タイムマネジメントはできている?コツとおすすめツール3選

タイムマネジメントできていますか?タイムマネジメントとは、単にスケジュール管理やタスク管理を行うことではなく、目標を達成するための時間管理手段です。
今回は、タイムマネジメントのコツとおすすめのツールをご紹介します。

目次

1.タイムマネジメントとは?

ビジネスパーソンなら一度は聞いたことがあるタイムマネジメントという言葉。みなさん意識して仕事をしていますか?
タイムマネジメントとは、限られた時間を有効に活用し、生産性を向上させるために必要なスキルと言い換えることができます。
つまり、重要な業務に時間を割くための時間配分を考え、時間当たりの生産性を高める方法を考えるということです。

タイムマネジメントが必要とされる背景

タイムマネジメントが必要とされるのには、下記のような理由があります。
・1人の仕事内容が複雑化してきている
・長時間労働が問題視されている
そのため、効率よく業務を進めることが個人にとって、また会社にとっても求められているのです。

タイムマネジメントのメリット

タイムマネジメントを行うことで、

個人にとっては、
・重要なタスクを、高品質で、スピーディーに仕上げられる
・時間を有効活用することで、残業時間を減らすことができる
・オンとオフの切り替えが出来るようになり気持ちに余裕ができる
・空いた時間でスキルアップも

また企業にとっても
・生産性を向上させることができる
・残業代などのコストを減らすことができる

などのメリットがあります。

2.タイムマネジメントの手順とコツ

では、具体的な手順とコツを確認していきましょう。

目標を設定する

タイムマネジメントを実践する際には、いくつかの手順がありますが、まず初めに行ってほしいことは、目標を設定することです。
営業の方であれば「月当たり何社と成約する」、人事の方であれば「〇月までに〇人を採用する」のように具体的な数字を入れて目標を立てます。

タスクを洗い出す

次に、現在抱えている案件を洗い出してみましょう。プロジェクトなどの大きなタスクは、A社様営業資料リサーチ、アポイント連絡、メール返信など細分化します。
その際にロジックツリーやブレインストーミングを活用するのも良いでしょう。

タスクを洗い出すことができたら、それぞれのタスクに掛かる工数を予想し、書き出していきます。

優先順位をつける

洗い出したタスクに優先順位を付けます。重要度と緊急度の観点から時間管理のマトリックス図を使用するのも有効です。

スケジュールに落とし込む

上記で書き出したタスクをスケジュールに落とし込んでいきましょう。その際には、下記の点に気を付けてみてください。

・午前に重要な業務を行う
頭を使う業務は、午前のなるべく早い時間に終わらせましょう。
・余裕を持たせる
見込み工数に予備時間を設けることが大切です。

実行

目標と照らし合わせながら進めていきます。

※突発的に入ってきた業務は下記のような判断がおすすめです。
・5分以内の仕事はタスク化しないですぐに終わらせる
・長時間かかる仕事は翌日以降に伸ばすなどの判断をし、優先順位を何度も変更しなくてよいようにする

振り返り

PDCAを活用し、振り返りを行ってみましょう。
確認する際に意識したいポイントは下記の通りです。

・目標に近づけているかどうか
見込み工数よりも大幅に時間がかかっている、目標に対しての進捗状況が芳しくないなどの場合には、改善方法を考え翌日以降の業務に生かしましょう。

・自分がやらなくても良い業務は人に任せることも大切
全ての業務を自分一人で行うことが難しい場合には、他の方にお願いすることや、アウトソーシングなどを利用できないか検討してみてはいかがでしょうか?

このように、定めた目標に対しての進捗・達成状況を確認する手段としてタイムマネジメントを活用していきましょう。
次にタイムマネジメントにおすすめのツールをご紹介します。

3.タイムマネジメントにおすすめのツール3選

時間管理アプリ「Rescuetime」

タイムマネジメント ツール
PCの操作ログをとることができるツールです。閲覧しているウェブサイトやアプリをチェックし、生産性が上がらない原因を見つけてみてください。

Rescuetime

時間を計る定番ツール「Toggl」

タイムマネジメント ツール
作業開始時にstartボタンを押し、作業内容とログを記録してくれるというシンプルな操作性が特徴です。パソコンを利用する業務だけでなく、オフラインの業務にも使用できます。それぞれの作業はプロジェクトごとに分類出来ますので、振り返りの際に役立ちますね。

Toggl *ios Android版もあり

プロジェクトの工数管理ツール「everhour」

タイムマネジメント ツール
プロジェクトの工数を簡単に管理できるこちらのツール。Trelloなどのプロジェクトツールと連携させることで、各プロジェクトのタスク管理・工数管理を同時に行うことができます。マネジメントを行う立場の方におすすめです。

Everhour

プロジェクト管理・タスク管理ツールはこちらの記事で紹介しています

4.まとめ

今回はタイムマネジメントのコツとツールを紹介しました。

タイムマネジメントとは、目標を達成するために優先順位をつけて行動・業務を行うことです。
1人当たりの業務量が多い場合には、他の人にお願いする、アウトソーシングするなどの業務の整理が有効です。
自分がやることとやらないことを整理し、やらないことをいかに無くすか、もしくはアウトソースするか。
アウトソーシングサービスはここ数年で増えてきており、その一つとしてオンラインアシスタントという選択肢があります。

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