【「HELP YOU」人事担当に聞く】テレワーク下のマネジメントを成功させるコツ

テレワークは、メジャーな働き方の一つとなりつつあります。
新型コロナウイルス対策の一つとして多くの企業が導入していますが、その中でさまざまな課題が生まれています。

特に、社員の働き方に関わる人事やマネジメント面には課題がつきもの。
従来のやり方では通用しない部分も多く、悩んでいる方もいるはずです。

そこで今回は、多くのメンバーがテレワーク下で働く株式会社ニットの人事担当者にインタビューを実施。
テレワーク下でのマネジメント手法や気を付けたいポイントについて伺いました。

記事の最後には、管理者や人事担当者におすすめのテレワーク研修・セミナーもご紹介。
これを読めば、きっとテレワーク下におけるマネジメント成功のコツを掴めるはずです。

テレワーク下のマネジメントに悩みを抱える人事担当者や管理職の方は、ぜひ参考にしてください。

テレワーク下のマネジメントの課題


 
まずは、テレワーク下で起こりがちなマネジメントの課題を見ていきましょう。

マネジメントの課題1.コミュニケーション

テレワーク下でのコミュニケーションは、テキストでのやりとりが基本となります。
顔が見えないことで、相手の表情から感情を読み取れない、ニュアンスが伝わらないなどの難点があり、その結果コミュニケーションの頻度が減ってしまう可能性があります。

また、返信にタイムラグが発生するなど、リアルタイムで同等量の情報を共有することが難しくなるでしょう。

さらに、オフィス勤務時よりも社員同士のコミュニケーションが減ることで、孤独を感じてしまう方も中には出てきます。

マネジメントの課題2.労務管理

遠隔での作業となるため、作業の実態が見えにくく、労務管理が難しいという問題があります。

特に、マネジメントをする立場においては「部下がサボっているのではないか?」という疑念を抱き、社員の自立性に不安を感じるという声も多くあります。

さらに、テレワークではオン・オフの切り替えが難しく、長時間労働になってしまうという課題もあります。

マネジメントの課題3.人事評価

これまで日本における企業の人事評価の基準は、過程を評価するプロセス重視型でした。
しかし、テレワークでは対面でのコミュニケーションができないため、上司が部下の業務プロセスを把握することが難しいのが現実です。

テレワーク下においては、「何を成し遂げたか」という成果重視型の人事評価への切り替えが必要になってくるでしょう。

しかし、評価方法を一新することで人によっては評価の程度にばらつきが生じ、評価する側もされる側も混乱しかねません。
仕組みから根本的に見直すことが必要となるため、余計にテレワーク導入に高いハードルを感じている方も多いのではないでしょうか。

▼テレワーク時代の人事の課題について知りたい方はこちら

テレワーク時代における人事の課題とやるべきこと【前編】

人事担当に聞く!テレワーク下のマネジメントのコツ


 
さまざまな課題が起こり得るテレワーク下のマネジメント。では、実際にテレワークを導入している企業はどのようにマネジメントを成功させているのでしょうか?

そのコツを知るため、今回は約400名のメンバーがテレワークで働く株式会社ニットの人事担当者にインタビューを行いました。

株式会社ニットとは?

株式会社ニットでは、オンライン上で企業の業務を代行・サポートするオンラインアシスタントサービス「HELP YOU」を提供しています。
「HELP YOU」はさまざまなスキルを持ったアシスタントがチーム体制で人手・スキル不足を解消し、業務効率化を実現します。

400人がテレワークで働くニットのマネジメント手法とは?

-はじめに、業務内容を教えてください。
人事担当:2019年2月からHELP YOUで人事に関わっています。それまでは業務のマネージャーを担当していました。
業務内容は、全HELP YOUメンバーの採用・報酬・人事制度の設計・運用など、組織に関わること全般です。以前は直接スタッフの評価にも携わっていました。

-現在のニットの人事・マネジメント方法について教えてください。

人事担当:現在のニットにおける人事評価やマネジメント方法の基準は、以下の通りです。

1.稼働時間
2.活動実績に応じた査定

特定期間の稼働時間に応じてベースの時間単価を設け、そこにプラス査定・マイナス査定を加味して評価を行います。

他に、次のような制度も設けられています。

3.コミュニティへの参加
ニットには、スキルアップから趣味にいたるまで多種多様なコミュニティがあります。
このコミュニティでの活動が組織に対して有益であると判断された場合にも評価につながります。

4.パーソナル制度
高い専門性やスキルをもったメンバー向けに、自分で報酬単価を設定することのできる制度です。

▼ニットの評価体制やその変遷について詳しく知りたい方はこちら

テレワーク時代における人事の課題とやるべきこと【後編】

テレワーク下のマネジメントで気を付けるべきこと

-マネジメントをする上で気を付けていることはありますか?

人事担当:「見えていることだけが全てじゃない」ということを前提にしています。

どういうことかと言うと、例えば画面上で元気そうに見えても、それだけで「大丈夫そうだな」と安易に判断しないことが大切だと思っています。

オンライン上でのミーティングなど、ソーシャルなコミュニケーションの場では皆さん、きちんと”他者との対話モード”を作ってきますよね。
でも、気を抜いた状態でも同じように元気かどうかということは、オフラインならぱっと見て判断することも可能ですが、画面上では知ることはできません。

そこで、相手の全てが見えないからこそ、管理者側から情報をキャッチしにいくことを心がけています。

-テレワークだと、悩み事があっても気軽に相談しづらい時もありますよね。

人事担当:そうですね。アラートを自発的に出せない人は、責任感が強いからこそ「自分で解決しないと…」と思い詰めてしまう傾向があると思います。

一人で悩んで解決する術が思い浮かばず、さらに悩んでしまう…。
このような負のループに囚われてしまう人を増やさないために、仕事内・外の両面から積極的にコミュニケーションすることを意識しています。

例えば、雑談の場を設けたり、定期的にリモート飲み会を開催したり。
参加してくれたら様子を窺うことができますし、参加してくれなかったとしても「仕事が忙しいのかな」と考慮するきっかけになります。

もう一つは、ミーティングの中で雑談を挟むなど、仕事の中で業務外のコミュニケーションを行うこと。
「実はこれが大変で…」など、業務上で必要なコミュニケーションのついでにその人の状況を窺える良い機会になるので、そういう働きかけにも日頃から気を付けています。

繰り返しになりますが、相手が見えないからこそ、管理者側から積極的・継続的に情報をキャッチする。これがオンラインでマネジメントをする中では非常に重要だと感じます。

ただ、マネジメントにおける「魔法」のようなものはないと思っているので、フルリモート勤務だからといってやり方が大きく変わることはありません。
オンラインでもオフラインでも、チームの中で心理的安全性を確保するために何ができるのかを継続して考えていくことが大事だと思います。

テレワーク下のマネジメントとコミュニケーション

-テレワークでのコミュニケーションに悩んでいる人も多いですが、意識していることは?

人事担当:オンラインのコミュニケーションは「非同期コミュニケーション」だということは常に意識しています。

例えば、「チャット上でメッセージを送ったけど、その後数時間返信がない」ということがあったとします。この時、すぐに「サボっているのではないか」と考えてしまう管理職の方も多いと思いますが、決してそうではないと私は考えています。

これがオフラインなら「今は忙しそうだ」「今、外出したから対応はもう少し後になるな」というように、相手の状況を直接確認して判断することができますよね。

でも、オンラインではそれらを知ることができません。ミーティングが入っていたり、他の対応に追われていたり、チャットのメッセージをすぐに返信できない要因はたくさん考えられます。

このように、相手の状況に関する情報が「非同期」になることで、コミュニケーションも同様に「非同期」になります。
これを念頭に置き、すぐに相手からの返信が無くとも業務が進められるようタスクマネジメントを行い、業務のマイルストーンを考える際は時間軸を長く取ってコミュニケーションを行うように心がけています。

-マネジメントする立場として、特に気を付けていることを教えてください。

人事担当:管理する側が変に気を遣わないようにする、ということです。

例えばオフラインでミーティングを行った時、メンバーに対して「ここは次回からこうしてね」と業務の進め方などに対してアドバイスをする場面はよくあると思います。

対面なら簡単に言えることも、オンライン上でテキストのやり取りになると途端にハードルを高く感じて遠慮してしまう人が多いんです。
でも、テキストでもオフラインのときと変わらず、伝えたいことは積極的に伝えることが大切だと思います。

もちろん伝え方に配慮をすることは必要ですが、フィードバックなどを行う際には、細かな部分までしっかり伝えるようにすることがテレワーク下でマネジメントを行うコツの一つだと考えています。

▼「テレワーク時代のコミュニケーション」について詳しく知りたい方はこちら

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テレワーク下のマネジメントと監視

-テレワークにおける監視の必要性については、どのように考えていますか?

人事担当:難しい問題ですが、私は監視自体が悪いとは限らないと思っています。
メール・チャットの内容や業務への取り組み方を監視することが適しているかどうかは、業種や業態によっても変わるからです。

例えばカスタマーサポートのような業務であれば、監視も時には必要かもしれません。監視することで、お客様への対応などに問題が見つかる可能性もあるからです。

ただ、ここで重要なのは「なぜそのレベルで監視をする必要があるのか」ということをきちんと従業員に説明すること。それを一足飛びにしている管理者が多いように思います。

「分かるよね?」という暗黙の了解ではダメで、なぜ監視をする必要があるのかを従業員にきちんと理解してもらわないと、「自分は会社や上司に信頼されていないのでは?」と不安を感じてしまいます。

もし監視をするのであれば、管理者にはその必要性を従業員にしっかりと説明する責任があると思います。

-貴重なお話ありがとうございました。

今回のインタビューで特に印象に残ったのは、「見えている情報だけで判断しない」ということの重要性。
テキストのやりとりでも、マネジメント側は従業員に対して言葉のニュアンスに配慮しつつ細かなことでもしっかりと伝えることが、テレワーク下でのマネジメントを成功させるコツなのかもしれません。

テレワーク下のマネジメントのポイント

人事担当者へのインタビューをもとに、テレワーク下で気を付けたいマネジメントのポイントを3つまとめました。

ポイント1.「性善説」を信じて任せる

まずは、従業員が「仕事をしている」と信じて任せることが大切です。

いきなりテレワークに切り替えると、管理者は「目に見えないところでもちゃんとしているのだろうか」と不安に感じてしまうものです。
しかし、近くにいるからと言って適切な管理ができているとは限りません。

むしろ在宅で仕事を行う場合は、オン・オフの切り替えの難しさによる「働き過ぎ」を懸念するべきです。
従業員一人一人のことを信頼しつつ、それぞれのメンバーが頑張りすぎないよう働きかけることが必要です。

ポイント2.「信頼関係」を構築する

テレワーク下では、オフィス勤務では当たり前にできていたコミュニケーションができなくなり、従業員との信頼関係を築くことが難しくなります。

そこで、コミュニケーション頻度の設計を見直し、管理者が従業員一人一人の働き方を認めてあげることがとても重要です。

従業員がしっかりと働いているかどうかが不安になったからといって、探りを入れるようなメッセージを送ることは控えましょう。納得のいく説明を伴わない監視行為も同様です。

このようなことを繰り返していると、従業員側は「自分は信頼されていないのかな」と不信感や不安感を抱いてしまいます。

オンライン上でのコミュニケーションでは、いつも以上に上司側から歩み寄ることを意識して信頼関係を構築していきましょう。

ポイント3.「即返信」は求めない

連絡はお互いのタイミングを尊重することが大切です。また、連絡内容も明確にすることを心がけましょう。

綿密にコミュニケーションを取ることは非常に重要ですが、即返信を求めてしまうとお互いにストレスになってしまいます。

「いつ返信するかは相手次第」を心得て、相手の状況を想像する力を働かせながら気遣う姿勢を持つことが大切です。

▼「テレワーク時代のマネジメント」について詳しく知りたい方はこちら

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テレワーク時代のマネジメントに役立つセミナー

最後に、テレワーク下のマネジメント手法を学べるセミナーについてご紹介していきます。

株式会社ニット(HELP YOU)

株式会社ニットは、「仕事をもっと楽しく、暮らしをもっと豊かに」をミッションに掲げています。
主な事業内容は、オンラインアウトソーシング、業務仕分けコンサルティング、テレワークの研修・コンサルティング、コスト最適化サービス、メディア運営事業など。

オンラインアシスタントサービス「HELP YOU」は、なんと継続率98%。優秀なアシスタントがチーム体制でお客様をサポートし、人手・スキル不足の解消を実現します。

テレワーク導入セミナー

フルリモートでのサービス運用実績を活かし、企業ごとのテレワーク推進課題に応じた研修を設計。専門講師による出張もしくはオンライン研修で解決に導きます。

テレワーク導入の観点から、
・制度設計
・業務仕分け
・組織活性
・ノウハウ
について学ぶことができます。

追加オプションとしてフォローアップ研修や結果レポートの作成、テレワーク導入・促進コンサルティングなどもあるため、用途に合わせて有効活用できるでしょう。

 

Recurrent

Recurrentでは、多くの社会人が学習できる機会を提供したいという想いを掲げ、人材育成事業を続けています。
社会人教育機関として行っている事業は以下の通りです。

・人材育成コンサルティング
・ビジネス研修事業
・ITトレーニング事業
・社会人育成事業

教育を通してできることを増やし、より良い人生を送るためのサポートを提供しています。

管理職向けテレワーク研修

管理職の方に向けてテレワーク導入後の課題を解決する研修を行っています。集合型やオンラインLIVE研修など、どのような形態でも対応可能。

テレワーク導入で起こり得る問題に対し、「制度・業務整備・成果を出させるマネジメント」の3点で考え、改善策を検討。テレワークの定着と生産性向上のために、管理者として身に付けたいスキルを学ぶことができます。

詳細はこちら:管理職向け テレワーク課題解決研修

NEW-ONE

組織開発・人材育成コンサルティング支援を行うNEW-ONE。
企業の枠に個人が入るのではなく、個人の力の最大化を組織が行うという「あたらしい、個人と組織の関係」を作ることをミッションとしています。

主な事業内容は、以下の通り。
・コンサルティング
・企業研修、組織開発
・新卒採用支援事業
・起業支援
・シェアサービス

オンライン研修 テレワーク・マネジメントセミナー

Withコロナ時代のマネジメントスタイルの転換をサポートするため、管理職向けに「テレワーク・マネジメントセミナー」を行っています。

管理職が直面している課題を紐解きながら、これからの時代に必要なマネジメントの考え方・メンバーとの関わり方・成果を出すために必要なポイントについて、2時間で学ぶことができます。
動画コンテンツによる提供も新たに始まり、一人一人に合ったセミナーの受け方が選択可能です。

詳細はこちら:管理職向け テレワーク・マネジメントセミナー

まとめ

テレワーク導入にあたって最重要課題となっている、人事評価やマネジメント制度。

オンラインでもオフラインでも気をつけるべきことは同じですが、オンラインのときはよりいっそう「相手の状況を想像すること」や「相手を気遣う姿勢」が必要です。

また、マネジメントを行う立場の方は相手からの発信のみで状況を判断するのではなく、自分から積極的にケアを行うことを心がけましょう。

ただし、「これをすれば絶対にうまくいく」という方法はありません。
企業それぞれに合ったやり方を模索しながら、新しい働き方を模索していきましょう。

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HELPYOUが選ばれる理由


HELP YOUは、社員のノンコア業務を効率化することでコア業務に集中できる環境を作ることを目指しています。

もしこれから業務効率化を検討するのであれば、ぜひ一つの方法としてHELP YOUを検討してみてはいかがでしょうか。


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