65分の作業が10分に!事務作業から効率化の提案まで。HELP YOU秘書代行のソリューション!

HELP YOUは秘書代行をはじめ、専門性を要する業務にも幅広く対応できるオンラインアシスタントサービスです。メール返信代行、店舗・会場・宿泊先予約、名刺管理など秘書・総務のバックオフィス事務を広く代行いたします。中でも、スケジュール・タスク管理は多くのクライアントにご利用いただいています。

今回はオンラインアシスタントサービスHELP YOUの秘書代行を活用した、課題解決方法をご紹介します。

<目次>

1.導入前の課題


秘書代行、スケジュール・タスク管理代行を依頼されるクライアントさまの多くは以下のような課題をお持ちです。

・同時進行する複数プロジェクトを管理していて、進捗の把握が追いつかない
・タスク漏れやスケジュールのダブルブッキングが発生
・複数のタスク管理ツールの管理が大変
・タスク確認に時間を割かれる

2.HELP YOUが提示したソリューション

クライアントさまの課題を踏まえて、「要件定義」「解決策の提案」「業務効率化の仕組みづくり」を提示

具体的な業務依頼例

〇クライアントの現状・課題をヒアリング

〇タスク管理を効率化する方法(具体例:タスク管理をスプレッドシートに一元化する)の提案

〇業務改善後のスケジュール・タスク管理代行

参考:84%の工数削減|スケジュール・タスク管理代行で業務効率アップ!

3.体制

窓口担当マネージャー:1名

秘書・総務チーム所属オンラインアシスタント:2名

4.主な結果

タスク管理を簡便化し、業務効率化に貢献します。また、タスク管理を代行(タスクの追加・更新・リマインドなど)するため、それまでクライアントがタスク管理にかけていたリソースを削減することができます。

具体例:
・タスク管理にかかっていた工数 1時間5分→10分に削減

・生産性が上がった結果、売り上げが1.5~2倍に

5.実際の事例

中小企業を顧客ターゲットにインターネット施策のコンサルティングを行うeSENRYAKU(イーセンリャク)さま。

HELP YOUのオンラインアシスタントにご依頼いただく内容は、主に

〇タスク共有・管理

〇ホームページ修正作業

〇キーワード広告・リスティング広告のレポート作成

といったバックオフィス業務です。

HELP YOUを導入してから、代表自身が営業に集中できるようになり、生産性が上がったそうです。その結果、売上げが以前の1.5倍から2倍近い数字に成長しました。

他のクラウドソーシングサービスを利用した際と比べ、運営が間に入る安心感があり、オンラインアシスタントのレベルも高いと感じたそう。その後もHELP YOUのご利用を継続して下さっています。

参考:「アシスタントに『守り』を任せて、自分は『攻め』の経営に集中」eSENRYAKU(イーセンリャク)代表 三浦佳士さま

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