業が自社の競争優位性を維持し続けるための重要な戦略として位置付けられています。しかし、日本でのDXへの取り組み状況は芳しくありません。

米国では8割近くの企業がDXに取り組んでいるのに対して、日本での実施率は6割程度にとどまっています。さらには、業種ごとに実施状況に差があり、サービス業では半数近くがDXに着手できていない状況です。

とないえ数は少ないものの、中小企業でもDX推進に取り組む企業は増えつつあります。既にDXに取り組んでいる中小企業は7.9％に上ります。

参考：独立行政法人　情報処理推進機構「DX白書2021」
参考：独立行政法人　中小企業基盤整備機構「中小企業の DX 推進に関する調査」

中小企業DX推進のポイント

DXを進めていくためには、社員一人一人がDXのメリットを理解し、主体的に取り組んでいくことが大切です。経営層のみが意識するだけでは、抜本的な改革はできません。

「DXが実現できなければ、2025年以降、年間で最大12兆円の経済損失が生じる可能性がある」と経済産業省も警鐘を鳴らしていることからも、日本でのDX化は、喫緊の課題といえそうです。

参考：経済産業省「DX レポート～ITシステム『2025年の崖』の克服とDXの本格的な展開～」

大阪ＤＸ推進プロジェクトの活用

現在多くの自治体で、企業のDX推進を支援する取り組みが行われています。その中の一つが「大阪DX推進プロジェクト」です。

大阪ＤＸ推進プロジェクトとは

大阪ＤＸ推進プロジェクトとは、ＤＸ推進を前向きに検討している大阪府内の中小企業の課題解決をサポートするプロジェクトのことです。

大阪産業局成長産業振興室産業創造課が運営しています。企業経営のあり方や仕組みづくり、システム開発などのサポートを受けることが可能です。

大阪ＤＸ推進プロジェクトの取り組み

DXは以下のような流れで取り組んでいくのが一般的です。

1. DXに関する基礎知識の取得
2. 自社課題の発見と目標策定
3. 社内の意識共有・意識改革
4. IT人材の教育や採用

大阪府DX推進プロジェクトでは、それぞれのステップで専門家によるサポートを受けることができます。

具体的なサポート内容は以下の通りです。

大阪DX推進プロジェクトポータルサイト

大阪府では「大阪DX推進プロジェクト」のポータルサイトを開設しています。DXに関する無料相談や講座・セミナーの開催情報など、府内中小企業のDX推進に役立つ情報を得ることができます。

無料相談

専門家が経営状況をヒアリングすることで抜本的な課題の発見が期待できます。

DXアドバイザー派遣

各企業に専門家を派遣し、DX推進をサポートします。

DX人材育成

DXに関する「デジタルマーケティング活用実践講座」、「製造業向けＤＸ実践講座」、「ＤＸ人材確保実践講座」など、さまざまなセミナーを行うことで、ＩＴ人材の教育機会を提供しています。

大阪府DX推進パートナーズ制度への参加

大阪府が行うDX推進事業には、大阪DX推進プロジェクト以外にも「DX推進パートナーズ制度」があります。

大阪府DX推進パートナーズ制度とは

大阪府DX推進パートナーズ制度とは、DX推進に取り組みたい企業と、IT技術を活用して中小企業のDX課題に応じたソリューションが提案できる企業をつなぐプラットフォームです。

中小企業への提案を行う企業は「大阪府DX推進パートナーズ」として、大阪府と連携しており、令和4年6月14日時点で85事業者が登録されています。

多くはAIやIoT、RPAやVR、ブロックチェーンなどを用いた多様なソリューションを提供してくれる企業です。

大阪府DX推進パートナーズ制度を利用する流れ

大阪府DX推進パートナーズ制度を利用する際の主な手順は以下の通りです。

1. 大阪府から「大阪府DX推進事業」の紹介を受ける
2. 「お困りごとヒアリングシート」を作成し、大阪府へ提出する
3. お困りごとヒアリングシートに記載された内容に即して、大阪府DX推進パートナーズから解決策のオファーを受け、内容に納得できた場合は商談に進む
4. 商談成立後、大阪府DX推進パートナーズから、継続的なDX推進のサポートを受ける

具体的な流れは図表1も参考にしてみてください。

図表1

大阪府DX推進パートナーズヒアリングシートの書き方

大阪府DX推進パートナーズの支援を受けるためには「大阪府DX推進パートナーズお困りごとヒアリングシート」の作成が必要です。

記載すべき内容には以下のようなものがあります。

適切なサポートや提案を受けるためにも、なるべく詳しく記入しましょう。

• 会社名や業種、資本金や従業員数などの基本情報
• 自社のDXに関する現状の課題
• 自社でのDX取り組み状況
• DX活用後のゴール

詳しい記載内容については以下の図表2も参考にしてみてください。

図表2

デジタル技術で解決できる事例

デジタル技術を活用し、DXを推進することによって、以下のような悩みを解決できる可能性があります。

• 紙の書類を減らしたい
• 問い合わせ対応を効率化したい
• ネット経由での集客をしたい
• 生産過程をデータで把握し、作業を効率化したい

以下の図表3をみながら、自社に当てはまる内容がないか、確認してみましょう。

図表3

参考：大阪府「データやデジタル技術の活用で業務のお困りごとを解決！」

オンラインで依頼できるサービスもある

自治体にサポートがない場合や、自社だけでDXを推進するのが難しい場合は、民間企業で提供されているサービスを利用するのも一つの手です。オンラインで依頼できるため、導入の手間もありません。

HELP YOU｜オンラインアウトソーシングサービス

「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

HELP YOU ロボットプランの主なサービス内容

DX推進をサポートする取り組みの一つに、ロボット（RPAツール）を用いて、定型業務や大量業務を自動化・効率化するプランがあります。ロボットの作業に加え、人の判断が必要な作業はスタッフが対応します。AI OCRを用いて大量の文字情報をデータ化することも可能です。

月額料金は3万円～と安心してお試しできる価格となっています。

【ロボットプランの4つの強み】

1. ロボットが業務を実行することで、大量の繰り返し業務も正確・スピーディーに対応
2. 導入時の面倒な設定やプログラミングは全てHELP YOUが担当
3. 業務フローを変更する必要がなく、使用中のフォーマットやツールをそのまま使用できる
4. 契約は業務1つ単位のため、低価格で小規模からスタートできる

＜RPA＞

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーションの略で、事務作業を自動化する技術です。例えば以下のような作業が可能となります。

■営業サポート：営業リスト作成、顧客情報の登録、競合リサーチ、実績/POSデータ収集など

■マーケティング：レポート作成、口コミ・レビュー調査、商品情報の更新、広告進行管理など

■経理：販売実績データ作成、請求書発行、入金管理、経費精算チェック、月次決算レポートなど

■人事・採用：勤怠情報管理、労務・給与管理、スカウト送信、入退社時の社員情報更新など

■総務：物品購入精算、各種福利厚生の利用や出張の申請処理など

■情報システム：システム使用ログの収集、各種システムのアカウント管理・運用サポートなど

＜AI OCR（紙データ化）＞

最先端の「AI OCR」技術で紙情報を正確にデータ化。さらにRPAと連携することで、データ化後のシステム登録等の処理も自動化できます。 

■請求書・領収書のデータ化：フォーマットが各社ごとに異なる場合でも、項目と内容を正確に読み取りデータ化

■申込書のデータ化：手書きの場合も、AI OCR＋人によるチェック＆修正でデータ化

■アンケート設計・集計・データ化：アンケートの設計から印刷・発送・回収・集計・分析まで一気通貫で対応

※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

＜チームプラン＞

お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランのご用意もございます。

• 月額料金：10万円
• 実働時間：30時間

その他、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

HELP YOUのDXサポート事例

実際にHELP YOUのアウトソーシングを取り入れた企業の導入事例をご紹介します。　

全国に670店舗以上を構えるホームセンター事業を行うDCM株式会社では、売場案内ツールを導入するDX化に成功しました。HELP YOUのオンラインアウトソーシングの活用で、なんと約1500時間もの工数を削減しています。　

HELP YOUのサポートは、ノンコア業務に割く時間を減らし、コア業務に集中する時間を減せるのが特徴です。現場への負担をかけずにプロジェクトを進められたことが大きなポイントとなったようです。

このDX化の取り組みは社内でも高く評価され、担当者様はその年の優秀賞を受賞。アウトソーシングによってDX推進を加速した成功事例となりました。

店舗売場のDX化に着手。功績を評価され、社内で表彰！HELP YOUの活用でプロジェクトを成功へ

大阪のDX推進まとめ

中小企業にとっても今後重要となるDX。実現までのハードルが高く感じられる場合、まずは自治体が提供しているサポートを利用してみましょう。大阪府では、大阪DX推進プロジェクトや大阪府DX推進パートナーズ制度など、特徴的な制度を実施しています。自社のリソースだけではDXを進めるのが難しい場合は、民間のアウトソーシングサービスの利用も検討するのも一つです。DXを実現するためには、多くの手間や時間がかかります。早めに対策をしておきましょう。

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DXの必要性を知るべき理由とは！DX推進初動までを解説

投稿 大阪でDXを推進するための最新情報と進め方 は HELP YOU に最初に表示されました。

企業が継続的に存続する上でDXの必要性が叫ばれている昨今、DXの必要性はわかっているものの、どのようにDXを推進すべきかわからないという経営者・担当者の方もいるかもしれません。

自社がどの段階にあり、DX化に向けて何をすべきか、その方法を模索している方もいるでしょう。この記事ではDXの必要性・DX化に向けた初動を解説します。

この記事を読むことで、DX化に向けて自社が進むべき道を整理することができます。

デジタルトランスフォーメーションとは

DX（Digital Transformation/デジタルトランスフォーメーション）とは、IT技術を活用して商品やサービスの売上を向上させると同時に、新しいビジネスの仕組みを創り、人々の生活・社会をよりよくするものです。

様々な分野で新しいデジタル技術を使った変革が起き始めています。企業の競争力を強化・維持していくためにも、企業規模の大小に問わずスピード感を持ったDX推進への対応が求められています。

DXの必要性を説く経済産業省

経済産業省が2018年に策定したDX推進ガイドラインでは、DXを以下のように定義づけし、DXの必要性を説いています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

経済産業省「デジタルガバナンス・コード2.0　2022年9月13日改訂」

つまりDXとは、「デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革することで、企業として生き残りを図る」ために絶対必要なものだといえます。

DXの必要性を知るべき理由

それでは、なぜ企業にとりDXが必要なのでしょうか。今後起こりうる4つの問題を解説します。これらをあらかじめ知っておくことで、問題から回避できる可能性が高まります。

2025年の崖問題｜人材不足

DXの必要性を認識する上で2025年は鍵となる年です。今からDX化を実行するか否かで将来に大きな影響を及ぼすとされています。これが「2025年の崖問題」です。

中小企画庁によると、平均引退年齢である70歳を超える中小企業・小規模事業の経営者数が、2025年には約245万人にのぼるといいます。その約半数（127万社）に廃業の可能性があると推計されています。後継者が決まらないことが原因です。

一方、2018年2月21日公開のパーソル総合研究所「労働市場の未来推計2030」では、少子高齢化・人口減少などの影響で2025年には505万人の労働人口が不足すると予測されています。

事業継承者問題・労働人口の減少による人材不足への対応が急務なのです。

経営者による後継者の育成・採用活動による人材の確保と維持・働きやすい労働環境の整備や、デジタル技術を活用して業務効率化を図るなどして企業の生産性の向上に努めないと、2025年以降、最大12兆円/年(現在の約3倍)の経済損失が発生する可能性があると指摘されています。

企業が経済活動を継続的に行うためにも、DXの推進が必要なのです。

参考：中小企業庁「中小企業・小規模事業者におけるM&Aの現状と課題」
参考：パーソル総合研究所「労働市場の未来推計2030」(2018年2月21日公開)
参考：経済産業省「DXレポート～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～」(平成30年9月7日発表)

レガシーシステム｜システムの老朽化

老朽化した既存のシステムのことをレガシーシステムとよびます。
こうしたシステムが原因で発生するトラブルを解決・解消するために、システムの刷新が必要です。

【レガシーシステムの主な問題】

• 導入から時間が経過し現行のビジネス環境に対応できていない既存システムの老朽化
• 後づけで機能を拡張したことによるシステムの複雑化
• 開発当初の人材の退職などが原因でノウハウが共有できていないことによるシステムのブラックボックス化

老朽化したレガシーシステムを使用し続けると、必要なデータの一元管理ができず業務効率が上がらなかったり、迅速に対応できなかったりという業務上の問題が起こります。

各部署がそれぞれ使いやすいように機能を追加した結果、全社一括で管理できない、いびつなシステムになっているケースもあります。

さらには、システム開発当初の意図・汎用性を理解している担当者が退職し、知識・ノウハウの継承が行われなかったため、自社にシステムを理解している人材がおらず、システム関連の問題に対処できないという問題もあります。

こうしたレガシーシステムを使用し続けているとシステムの運用・保守にコスト・人材が割かれてしまい、戦略的なITへの投資にリソースを割けなくなってしまうのです。

実際国内企業のIT関連費用の80%が、現行ビジネスの維持・運営に割り当てられているとの調査結果も出ています。

先述の2025年の崖問題にも関連し、今後レガシーシステムをメンテナンス・改修できる人材がどんどん減っていくためシステムの運用に支障をきたす可能性があります。

またIT技術は日々進化しており、古いレガシーシステムではセキュリティが脆弱なため、ハッキングによる情報漏えいなどのリスクが高まる可能性さえあるのです。

問題が内在しているレガシーシステムを継続運用している国内企業は約80%にのぼります。そうした現状を打破するためにも、処理能力が向上しムダな作業が発生しないDX推進のためのシステム刷新が不可欠なのです。

働き方改革｜業務改善

労働人口が減少傾向にある昨今、企業が生き残るためには業務の効率化・生産性の向上・従業員の労働スタイルの多様化などによる人材の確保・維持も重要です。

ただDXの推進なくして、企業の働き方改革を推し進めるには限界があるでしょう。

紙などによるアナログでの管理をなくし、AIやロボットを活用し、業務の自動化を進めることで、処理スピードが向上します。

また、管理システムで一括管理が実現すれば、業務の効率化が進み、従業員の労働時間の削減につながります。

社内でのハンコによる確認作業をなくすなど、業務のデジタル化を進めることで従業員がどこにいても働ける「場所にとらわれない労働スタイル」も実現するでしょう。

DXを推進するための業務効率化で、従業員はアナログ作業や時間に縛られない働き方が可能になります。DX化は、企業における働き方改革と密接な関連があるのです。

DX人材｜採用と育成

現行の企業の基幹システムの開発を担ってきたIT人材が定年退職などで2000年代前半から減少し始めて以降、人材不足が常態化しています。
2025年には約43万人のIT人材が不足する見込みです。

日本国内ではシステム導入企業が主担当として開発を行わず、ベンダー企業がすべてを委託されて開発することが一般的になっており、それがシステム導入企業でDXに精通した人材が育たない一因にもなっています。

企業のDX化を阻害する要因の人材不足を早急に解消する必要があります。

必要なDX人材の採用活動を早急に始めると同時に、社員にとって魅力的で長く働きたいと思える企業になるよう職場環境の改善も必要です。

風通しが良く働きやすい環境を作ると従業員満足度がアップします。獲得した優秀なDX人材が定着し、DX化を推進するための人材の枯渇を防ぐことが重要です。

一方、人材の育成にも重きを置きます。
OJTによる経験・情報処理に関する資格試験の活用・産学連携による早い段階での育成などを通じて、長期スパンでスキルを有する人材を育成していきましょう。

企業の経営陣にとり費用対効果が見えにくいDX人材の獲得と育成。会社を生き残らせるためにも、企業のDXを推進できる人材の確保が重要なのです。

ＤＸ推進の現状

企業におけるDX推進はどうなっているのでしょうか？現状を解説します。

企業のゲームチェンジ

既にDX化を実現した企業が、新たなデジタル技術をフル活用して新規参入を果たし、各業界を席巻しています。

そうした企業は、業界通念にとらわれず効率的でスピーディーな方法で新しい価値を創出しています。これがゲームチェンジです。

業界を問わずどの産業でもこうしたゲームチェンジが起きています。DX化を実現できていない既存企業は競争にさらされており、競争力を強化し維持することが急務となっています。

日本企業デジタルトランスフォーメーションの現状

DXを推進すべく、デジタル分野への投資額を増やす企業も出始めています。

とはいえ、IT分野への投資額は増加傾向にあるものの、多くの企業が仮説の構築・検証（PoC/Proof of Concept/概念実証）の域を脱しておらず、実際のDXを活用したビジネスの変革までには至っていないのが現状です。

【国内企業の主なPoC内容】

DXを活用した新しい経営戦略の方向性を模索している企業も出始めています。

まだDX化が進んでいない企業は、レガシーシステムから早々に脱却し、DX化による企業戦略を再構築した上で、DX化を推進していきましょう。

参考：産業界におけるデジタルトランスフォーメーションの推進

なぜデジタル化が必要なのか

なぜ企業にとってデジタル化が必要なのでしょうか？デジタル化の必要性について解説します。

DX化とIT化の違い

「DX化」と「IT化」はとても混同しやすい言葉ですがその違いは明白です。

ITとは、Information Teqnologyの略で情報技術のことです。情報技術を駆使してビジネスをスムーズに進める・業務の効率化を進めることをIT化といいます。

例えば表計算ソフトを使った経費精算・ビジネスチャットによる社内コミュニケーションなどがこれにあたります。

一方DX化は、デジタル技術を導入することでまったく新しいビジネスの概念・価値観を生み出すものです。

つまりDX化は目指すべき企業の姿で、IT化はそれを実現に導く手段といえるのです。

DX推進はデータのデジタル化から

企業のDX化は一長一短ではいきません。
「アナログデータのデジタル化」・「ビジネスプロセスのデジタル化」のフェーズを経て初めてDX化によるビジネスモデルの変革が可能になります。

最初のフェーズである「アナログデータのデジタル化」で具体的にすべきことは、まず自社の状況・業務を把握しアナログで行っている業務を抽出することです。

上記が一般的にアナログで行われているとされる業務です。

通常紙などで処理された業務データは、ファイルに収納されアナログのまま保管されるでしょう。こうしたアナログで処理・保管されるデータをデジタルに変えるのが、DX化への第一歩です。

アナログデータのデジタル化と同時に、アナログで行っている業務自体のデジタル化も進めるとよいでしょう。

具体的には、紙で作成している伝票を表計算ソフトで作成したり、取引先との連絡をFAXからメールに変えたりといったことです。

社内業務のフローを作成し、その中から業務効率の悪いアナログ業務を抽出し可視化します。

可視化したアナログ業務を見直し、クラウドサービスなどを導入してデジタルに置き換えることで、業務の効率化を促進します。

システムを構築してデジタル化したデータ同士を連携したり、すべてのデータを一括で管理できるようにするのが、次のフェーズの「ビジネスプロセスのデジタル化」です。

すべての社内データを一元管理することで無駄を省き業務効率化をさらに進めるのです。

DX化によるビジネスモデルの変革はその次のフェーズになりますが、まずは社内データのデジタル化からスタートしましょう。

人材不足はオンライン外注で解消できる

先述の通り企業のIT人材不足が今後さらに顕著になります。

限られたリソースを有効に使い企業の生産性を効率的に上げるために、アウトソーシングサービスの活用も視野に入れておきましょう。

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUのロボットプラン

自動化が可能な定型業務（人による判断が不要な事務作業など）を、RPAツールを用いて、人に代わりロボットが指定された業務を行います。

対応業務例｜紙のデータ化

手書き文書・PDA・画像など最先端の「AI OCR」技術により紙情報を正確にデータ化します。

繰り返し行うPC上の単純業務をロボットで自動化するRPA（Robotic Process Automation/ロボティック・プロセス・オートメーション）と連携することにより、データ化後のシステムへの登録などの後工程処理を自動化することも可能です。

【対応可能な業務】

対応業務例｜経理・人事

企業の各担当者がノンコア業務をアウトソーシングし、自らのコア業務のみに集中できます。そうすることで、企業全体の労働生産性の向上につながるでしょう。

【対応可能な業務】

作業に時間がかかる雑務を外注することで、大事な業務に注力することが可能になります。

ＤＸの必要性のまとめ

企業規模の大小にかかわらず、企業におけるDXの推進は急務となっています。

まだまだ自社のDX化が全く進んでいなかったり何から始めたらよいのか分からなかったり、状況は様々でしょう。

ただDXの導入いかんによっては企業の死活問題になりかねません。DXの必要性・自社の状況を正しく理解し、スピード感を持って推進していきましょう。

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定型業務の改善は業務効率化の効果が高いと言われています。
あなたの会社は定型業務の改善ができていますか？

この記事では、定型業務の特徴や具体例を確認してから、定型業務を改善する手順や方法について解説します。

定型業務を効率化し、コスト削減や業務の質向上など企業のパフォーマンスを高めたいという方は、ぜひ参考にしてください。

定型業務とは

定型業務とは、定常的に発生し、業務フローや手順が決まっている業務のことです。
経費精算や営業レポートのように週次や月次などある程度決まったタイミングで発生する業務が多いですが、入退社手続きなどタイミングは決まっておらず、状況に応じて発生するものもあります。

いずれにせよ、決まった手順に則って対応すれば誰でも対応できる、比較的単純な作業という性質を持っています。

定型業務と非定型業務の違い

全ての業務は定型業務と非定型業務に分けられます。双方の違いは大きく2つ。

一つは、業務をマニュアル化できるかどうかです。定型業務は業務フローや手順が決まっているため、マニュアル化できます。
対して非定型業務は、ケースバイケースで臨機応変な対応が求められるため、業務をマニュアル化することが難しいのが特徴です。

もう一つの違いは、外注化や自動化ができるかどうかという点です。定型業務は比較的単純な作業でマニュアル化もできるため、専門的なスキルや経験がなくても誰でも対応できます。そのため、外注化や自動化することは難しくありません。

一方、非定型業務は、専門的なスキルやノウハウのもと、判断力や創造力が求められる業務であるため、外注化や自動化には不向きと言えます。

定型業務の例

定型業務には具体的に以下のような業務が挙げられます。

• 請求書や注文書などの作成
• 経費精算
• 給与振込作業
• 報告書作成
• 各種データの集計/整理
• 書類の印刷やファイリング
• 入退社手続き（PC手配/廃棄や社員証発行/廃棄など）
• メディア運営業務（記事のアップロード、公開など）　など

非定型業務の例

非定型業務には、以下のようなものがあります。

• 企画
• 新規事業の開発
• 経営に関わる意思決定
• セールス
• クレーム対応
• 障害などへの対応
• コンサルティング
• 人材育成
• コーチング　など

定型業務を効率化するステップ

定型業務の多くはルーティンで習慣化しやすいため、不必要な作業に気付きにくく、多くの無駄な時間を費やしている可能性があります。
定型作業は恒常的に発生することが多い業務です。そのため、ここを業務効率化できれば、コスト削減や生産性向上など大きなメリットが期待できます。

では、定型業務の効率化はどのように進めれば良いのでしょうか？
定型業務を効率化するための3ステップを紹介します。

業務フローを可視化する

まずは業務を可視化することが業務改善の第一歩です。業務フローや内容、担当者や使っているシステムなどを把握できる状態にしましょう。
業務フローを可視化することで、業務のどこにムダがあるのかがわかり、次の改善工程（課題の洗い出し）をスムーズに進められます。

課題を洗い出す

可視化した業務フローをもとに、業務の課題を洗い出しましょう。
惰性で行っている不要な作業はないか、ミスやトラブルが発生しやすい作業はないか、担当者の人数や配置は適切かなど、改善できそうな点を洗い出します。

改善策を立てる

課題を洗い出したら、最後にその課題に対して改善策を立てます。改善策を立てる上では、業務改善に役立つ「ECRS」の原則を参考にするとよいでしょう。

「ECRS」とは、Eliminate（排除）、Combine（結合・分離）、Rearrange（入替・代替）、Simplify（簡素化）の頭文字で、業務改善をする上での順番と視点を示したものです。

ECRS（業務の廃止→統合・分離→入れ替え・代替→簡素化）を適用して改善策を講じると、改善の効果が大きくなるうえに、過剰または過小な改善も避けられ、さらには不要なトラブルも最小になることが知られています。

定型業務の改善方法

定型業務を改善するためには具体的にどんな方法があるのでしょうか。ここでは、定型業務の改善方法を3つ紹介します。

定型業務のデジタル化

最新のデジタル技術を上手く活用することで、定型業務を改善できます。
たとえば紙書類をデータ化してペーパーレスにする、オフラインで行っている業務をオンラインに置き換えるなど、アナログで行っている業務をデジタル化することで業務効率化を図れます。

定型業務の自動化

ツールやシステム（RPAツールやExcelのマクロなど）を導入し、人力で行っている作業を自動化することも、定型業務の改善につながります。
定型業務の自動化は、作業効率が上がるだけでなく人的ミスの削減にもつながり、業務の質の向上も期待できます。

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定型業務の外注化

定型業務はアウトソーシングとも相性がよいです。
先述の通り、定型業務の多くはマニュアル化しやすく誰でもできる作業であるため、外注化に向いています。
業務の一部だけでも外注化することで、従業員がコア業務に集中できる環境づくりが可能になるでしょう。

定型業務を外注化するメリット

デジタル化や自動化で定型業務を改善したくても、その時間さえ確保できないという場合もあるでしょう。そうした時間が確保できない場合は、特に定型業務を外注化することをおすすめします。

では、定型業務を外注化するメリットを見ていきましょう。

業務の質が向上する

外注化によるメリットとして、業務の質の向上が挙げられます。毎日のように発生する定型業務は、重要な業務の片手間で作業することも多く、ミスも起こりがちです。

それらをプロに外注することで、自社で行うよりも高いクオリティが期待できます。

コア業務に集中できる

外注化することで従業員がコア業務に集中できる環境が整います。アウトソーシングを活用すれば、従業員は目の前の定型業務に振り回されることはありません。本来注力すべきコア業務にリソースを割くことができます。

コスト削減につながる

定型業務の外注化はコスト削減にもつながります。外注コストはかかりますが、人材確保のための採用コストに比べると比較的安価に抑えられます。

また、社員がコア業務に集中することで生産性や売上のアップが見込めるため、費用対効果で考えるとコスト削減につながる可能性があります。

定型業務の外注化なら「HELP YOU」へ

企業にとって多くのメリットをもたらす定型業務の外注化は、ぜひ「HELP YOU」にお任せください。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

HELP YOUの導入事例

あるコールセンター運営企業様がHELP YOUに定型業務を外注した事例を紹介します。

依頼元の企業様では、明細書の作成・発行という定型作業の業務負担に悩んでいました。
ただでさえ月初に集中してしまう経理業務。せめて定型作業は効率化できないものかと、HELP YOUに請求明細書の作成・発行作業を外注しました。

結果、それまで12時間かかっていた作業が、たったの3時間に短縮。9時間もの工数を削減できました。

お客様より頂いた「月初に集中していた経理業務が大幅に減り、残業時間も減りました！」とのコメントからも、外注化により業務負担を大きく削減でき、アウトソーシングによるメリットを享受できたことが分かります。

▼その他のHELP YOU導入事例はこちら

まとめ

恒常的に発生することが多い定型業務を業務効率化できれば、コスト削減や生産性向上など、大きなメリットが期待できます。

定型業務の改善は、自動化やデジタル化、外注化で実現できます。もし、自動化やデジタル化に対応する時間や人材が確保できない…という場合、外注がおすすめです。

定型業務を外注化して、多くのメリットを享受しましょう！

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「Aさんが休むと、あの業務が停滞してしまう…」
「Bさんが退職してしまったら引継ぎはできるのか？」
「あの業務、ミスの発見が遅くて困る…」

こうした悩みやトラブルは「業務の属人化」が原因です。

この記事では、属人化によるデメリットと脱・属人化のメリット、そして属人化の解消方法を徹底解説します。

属人化は必ず解消できます。この記事を読んで脱・属人化のポイントを掴み、業務効率化を実現しましょう！

属人化とは

まずは、「属人化」という言葉の理解を「なんとなく」で済ませないために、意味をしっかりと確認していきましょう。

属人化の意味

属人化とは、特定の担当者しか業務の手順や進捗状況を把握していない状態を指します。
特定の担当者以外からは、その業務がどのような手順で、どの程度進んでいるかなどがわからないという、いわゆる「ブラックボックス化」した状態です。

本来であれば、業務に対してチーム全員が知識を共有し、誰でもカバーできる体制が理想的です。しかしながら、現実的には人員不足や担当者への甘えなどさまざまな原因で、属人化が起きることがあります。

属人化が加速してしまうと、そのチームの従業員だけでなく、顧客からのクレームや生産性の低下など会社全体の利益に悪影響が及ぶ恐れがあります。
そのため、属人化の解消は企業として取り組むべき大事な課題のひとつと言えます。

属人化の原因

属人化はどうして起きてしまうのでしょうか？属人化を引き起こす主な原因を見ていきましょう。

人手不足による多忙

人手不足による多忙は、業務の属人化を引き起こす要因のひとつです。
人手が足りない職場では日々のルーティンワークをこなすのに精一杯で、仕事の進め方やノウハウ、注意事項などを他のメンバーと共有する余裕がありません。

特に直接的な利益を生まない総務や経理といったバックオフィス業務においては、なるべくスリム化したいと考えている企業も多いですよね。
そういった事情から人員を増やしづらい傾向にあるため、属人化せざるを得ない状況が多く見られます。

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マニュアルが整備されていない

業務の属人化は、マニュアルが整備されていないことに起因することもあります。
業務の進め方やノウハウを共有できるマニュアルが整備されていれば、誰でもマニュアルに沿って業務を実行でき、お互いをサポートしやすくなります。

しかし、そのマニュアルが整備されていなければ、業務のノウハウを共有することは難しくなり、属人化の原因となってしまいます。

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専門性の高い業務

業務の専門性の高さが属人化を引き起こすケースもあります。

業務内容によっては、特殊なスキルや豊富な経験が必要な場合があります。そのような業務では、マニュアル作成自体が難しく、作成するのに手間もコストもかかります。

また、マニュアルが整備されたところで、すぐに誰もが対応できる業務ばかりではありません。専門性の高い業務ができる社員を育成するためには、多くのコストと時間が必要です。
こういったことから、専門性の高い業務の標準化は、つい対応が後回しになってしまい、属人化を引き起こす原因となります。

属人化のデメリット

属人化にはさまざまなデメリットが伴います。具体的な属人化のデメリットを見ていきましょう。

担当者の負担が大きい

出典：（一社）日本経済団体連合会「2017年労働時間等実態調査集計結果」

上図は、2017年に経団連が行った労働時間の実態調査で「長時間労働につながりやすい職場慣行の事例」をグラフ化したものです。
この調査によると、「長時間労働につながりやすい職場慣行」として「業務の属人化」が1位になっています。
このことから、業務の属人化は担当者一人の問題ではなく、職場全体としても労働環境の悪化や業務効率の低下といったデメリットにつながることがわかります。

業務が滞りやすい

属人化には、業務停滞のリスクもあります。
属人化している状態では、業務の進め方や進捗状況が他の担当者にはわかりません。そのため、繁忙時に担当者だけでは手が回らなくなってしまったり、担当者が離職や休職した場合、社内にナレッジが残らず業務が進まなくなってしまう恐れがあります。

ミスや不正に気付きにくい

属人化の状態は、ミスや不正に気づきにくいといったデメリットもあります。
特定の担当者しか行わない属人化した業務は、適切な方法で業務が行われているのかを上司や管理者が確認できなくなってしまいます。
また、担当者が自分のミスを隠蔽してしまうなど、不正に気づけなくなってしまう可能性もあります。

属人化を解消するメリット

属人化を解消することで得られるメリットには、どんなものがあるのでしょうか。主なメリットを見ていきましょう。

業務の質や効率が上がる

業務の属人化を解消することで、業務の質の向上や効率化が見込めます。
複数人が業務内容を把握することで、特定の担当者一人では見えなかった課題が見えるうえに、チームで改善策についての意見を出し合えるため、業務品質の向上につながります。

また、業務を複数人で分担することで特定の担当者の負担が減り、作業時間の短縮も期待できます。
さらには、特定の担当者がいなくても他の従業員が業務に対応できるため、どんな場合でも滞ることなく業務の進行が可能です。

社内の風通しが良くなる

業務が属人化している状態では、意見の交換がしにくい、ミスや不正が隠蔽されやすい、業務量が偏るなど、職場環境が悪化する要因がたくさんあります。脱属人化することによってこれらが解消し、社内の風通しが良くなることが期待できます。

業務を行ううえで、社内の風通しの良さは重要です。コミュニケーションが活発であれば、何かトラブルが起きた際にすぐに気づいてチームで対処できます。また、社内の雰囲気が良ければ、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

BCP対策につながる

属人化の解消はBCP対策にもつながります。BCP（Business Continuity Planning）とは、災害などの緊急事態における企業の事業継続計画のことです。
属人化の状態では、特定の担当者がいなければ業務は滞ってしまい、継続することはできませんが、業務を標準化することで、災害時などもスムーズに業務を継続できる環境が整います。

属人化を解消する3つの方法

属人化の解消は健全な企業運営に必要な対策です。では、属人化はどのようにして解消できるのでしょうか？
属人化を解消する具体的な方法を3つ紹介します。

業務を可視化する

属人化を解消するには、業務フローの整理や見直し、マニュアル・手順書の作成などによって、ブラックボックス化した業務を可視化することが必要です。
可視化することで、特定の担当者以外にも業務の進捗状況などを共有できるようになり、スムーズな業務の進行が可能になります。

ツールを導入する

属人化を解消するために、ツールを導入することも有効です。
RPAなどのツールを導入すれば業務を自動化したり、デジタル化で業務量を減らせます。
また、情報共有システムやコミュニケーションツールを導入すれば、社内でナレッジを簡単に共有できます。

ただし、一部の人しか扱えない複雑なツールはさらなる属人化を招く可能性があるため、直感的に扱いやすいツールを選ぶことが重要です。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングを活用して脱・属人化を図ることもできます。
社内の特定の担当者しか対応できない属人化した業務をプロに委託すれば、属人化が解消されるうえに、社員がコア業務に専念できる環境が整い、業務効率化や生産性向上にもつながります。

また、属人化した業務担当者の離職などによる業務停滞などのリスクも防ぐことができます。

属人化解消は「HELP YOU」におまかせ

「属人化している状態を解消したい！」
「人手不足で業務の属人化を招きそう…」

このような悩みを解決するオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

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HELP YOUの属人化解消事例

WEBメディア運営企業から分析データの資料化の依頼を受け、HELP YOUが代行した事例を紹介します。

ピボットテーブルを使用する分析データの資料化は、対応できる人員が限られた作業でした。それらをHELP YOUに依頼したことで業務の簡易化やマニュアル化ができ、属人化を解消できました。
また、それまで3時間かかっていた工数も30分に削減でき、クライアントは空いた時間をより高度な分析やコア業務に充てられるようになりました。

知識やスキルが必要な業務は属人化しやすく、担当者に負担がかかりやすいものです。しかし、HELP YOUのアウトソーシングを利用したことで属人化が解消され、さらにコア業務に専念できる環境が整いました。

【お客様のコメント】
「毎月必ず発生する必要な作業ですが、ピボットテーブルを使用できる人員が限られていたため、依頼できて助かりました！」

まとめ

業務の属人化は担当者の負担が大きいだけでなく、業務停滞のリスクもあるため、早急に解消すべき問題です。

また、属人化解消によって業務のデジタル化も進めやすくなり、テレワーク推進などの働き方改革やDX化（デジタルトランスフォーメーション）などにも良い影響を与えます。脱・属人化は、企業のさらなる成長の第一歩となるでしょう。

健全な企業運営、そして従業員を守るためにも、ぜひこの機会に業務改善を進めてみてはいかがでしょうか？

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社内でのチャットやWeb会議などが一般的になりつつある昨今、さまざまなビジネスコミュニケーションツールが提供されています。
それぞれに特徴や使い勝手も異なり、どのようなツールを選ぶべきか悩んでいる人も少なくないでしょう。

この記事では、Microsoft teamsについて特徴や業務効率化の活用事例などを解説しています。
チャットツールで業務効率化に取り組みたい人や、Microsoft teamsの導入を検討している人はぜひ参考にしてみてください。

Microsoft teamsとは

teamsは、グループワークツールの一つです。チャット、Web会議、ファイル共有など、グループワークに必要な機能を備えています。ExcelやWordなどを提供していることで知られているMicrosoft社が開発・提供しているツールとして知っている人も多いのではないでしょうか。

2017年のサービス開始以降、ぞくぞくとユーザー数を増やし、2022年には月間アクティブユーザー数が2億7000万人を突破。Microsoft365を利用しているユーザーは無料で使えることもあり、今後もますますビジネスシーンでの活躍が期待されているツールです。

Microsoft teamsの業務効率化機能

teamsの主な機能はチャット、Web会議、通話、画面共有、チャネルの5つです。それぞれの機能について詳しく紹介していきます。

チャット機能

従来、テキストでやり取りを行う際にはメールが活用されていました。しかし、メールは一通ずつ送信する必要があるため、簡単な会話であれば通話した方が早いと感じるシーンも少なくないでしょう。

通話となると相手の都合で電話に出られないことがあったり、自分自身も他の作業を中止したりする必要があるため、急ぎではない確認作業程度ならテキストツールで済ませたいと考える人が多いようです。

teamsのチャット機能は1対1や複数人でのチャットが可能です。複数人のチャットではユーザーやグループを指定することもでき、グループワークにおけるスムーズなやり取りをアシストしてくれます。

その他、teamsのチャットの特徴として「パブリックチーム」という機能があります。パブリックチームでは、組織外の人ともグループを作成することができます。

社内限定のチームチャットと、社内外問わず誰でも参加できるパブリックチームをうまく使い分ければ、社内社外共にスムーズな情報共有が可能になるでしょう。

取引先とのやり取りをパブリックチームで行い、社内でのプロジェクト進行をチームで行うことでteamsに集約して情報共有が行えるため、管理が簡単になり業務効率化にも繋がります。

Web会議

リモートワークの普及に伴い、Web会議は今や一般的になりつつあります。しかし、ビデオチャットツールの複雑な操作に戸惑う人も多く、せっかくのWeb会議がスムーズに行えないというケースも多いのではないでしょうか。

teamsのWeb会議は、マイクとカメラなどの最低限の設備の他、インターネット環境さえ整っていれば誰でも簡単に始められます。

teamsから「今すぐ会議」を選択、参加メンバーを招待するだけで始められるため、初めてWeb会議ツールを利用する人でも比較的簡単に操作できるでしょう。

teamsのWeb会議ツールの特徴として、会議中の参加要請機能があります。急遽、今回のWeb会議対象外のスタッフに参加してもらいたい場合、teamsを使ってWeb会議への参加要請が可能です。

専門的な分野において詳しいスタッフから直接話を聞きたい場合など、手軽にWeb会議への参加を要請することができます。

通話機能

teamsは通話アプリとしても活用できます。スマートフォンアプリとデスクトップアプリの両方で通話できる他、通話中にWeb会議に切り替えることも可能です。

teamsの通話機能で特に注目すべきなのは追加ライセンスを購入すると利用できる電話システムです。通常、アプリを利用した通話は、同じアプリを所有している相手にしかかけられません。

しかし、teamsの通話システムを利用すると、teamsを外線電話として利用できます。内線や外線を利用するための機器が不要になり、社内のコスト削減に繋がる他、リモートワーク中でも企業の外線番号を利用して通話できるため社員のプライバシーも守られます。

ただし、現在国内では通話システムのみでは外線連携できません。通信会社が提供するUniTalkなどのクラウドボイスサービスを契約する必要があります。

画面共有機能

Web会議や通話をしていると、言葉では伝えにくい場面に遭遇することもあります。teamsでは、デスクトップやアプリ、スマートフォンなどの画面を共有しながらの通話が可能です。また、画面共有する際、通信相手が遠隔操作を行うこともできます。

言葉で伝えるのが難しいシーンでは、直接共有画面を遠隔操作することで、対面しているのと同じ位スムーズなやり取りが可能です。

その他、Microsoftならではの機能としてWeb会議でPowerPointの共有が可能な点も魅力の一つです。Web会議でのプレゼンや、他部署、クライアントなどへの提案の際にPowerPointで作成した資料を共有することで、視覚的に分かりやすく内容を伝えることができます。

チャネル機能

グループワークツールを利用している中でぶつかりがちな問題の一つに、グループ設定の複雑さがあります。

例えば、プロジェクト内では部門ごとにリーダーを有するチームへと分けられることも珍しくありません。進行中のプロジェクトが一つであれば管理は簡単ですが、複数のプロジェクトを同時進行する場合どのグループで何に対応しているのか分かりにくく使い勝手が悪くなってしまうことも少なくないです。

teamsでは、これらの問題を解決できるチャネル機能を有しています。プロジェクトや所属部門をはじめとした大きなグループはチーム、さらに細かいグループはチャネルとして管理可能です。

チームごとに分割管理できるため、複数プロジェクトを同時進行する際に、どのグループで何を管理しているのか明瞭で使い勝手がよいと言えます。

Microsoft teamsの便利機能

続いては、teamsの中でも特に注目すべき便利な機能について紹介していきます。

ファイル共有機能

teamsでは、Excel、Word、PowerPoint、VisioなどMicrosoft製のソフトで作成したファイルを共有できます。

利用方法も、チャネル内の共同ファイルに、既存ファイルをアップロードするだけです。簡単に誰とでもファイルを共有できるため、複数人での作業がシームレスに統合できます。

その他にも、ファイルのアクセス権を設定すれば、外部ユーザーとのファイル共有も可能です。取引先をはじめとした他社との共同作業において、teamsのファイル共有機能は時短や業務効率化に役立つことでしょう。

Microsoft365との連携

teamsは他ツールとの連携性の高さが特に注目されているシステムです。700以上のツールと連携できるとされており、情報共有の効率化に一役も二役も買っています。

その中でも、特にユーザーにとって便利な機能のひとつとして利用されているのがMicrosoft365との連携です。Microsoft365とteamsを組み合わせて使うことで、効率的な作業環境を構築することができるでしょう。

ゲスト参加機能

グループワークツールは、アカウントを有していないとサービスを利用できないケースが少なくありません。

他社スタッフとWeb会議などを行う際、相手がツールのアカウントを持っていないため、オンラインでのやり取りが難しいといった場面に遭遇してしまった経験のある人もいるでしょう。

teamsは、アカウントを持たない人でもゲストとしてWeb会議などに参加できるゲスト参加機能を実装しています。もちろん、開催者が参加を許可しないとゲストは会議に参加できないので、見知らぬ人物が誤ってWeb会議に参加してしまうようなこともありません。

Microsoft teamsの注意ポイント

業務効率化に貢献するteamsですが、活用する上でいくつかの注意ポイントがあります。思わぬトラブルを防ぐためにも、以下のポイントに気を付けてください。

改行には注意が必要

teams内のチャット機能では、Enterキーを押すとテキストが送信されてしまいます。チャットで文章が読みやすいよう改行しようとEnterを押したところ、中途半端なところでテキストが送信されてしまったという経験をしている人も多いでしょう。

teamsのチャットでは文章を改行する際、Shift+Enterで改行が可能になります。慣れるまでは、画面脇に付箋で貼り付けておくなど、意識する工夫をしてみてはいかがでしょう。慣れれば意識せずにShift+Enterで改行できるようになります。

どうしてもEnterを押してしまうという人は、鉛筆マークの書式ボタンをクリックします。そうするとEnterキーによるテキスト送信ができなくなるので、文章の途中で誤送信してしまうことはなくなるでしょう。

この場合、送信は紙飛行機マークの送信ボタンをクリックして行います。

メンションを忘れずに

複数人でのチャットを利用する際は、そのままテキストを送信してしまうと誰に対してのメッセージなのか分からず他のメンバーも混乱してしまいます。そこで、有効なのが特定のメンバーを指定するメンション機能です。

メンション機能とは「@ユーザー名」を文頭に記載することで、テキストの宛先を分かりやすくする機能です。

誰に対してのチャットなのか明確にするためにも、複数人が参加するチャットではメンションを忘れないようにしましょう。

ファイル共有ができないケースも

同じファイルを共有して編集できるteamsの機能・共同編集ですが、場合によってはこの機能を利用できないケースもあります。

ファイルを共同編集できない理由は以下の3つです。

• 他の人がファイルチェックをしている
• アクセスが制限されている
• ファイルが古いOffice製品の拡張子になっている

チェックアウトとは、同時に編集することを防ぐため編集権限をかけるシステムのことです。ファイルチェックが原因で共同編集ができない場合は、チェックが終わるのを待つか、ファイルインの状態に設定を変更してもらいましょう。

また、現在のOffice製品の拡張子は「.docx」「.pptx」」「.xlsx」など。これら以外の拡張子はteamsで共同編集できないので注意してみてください。

Microsoft teamsの使い方

グループワークをシームレスにし、業務改善に役立つteamsは使い方もシンプルです。続いては、使用頻度の多い「チャット」「Web会議」「ファイル共有」の3つの機能の詳しい使い方を紹介していきます。

teamsの使い方：チャット

teamsでチャットを使う方法は以下の通りです。

【1対1の場合】

1. サイドメニューバーから[チャット]を選択する
2. [新しいチャット]を選択する
3. 宛先フィールドに相手ユーザーの名前を入力する
4. チャット下部のボックスにメッセージを入力する
5. 紙飛行機のマークをクリックしてメッセージを送信する

【グループチャットの場合】

1. サイドメニューバーから[チャット]を選択する
2. [新しいチャット]を選択する
3. [To]フィールドの下向き矢印を選択する
4. グループ名を入力する
5. 追加するユーザー名を[To]フィールドに入力する
6. チャット下部のボックスにメッセージを入力する
7. 紙飛行機のマークをクリックしてメッセージを送信する

グループチャットの最大参加人数は250名です。グループチャットではメッセージがグループ全員に送信されるので、初めてteamsを利用する場合は個別チャットを使って動作を確認しておくとよいでしょう。

teamsの使い方：Web会議

Web会議を行う方法は以下の通りです。

1. サイドメニューバーから[チーム]を選択する
2. Web会議を行うチームを選び、画面下のビデオアイコンを選択する
3. [今すぐ会議]を選択する

Web会議はチーム単位で行うため、事前にチームの作成が必要です。場合に応じて、チーム外のメンバーにもWeb会議への参加要請を送る事もできます。

teamsの使い方：ファイル共有

チームもしくはチャネルでファイル共有を行う方法は以下の通りです。

1. サイドメニューバーから[チーム]を選択する
2. 共有するチームもしくはチャネルを選択する
3. [ファイル]を選択し、[アップロード]と[ファイル]をクリックする
4. 共有したいファイルを選択する
5. [開く]を選択する

複数のファイルを一括共有したい場合は、共有したいファイルを選ぶ際にShiftを押しながら風数ファイルを選択してみてください。簡単に複数のファイルを一括共有することができます。

Microsoft teamsの業務効率化事例

teamsは情報共有やコミュニケーションツールとして有用なことが分かりました。

続いては、実際にteamsを導入し業務効率化を果たしている企業の事例を紹介します。自社でどのようにteamsを活用するのか検討する参考にしてみてはいかがでしょう。

株式会社クレスコ

株式会社クレスコでは、teamsを活用して約1,500ユーザーがシームレスなグループワークを実践しています。

コロナ禍におけるテレワークの導入をきっかけにteamsをメインツールとして活用。同社では、より効果的にteamsを活用できるよう全社員参加の改善プラットフォームをteams内に構築しました。

各個人がテレワークやオンライン上でのグループワークに意見やアイデアを投稿できるチャネルを作成し、一定数のいいねが集まるとそれらの意見やアイデアが実現される仕組みです。

これらのフラットコミュニケーションにより、同社のteamsは社員にとってより活用しやすいツールへとルール作りが行われ、その成果は業務にも確実に活かされています。

意思決定のスピード感がアップし、お客様へのよりよく早い提案を練り上げるための仕組み作りに貢献しているそうです。

ビリングシステム株式会社

決済業務の中継役を担うビリングシステム株式会社では、企業や金融機関に対して個別対応が求められます。人の手により行う業務を無くすことはできず、社内ではこれまで完全テレワーク化は不可能と思われていました。

しかし、コロナ禍によりテレワークへの移行が求められ、同社は準備が整う前に業務改革を行うことになります。既にMicrosoft365を導入していたことから、teamsやOneDrive、SharePointなどを活用してテレワークを開始。

同社において大きな課題であるセキュリティ面はOneDrive、SharePointなどのクラウドシステムを活用しテレワークに適した体系を構築しています。さらに、teamsで社内コミュニケーションを取り、情報共有を徹底することでスムーズなテレワークを実現しました。同社は緊急事態宣言解除後も社員の5割出勤を目安として業務を続けています。

今後、働き方はさらに多様化することが予想されています。変革の時代に、柔軟に対応できる社内環境づくり。そこで欠かせないビジネスコミュニケーショツールとしてteamsが活用されています。

エムオーテックス

エムオーテックス株式会社が提供する「Syncpit」とは、バックオフィス特化型のFAQシステムです。150以上のプリセットFAQと、最短30分で運用開始できるという手軽さが注目を集めており、問い合わせ業務の効率化が期待できるとして注目されています。

Syncpitの開発・普及に大きく貢献しているのがteamsです。普及率の高いteamsをSyncpitのプラットフォームとすることで、導入を簡易化することに成功しています。teamsという使い慣れたツールを利用することで、教育コストの低減にもなり導入する企業の負担は大幅に削減しました。

同社の事例では、teamsが単純なビジネスコミュニケーションシステムに留まらず、革新的なソリューションを創出する可能性を持ったツールであることが伺えます。

業務効率化はHELP YOUにお任せください！

teamsを活用することでコミュニケーションが円滑になると情報共有がスムーズに行え、業務効率化できます。
しかし、中にはこれまでもいくつかのコミュニケーションツールや業務効率化システムを導入したけれど、運用に失敗したという企業も少なくないのではないでしょうか。

ツールはあくまでも道具です。企業に合った活用方法を選ばないと、業務効率化は難しくなります。そこでおすすめなのが、企業の困り事に対応するオンラインアウトソーシング「HELP YOU」のサービスです。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

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＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

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「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

まとめ

多様な働き方が推進されている昨今、情報共有やリモートコミュニケーションは企業にとって重要な課題の一つになっています。
teamsは、企業の課題を解決するための重要なツールです。効率的なコミュニケーションや情報共有は、業務効率化や売上増加など社員だけでなく企業にとっても大きなメリットを生みます。

企業に合った適切な導入方法や、社員へのteamsを使ったコミュニケーションや情報共有方法の教育を行い、社員一丸となって業務に邁進できるよう取り組んでみてはいかがでしょうか。

業務効率化に関するご相談は、ぜひHELP YOUをご検討ください。

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