タスク管理・リマインドの自動化提案事例!ZAPIER利用、オンラインアシスタントの提言で業務効率化

今回ご紹介するのは、「HELP YOU」ご契約のクライアント様で、主にスケジュール管理をご依頼いただいているケースです。
膨大なスケジュール・タスク管理が大変で、それまではタスクもれを防ぐため、アシスタントに都度リマインドをご依頼されていました。「他にアシスタントさんに頼みたいと思っている仕事もいろいろあるのに、もったいないな…」もっとシンプルで効率的なタスク管理の方法はないだろうか?クライアント様は悩まれていました。

<目次>

1.ご提案~ご依頼まで

 

いつもご依頼をありがとうございます。タスク管理の効率化につきまして、ご提案がございます。A様は、スケジュール管理はGoogleカレンダーでリマインド設定、お仕事での連絡はSlackがメイン、業務進捗のチェックにはGoogleスプレッドシート……ご利用されているツールが複数にまたがっていらっしゃいますよね。これらを一元化して、Slackでリマインドチェックができるようにしてはいかがでしょうか?

確かに、アシスタントさんに毎回リマインドしてもらっているけれど、スケジュールもタスクも増える一方で……。Slackだけでシンプルに管理できると助かります。良い方法があるのですか?

はい、ZAPIERというツールがございます。ZAPIERは750種類以上のツールに連携対応しており、「Aのツールで○○した時はBのツールに□□すること」といった設定を組んで自動化ができるものです。
ですから例えばA様のスケジュール・タスク管理がGoogleカレンダーに新規記入された場合、「自動でスプレッドシートに転記させ、あらかじめ決めていただいた期限が来たらSlackに通知がいく仕組みを作成する」ということが可能になります。

それができれば、かなり便利になりますね!ぜひお願いします。

ZAPIERへの登録・セッティングはこちらで行います。タスク期限の通知をするタイミングを決めていただけますか?

面倒なセッティングを全部やってもらえると助かります!通知期限の件は、後ほどご連絡しますね。

参考
ZAPIER

2.タスク管理・リマインドの自動化 動作確認

<1次納品~ZAPの設定>

 

ZAPIERを設定いたしました。Googleカレンダーにスケジュール・タスクが記入されますと、自動的にスプレッドシートに転記されるようになりました。さらに、決めていただいた期限がきましたらSlackでA様に通知されるようになっております。

ありがとうございます!

テストを致しますので、設定した通りに通知が届きますかどうか、ご確認ください。

ちゃんと通知が来ました。これで大丈夫ですね。

3.タスク管理・リマインドの自動化 最終納品

<最終納品>

4.「HELP YOU」ご依頼後のメリット

ご依頼後は、「スケジュールやタスクの確認がかなりラクになった」とお喜びのクライアント様に、依頼のメリットの詳細を伺いました。

・アシスタント側から提案されて、業務効率化のポイントが明確になった
(before)複数のツールを使っていたため、横断してあれこれ確認しなくてはいけなかった→(after)自動化してSlackで一元管理
・ZAPIER導入時の設定もアシスタントがやってくれたので、依頼する側は何もしなくて済んだ
・契約時間に余裕ができたので、オンラインアシスタントに生産性向上につながる他の業務を依頼できるようになった
・社内のタスク進捗がSlackだけで確認できるようになった

5.まとめ

「HELP YOU」にスケジュール・タスク管理のサポートをご依頼くださっているクライアント様に対し、よりスムーズにタスク確認ができる方法をご提案、ご依頼にと発展した例でした。
クライアント第一主義で、きめ細かいサポートを追求している「HELP YOU」のオンラインアシスタントだからこそ成し得た業務とも言えるでしょう。タスク管理に頭を悩ませている方であれば、ぜひ「HELP YOU」の導入をご検討ください。

参考:
【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

オンラインアシスタントについて相談/お問い合わせ