【オンラインアシスタント活用術】「HELP YOU」で業務改善を可能にした企業紹介

人手不足が深刻になり、山積みの仕事を抱える企業や個人事業主の間で、オンラインアシスタントご利用のニーズが高まっています。

・オンラインアシスタントサービスって何だろう?
・忙しいから人手がほしいけど、「HELP YOU」って実際どんなことを頼めるの?
・どんな効果が出るの?

そんな疑問にお答えするため、今回は実際に「HELP YOU」を使っていただいたお客様の声を紹介していきます。

オンラインアシスタントサービスとは?

オンラインアシスタントサービスとは、遠隔地にいる契約アシスタントとインターネット(オンライン)で繋がり、業務を依頼するサービスです。

一般的なクラウドソーシングサービスと大きく異なる点は、1案件ごとのコンペ・受注・納品ではなく、スキルや納品クオリティーが担保されたアシスタントを対象に、継続的に仕事を依頼できることにあります。サービスを提供する運営会社が間に入ることで、コンプライアンスや納品・修正対応までがしっかりと徹底され、信頼性があるため、これまでクラウドソーシングに抵抗があった方にも利用が広がっています。

うまく活用している事例

実際にオンラインアシスタントサービスをうまく活用できている企業は、どんな風に仕事の依頼を進めているのでしょうか?
ガイアックス社のソーシャルメディアマーケティング事業部でアウトソーシングを導入した経緯が参考になります。

具体的にどんな業務を依頼できるのか分からない状態からオンラインアシスタントサービスの導入をスタートしたため、毎朝5~10分の電話ミーティングを実施したのだそう。タスクリストを共有して、アシスタント側からどんどん受注可能なタスクの提案を受け、徐々に業務を手放していったという流れだったそうです。

オンラインでやり取りをする上で、日常業務以外の会社におけるポジションや役割、1日の時間の使い方、プライベートの時間の過ごし方まで共有し、コミュニケーションを積み重ねたため、依頼側とオンラインアシスタント側双方で理解が深まり、信頼関係を築くことができたようです。
オンラインと言えども、人対人で仕事をするわけですから、コミュニケーションを大切にすることが業務効率化への近道になったのでしょう。

ガイアックス社のソーシャルメディアマーケティング事業部では、現在ではチーム全体でオンラインアシスタントへのアウトソーシングを活用するようになったそうです。

<依頼業務>
・社内会議への参加と議事録作成
・パワーポイント資料作成
・プロジェクトマネジメント(タスクのリマインドやスケジュール管理)
・新人メンバーの業務へのフィードバック・添削

参考:「ガイアックス社は、アウトソーシングをこう活用している」

「HELP YOU」のオンラインアシスタント導入実例紹介

株式会社HF.M様の事例

【会社紹介】
株式会社HF.M様では、①ヘルスケア・ウェルネスのジャンルをテーマにおいたウェブメディアの運営、②B to Bのメディアコンサルティングでホームページの制作、オウンドメディアの運営・戦略策定・運用、コンテンツ制作全般・広告のプランニングと制作・コンテンツマーケティング設計・運用を行っています。

【「HELP YOU」への依頼内容】
・ヘルスケア関連のリサーチと資料化
・資料作成とビジュアル化
・出張先のホテル予約、交通ルートの確認
・会計ファイルの管理
・クライアントとのスケジュール調整とカレンダー記入

【オンラインアシスタント導入後の効果】
とりあえずなんでも相談できるので、最近は「やってもらえそうかな?」という仕事は依頼してみている(住所変更や保険の手続きのように、印鑑押印や郵便のやり取りが必要なものは除く)。
依頼する仕事はまず断られないので、心理的負担が軽い

参考:
・いつも助かってます。ほぼなんでも仕事が依頼できるオンライン秘書を使い始めた
・幅広いバックオフィス業務で重宝 株式会社HF.Mさま

株式会社アディッシュ様の事例

【会社紹介】
株式会社アディッシュ様では、①ソーシャルアプリのカスタマーサポートサービス提供、②スクールガーディアン業務、③ソーシャルメディアのモニタリング、④web・アプリ等のフロントサービス業務を行っています。

【「HELP YOU」への依頼内容】
・採用の媒体や助成金などに関する調査系の依頼
・営業資料のブラッシュアップ
・展示会に使うチラシのデザインなど

依頼の際は、以下の事項を依頼側で明確にしている。
■依頼内容概要
依頼タスクのゴールイメージを記載(その仕事をなぜ依頼するか、どのような背景があるか)
■詳細
想定手順を記載
■所要時間
*時間(目安)
■納期
*月*日希望

【オンラインアシスタント導入後の効果】
一般的なクラウドソーシングサービスと違い、クラウドで組成されたチームと一緒に仕事をするのが導入の決め手だった。

半年間、自部署で利用してみて、本当に感動している
特に採用担当者は、1年半前は「ルーチンワークでいっぱいいっぱい」という状態だった。それが、自分の仕事をマニュアル化し、電話をかけるのは社内別部署のコールチームに任せるようにして、中途採用は媒体や人材紹介会社のリストを「HELP YOU」に作成依頼してリレーションを取り、履歴書を社内で共有するツールも「HELP YOU」で調査し導入…と次々と業務を改善させた。
結果、半年でアルバイトと中途を合わせ200人もの採用をたった1人でオペレーションすることができた

参考:
・秘書代行サービスHelp You!の虜になった件
・「HELP YOU」の活用で社員の意識改革!メンバーのポテンシャルを引き出し生産性が向上したチーム体制 アディッシュ株式会社さま

まとめ

「HELP YOU」のオンラインアシスタントサービスを導入し、リソースをうまく活用して業務効率化に成功している企業の事例を紹介しました。
最初からフルに活用というよりも、コミュニケーションを重ねていくと、無理なく利用を広げていけるようです。さまざまな業務ごとに対応できるタスクを持ったオンラインアシスタントをアサインするため、依頼できる業務範囲が非常に広いことも「HELP YOU」の特徴です。「こういうことは頼めるだろうか?」と思われた際は、ぜひお問い合わせください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

お問い合わせ