時間に追われる毎日からの脱却にはタイムマネジメントが欠かせない!

毎日たくさんの仕事を抱えるビジネスマンにとって、時間との闘いというのは最も大きな課題です。

誰しも1日24時間しか持っていませんので、時間をいかに活用するか、これによってビジネスの成功がかかっていると言ってもいいでしょう。

しかし、常にたくさんのタスクを抱えていると、時間を管理するどころか、時間に追われるだけです。そこで考えたいのが、「タイムマネジメント」という考え方です。

タイムマネジメントというのは、知っているようで意外と分かっていない、実践しているようで思ったより実践できていない考え方です。

コツをつかめばさほど難しくありませんので、タイムマネジメントがどんなものかを知って、毎日の仕事に当てはめてみるようにしましょう。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、「時間の管理」と言えます。

ビジネスパーソンなら、誰でも時間の管理くらいしていると思うかもしれません。

しかし、タイムマネジメントの概念を考えると、実際にできている人はそう多くはないものなのです。

スケジュール管理ではない

まず、はっきりさせておくべきなのは、タイムマネジメントはスケジュール管理とは違うということです。

スケジュール管理は、すでに何らかのタスクとそれを行う時間が決まっていて、それをメモして実行していくというものです。

実際には、自分で時間を管理するというよりも、初めに決まったタイムスケジュールがあり、その予定に従うだけなので、時間に追われるという動きをすることになります。

タイムマネジメントは、これとは逆に、時間を自ら管理するという概念があります。

時間と予定に追われるのではなく、自分で動かしていくというスタイルとも言えます。

効率改善に取り組む姿勢

タイムマネジメントは、単に予定の時間が来たからタスクを果たすというものではありません。

また、業務のための時間を増やすということでもありません。

時間は限られたものですので、同じ時間の中でどれだけ多くのことを行えるようにするか、というのがタイムマネジメントの概念と言えます。

1時間で10のことしかできなかったものを、同じ1時間で20できるようにするという、効率改善に取り組むのがタイムマネジメントなのです。

より濃密な時間を過ごせますので、仕事への集中力が増しますし、満足感も得やすいという効果があります。

タイムマネジメントの重要性

タイムマネジメントは、仕事を効率よく行っていくためにとても重要です。

そのメリットを知ると、タイムマネジメントをやってみようという心持ちになるでしょう。

業務の効率化

まず、タイムマネジメントでは同じ時間でより多くの業務を行えることを目標とします。これは、ダイレクトに業務の効率化につながります。

仕事がスムーズに進みますし、自分のスキルを向上させることにもなります。こうしたことから、すべてのビジネスパーソンが心がけるべき点だと言えるでしょう。

スムーズなチームワークにつながる

多くの業務は、個人で行うものではなく、チームで行うものです。そこで、各個人がタイムマネジメントに取り組むことで、よりチームワークが強化されることになります。

チームでの仕事では、1人の業務が遅れると全体の動きが緩慢になってしまい、効率が一気に落ちます。

しかし、タイムマネジメントを心がけることで、それぞれの仕事の分担と協力がスムーズになり、チームワークの大きなアップにつながるのです。

心理的なメリット

仕事上でのストレスとして大きいのは、頑張っても頑張っても仕事が終わらない、時間までにタスクを終了できないというものです。

しかし、タイムマネジメントを実践することによって、時間内に業務を終えられるようになります。

また、限られた時間でも多くのことを行えるようになるため、仕事から得られる達成感が強くなります。

心理的なプラス面も大きいので、タイムマネジメントはぜひ実践したいものです。

タイムマネジメントの方法

時間を効率よく用いる、というのは誰しも考えることですが、実際にそれを行うとなると話は難しくなります。そのための方法を知り実践してみましょう。

人/外部に任せる

タイムマネジメントでは、同じ時間内でより多くのタスクを行うことが目標となります。

ここで、最も効果的な方法の1つとなるのが、他の人や機械に任せられるものは任せてしまい、自分はより大事なタスク、より得意な業務に集中するということです。

そのために、アウトソーシングはとても有効な手段です。

自分たちでやらなくても良いものは、外部委託した方が全体的にかなり効率が良くなります。

また、処理をしてくれるPCシステムを導入する、チームの仕事を分業にして、それぞれの得意なジャンルに集中するというのもタイムマネジメントにつながります。

タスクのリスト化と重要度分け

どんなプロジェクトを行うにしても、やるべき業務の内容は多岐にわたります。

そのため、まずは細かくどんな業務があるのかをリストにします。

その上で、重要度ごとにリストを分けていくことが重要です。

ここで助けになるのが、「アイゼンハワーマトリクス」と呼ばれる分類方法です。

これは、「重要度」「緊急度」ごとにそれぞれの業務をランク付けしていくというものです。

重要度と緊急度の両方が高いものから順に優先順位を決めていくので、すぐに業務のランクが分かります。

同じ業務はまとめて行う

いくつもの業務の内容を見ると、似たようなもの、ほぼ同じ行程のものが出てくることに気づくはずです。

たとえば、プレゼン資料を作るという仕事をしているのであれば、異なる項目であっても、市場動向から数字を拾い上げる、資料写真をピックアップするという作業があります。

この場合、「データ収集、文章作成、写真ピックアップ、パワポへの落とし込み」という作業を項目順にバラバラに進めると遅くなってしまいます。

そうではなく、全体を見て、異なる項目であっても、データ収集ならデータ収集、写真ピックアップなら写真ピックアップと同じ作業をまとめてしまうのです。

たいていの作業では、同じものをまとめて行い流れ作業にした方が、作業時間が短くなります。まずは、全体を見て同じ作業がないかを見て、その後同じものをまとめて済ませてしまうのです。

タイムマネジメントのコツ

タイムマネジメントを実行するためにはいくつかのポイントがあります。このポイントを押さえて、より効果的に時間を活用できるように工夫していきましょう。
 

目標を立てる

ダラダラと仕事をしていくこと以上に、時間の無駄使いとなることはありません。そこで、毎日、またプロジェクトごとに明確な目標を立てることはとても大事です。

目標にはいろいろなタイプがありますが、タイムマネジメントで特に役に立つのは、達成度と期限設定の2つです。
達成度とは、この時間までにこの程度まで業務を完了させる、という業務完遂度を決めるということです。これがあると、時間とタスクのバランスを見やすくなります。

そして、どんなタスクをするにしても、必ず期限を設定するようにしましょう。いつも通りのルーティンワークであっても、期限を自分なりに決めると、よりスピーディーに仕事ができるようになるというのはよくあることです。
 

タスク実行前によく考える

タイムマネジメントでは、とにかく作業を速く進めるということよりも、作業の効率化を考えて実行するという、より根本的な部分が大事です。

そのため、いきなりタスクに取りかかるのではなく、始める前に考える習慣を身に着けましょう。

どのタスクからどんな順番で行ったらいいか、どの作業により時間をかけるべきか、もし予定よりも時間がかかるようなら、どうやってリカバリーするかなどを考えます。

この事前の検討によって、無駄な動きが減って効率よく働けるようになるのです。
 

反省会をして常に改善

タイムマネジメントを自分なりに実践してタスクを完了したら、必ず振り返ってみましょう。以前と比べてどのくらい時間が短縮できたかをチェックします。

また、特にどの作業に時間がかかったかを見ます。その後、その部分をより効率よくするためにはどうしたらいいかを考えていきます。

こうして出てきたアイディアは必ずメモにして、次回に生かせるようにしましょう。

できれば、タスク前に検討した時間短縮のアイディアや、実行中に気づいたこともメモにしておくと、より改善の助けとなります。

まとめ

タイムマネジメントとは、単にスケジュールを管理するということではありません。

予定を把握してそれに従って動くということよりもむしろ、積極的に自分の時間の使い方を効率化していくことを意味します。

それには、タスクの重要度や緊急度を把握して、事前にどんなタスクをどのような順番で行っていったら、より速く作業を進められるかを検討することが含まれます。

業務を始める前に、時間割りと作業の内容を考えることが重要なのです。

また、根本的なこととして、自分がしなくてもいい作業があるのであれば、積極的にアウトソーシングをするなどして、タスクをスマートにしていくことも大事です。

さらに、同じ作業をまとめて流れ作業とすることで、時間を短縮できる仕事の進め方を取ることも欠かせません。

このように、タイムマネジメントは、作業そのもののスピードを上げるというよりも、タスク実行前の検討に力を入れ、無駄を省くということが非常に大きな割合を占めています。

こうすることで、自分のスキルを上げ、より満足感を得られる仕事を行っていくようにしましょう。

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